中職學(xué)校檔案資源開發(fā)利用存在的問題及改善措施

上海戲劇學(xué)院附屬舞蹈學(xué)校 鄒玥瑛

檔案的實(shí)用價(jià)值在于開發(fā)、利用，為了有效開發(fā)、利用中職學(xué)校檔案資源，就需要從理念革新入手，立足檔案基礎(chǔ)工作，完善檔案資源開發(fā)與利用機(jī)制，突出檔案管理重點(diǎn)。中職學(xué)校的檔案資源主要是學(xué)校在招生、教育教學(xué)、管理等工作中形成的對中職教育改革和學(xué)生發(fā)展、社會(huì)發(fā)展等有存儲(chǔ)價(jià)值的信息，以文字、圖表、聲像等載體形式歸納總結(jié)。一旦形成中職學(xué)校檔案，檔案資源就是真實(shí)存在的，是國家檔案資源的重要組成部分，體現(xiàn)出資治、教化等功能，不僅是中職學(xué)校非常珍貴的歷史信息資源，還能在經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展中發(fā)揮積極作用。因?yàn)橹新殞W(xué)校檔案資源的種類較多、信息量大，怎樣把檔案資源轉(zhuǎn)化成信息是檔案開發(fā)與利用的關(guān)鍵所在。開發(fā)檔案資源可以更好地服務(wù)中職教育、服務(wù)國家建設(shè)，所以中職學(xué)校檔案人員必須將注意力集中到對檔案資源的開發(fā)與利用上。

一、中職學(xué)校檔案資源的作用

中職學(xué)校檔案資源的開發(fā)與利用是使檔案資源發(fā)揮價(jià)值的根本途徑。中職學(xué)校檔案資源的作用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。

第一，為中職學(xué)校的運(yùn)作和發(fā)展提供參考、支撐。中職學(xué)校檔案是學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)做出決策的事實(shí)依據(jù)、保障，是學(xué)校工作者研究理論、加強(qiáng)政策調(diào)研的支撐材料，檔案不再是孤立反映事物的單一材料，而是反映活動(dòng)過程的完整化、系統(tǒng)化材料，是對學(xué)校開展各項(xiàng)工作和活動(dòng)的真實(shí)記錄，對考察中職學(xué)校的發(fā)展歷程、分析事物發(fā)展規(guī)律等具有非常重要的作用。

第二，為中職學(xué)校做好教育宣傳工作提供便利條件。中職學(xué)校檔案是反映學(xué)校歷史、校情、教育成果等的良好素材，根據(jù)檔案資源中的記錄與信息等可以多角度、全方位地了解學(xué)校在發(fā)展、教學(xué)、科研、管理等方面的具體情況，依托檔案資源信息進(jìn)行對外宣傳，幫助樹立中職學(xué)校優(yōu)良的形象。與此同時(shí)，對校內(nèi)師生形成有效的管理與教育，讓他們做到愛校、護(hù)校，并且讓即將進(jìn)入本校的學(xué)生乃至更多社會(huì)人士更充分地了解學(xué)校，對中職學(xué)校擴(kuò)大生源、招賢納士等都大有裨益。

第三，為相關(guān)各方提供可靠的原始憑證。之所以中職學(xué)校檔案資源得到師生的關(guān)注和重視，主要是因?yàn)闄n案可以為所有教職工、學(xué)生等提供原始憑證，幫助他們處理薪資調(diào)整、校內(nèi)建設(shè)、學(xué)歷證明等重要問題，通過開發(fā)利用中職學(xué)校檔案資源促使人們對中職學(xué)校檔案管理形成高度認(rèn)同感。

二、中職學(xué)校檔案資源管理存在的主要問題

目前中職學(xué)校檔案管理中面臨的主要問題，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

從當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作情況來看，檔案資源的開發(fā)與利用受到基礎(chǔ)設(shè)施不完善的限制，不管是政策還是資金都沒能提供基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)所需支撐，造成中職學(xué)校檔案開發(fā)利用低效甚至無效，阻礙檔案資源發(fā)揮應(yīng)有作用。究其原因，中職學(xué)校本身對于檔案管理不夠重視，中職學(xué)校檔案管理寸步難行，還無法真正找到有效的路徑進(jìn)行合理的利用。

