內(nèi)控風(fēng)險防控視角下合同生命周期管理

張雪梅

（定西中石油昆侖燃?xì)庥邢薰荆拭C 定西 743000）

一、引言

現(xiàn)代企業(yè)均在實行內(nèi)部控制制度，實行內(nèi)部控制是指企業(yè)為了減少企業(yè)營運風(fēng)險，理順管理流程，保障企業(yè)合規(guī)運營，確保企業(yè)獲利能力持久而實施的一系列具體管理制約和防范措施。合同是企業(yè)的所有經(jīng)營業(yè)務(wù)的體現(xiàn)，因此，如何從內(nèi)控風(fēng)險防控視角出發(fā)，加強(qiáng)合同生命周期管控，對企業(yè)合規(guī)依法經(jīng)營，減少合同管理風(fēng)險、避免合規(guī)性風(fēng)險，為企業(yè)健康發(fā)展提供保障。

二、合同生命周期管理遇到的問題

（一）合同生命周期管理的概念

合同生命周期管理就是將合同從簽署合同的立項、詢價、招標(biāo)、談判等事前準(zhǔn)備階段到合同履行情況、合同終止時，并對合同履行的結(jié)果進(jìn)行評價等所有業(yè)務(wù)流程納入合同管理，形成有始有終，有效系統(tǒng)性管理體系。

（二）合同生命周期管理容易發(fā)生的問題

1．合同風(fēng)險意識不強(qiáng)

雖然有些企業(yè)開展了內(nèi)部控制，但由于企業(yè)從一把手到基層員工對于合同的風(fēng)險防范意識不強(qiáng)，對風(fēng)險造成的損失也沒有深刻的認(rèn)識，對合同生命周期管理時，只注重表面帶來的交易結(jié)果，不重視合同在立項至終止時帶來不同環(huán)節(jié)上的風(fēng)險。

2．合同風(fēng)險辨識不明晰

僅僅有了風(fēng)險意識還不夠，還要對風(fēng)險的認(rèn)識程度要擴(kuò)展，因為企業(yè)在經(jīng)營過程中會遇到不同的業(yè)務(wù)?！睹穹ǖ洹分泻贤姆N類就有19種，不同種類的合同又有不同的類型。對于不同類型的合同涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容不同，對應(yīng)的風(fēng)險也不同。正因為合同的多樣性和復(fù)雜性，導(dǎo)致對不同的合同風(fēng)險辨識不明晰，對風(fēng)險的認(rèn)知不深入。

3．合同信息溝通不深入

一般情況下，合同審核需要幾個部門共同完成，才能夠達(dá)到防范風(fēng)險的目的，但是由于有些部門對于業(yè)務(wù)的特殊性不了解，或業(yè)務(wù)進(jìn)行的過程不熟悉，因此即使合同通過審核，也會造成合同內(nèi)容在不同部門的信息不對等，不深入。如A企業(yè)將五條路管線的施工項目進(jìn)行整體招標(biāo)，對于工程部門，這五條路是一個完整的工程項目，但是對于財務(wù)部門來說是五個工程，是要按每條路歸集核算施工成本；工程部門如沒有了解財務(wù)部門的需求，所提供的資料就會不符合相關(guān)要求，容易造成核算混亂，明細(xì)不清。在其他環(huán)節(jié)中也會有這樣的情況發(fā)生，會導(dǎo)致合同履行不完整。

4．管理手段落后，資源共享能力弱

盡管計算機(jī)已經(jīng)相對普及，但是由于人員素質(zhì)及專業(yè)軟件的使用要求高的原因，運用現(xiàn)代化信息及網(wǎng)絡(luò)平臺的支出較大，因此大多數(shù)企業(yè)仍然使用人工進(jìn)行合同的全生命周期管理過程，因而容易造成管理疏漏，各部門不能共享資源，人力支出與物資支出較大。在部門互相溝通合同信息時，只能通過查看合同檔案，或問詢合同經(jīng)辦人來獲取相關(guān)信息，信息的完整性受到影響。

