基于資源共享的高校檔案資源建設研究

李萍 鄭玲莉

摘要：隨著人們文化生活的不但豐富，檔案資源學習利用越來越成為當代大學生的一種需求。但目前高校檔案管理仍存在一定問題，導致高校檔案資源沒有得到有效的利用。促進檔案資源共享、全面提高檔案資源的利用率是高校面臨的迫在眉睫的問題。本文對高校檔案資源共享進行了深入研究，對高校在檔案管理和資源共享方面提出了一些建議。

關鍵詞：高校;檔案管理;資源共享

1引言

檔案反映人類的發(fā)展歷程，對檔案資源的學習是當代大學生提高知識文化素養(yǎng)、培養(yǎng)健全人格的有效途徑。高校作為當代大學生學習的主要場所，承擔著為高校學生提供檔案資源學習的重要任務。但目前，高校檔案管理存在一定問題，檔案不全面、不規(guī)范、資源開放程度不高等，甚至存在部分檔案資源浪費的問題突出[1]。檔案資源的收集整理十分不易，各高校在檔案資源管理和資源共享方面往往是單打獨斗，難以最大限度挖掘檔案資源價值。如何才能最大限度利用好高校檔案資源、最大程度滿足好學生檔案學習需求？加強校際合作、實現(xiàn)高校檔案資源共建共享顯然是最佳途徑。本文以高校檔案資源管理為中心，提出高校檔案資源共享存在的問題，并提出可行的優(yōu)化路徑，以期為高校檔案資源的管理、共享及利用提供一定的借鑒和參考。

2高校檔案資源共享存在的問題

2.1高校檔案資源管理缺乏合作意識

高校檔案管理應最大限度挖掘檔案資源價值，這個價值不僅針對校內(nèi)師生、檔案管理者，也包括校外人士，應全面實現(xiàn)高校檔案資源的社會價值，提高高校檔案資源共建共享能力是刻不容緩的[2]。同時，促進高校檔案資源共建共享對于高校自身檔案資源建設也具有重要的意義。但當前高校檔案資源共建共享能力不足，首先體現(xiàn)在高校檔案資源共建共享意識不足。部分檔案管理人員安于現(xiàn)狀，不愿意共享本校檔案資源，也不愿意引進其他高校的檔案資源，高校檔案資源管理缺乏合作意識，為高校檔案資源共享的實現(xiàn)帶來了很大困難。從校內(nèi)看，檔案資源分散在檔案館、圖書館以及各院、系、部門，各部門的檔案資源無法及時共享，也沒有一個全面、完整的校內(nèi)檔案資源管理體系;從校外看，高校間合作意識不強，存在信息壁壘，缺少校際檔案資源共建共享意識，各高校的檔案資源無法實現(xiàn)交流共享，缺少跨校查閱相關檔案資源的途徑，一定程度上造成了資源孤島。

2.2高校檔案資源隱私存在泄露風險

在高校檔案資源共享過程中，隱私泄露是急需關注的問題。目前高校檔案共建共享主要是通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)雖然為檔案資源共享帶來了巨大的便利和有利的環(huán)境，但互聯(lián)網(wǎng)中存在極大的不確定性，使大量重要的檔案資源面臨嚴重的隱私泄露問題。如高校面臨著學生檔案、教學檔案、科研檔案中存在大量的個人信息及高校教學科研工作的關鍵主要信息等，檔案管理存在很大的安全隱患。

2.3高校檔案資源共享實際應用不普遍

雖然部分高校已經(jīng)開始重視檔案資源共享，但當前參與檔案資源共享的高校并不多，高校檔案資源共享的普及率不高，多數(shù)高校在檔案信息資源共享方面還處在探索期，共享廣度和深度都不夠，檔案信息的利用主要集中在高校管理、教學評估等，大量的教學和科研檔案都沒有對社會公開。鑒于此，高校檔案資源共建共享不能只是紙上談兵，應落到實處，使檔案資源更好的發(fā)揮其自身價值。

3高校檔案資源共享優(yōu)化建議

3.1建立高校檔案資源共建共享體系

優(yōu)化高校檔案資源共享，要建立高校檔案資源共建共享體系，可從以下幾個方面展開：（1）提高檔案管理人員思想及文化素質，促進檔案管理人員管理理念、管理模式創(chuàng)新，強化各部門的協(xié)調(diào)配合，提高檔案資源共享意識。同時培養(yǎng)并引進信息化專業(yè)人才，為打造高校檔案資源共建共享平臺提供人才支撐[3]。（2）促進校內(nèi)及高校間檔案資源的有機整合。整合檔案資源不僅是將檔案資源簡單合并，而是分門別類進行歸納整理，形成檔案專題數(shù)據(jù)庫[4]。

3.2健全高校檔案資源管理機制

為了實現(xiàn)高校檔案資源共享朝著規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展，建立健全的高校檔案管理機制刻不容緩。在高校檔案資源管理機制中，要制定明確的共享流程、共享規(guī)則，使高校內(nèi)部、高校之間的檔案資源共享有章可循[5]。同時，還要完善網(wǎng)絡安全管理，采用科學的網(wǎng)絡防范技術，對機密檔案、隱私檔案進行脫敏加密處理，在開放交流的同時也要防止隱私泄露[6]。在實際實施中，還可采取智能身份認證、信息溯源防偽等方式，強化用戶隱私保護[7]。從規(guī)則和技術兩方面完善高校檔案資源管理機制，既做到有序的高校檔案資源共享，又做到安全的高校檔案資源共享。從而實現(xiàn)高校檔案信息資源的公開化、透明化，使大量檔案信息資源能夠為師生和社會公眾提供更有效的服務。

3.3推進檔案資源共享信息化服務建設

在當前網(wǎng)絡信息飛速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應時代發(fā)展，更無法滿足高校群體對檔案資源學習的需求，提高檔案資源共享服務信息化水平與數(shù)字化建設、推進檔案管理信息化服務更能適應時代需求，促進檔案資源共享的可持續(xù)發(fā)展[8]。同時，從檔案信息服務機制包含的內(nèi)容（整理、保管和服務）看，通過不斷完善檔案工作整體程序，確保檔案信息內(nèi)容的完整性、時效性、開放性，從而更好地滿足不同層次、不同人群的個性化需求。高校還應該加強聯(lián)合協(xié)作，創(chuàng)建內(nèi)容更為豐富化、專業(yè)化的檔案信息管理資源庫，為資源共享提供有力的物資支撐。在實際實施中，高校檔案管理可依托大數(shù)據(jù)、云計算等方式，為檔案資源共享提供技術支持，促進檔案資源共享朝自動化、智能化的方向發(fā)展，全面提高檔案資源共享的信息化水平[9]。

參考文獻

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通訊作者簡介：鄭玲莉（1971年9月-）、女 、河南信陽人、漢族、副研究員、碩士研究生畢業(yè)、研究方向：檔案管理與利用。