“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷探析 *

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(湖北科技學(xué)院 財務(wù)處，湖北 咸寧 437100)

一、高校傳統(tǒng)財務(wù)報銷概述及弊端

高校傳統(tǒng)報賬模式主要集中在20世紀(jì)90年代初，當(dāng)時高校經(jīng)費來源十分單一，主營業(yè)務(wù)工作較少，財務(wù)管理主要是統(tǒng)收統(tǒng)支，手工操作報賬為主，并依靠紙質(zhì)載體保存。

傳統(tǒng)的財務(wù)報銷流程繁瑣，首先，報賬人員產(chǎn)生工作經(jīng)費開支后，手工粘貼原始票據(jù)、填寫紙質(zhì)單據(jù)，然后親自送經(jīng)相關(guān)責(zé)任人按權(quán)限逐一審核、簽字同意，并將粘貼好的原始票據(jù)和審簽好的紙質(zhì)單據(jù)送財務(wù)部門由財務(wù)人員初審、復(fù)核。經(jīng)過審核后，由出納人員支付現(xiàn)金或開具現(xiàn)金支票。如果財務(wù)部門審核不通過，則需報賬人員按要求重新完成前述步驟，直至核對無誤后才能進(jìn)入付款環(huán)節(jié)，完成整套的報銷流程。

傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷模式有報銷效率低、耗時長、工作缺乏規(guī)范性等諸多不足，具體來講主要來源于以下幾個方面：第一，手工粘貼原始票據(jù)、填寫紙質(zhì)單據(jù)人力物力投入較大，工作效能不高。第二，手工填寫單據(jù)出錯率較高，財務(wù)工作準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性容易受影響。第三，審批流程和周期受不定因素影響較大，例如財務(wù)報銷審簽的相關(guān)責(zé)任人如出差不在單位，報銷就會停滯在出差領(lǐng)導(dǎo)簽字環(huán)節(jié)，無法正常繼續(xù)下面的財務(wù)流程，報賬員不得不等待領(lǐng)導(dǎo)回來或者往返外地，經(jīng)費因此無法正常合理撥付，影響資金高效使用，同時領(lǐng)導(dǎo)的工作也容易被審簽報銷單據(jù)的工作打亂。第四，傳統(tǒng)報銷模式下，會產(chǎn)生大量的會計檔案需要歸檔存放，因而又會產(chǎn)生一定的人力、財力、物力投入，加大了財務(wù)工作成本。第五，手工錄入財務(wù)數(shù)據(jù)，并計算分析審批直至手工輸出的這一模式非常復(fù)雜，需要財務(wù)人員高度精確全神貫注，因而很容易出錯。第六，預(yù)算監(jiān)管難度大，控制效果差。在業(yè)務(wù)量大的情況下，傳統(tǒng)的手工預(yù)算控制方法通過紙質(zhì)記錄，難以保證準(zhǔn)確率，預(yù)算得不到及時控制，很多時候只能做到經(jīng)費總額不超支，但是明細(xì)預(yù)算無法進(jìn)行及時準(zhǔn)確的分析，超預(yù)算及超范圍的情況無法杜絕，預(yù)算工作效果差，財務(wù)監(jiān)管難以得到實施。

二、高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷概述

網(wǎng)絡(luò)報銷是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)平臺，合理運用高新網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的新型財務(wù)報銷模式，其雛形出現(xiàn)于20世紀(jì)90年代中期至21世紀(jì)初期。當(dāng)時，高校業(yè)務(wù)工作量急劇增長，經(jīng)費來源渠道日益增多，高校財務(wù)報銷引入的校園網(wǎng)技術(shù)，逐步替換了過去的純手工式傳統(tǒng)報銷模式。2007年，財務(wù)部教育部規(guī)定高等學(xué)校應(yīng)全面推進(jìn)財務(wù)管理的信息網(wǎng)絡(luò)化，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)統(tǒng)一核算和實時監(jiān)控，提高財務(wù)管理水平和會計信息質(zhì)量，這一新型報銷模式既充分吸收了過去傳統(tǒng)報銷模式的優(yōu)點，又對校園網(wǎng)報銷的劣勢進(jìn)行了改良[1]。網(wǎng)絡(luò)報銷模式是由多個系統(tǒng)復(fù)雜的鉤稽在一起的，為了使整體效能得以最大化，各個環(huán)節(jié)都需要相互配合以便達(dá)到一種動態(tài)的平衡。一套流轉(zhuǎn)模式聯(lián)合了多個系統(tǒng)真正突破了時空限制，消除了傳統(tǒng)報銷模式下的繁瑣冗長的審批流程，財務(wù)報銷效率得以實質(zhì)性提高，“報賬難”問題即將成為歷史一去不復(fù)返。