（二）檔案資源管理技術(shù)落后

中職學(xué)校檔案管理存在技術(shù)手段落后的問題，電子化與數(shù)字化發(fā)展存在滯后性，在檔案資源開發(fā)利用中仍然以傳統(tǒng)方式為主，檔案形式被老舊紙質(zhì)材料形式制約，存儲(chǔ)和開發(fā)、利用都過度依賴人工，因循守舊，導(dǎo)致檔案的檢索與提取都非常吃力，降低了檔案資源的開發(fā)與利用效率。一般而言，紙質(zhì)檔案都要長期封存，很難從海量紙質(zhì)檔案材料中尋找有用的信息，不利于中職學(xué)校檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。

（三）館藏檔案資源結(jié)構(gòu)單一

分析、研究中職館藏檔案資源可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理流程不夠規(guī)范，相關(guān)制度也有不完善之處，容易造成檔案資源的遺漏、缺失。中職學(xué)校往往比較關(guān)注黨政機(jī)關(guān)類檔案信息，也能夠有效收集和歸檔，確保檔案資源的完整性，而對教育、教學(xué)和科研等方面的材料不夠重視，因?yàn)檫@類信息資源比較分散，需要長時(shí)間收集，所以難以確保這類檔案資源的完整性，導(dǎo)致館藏檔案資源不夠豐富，不利于進(jìn)行有效的檔案信息開發(fā)、利用。

（四）檔案信息化意識較薄弱

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案信息化建設(shè)是中職學(xué)校檔案管理改革的必然選擇。檔案管理是中職教育長久發(fā)展的基礎(chǔ)，然而現(xiàn)階段一些中職學(xué)校依舊忽視檔案工作，導(dǎo)致檔案管理人員也忽視檔案管理，難以落實(shí)檔案工作，不僅缺少學(xué)校各部門和人員的支持、配合，還受到阻礙，無法及時(shí)有效地拓展工作思路，影響檔案資源管理的規(guī)范性、有效性，降低檔案資源開發(fā)與利用質(zhì)量。

（五）缺乏專業(yè)檔案工作人才

中職學(xué)校檔案資源的開發(fā)與利用對人員提出了較高的專業(yè)性要求，如果檔案人員沒有接受系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，很難掌握專業(yè)知識與技能，自然很難科學(xué)有效地開發(fā)檔案信息資源，降低了檔案利用效率。如今中職學(xué)校檔案人員的能力與素質(zhì)是參差不齊的，一些檔案人員并未經(jīng)歷完整的專業(yè)教育、培訓(xùn)，對檔案管理特別是檔案資源的開發(fā)與利用缺少系統(tǒng)的、全面的認(rèn)知。與此同時(shí)，中職學(xué)校不重視檔案隊(duì)伍建設(shè)，檔案人員在工作調(diào)整中可能被調(diào)離檔案管理隊(duì)伍，這樣頻繁的人事調(diào)動(dòng)會(huì)直接破壞檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性，進(jìn)而影響檔案資源開發(fā)與利用的持續(xù)性、穩(wěn)定性。除此以外，中職學(xué)校習(xí)慣在教育、教學(xué)、科研等方面投入更多精力、資金，對檔案資源的管理和利用缺少重視，導(dǎo)致一些檔案人員在開發(fā)利用檔案資源方面缺乏主動(dòng)性、積極性，很難在崗位上創(chuàng)新。

三、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案資源開發(fā)與利用的措施

針對中職學(xué)校檔案資料的開發(fā)與利用，基于上述問題的分析，要通過完善基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)；深化技術(shù)應(yīng)用，提高檔案資源開發(fā)利用效率；改進(jìn)收集歸檔，豐富館藏檔案開發(fā)利用資源；開拓工作思路，強(qiáng)化檔案資源的信息化利用；加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提供檔案資源開發(fā)利用保障等進(jìn)行針對性的解決，這樣才可以滿足中職學(xué)校檔案資源的開發(fā)與利用要求，進(jìn)而服務(wù)中職學(xué)校檔案的有效管理。

（一）完善基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)

開發(fā)和利用中職學(xué)校檔案資源是改進(jìn)中職學(xué)校檔案管理的一項(xiàng)重要課題，中職學(xué)校檔案部門應(yīng)向?qū)W校爭取開發(fā)利用檔案資源的政策支持、資金保障，大力推進(jìn)檔案資源數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，例如積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，在各類數(shù)據(jù)庫里存儲(chǔ)檔案信息資源，為開發(fā)與利用提供便利。而且中職學(xué)校要增進(jìn)與第三方的合作，完善中職學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)，除了使用系統(tǒng)中的搜索檔案信息、管理檔案文件、管理檔案借閱等常規(guī)功能，還要結(jié)合中職學(xué)校的教育實(shí)際、科研實(shí)際，建立健全檔案資源對于教學(xué)、科研等的服務(wù)功能，為中職改進(jìn)教學(xué)和科研等提供檔案資源支持。通過開發(fā)特色功能、優(yōu)勢功能，奠定設(shè)施基礎(chǔ)，讓廣大師生更清晰地認(rèn)識中職學(xué)校檔案資源的作用，營造全校師生共同支持檔案資源開發(fā)與利用的良好氛圍。

