人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用

王龍福

摘 ?要：面對(duì)日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)該重視人力資源管理，從內(nèi)部管理規(guī)范中提升企業(yè)的管理質(zhì)量，人事檔案屬于人力資源管理的 重要內(nèi)容，在人力資源管理中占有非常重要的地位。人事檔案管理主要是對(duì)企業(yè)人事資料的整理、保存、分析、鑒定、統(tǒng)計(jì)等，將每位員工安排在合適 的位置，體現(xiàn)出員工的重要作用和價(jià)值。本文主要結(jié)合人力資源管理與人事檔案管理之間的關(guān)系，分析了在人力資源管理的視角下人事檔案管理的現(xiàn)狀 問題，探討了人事檔案管理在人力資源管理中的重要應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;運(yùn)用

引言

現(xiàn)階段我國經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，在這種情況下我國越來越多的企業(yè)都需 要大量的人才來做支撐，這樣不僅可以提高整體的工作效率還可以讓人才 更好為人力資源管理部門提供依靠，同時(shí)通過人力資源管理部門的不斷發(fā) 展會(huì)進(jìn)一步提高人事檔案管理效率，將合適的人員安排在何為的位置上， ?這樣不僅可以提高整體的工作能力還可以齊心協(xié)力、共同推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的 發(fā)展。現(xiàn)階段我國很多企業(yè)為了獲得更大的利益都逐漸涌入到市場(chǎng)中來， ?而且很多企業(yè)也在人力資源管理部門不斷強(qiáng)大的情況下開展了新型的工作 渠道，同時(shí)人力資源管理部門需要注重對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)，讓其 可以了解到更為多樣化的管理渠道以及工作模式，這樣就可以從整體上提 高工作效率，從而完善工作內(nèi)容的實(shí)施計(jì)劃。

1 人力資源管理和人事檔案管理之間的關(guān)系

現(xiàn)代管理學(xué)的思想根本是把人作為核心并進(jìn)行相關(guān)管理，在人力資源 管理領(lǐng)域當(dāng)中，其主要是利用完善的人力資源管理機(jī)制及其內(nèi)容來保證人 員配置更具科學(xué)性和合理性，以此對(duì)企業(yè)人才的競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)行有效提升。在 此過程當(dāng)中，要對(duì)人事檔案這一重要資源進(jìn)行充分利用，從而提高人力資 源管理的實(shí)效。人力資源管理的主要根本和依據(jù)便是人事檔案，它可以直 接反映出人力資源的基礎(chǔ)情況，充分體現(xiàn)出人的過往經(jīng)歷與現(xiàn)下狀況?；?于此，人事檔案可以有效幫助企業(yè)準(zhǔn)確且全面的對(duì)員工進(jìn)行考察和選拔。 再者，人事檔案管理工作需要高度貼合人資管理的需求和目標(biāo)，不可以脫 離人資管理。簡(jiǎn)單來說，就是企業(yè)要將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來，要 將人資管理當(dāng)中的相應(yīng)內(nèi)容及信息準(zhǔn)確地記錄在人事檔案當(dāng)中。

2 在人力資源管理的視角下人事檔案管理的現(xiàn)狀問題

2.1 ?;人事檔案管理重視度不足

當(dāng)前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為人事檔 案管理不夠重要，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時(shí)代的 發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改 革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理 職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致人事檔案管理不能達(dá)到預(yù)期效果：另一方面，在人事 檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴(yán)重影 響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià) 值，不能有效地服務(wù)于人力資源管理。

2.2 ?企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的整體水平不足

很多企業(yè)的人事檔案都是直接收藏起來的，即使檔案中的內(nèi)容比較 完善，但是由于沒有對(duì)其完善的保護(hù)以及及時(shí)的更新，就直接降低了人事 檔案的應(yīng)用效率，直接削弱了人力資源檔案的作用。還有一點(diǎn)就是很多人 事檔案管理人員自身并沒有認(rèn)識(shí)到提高人事檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致 很多人事檔案管理部門中的人才數(shù)量都比較少，也會(huì)導(dǎo)致人事檔案的內(nèi)容 并不完整，缺少分類和統(tǒng)計(jì)，一旦需要應(yīng)用人事檔案的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)很多問 題。而且由于工作人員的工作效率低，這樣就會(huì)導(dǎo)致很多企業(yè)人事檔案內(nèi) 容遭到破壞，無法恢復(fù)。