三、網(wǎng)絡(luò)報銷流程

財務(wù)報銷需要經(jīng)過多次權(quán)責(zé)劃分完善的審核步驟后，流程得以完成。目前高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷流程具體分為以下幾個步驟：

1.網(wǎng)絡(luò)填單

老師或者學(xué)生通過工號或者學(xué)號進(jìn)入財務(wù)報賬系統(tǒng)，在了解所報經(jīng)費的使用范圍下，上傳原始票據(jù)掃描件，并對原始單據(jù)進(jìn)行初步的審核規(guī)整及計算，并按照財經(jīng)規(guī)定錄入報銷或借款單據(jù)，最后提交審核并等待領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)簽。這期間報銷人可以及時修改并查詢報銷狀態(tài)。

2.預(yù)約報銷及制單

網(wǎng)簽完畢后，粘貼整理原始票據(jù)并打印紙質(zhì)報銷單，網(wǎng)上預(yù)約報賬時間，在預(yù)約好的時間內(nèi)將單據(jù)移送指定的財務(wù)部門窗口，由會計人員面對面掃描單據(jù)，不用再排隊拿號或者長時間等待；會計人員審核并錄制憑證，制單完成后，系統(tǒng)自動將報銷金額、時間、核減情況等詳細(xì)信息推送到報銷人員手機端。

3.復(fù)核及銀校轉(zhuǎn)賬

單據(jù)移交至復(fù)核人員復(fù)核無誤后，出納通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)付款，資金直接轉(zhuǎn)入對方提供的銀行賬戶，出納統(tǒng)一打印電子回單。這樣一個基本的報銷流程完成了。

四、網(wǎng)絡(luò)報銷的優(yōu)勢

網(wǎng)絡(luò)報銷模式是指憑借網(wǎng)絡(luò)這一平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建高級化報銷模式，通過財務(wù)報銷信息上交、原始票據(jù)審核和現(xiàn)金管理等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)高校財物的高效報銷，提升整體財務(wù)管理的電算化水平[2]。高校網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)界面科學(xué)簡潔，功能性和操作性都很強，優(yōu)勢十分明顯，具體有以下幾點：

1.減少成本投入，提高財務(wù)工作效能

傳統(tǒng)模式下的報銷工作占據(jù)了教師大量的工作時間，特別是在財務(wù)工作較為繁忙的年末，排隊等候現(xiàn)象十分普遍，繁瑣的報賬手續(xù)和單一的查詢途徑也讓老師頭疼不已。與傳統(tǒng)的報賬模式相比，網(wǎng)絡(luò)報銷扭轉(zhuǎn)了空間的局限性，報賬員能在任何地方填寫網(wǎng)絡(luò)單據(jù)，并提交給領(lǐng)導(dǎo)審批，完成線上報賬，不用再扎堆在領(lǐng)導(dǎo)辦公室等候簽字。審批完成后，再在網(wǎng)上預(yù)約時間，交財務(wù)處進(jìn)行審核。同時，報賬員也可以通過電腦手機等網(wǎng)絡(luò)媒介登錄報賬系統(tǒng)，隨時隨地查閱報賬進(jìn)度和審批結(jié)果，做到全程追蹤。對于不合格的報銷單，財務(wù)人員通過手機推送及時告知報賬人員審核結(jié)果及意見，對報銷人給出補辦手續(xù)的提示。遠(yuǎn)程報銷模式保證了財務(wù)手續(xù)的及時性，報賬的效率大大提高，實現(xiàn)了無等候報賬，信息傳遞的便捷性也使得財務(wù)服務(wù)和管理水平得到了實質(zhì)性的提升，報賬人員工作量及壓力都得以減少。