（二）深化技術(shù)應(yīng)用，提高檔案資源開發(fā)利用效率

中職學(xué)校檢索及開發(fā)紙質(zhì)檔案資源的能力與網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的電子檔案利用相去甚遠(yuǎn)，為了謀求更為廣闊的檔案資源管理空間，檔案人員切忌墨守成規(guī)，務(wù)必要積極創(chuàng)新，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐深化技術(shù)應(yīng)用，借助先進(jìn)技術(shù)手段提高檔案資源開發(fā)利用效率。具體而言，應(yīng)根據(jù)中職學(xué)校檔案資源開發(fā)與利用依舊基于紙質(zhì)檔案的情況，在檔案資源管理中引進(jìn)電子檔案，尋找技術(shù)突破口。電子檔案管理依賴的就是現(xiàn)代技術(shù)，通過建立線上數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和線下紙質(zhì)檔案材料的完整對接。引入電子檔案當(dāng)然不代表紙質(zhì)檔案的消失，兩者應(yīng)同時(shí)存在，相輔相成、取長補(bǔ)短，一起改進(jìn)中職學(xué)校檔案資源的開發(fā)與利用。

紙質(zhì)檔案、電子檔案對于當(dāng)前中職學(xué)校檔案資源的開發(fā)、利用都是不可或缺的。電子檔案擁有存儲(chǔ)方便、檢索效率高、開發(fā)性強(qiáng)等突出優(yōu)勢，不過安全隱患較大，如果遇到軟件運(yùn)行不暢或者網(wǎng)絡(luò)故障，發(fā)生電子檔案安全事故的可能性更大；紙質(zhì)檔案可以很好地彌補(bǔ)中職電子檔案不穩(wěn)定、虛擬性強(qiáng)等不足，留下不可取代的中職學(xué)校檔案備份數(shù)據(jù)。在當(dāng)下紙質(zhì)檔案依舊占據(jù)重要地位的時(shí)代，中職學(xué)校檔案人員務(wù)必要深化技術(shù)應(yīng)用，促使電子檔案、紙質(zhì)檔案相互配合，幫助檔案人員減輕檔案資源開發(fā)與利用的負(fù)擔(dān)，集中精力挖掘檔案的價(jià)值，促使中職學(xué)校檔案資源管理穩(wěn)定快速運(yùn)行。

（三）改進(jìn)收集歸檔，豐富館藏檔案開發(fā)利用資源

過去使用館藏檔案資源是不靈活的，檔案人員習(xí)慣等待他人主動(dòng)發(fā)現(xiàn)、使用，導(dǎo)致館藏檔案資源利用率很低。根據(jù)新時(shí)代的發(fā)展需要，為了最大限度發(fā)揮中職學(xué)校檔案資源的作用，檔案人員必須不斷拓寬收集檔案的渠道，豐富館藏檔案資源，致力于滿足不同使用者的檔案信息需求；調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，根據(jù)檔案利用需求完善館藏資源，即創(chuàng)新中職學(xué)校檔案資源歸檔方式，例如采取雙套歸檔方式，盡可能維護(hù)檔案資源的完整性、可靠性。換言之，中職學(xué)校檔案人員要嘗試更新檔案資源的收集與歸檔方式，從被動(dòng)接收檔案轉(zhuǎn)化為主動(dòng)收集檔案信息，深刻認(rèn)識到豐富館藏檔案資源并不局限于檔案的數(shù)量，還和檔案資源的質(zhì)量息息相關(guān)，通過提高館藏檔案資源的質(zhì)量為開發(fā)利用檔案資源打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

