會計電算化在企業(yè)應用中在存在的問題及對策探討

高芳鸞

（東方御中投資開發(fā)有限公司，海南 東方 572600）

近年來，隨著我國經(jīng)濟、科技的發(fā)展，會計電算化在企業(yè)中的應用有了很大的進步。但我國會計電算化起步相對較晚，因此，當前企業(yè)在實行會計電算化過程中仍暴露出較多問題，企業(yè)應當正視自身在會計電算化應用中存在的問題，并采取有效的措施及時更正。

一、會計電算化的基本概念

會計電算化也被稱為會計電算化信息系統(tǒng)，是利用現(xiàn)代先進的計算機為工具，在現(xiàn)代會計技術的基礎上，對企業(yè)會計信息搜集、處理、儲存、分析和傳送的人機交互系統(tǒng)。我國在1981年提出了“會計電算化”一詞，其含義為“在會計實務中應用電子計算機方面的技術”。這些年隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，會計電算化的含義也隨之變化，涉及內(nèi)容更廣，包括會計管理、會計決策等會計類的工作。[1]

二、企業(yè)實行會計電算化的重要作用

（一）實現(xiàn)企業(yè)財務數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡化、集中化、規(guī)?；⒐蚕砘幚?/h3>

隨著現(xiàn)代計算機及網(wǎng)絡技術的發(fā)展，會計電算化由原來的單機處理向網(wǎng)絡化發(fā)展，可以將網(wǎng)絡中各個單機中的會計數(shù)據(jù)信息匯集到某個服務器集中處理，實現(xiàn)了會計電算化的網(wǎng)絡化、集中化發(fā)展。網(wǎng)絡中各個終端的數(shù)據(jù)信息不再是信息孤島，數(shù)據(jù)信息之間可以相互利用，實現(xiàn)了財務數(shù)據(jù)信息的共享化。

（二）實現(xiàn)企業(yè)財務數(shù)據(jù)的無紙化、自動化、智能化處理

會計電算化下的財務數(shù)據(jù)信息可以直接存儲在磁盤、網(wǎng)絡服務器中，實現(xiàn)了無紙化存儲，大大節(jié)約了信息的存儲成本；財務憑證、明細賬、報表基本上都能按照設定好的程序自動生成，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)生成的自動化；隨著計算機智能化的發(fā)展，我國已經(jīng)開始出現(xiàn)了初步的財務機器人，標志著會計電算化已經(jīng)步入了智能化時代。

（三）提高企業(yè)財務數(shù)據(jù)處理的準確性和效率

近年來超級計算機技術的運用，使計算機對數(shù)據(jù)的計算及處理能力得到前所未有的提高，會計電算化的應用，使企業(yè)數(shù)據(jù)處理結果的準確性和效率大大提高，顯現(xiàn)出會計電算化的數(shù)據(jù)處理能力及工作效率。

（四）有助于促進企業(yè)現(xiàn)代化管理模式的構建

會計電算化能實現(xiàn)企業(yè)數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡化、集中化、規(guī)模化、共享化、智能化處理，這是實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理模式構建的基礎，同時，會計電算化也是現(xiàn)代化管理模式的一部分，可以把財務人員從繁重的核算工作中解放出來，讓企業(yè)財務人員有更多時間進行財務管理的工作。

三、當前企業(yè)實行會計電算化存在的問題

（一）企業(yè)財務人員計算機及網(wǎng)絡技術水平差

1．企業(yè)數(shù)據(jù)信息處理的共享程度差

企業(yè)財務人員不懂得利用數(shù)據(jù)的鏈接、函數(shù)或者數(shù)據(jù)透視表等電子表格功能去共享表格之間的相同數(shù)據(jù)，導致重復計算，工作效率低下；通用的財務軟件不方便向系統(tǒng)外提供、輸出、共享數(shù)據(jù)，導致財務軟件系統(tǒng)與OA等公司的其他軟件數(shù)據(jù)無法共享，各個軟件系統(tǒng)形成了數(shù)據(jù)信息孤島，相同的數(shù)據(jù)要不斷地重復錄入或者生成，不利于數(shù)據(jù)的高效收集、提取、處理。