2.3 ?人事檔案管理的效率不夠高

現(xiàn)在很多單位在管理人事檔案的時(shí)候，已經(jīng)將信息化系統(tǒng)很好地引入 了進(jìn)來， ?這也很好地提高了人事檔案管理的效率。但是有些單位資金欠缺嚴(yán) 重或者對(duì)人事檔案管理不夠重視， ?沒有做好人事檔案管理信息化建設(shè)，依然 通過傳統(tǒng)的紙筆來進(jìn)行人事檔案的記錄，管理的效率比較低下，這也直接導(dǎo) 致了人力資源管理中人事檔案的作用很難發(fā)揮，相關(guān)資料查找比較困難。

3 人事檔案管理在人力資源管理中的運(yùn)用措施

3.1 ?建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應(yīng)不斷完善和健全制度，建立信息化的資料 庫，這有利于對(duì)人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔 案的分類和整理。在精細(xì)化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職 人員，對(duì)人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理的安排，重視引進(jìn)高素 質(zhì)人才。對(duì)非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進(jìn)行保管和分析。 在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復(fù)，工作效率低 等問題，檔案管理人員應(yīng)該提升服務(wù)意識(shí)，提高自身的專業(yè)管理能力，從 而更好地為企業(yè)服務(wù)。在人事檔案管理中要對(duì)在職人員和非在職人員檔案 進(jìn)行詳細(xì)的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

3.2 ?創(chuàng)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，以此提升人資管理效率

當(dāng)前是數(shù)字信息化時(shí)代，企業(yè)要了解創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的 必要性，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化。首先要?jiǎng)?chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù) 庫系統(tǒng)并搭建相關(guān)的數(shù)據(jù)分析模型，以此實(shí)現(xiàn)信息資源的分類處理和數(shù)據(jù) 統(tǒng)計(jì)，從而突顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次，企 業(yè)要充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及云存儲(chǔ)技術(shù)，以此加強(qiáng)人事檔案信息化 的建設(shè)。最后，為了保證人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，企業(yè)應(yīng)通過 數(shù)字掃描和數(shù)字微縮技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的數(shù)字化處理，以此將人力 資源管理效率進(jìn)行有效提升。

3.3 ?企業(yè)內(nèi)部需要科學(xué)進(jìn)行人事檔案的管理工作

為了保證人事檔案管理的現(xiàn)代化，就需要相關(guān)人事檔案管理人員逐漸 開展新型的工作管理模式，這樣就可以更有效提高整體的工作效率，并落 實(shí)新型的工作方式，讓企業(yè)檔案管理工作的開展可以直接給企業(yè)提供最大 的利益?，F(xiàn)階段我國已經(jīng)逐漸走進(jìn)信息時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中很多企業(yè)人事 檔案管理模式都逐漸引進(jìn)了科學(xué)的信息化技術(shù)。因此對(duì)于企業(yè)人事檔案管 理人員需要學(xué)習(xí)這些新型的技術(shù)，然后開展更高效的工作，通過最好的狀 態(tài)來面對(duì)工作內(nèi)容，這樣不僅可以加快企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展還可以提高整體的 效率。而且企業(yè)人事檔案管理人員還需要通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來促進(jìn)錄入信 息的完整程度，并且做好信息的分類。而對(duì)于一些比較重要的人事檔案內(nèi) 容，需要讓企業(yè)人事檔案管理人員通過現(xiàn)代設(shè)備對(duì)其進(jìn)行備份，備份的主 要目的就是防止文件的丟失。而且企業(yè)人事檔案管理人員還需要建立人力 資源信息數(shù)據(jù)庫，針對(duì)數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容來更全面了解工作人員，同時(shí)做好 人才的培養(yǎng)以及對(duì)在職工作人員的工作評(píng)價(jià)，這樣不僅方便對(duì)人才進(jìn)行選 拔，還可以方便人力資源管理者擁有足夠的依據(jù)。

結(jié)束語

對(duì)于企事業(yè)單位而言，人力資源管理是非常重要的組成部分，其對(duì)企 事業(yè)單位更好的發(fā)展意義重大。而想要做好人力資源管理，便必須將人事檔 案的作用發(fā)揮出來，這種情況下， ?企事業(yè)單位必須選擇有效性的手段，提高 人事檔案管理的效率，保證人事檔案本身的可靠性和真實(shí)性，給其合理地運(yùn)

用奠定基礎(chǔ)，將其作用更好地發(fā)揮出來，推動(dòng)企事業(yè)單位更好的發(fā)展。 參考文獻(xiàn)：

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