三、實施合同生命周期管理的約束條件

（一）外部環(huán)境

首先，我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的時間不長， “項目”管理意識，合同管理意識的應(yīng)用逐步深入，許多企業(yè)尚未及時轉(zhuǎn)變內(nèi)部管理的觀念，也缺乏自身觀念轉(zhuǎn)變的外部環(huán)境與信息技術(shù)支持。其次，從我國相關(guān)合同管理的法律體系正處于完善階段，結(jié)構(gòu)尚不完整，出現(xiàn)合同糾紛時，解決效果往往無法達(dá)到預(yù)期。最后，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的市場需求下，急需合同管理專業(yè)化人才，但是人才培養(yǎng)起步較晚，不能夠滿足企業(yè)需求。由此產(chǎn)生的現(xiàn)象有缺乏對合同管理的重視、缺乏合同生命周期管理理念、缺乏信息化管理系統(tǒng)。這些現(xiàn)象從內(nèi)部控制視角分析容易發(fā)生對合同管理方法簡單，管理手段單一，管理因素不完整，合同管理脫節(jié)等抑制企業(yè)快速發(fā)展的因素。

（二）內(nèi)部因素

從內(nèi)部原因分析，追求利益最大化，偏重于合同內(nèi)容的金額部分，不重視合同內(nèi)含風(fēng)險，合同訂立后，輕視合同的履約過程，只重視履約結(jié)果。缺乏對合同履約以及后期管理，各部門信息溝通不暢，容易造成相同的問題重復(fù)發(fā)生，最終對合同的執(zhí)行造成不利影響。由此產(chǎn)生的現(xiàn)象有缺乏協(xié)同配合流程，缺乏對合同風(fēng)險防控。這些問題從內(nèi)部控制視角分析容易發(fā)生合同信息共享不及時，沒有應(yīng)對合同風(fēng)險的措施，合同履行情況的動態(tài)監(jiān)管和統(tǒng)計分析不到位，導(dǎo)致企業(yè)容易出現(xiàn)訴訟風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。

四、內(nèi)部風(fēng)險防控視角下對合同生命周期管控的改善措施

（一）加強(qiáng)全員對風(fēng)險防控的意識培訓(xùn)，重視合同的風(fēng)險防控

第一，從企業(yè)對內(nèi)部控制制度的培訓(xùn)起步，加強(qiáng)風(fēng)險防控意識，專門針對合同管理方面防控點，建立對合同生命周期的全過程管理程序。

第二，加強(qiáng)企業(yè)多層次合同管理流程建設(shè)，管理層與業(yè)務(wù)層，業(yè)務(wù)層與審查機(jī)構(gòu)，核算部門與業(yè)務(wù)層，構(gòu)建多層次的分工審查機(jī)制，進(jìn)而降低合同的風(fēng)險。由職能部門來分別進(jìn)行合同管理審核，加強(qiáng)各部門之間的溝通與交流。合同簽訂前期的審查審批工作，技術(shù)部門負(fù)責(zé)審查審批合同中與技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容；法律部門負(fù)責(zé)審查合同中與法律有關(guān)的內(nèi)容；財務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同中與收付條款有關(guān)的內(nèi)容，通過各部門各負(fù)其責(zé)的流程實施，降低合同內(nèi)在風(fēng)險。合同履行階段，技術(shù)部門落實是否達(dá)到技術(shù)要求，財務(wù)部門落實是否按照合同條款約定的期限收付款；法律部門落實如出現(xiàn)違約現(xiàn)象，采取相應(yīng)措施，這些流程的實施是降低合同履行的風(fēng)險。合同執(zhí)行完畢，技術(shù)部門及相關(guān)使用部門要驗收是否達(dá)到合同標(biāo)的使用要求；財務(wù)部門要落實質(zhì)保金的留存金額與時限；法律部門要針對此次合同終止是否達(dá)成合同目標(biāo)要有定論；檔案部門要保管相應(yīng)的資料。多層次多部門的合同管理為合同全生命周期管理提供了全覆蓋的流程。