除此以外，檔案人員要全面落實(shí)基本的檔案歸檔工作，涉及移交檔案、裝訂檔案、為檔案著錄等，在這些工作中還要保證檔案資源的完整性、準(zhǔn)確性。收集檔案時(shí)對中職學(xué)校檔案資源本身是有一定要求的，檔案資源不僅要有較大的作用，還要擁有附加價(jià)值，確保檔案資源類別豐富。檔案人員也要加強(qiáng)對檔案資源開發(fā)利用的宣傳，讓相關(guān)部門和人員認(rèn)識到檔案歸檔的重要性，了解集中管理檔案資源的內(nèi)涵和價(jià)值，爭取各部門對檔案收集與歸檔工作的支持、配合，完整、順利地收集中職學(xué)校檔案材料，及時(shí)歸檔，充實(shí)館藏檔案資源。

（四）開拓工作思路，強(qiáng)化檔案資源的信息化利用

檔案信息具備一定的服務(wù)功能，通過獲取、使用檔案信息，可以為中職師生提供更多信息服務(wù)。根據(jù)服務(wù)功能，中職學(xué)校檔案人員要建立服務(wù)理念，增強(qiáng)服務(wù)意識，重視拓展工作思路，用足夠的耐心、熱心面對每一個(gè)要使用中職學(xué)校檔案資源的單位、部門、人員等；及時(shí)摒棄傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)觀點(diǎn)，利用主動(dòng)積極的工作思路促進(jìn)檔案資源開發(fā)與利用的發(fā)展。為了更有效地強(qiáng)化中職學(xué)校檔案資源利用，檔案人員還要結(jié)合中職學(xué)校的情況多角度、全方位分析檔案資源利用情況，研究檔案的真實(shí)價(jià)值，更直觀、更清晰地認(rèn)識各單位、各部門和人員的檔案資源利用需求，提供針對性的中職學(xué)校檔案信息服務(wù)，提高檔案資源服務(wù)水平。在今后的檔案資源利用中，最好是能夠結(jié)合現(xiàn)有的信息化技術(shù)，如基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理使用，讓檔案資源的開發(fā)能夠擁有多種途徑。這樣無論是對于檔案管理工作的開展，還是對于今后資源的有效利用，都可以奠定良好的基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提供檔案資源開發(fā)利用保障

在新時(shí)期，開發(fā)利用中職學(xué)校檔案資源需要尋找新的方法和途徑，檔案人員在這一過程中要體現(xiàn)專業(yè)能力。所以中職學(xué)校要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，促使檔案人員進(jìn)一步提高專業(yè)能力、綜合素質(zhì)，為開發(fā)利用中職學(xué)校檔案資源提供更可靠的保障。

在人才培養(yǎng)中，要注意加強(qiáng)檔案人員職業(yè)道德教育、思想政治教育，引領(lǐng)檔案人員堅(jiān)定職業(yè)操守、理想信念，主動(dòng)投入檔案資源的開發(fā)與利用工作之中，憑借自身的專業(yè)能力與素質(zhì)創(chuàng)新中職學(xué)校檔案資源開發(fā)利用方法；針對檔案人員加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，督促檔案人員不斷更新專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)服務(wù)水平，打造技術(shù)過硬、能力強(qiáng)、素質(zhì)高的檔案人才隊(duì)伍，更有效地推動(dòng)檔案資源的開發(fā)、利用；引領(lǐng)檔案人員加強(qiáng)職業(yè)生涯規(guī)劃，目前中職學(xué)校檔案人員的工作熱情與積極性不高，主要原因在于他們對職業(yè)缺乏全面的認(rèn)識和了解，沒能針對個(gè)人發(fā)展制訂職業(yè)生涯規(guī)劃，需要檔案部門結(jié)合人員實(shí)際情況，支持他們考取證書，幫助他們了解更多專業(yè)知識和技術(shù)，拓寬視野，從更高的層次思考新時(shí)代開發(fā)利用中職學(xué)校檔案資源的新要求和新方法、新技術(shù)，進(jìn)行完善和創(chuàng)新，以在實(shí)際工作中持續(xù)優(yōu)化檔案資源的開發(fā)與利用。

綜上所述，中職學(xué)校檔案人員在新形勢下要提高對檔案資源開發(fā)與利用的重視程度，結(jié)合中職教育發(fā)展情況、中職學(xué)校運(yùn)作情況和實(shí)際的教學(xué)科研需求，創(chuàng)新檔案資源的開發(fā)與利用方式，促使檔案資源開發(fā)利用水平得到持續(xù)的提升，充分體現(xiàn)中職學(xué)校檔案資源的價(jià)值與作用，為中職學(xué)校的健康發(fā)展提供支撐，為中職教育的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。相信在未來的中職學(xué)校發(fā)展進(jìn)程之中，必定會(huì)越來越重視檔案資源的有效利用，進(jìn)而與時(shí)代真正接軌。