2．企業(yè)數(shù)據(jù)信息處理的集中化程度差

目前企業(yè)中很多財務人員不清楚如何利用服務器中的數(shù)據(jù)庫進行遠程集中化協(xié)同處理，導致在需要統(tǒng)計數(shù)據(jù)的時候，各地相關的財務人員必須同時在各自的表格中錄入數(shù)據(jù)，然后統(tǒng)一發(fā)給某位財務人員集中處理后才能得出統(tǒng)計結果，造成企業(yè)財務人員工作量加大，且不能隨時自動生成表格。

3．企業(yè)數(shù)據(jù)信息處理的自動化程度差

企業(yè)部分財務人員計算機及網(wǎng)絡技術水平差，其只學過簡單的電子表格操作和通用的財務軟件使用方法，對一些深入的計算機及網(wǎng)絡技術掌握甚少，不懂得對重復的、規(guī)律性的操作、錄入、計算進行自動化處理。無法利用電子表格錄制宏，不知道如何利用電子表格的二次開發(fā)VBA語言或者其他操作數(shù)據(jù)庫的語言編寫相應代碼實現(xiàn)自動化處理。

（二）企業(yè)財務數(shù)據(jù)信息存在安全隱患

1．不重視密碼保護

企業(yè)財務部門部分員工不重視密碼保護，密碼設置簡單，甚至一直使用初始密碼，導致信息泄漏。

2．權限設計不精準

很多企業(yè)的財務軟件未對各個崗位的會計人員分別設置出納、應收會計、應付會計、固定資產(chǎn)會計、進銷存會計、總賬會計等權限，而是所有會計都是“賬套主管”，擁有財務軟件的最高權限，違背了財務不容崗位相分離的原則，導致應相分離的崗位間的財務數(shù)據(jù)信息不能相互保密，企業(yè)其他崗位的財務人員可以任意查看、修改非本崗位的其他財務人員的數(shù)據(jù)信息。

3．數(shù)據(jù)存儲安全性較差

企業(yè)很多財務人員不注意存儲電子數(shù)據(jù)或者年底沒有統(tǒng)一打印賬本和報表。沒有每月做完憑證、生成報表后進行備份的習慣，也沒有給財務軟件設置固定時期自動備份的功能；備份的數(shù)據(jù)存放在同一個存儲設備中，如果該存儲設備出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)就存在被損壞、丟失的風險。

4．系統(tǒng)安全得不到保障

有些小微企業(yè)由于資金比較緊張，使用的財務軟件正規(guī)性較差，安全問題得不到保障；其也沒有給電腦或者服務器操作系統(tǒng)安裝殺毒軟件和防火墻，使系統(tǒng)暴露在網(wǎng)絡的風險之中，有可能遭受計算機病毒或者黑客的遠程攻擊。

（三）管理人員對會計電算化重視程度不夠

1．管理人員不重視財務軟件采購環(huán)節(jié)的控制

無論是購買通用型還是定制開發(fā)的財務軟件，管理人員均未在企業(yè)中建立合適的采購小組，由于采購人員知識、能力有限，其最終采購的財務軟件系統(tǒng)與企業(yè)的財務業(yè)務無法有效融合。有些企業(yè)為了控制成本，甚至選擇一些功能較弱、系統(tǒng)不穩(wěn)定的財務軟件。

2．管理人員不重視財務軟件初始化環(huán)節(jié)的控制

對財務軟件初始化重要性的認識不夠，部分企業(yè)管理層不認真對待財務軟件初始化工作，僅安排電腦維護員或者會計人員與軟件系統(tǒng)安裝人員進行溝通，導致財務軟件功能不健全。

（四）企業(yè)財務人員電算化水平較低

部分企業(yè)財務部管理人員對會計電算化了解不深入，且企業(yè)平時未對財務人員進行計算機及網(wǎng)絡技術能力的培訓，在對外招聘財務人員時也沒對其計算機及網(wǎng)絡技術掌握程度進行相應要求，導致企業(yè)財務部門計算機及網(wǎng)絡技術水平無法提高，從而也影響了企業(yè)會計電算化水平。