（二）分析不同合同的內(nèi)容，辨別涉及的風(fēng)險，制定不同的控制步驟

企業(yè)的合同涉及業(yè)務(wù)范圍非常廣，也涉及不同的部門，涉及金額大小也不同，一般按照合同的內(nèi)容分為采購合同，銷售合同，服務(wù)合同，租賃合同，工程建設(shè)合同等等。分析各類合同所涉及的風(fēng)險：協(xié)調(diào)配合性風(fēng)險、企業(yè)合規(guī)運行性風(fēng)險、執(zhí)行過程中的法律風(fēng)險，財務(wù)資金管理風(fēng)險、合同管理人員風(fēng)險等，企業(yè)要深入分類辨別風(fēng)險，制定不同的控制步驟。合同簽訂前期的審查審批工作，由業(yè)務(wù)部門對合同立項，管理層審批立項，業(yè)務(wù)部門按制度執(zhí)行合同的不同采購方式，草擬合同。一般對于常態(tài)業(yè)務(wù)，企業(yè)均有制式合同，從而省去草擬合同及審核的環(huán)節(jié)；在合同談判與簽訂環(huán)節(jié)，組成談判小組，形成談判記錄，談判記錄審核后，修訂合同的內(nèi)容，在通過構(gòu)建多層次的分工審查后，簽訂合同；在合同執(zhí)行階段，業(yè)務(wù)部門，物資管理部門，財務(wù)部門均要對合同的履行監(jiān)督，便于順暢執(zhí)行合同，降低不履行合同的風(fēng)險；在合同終止時，要檢查合同履行的情況，并對合同予以評價，為下一次的業(yè)務(wù)合作提供庫存信息數(shù)據(jù)，進(jìn)而提高合同的利用率。通過對合同全生命周期的管理步驟的控制，達(dá)到降低風(fēng)險的目的。

（三）分析合同風(fēng)險節(jié)點的劃分，制定控制措施

合同生命周期管理將合同的各個環(huán)節(jié)、各類要素進(jìn)行了全局性整合，實現(xiàn)了對合同全過程、全要素的有效管控，并對每個環(huán)節(jié)，每個要素實施風(fēng)險點辨識，提出避免風(fēng)險的措施。如在立項階段，需判斷其是否符合企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展需求，企業(yè)資金是否充足等各種要求，采用何種措施來判斷是否達(dá)到要求，才能符合合同立項的條件。例如：D公司制度規(guī)定，投資100萬元以上的項目投資必須上報企業(yè)總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)后，方能列入投資計劃中；Z公司規(guī)定，單項合同在50萬元以上的必須采用公開招標(biāo)方式采購，低于50萬元以下的采用詢價方式采購，但是被詢價單位不少于三家，在定下采購單位后，依然要組成談判小組來進(jìn)行價格談判，最后確認(rèn)合同的價格?？梢钥闯鲈诤贤墓芾憝h(huán)節(jié)，標(biāo)明風(fēng)險點，采取相應(yīng)的控制措施，來降低風(fēng)險。在合同風(fēng)險節(jié)點的控制措施為合同生命周期管理防范風(fēng)險提供了具體的方法。

（四）搭建合同管理系統(tǒng)平臺

隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息的技術(shù)在各領(lǐng)域的應(yīng)用不斷深入，企業(yè)結(jié)合自身的要求，搭建合同全生命周期管理系統(tǒng)，將合同訂立的內(nèi)容，要素，要件，資金等各方面涉及的各部門納入管理系統(tǒng)中，結(jié)合業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)信息，通過一定的網(wǎng)絡(luò)運行程序，在合同流轉(zhuǎn)審批及后期歸檔評價等各環(huán)節(jié)，提醒審批部門應(yīng)該注意的風(fēng)險事項及關(guān)注點，從而減少審批時間及各項人力支出。如中石油就在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建了合同審批系統(tǒng)，由業(yè)務(wù)部門發(fā)起，到合同審批完畢均可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)線上審批，推動管理信息化和精細(xì)化，并優(yōu)化資源，使得合同的全生命周期管理不再繁雜，提高效率。

五、結(jié)論

企業(yè)通過對合同的風(fēng)險防控辨識，以合同管理執(zhí)行的流程等為主干，橫向以各部門的配合，縱向以合同的各個環(huán)節(jié)風(fēng)險管控，輔助以信息技術(shù)平臺高效處理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)了合同的全生命周期管理，同時也實現(xiàn)對以合同為載體的經(jīng)營活動動態(tài)全方位管控。不僅提高了管理水平與管理手段，同時應(yīng)對各類風(fēng)險，采取不同的控制措施，完善合同管理模式，科學(xué)地進(jìn)行業(yè)務(wù)協(xié)作和風(fēng)險管控。同時還可用運合同管理的信息平臺，進(jìn)行信息匯總分析，得到各部門可以共享的信息數(shù)據(jù)，形成各部門在合同管理下的數(shù)據(jù)庫，從而拓展合同全生命周期風(fēng)險管控的廣度和深度，推進(jìn)企業(yè)經(jīng)營活動的全面風(fēng)險管理，保障企業(yè)的健康經(jīng)營。