2.幫助線上學(xué)習(xí)，提升財務(wù)服務(wù)水平

在傳統(tǒng)模式下，報賬人員財務(wù)知識匱乏，只能將原始票據(jù)全部扔給財務(wù)部門，財務(wù)信息傳遞困難、交流受限也導(dǎo)致財務(wù)人員和辦事人員矛盾重重。而網(wǎng)絡(luò)報銷提供了報賬員一條更為方便簡潔的學(xué)習(xí)途徑。報賬員在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時，系統(tǒng)會有詳細(xì)的操作指南和業(yè)務(wù)提示，報賬員可以自行下載，進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，不再需要頻繁前往財務(wù)部門詢問業(yè)務(wù)和制度。學(xué)習(xí)完成后，可以對票據(jù)進(jìn)行初步的整理歸集和核算，并錄入報銷單據(jù)；同時網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)會自動對接賬務(wù)處理系統(tǒng)，自動生成記賬憑證，會計核對后，只需進(jìn)行簡單修改然后制單。

這一質(zhì)的改變使學(xué)?？梢赃M(jìn)一步完善財務(wù)制度，提供更詳細(xì)的指導(dǎo)，告訴老師如何正確使用各類經(jīng)費。財務(wù)信息變得開放透明，傳遞的范圍也更廣泛和大眾。報賬人員業(yè)務(wù)素質(zhì)整體提高，財務(wù)核算人員的壓力減少。從過去機械化、繁瑣化、細(xì)節(jié)化的審批工作中抽身出來后，財務(wù)人員可以更好地發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督職能，也更容易得到大家的理解。

3.嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算，提升財務(wù)監(jiān)管水平

在傳統(tǒng)報賬方式下，一大部分的單據(jù)或因經(jīng)費科目超預(yù)算、或因經(jīng)費項目余額不足等情況需要通知經(jīng)費項目負(fù)責(zé)人更改項目，聯(lián)絡(luò)經(jīng)費項目負(fù)責(zé)人花費大量的時間，降低了財務(wù)辦事員的效率。報賬員在網(wǎng)絡(luò)報銷時，為了杜絕這種超支超范圍的現(xiàn)象，金額將會在項目和科目預(yù)算的范圍內(nèi)被限制。當(dāng)報賬員錄入的報銷金額大于項目或科目預(yù)算或者在項目中開支預(yù)算范圍外的費用時，系統(tǒng)將會預(yù)警提示報賬員和財務(wù)人員。即便高校經(jīng)費來源廣泛，經(jīng)費管理也不再復(fù)雜。預(yù)算控制更加及時，明細(xì)預(yù)算可以實時進(jìn)行統(tǒng)計分析。財務(wù)監(jiān)管更加有效。

4.杜絕現(xiàn)金支付，降低財務(wù)工作風(fēng)險

在舊模式下的現(xiàn)金支付難以留下完整的支付痕跡，透明度低，也難以批量操作，需要配備專人每天進(jìn)行存取。這些特點導(dǎo)致財務(wù)成本升高，同時工作中也容易產(chǎn)生隱患滋生腐敗。而網(wǎng)銀系統(tǒng)(銀?；ヂ?lián))是一種新型支付系統(tǒng)，它可以無縫對接學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)和銀行支付系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)報銷模式下，當(dāng)會計人員錄完憑證后，報銷業(yè)務(wù)完成，資金會直接通過校銀互聯(lián)系統(tǒng)打入收款賬號中，財務(wù)人員也不再提供現(xiàn)金服務(wù)。當(dāng)天財務(wù)業(yè)務(wù)結(jié)束后，財務(wù)人員只需核對銀行賬面和財務(wù)報表即可[1]。使用網(wǎng)銀系統(tǒng)報賬后，排隊收取現(xiàn)金的時間節(jié)約下來，轉(zhuǎn)賬過程透明，財務(wù)人員也不用再親自攜帶大額現(xiàn)金多次往返銀行。庫存現(xiàn)金周轉(zhuǎn)、運送、保管等風(fēng)險沒有了，直接保證了資金安全和財務(wù)效率。