四、提升企業(yè)會計電算化水平的對策建議

（一）加強對財務人員計算機及網(wǎng)絡技術應用水平的培訓

企業(yè)在購入或者定制開發(fā)財務軟件時，可以讓軟件銷售商或者開發(fā)商安排專業(yè)的培訓人員到企業(yè)給財務軟件使用人員進行培訓。此外，企業(yè)的財務部門還應安排專業(yè)的講師，或能熟練應用計算機及網(wǎng)絡技術的優(yōu)秀財務人員，對企業(yè)的其他財務人員進行數(shù)據(jù)信息處理等計算機及網(wǎng)絡技術的培訓，并對在企業(yè)中能發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡技術的作用，極大提高財務工作效率的財務人員給予獎勵。

（二）強化財務數(shù)據(jù)信息的安全

1．強化密碼安全

企業(yè)財務人員應定期修改財務軟件系統(tǒng)密碼；密碼應具有一定的復雜性，并注意控制系統(tǒng)維護人員不能知曉數(shù)據(jù)庫其他操作人員的密碼。

2．實現(xiàn)權限的合理配置

注意財務軟件操作權限設置的合理分配，對不同崗位的會計人員應該分配不同的財務軟件使用權限；注意系統(tǒng)維護人員的權限控制，規(guī)定其只能進行系統(tǒng)維護，不能進行財務數(shù)據(jù)的實際操作。

3．保證存儲安全

要加強數(shù)據(jù)信息存儲的安全，定期備份數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)要備份在不同的儲存介質(zhì)中；為了防止某個地方發(fā)生災難事故，導致數(shù)據(jù)信息被破壞，數(shù)據(jù)要存儲在相隔較遠的不同地方；年底要進行明細賬和報表的打印保存。

4．維護系統(tǒng)的安全穩(wěn)定

無論是財務系統(tǒng)的服務器還是財務人員個人的電腦都要安裝殺毒軟件和防火墻，按期更新殺毒軟件和防火墻系統(tǒng)，并定期對操作系統(tǒng)進行木馬病毒查殺，防止被木馬攻擊和病毒感染。

5．強化安全意識

要提高財務人員對數(shù)據(jù)信息保護的安全意識，提高其對數(shù)據(jù)存儲和系統(tǒng)安全的關注度。使其明確軟件系統(tǒng)里面的電子簽名所具有的法律效力，在財務數(shù)據(jù)保存出現(xiàn)問題的時候，應由相關部門對負責人員進行處罰。

（三）加強管理人員對會計電算化的重視程度

1．管理人員要重視財務軟件采購環(huán)節(jié)控制

企業(yè)在進行財務軟件系統(tǒng)采購時，要建立采購小組，該小組由公司領導牽頭，由財務部負責人、其他與財務軟件使用部門領導、軟件系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)人員組成，有條件的企業(yè)甚至可以聘請外部會計電算化專家參與，以避免由于采購人員能力、經(jīng)驗不足所導致的財務軟件系統(tǒng)選擇失誤。企業(yè)管理人員要認識到會計電算化系統(tǒng)是企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要介質(zhì)，在選擇財務軟件時要結合企業(yè)的各個綜合因素，選擇高質(zhì)量的企業(yè)財務軟件系統(tǒng)。

2．管理人員要重視 財務軟件初始化環(huán)節(jié)控制

企業(yè)要認識到財務軟件初始化是會計電算化的重要環(huán)節(jié)，在財務軟件初始化階段管理人員應委派既熟悉財務又熟悉計算機及網(wǎng)絡技術的復合型人才牽頭配合軟件系統(tǒng)安裝人員來有計劃的實施財務軟件初始化。

（四）提高財務人員會計電算化水平

企業(yè)應安排財務部門進行會計電算化能力的培訓；對外招聘時要求財務人員有一定的會計電算化水平；對能利用計算機及網(wǎng)絡技術解決重要財務問題的財務人員給予獎勵，以促進企業(yè)財務人員提高自身的會計電算化水平。

五、結束語

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，在激烈的市場競爭中，企業(yè)要提高財務人員的工作效率，就必須提升企業(yè)的會計電算化水平。企業(yè)應強化財務人員會計電算化意識，加強財務人員對會計電算化的學習及運用，從而使企業(yè)會計電算化水平得到提升，使企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢。