淺談不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特點(diǎn)

摘要：近年來，隨著國家全面推行不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度，有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的收集、分類、整理、信息整合、利用的理論探討越來越多。本文對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案與其他檔案所具有的共同特點(diǎn)，以及自身獨(dú)有的特點(diǎn)進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記;檔案;特點(diǎn)

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案指自然資源管理部門在依法從事土地、房屋、林地、草原、礦產(chǎn)、海域等定著物的登記工作中形成的，具有保存和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和不同載體的歷史記錄。其內(nèi)容包括權(quán)屬來源資料、登記申請(qǐng)材料、測(cè)繪資料、權(quán)籍調(diào)查材料、登記機(jī)構(gòu)的內(nèi)部審核文件以及具有保存價(jià)值的其他材料等。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案與其他檔案所具有的共同的特點(diǎn)

1、社會(huì)性

檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的、各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案的內(nèi)容是對(duì)社會(huì)活動(dòng)、過程以及結(jié)論的原始記錄，并不是自然界的產(chǎn)物。自然界中也有著大量起著原始記錄作用的東西，比如說恐龍化石、樹的年輪等等，但這些都不是檔案。因此，檔案具有社會(huì)性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)申請(qǐng)、受理、審核、登簿、繕證、發(fā)證等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，不動(dòng)產(chǎn)登記工作是一項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐工作，因此不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有社會(huì)性。

2、原始紀(jì)錄性

檔案是在人們活動(dòng)中，直接形成并積累起來的具有保存價(jià)值的原始記錄，原始紀(jì)錄性是檔案最本質(zhì)的屬性。正因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性，才可以再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌，也才具有憑證價(jià)值的重要屬性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案真實(shí)記錄和反應(yīng)了不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的自然狀況以及權(quán)利歸屬，每一次登記都會(huì)產(chǎn)生一卷相對(duì)獨(dú)立的原始登記資料，因此不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有原始記錄性。

3、歷史性

檔案是過去已經(jīng)形成的而不是正在形成或尚未形成的東西，這種原始紀(jì)錄可以把過去帶到現(xiàn)在和未來，即“讓過去告訴現(xiàn)在”、“讓歷史告訴未來”，檔案維系著人類社會(huì)的時(shí)空統(tǒng)一性和整體連續(xù)性。不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)存續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，有的幾年、幾十年、甚至是永久，相對(duì)應(yīng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保存期限也是一致的。不管經(jīng)過多少年，哪怕該不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)已經(jīng)滅失，我們依然可以從不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中清楚了解該不動(dòng)產(chǎn)設(shè)立、轉(zhuǎn)移、抵押、變更、注銷等一系列過程及變化。

4、唯一性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為每一次登記工作形成的相對(duì)獨(dú)立的原始登記資料，也是獨(dú)一無二的一份。另外，不動(dòng)產(chǎn)是指依自然性質(zhì)或者法律規(guī)定不可以移動(dòng)的財(cái)產(chǎn)，包括土地、房屋、草原、林地、海域、礦產(chǎn)等等。這些不動(dòng)產(chǎn)，一旦改變了位置對(duì)它自身的價(jià)值就會(huì)產(chǎn)生很大的改變，因此具有唯一性。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是對(duì)不動(dòng)產(chǎn)自然狀況和權(quán)屬狀況的真實(shí)記錄和反映，具有與不動(dòng)產(chǎn)相對(duì)應(yīng)的唯一性。

5、憑證性

檔案記錄了當(dāng)時(shí)工作、活動(dòng)的原始情況，是形成者的思想和行為的真實(shí)記錄，不是事后隨意編寫和收集的材料，因此檔案本身的形成規(guī)律及特點(diǎn)決定檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案不僅是登記工作的真實(shí)記錄，也是業(yè)務(wù)辦理的依據(jù);不僅是物權(quán)公示的重要體現(xiàn)，還是權(quán)利人證明自身權(quán)益的法律憑證。因此，不管是對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人、利害關(guān)系人，還是不動(dòng)產(chǎn)登記工作機(jī)構(gòu)、國家安全機(jī)關(guān)、銀行等機(jī)構(gòu)來說，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有重要的查考、憑證作用。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案自身獨(dú)有的特點(diǎn)

1、法定性

2014年國務(wù)院頒布的《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》第六、七條，明確了不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的成立原則“各類不動(dòng)產(chǎn)登記工作一般由縣級(jí)以上行政主管部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、管理;省、自治區(qū)、直轄市行政主管部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、管理本行政區(qū)域不動(dòng)產(chǎn)登記工作;國務(wù)院國土資源部主管部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督全國不動(dòng)產(chǎn)登記工作”。由此可見，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的具體工作屬于行政管理事項(xiàng)，其原始登記資料作為登記檔案保存、登記結(jié)果記載于登記簿。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是由國家授權(quán)的機(jī)構(gòu)通過專門程序制作的關(guān)于不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)所屬的檔案，從它的形成主體和內(nèi)容來看，具有法定屬性。