5.優(yōu)化體制機制，提升工作科學(xué)化水平

財務(wù)人員需求數(shù)和編制數(shù)在高校教育事業(yè)費用迅猛增長的情況下，矛盾日益突出。財務(wù)部門正在面臨十分現(xiàn)實的難題，如何科學(xué)地設(shè)置財務(wù)崗位促進(jìn)財務(wù)工作人員辦事效率的同時又能節(jié)約人力資源的成本。網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)可以解決這個難題，網(wǎng)絡(luò)報銷在不違背內(nèi)控制度的條件下，財務(wù)崗位將得以優(yōu)化，報賬過程中的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可以適當(dāng)進(jìn)行縮減，人力需求量較傳統(tǒng)模式減少。如：現(xiàn)金出納人員在新模式下可以適當(dāng)取消由其他職位的人兼顧。

6.內(nèi)部控制，有效杜絕腐敗

報銷模式將每筆財務(wù)業(yè)務(wù)都規(guī)范在審批授權(quán)范圍中，無論是授權(quán)后填報亦或者是先填報后審批，經(jīng)辦人員只能在授權(quán)的范圍內(nèi)操作，不得越級越權(quán)。對于授權(quán)范圍內(nèi)的操作，經(jīng)手人都需要承擔(dān)財務(wù)責(zé)任。舊模式下，責(zé)任劃分不清，沒有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)規(guī)范操作，都可以因為關(guān)系蒙混過關(guān)，導(dǎo)致報賬不合規(guī)。而網(wǎng)絡(luò)報銷分離了業(yè)務(wù)經(jīng)辦和教職工填單時的授權(quán)批準(zhǔn)這兩個流程，一筆賬務(wù)要想得以報銷，需要制證會計制單，復(fù)核人員還要進(jìn)行復(fù)核，再由出納人員付款對賬。內(nèi)部互相牽制互相監(jiān)督，相互驗證制衡，職責(zé)權(quán)限也是清晰明確的。任何一個崗位無法同時完成一系列操作流程，無權(quán)處置完一個問題，斬斷了舞弊腐敗的源泉。經(jīng)濟管理效益得以提高。

五、網(wǎng)絡(luò)報銷應(yīng)用困境

1.軟件安全性能要求高

網(wǎng)絡(luò)報賬的新模式下，財務(wù)數(shù)據(jù)不再是僅內(nèi)網(wǎng)可以傳輸，而是流入到了開放的互聯(lián)網(wǎng)中。報賬員需要通過網(wǎng)絡(luò)填報申請，再利用網(wǎng)絡(luò)將信息傳輸?shù)截攧?wù)內(nèi)部系統(tǒng)，經(jīng)過財務(wù)審核后，又從內(nèi)網(wǎng)返回信息到互聯(lián)網(wǎng)上，包括轉(zhuǎn)賬也是通過網(wǎng)絡(luò)完成的。一個良好可靠的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境是高校面臨的一個巨大考驗。目前我國的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不理想，在國家計算機病毒應(yīng)急處理中心發(fā)布的《第十八次計算機病毒和移動終端病毒疫情調(diào)查報告》中顯示,2018年我國計算機病毒感染率為64.59%,比2017年上升了32.85%;移動終端病毒感染率為45.4%[3]。而這種流入流出會導(dǎo)致財務(wù)信息的安全性受到前所未有的威脅和挑戰(zhàn)，不法分子可以發(fā)布病毒然后通過網(wǎng)絡(luò)惡意入侵并攻擊，篡改截取信息，財務(wù)風(fēng)險概率大幅度增長。

2.銀行跨行或者跨地域的交易成本高

網(wǎng)絡(luò)報銷在完成制單審核等各項流程后，需要進(jìn)行最后一個流程——網(wǎng)絡(luò)支付。網(wǎng)絡(luò)支付分為兩種情況：第一是轉(zhuǎn)賬到對方提供的個人銀行卡中，第二種是轉(zhuǎn)賬至第三方對公銀行賬戶上[4]。具體選擇哪一種支付方式，要看報銷人自己選擇。對于跨境跨行的對公轉(zhuǎn)賬結(jié)算大部分都需要支付一定的交易手續(xù)費，很多時候在業(yè)務(wù)量大的時候，手續(xù)費的成本不小，這也是在目前網(wǎng)絡(luò)報銷模式下不可避免的財務(wù)成本。