2、動(dòng)態(tài)性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案記錄了不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利的設(shè)立、轉(zhuǎn)移、變更、注銷等全部登記過程，在不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)頻繁流轉(zhuǎn)的現(xiàn)代社會(huì)，絕大多數(shù)的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬都會(huì)經(jīng)歷確權(quán)、轉(zhuǎn)讓、抵押、查封、贈(zèng)與、繼承、滅失等多種變化。每一次不動(dòng)產(chǎn)交易行為的發(fā)生、權(quán)利人名稱的變化、不動(dòng)產(chǎn)的擴(kuò)改建或注銷都可能導(dǎo)致登記的發(fā)生，只要有新的登記發(fā)生就會(huì)產(chǎn)生一卷相對(duì)獨(dú)立的登記資料，記錄的信息不一樣，保存的價(jià)值也隨之變化。一旦此次登記業(yè)務(wù)完成，這卷登記檔案變不可更改，權(quán)利或自然狀況再發(fā)生變化，需要申請(qǐng)?jiān)俅蔚怯洝⑿纬尚碌牡怯洐n案。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案形成后，權(quán)屬變更依然不斷發(fā)生、且還會(huì)相應(yīng)產(chǎn)生新的登記檔案，因此不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。

3、規(guī)范性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要以簿冊(cè)的形式進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)登記，同時(shí)要求記載內(nèi)容齊全、準(zhǔn)確，一旦有遺漏、錯(cuò)誤，將會(huì)引起物權(quán)糾紛。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案從記載形式上來說格式非常嚴(yán)格統(tǒng)一，從記載內(nèi)容要求來說也極盡準(zhǔn)確、規(guī)范。因?yàn)?，只有最大限度的保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的規(guī)范性，才能維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)登記的公信力、為不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)提供法律保障，也才能更好地維護(hù)國家尊嚴(yán)以及法律的嚴(yán)肅性。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有極強(qiáng)的規(guī)范性。

4、關(guān)聯(lián)性

不動(dòng)產(chǎn)登記的電子檔案與紙質(zhì)檔案是一一關(guān)聯(lián)的，不管該不動(dòng)產(chǎn)做了多少次轉(zhuǎn)移、變更、抵押、查封，都是圍繞該不動(dòng)產(chǎn)權(quán)形成的登記行為、產(chǎn)生相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，在不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)中都是關(guān)聯(lián)到該不動(dòng)產(chǎn)名下的，不可能關(guān)聯(lián)到其他不動(dòng)產(chǎn)。哪怕是統(tǒng)一登記制度之前，各登記部門形成的不同檔案之間，也是有關(guān)聯(lián)性的。比如房、地登記檔案，雖然分屬于不同的部門管理、按各自規(guī)則分別收集、歸檔、整理、保存，但是每一套房屋與它所占用的土地，兩者之間也是有一定關(guān)聯(lián)性的。

5、相對(duì)的公開性和私密性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)公示的重要體現(xiàn)、權(quán)利人證明自身權(quán)益的法律憑證，它既是登記的成果，也是權(quán)利人及厲害關(guān)系人、公檢法機(jī)構(gòu)查詢利用的依據(jù)。為了維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)及善意第三人合法權(quán)利，保證交易安全，2016年國土資源部頒布的《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》第九十七條規(guī)定，國家實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料依法查詢制度。這體現(xiàn)了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的公開性。但是不動(dòng)產(chǎn)登記過程中采集到的權(quán)利人個(gè)人信息和企業(yè)經(jīng)營行為等隱私信息，形成的檔案中包含的個(gè)人身份證明、婚姻情況、家庭情況、繼承關(guān)系、訴訟、抵押借貸關(guān)系等證明文件，其記載內(nèi)容并不完全屬于政府可對(duì)外公開的信息。這說明不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有一定的私密性。針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的這一特性，在檔案查詢利用時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確把握《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢辦法》，仔細(xì)甄別，分類、分層、有所限制，做到既充分發(fā)揮不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的作用、也要維護(hù)權(quán)利人的合法權(quán)益。

三、結(jié)語

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為一種種類多、數(shù)量大、跨度大、周期長(zhǎng)的新型業(yè)務(wù)檔案，是一種非常獨(dú)立的檔案門類。不僅是國家檔案的重要組成部分，也是不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利設(shè)立、轉(zhuǎn)移、抵押、變更、查封、注銷等登記過程的權(quán)屬來源和審核依據(jù)，在國土資源保護(hù)、地籍調(diào)查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個(gè)人信用等方面均發(fā)揮著重要作用。加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理工作，不僅可以豐富國家檔案內(nèi)容、改善檔案館藏結(jié)構(gòu)，還可以擴(kuò)大檔案工作影響力、提高全社會(huì)檔案意識(shí)，促進(jìn)我國檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式探析[OL].中國不動(dòng)產(chǎn)，2017.7.

【作者簡(jiǎn)介】

莫新春（1985.11-），女，漢族，廣西桂林市人，本科學(xué)歷，廣西壯族自治區(qū)桂林市不動(dòng)產(chǎn)登記和房產(chǎn)交易中心?館員，主要研究方向：不動(dòng)產(chǎn)檔案管理。