3.各部門信息傳遞功能有待完善

為了加強各部門信息共享，實現(xiàn)流程一體化，進(jìn)一步完善風(fēng)險控制，優(yōu)化財務(wù)內(nèi)控體系。高校財務(wù)系統(tǒng)需要對接國資處、科研處、學(xué)工處、發(fā)規(guī)處、審計處、網(wǎng)絡(luò)中心、財務(wù)部、稅務(wù)局等各內(nèi)外業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)，由于涉及不同公司系統(tǒng)軟件等原因，目前高校系統(tǒng)對接仍然不夠完善，信息傳遞還存在諸多問題。

4.電子媒介功能還未完全鋪開

目前高校財務(wù)報銷材料還是以紙質(zhì)媒介為主，電子材料上傳及保存還沒有全面鋪開。財務(wù)憑證管理存在諸多問題：紙質(zhì)憑證保存方式原始單一，一旦發(fā)生損毀會造成巨大損失；對于校職工不在本校異地審簽相當(dāng)麻煩，只能依靠紙質(zhì)憑證傳遞審核；對內(nèi)外部審計或其他事由需要查閱歷史憑證，無法做到及時調(diào)閱憑證，效率極低。

六、網(wǎng)絡(luò)報銷困境相應(yīng)對策

1.加強整體規(guī)劃，關(guān)注信息安全

為了避免發(fā)生重大的財務(wù)事故，例如泄露或者遺失重要信息數(shù)據(jù)，高校必須將財務(wù)風(fēng)險控制到可控范圍內(nèi)。財務(wù)系統(tǒng)首先必須使用可靠和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時加大硬件和軟件的技術(shù)投入，從技術(shù)上保證網(wǎng)絡(luò)傳輸及現(xiàn)金結(jié)算的安全性，如通過堡壘機、服務(wù)器、存儲、災(zāi)備、機房管理增強自身建設(shè)。如果網(wǎng)絡(luò)技術(shù)跟不上，不能夠及時修補漏洞和處理危險，就很可能會導(dǎo)致高校網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)出現(xiàn)故障。其次，高校應(yīng)該加強對系統(tǒng)運行的管理及監(jiān)控，定期檢查及維護(hù)系統(tǒng)，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人員，由專人負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的運行。最后，建立完善的內(nèi)控制度也可以保障網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的安全運行，良好的內(nèi)控制度可以降低系統(tǒng)風(fēng)險、病毒攻擊所造成的傷害。

2.強化網(wǎng)銀系統(tǒng)深化改革

我國的網(wǎng)銀系統(tǒng)還十分不完善，跨行跨地域的實時結(jié)算到賬還沒有徹底實現(xiàn)。如何解決這一矛盾，還需要高校自身、軟件開發(fā)商、銀行三方一起研究辦法去有效解決問題，積極進(jìn)行改革。

3.加強內(nèi)外部系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)的聯(lián)系

建立更有效的信息傳遞方式，有利于精簡人力、物力成本，避免重復(fù)性工作，提高各部門的工作效率。高校應(yīng)加強系統(tǒng)對接工作力度，構(gòu)建與校內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通的信息傳遞體系，加深業(yè)務(wù)合作，加快財務(wù)數(shù)據(jù)共享，打通或重組業(yè)務(wù)流程。

4.深化電子票據(jù)信息系統(tǒng)改革

進(jìn)一步推進(jìn)財務(wù)票證會計憑證電子化及影像化、發(fā)票收據(jù)電子化等工作，引進(jìn)先進(jìn)的影像管理技術(shù)和儀器，將紙質(zhì)憑證轉(zhuǎn)換成電子影像數(shù)據(jù)。建立查詢、索引、調(diào)閱、存貯等功能為一體的新財務(wù)系統(tǒng)。

七、結(jié)語

在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，高校財務(wù)報銷引入新型的網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)可以更好地服務(wù)師生，但也同時面臨著各種各樣的困難和挑戰(zhàn)。這需要校外及校內(nèi)各部門相互配合，逐一改善，相信廣大師生一定會有更大的信心和熱情接受并運用好新型的網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)。