事業(yè)單位檔案管理之信息化建設(shè)路徑探索

李振超

摘要：近年來，在信息化時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著更多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，需要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案 管理中的作用，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理朝著信息化的方向不斷發(fā)展。 為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的目的，本文就針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進(jìn)行分析，探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑，希望能為相關(guān)工作人員提供一些有效參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè) 路徑

事業(yè)單位檔案管理的主要目的就是發(fā)揮檔案信息的參考價值，使其能夠幫助工作人員更好地完成各項工作，促進(jìn)事業(yè)單位朝著良好的方向不斷發(fā)展。但是傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理的需求，這就需要采取合理的辦法進(jìn)行改進(jìn)，借助計算機(jī)技術(shù)及其他現(xiàn)代信息技術(shù)來促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理能夠更好地服務(wù)于廣大職工和事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.優(yōu)化檔案存放環(huán)境

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，信息化的檔案管理對檔案存放環(huán)境的硬性要求較低，能夠提高檔案信息的保存效率，降低紙張及其他資源的浪費，且能夠避免因紙張毀壞出現(xiàn)的檔案丟失等不良情況。同時，在事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展背景下，檔案信息存儲需要的空間越來越大，僅僅依靠紙張等傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案保管，那么檔案室的占據(jù)面積也會隨之加大，這對事業(yè)單位來說是一些不必要的資源浪費，不利于事業(yè)單位檔案管理的持續(xù)發(fā)展。而檔案信息化管理能夠利用硬盤、云盤及其他存儲介質(zhì)對檔案信息進(jìn)行保管，在保證檔案信息安全的同時，減少對室內(nèi)空間的占用，使事業(yè)單位檔案管理更具有科學(xué)性及有效性。

2.提高信息檢索的便捷性

隨著我國全面進(jìn)入信息化時代，信息化技術(shù)已經(jīng)成為我國人民日常生活中的一種重要工具，能夠利用信息化技術(shù)進(jìn)行信息查詢，以有限的時間找到自身需要的數(shù)據(jù)信息，且能夠保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性及完整性。面對這種情況，事業(yè)單位檔案管理也要做到與時俱進(jìn)，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，使檔案信息的檢索更加快速有效。具體來講，在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，只需要將檢索內(nèi)容輸入檔案管理系統(tǒng)，就能夠直接匹配得到自身需要的結(jié)果，從而提高檔案信息檢索的效率及質(zhì)量，實現(xiàn)提高檔案信息使用效率的目的。

3.改善事業(yè)單位的公眾形象

與一般企業(yè)相比，事業(yè)單位體現(xiàn)出較強的公益性質(zhì)，大部分發(fā)布出來的數(shù)據(jù)信息與我國人民的日常生活息息相關(guān)，而事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)不僅能夠提高工作人員的工作效率及工作質(zhì)量，也能夠為公眾提供更加便利的信息服務(wù)，使其能夠第一時間掌握自身需要的信息，使政務(wù)處理的透明性得以提升，從而改善事業(yè)單位的公眾形象。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以在提高檔案信息利用率的同時，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的制度體系的制定，使其能夠充分滿足事業(yè)單位不斷發(fā)展的基本要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

1.建立檔案網(wǎng)站，實現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

對于事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，首先就要做好檔案網(wǎng)站的建設(shè)，通過網(wǎng)頁為群眾提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，便于及時找出自身所需的檔案信息，將其歸檔為電子文件進(jìn)行使用。例如在事業(yè)單位檔案網(wǎng)站的建設(shè)過程中，需要將其與辦公自動化系統(tǒng)相連，以此實現(xiàn)信息共享，提高人事檔案、醫(yī)療保檔案險等各類信息的利用效率。將檔案管理系統(tǒng)納入到事業(yè)單位信息管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)對各部門信息的統(tǒng)籌考慮，從而提高檔案管理系統(tǒng)的整體效益。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)入全國檔案網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)崿F(xiàn)全國檔案信息的互通，使檔案管理的信息化程度得以有效提升。此外，為實現(xiàn)信息化的檔案管理模式，需要重視對檔案電子化管理軟件的開發(fā)，通過計算機(jī)軟件對人事檔案、醫(yī)療保險檔案進(jìn)行整理和利用，使其能夠充分滿足檔案管理工作人員的各項需求。

2.加強制度建設(shè)，規(guī)范檔案信息化管理

通過對檔案信息化管理制度進(jìn)行完善，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的規(guī)范化發(fā)展，減少因各種失誤造成的檔案管理問題。首先，需要充分了解事業(yè)單位自身的情況，合理優(yōu)化檔案管理制度機(jī)制，比如對各個工作人員之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，使其能夠做到相互溝通、相互配合，便于及時對醫(yī)療保險檔案及其他檔案進(jìn)行處理，防止出現(xiàn)因操作不當(dāng)造成的檔案不全、檔案丟失等情況。其次，需要對現(xiàn)有的績效考核制度進(jìn)行優(yōu)化，將其與事業(yè)單位檔案管理人員的薪資和獎金掛鉤，以此激勵檔案工作人員，使其能夠以嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的心態(tài)做好各項工作，實現(xiàn)對檔案信息的有效管理。此外，需要做好檔案信息的維護(hù)更新，對醫(yī)療保險檔案、人事檔案及其他檔案進(jìn)行分類處理，以便能夠?qū)@些檔案信息進(jìn)行快速查詢和利用。

3.加強人員培訓(xùn)，提高工作人員專業(yè)素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展中，需要大量的專業(yè)人才來進(jìn)行檔案管理工作，否則將直接影響到事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量，難以保證檔案信息的安全性及真實性。因此，需要加強檔案工作人員的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握相關(guān)的專業(yè)知識，懂得靈活運用計算機(jī)技術(shù)及其他現(xiàn)代化技術(shù)，從而解決傳統(tǒng)檔案管理中的弊端，使檔案工作的整體效率得以提升。同時，需要保證檔案工作人員能夠充分了解各種檔案的重要價值，比如醫(yī)療保險檔案、人事檔案等等，只有充分了解這些檔案信息的價值，才能夠?qū)ζ溥M(jìn)行針對性、合理性的保存和管理，從而提高事業(yè)單位檔案管理的整體效益。

結(jié)語

綜上所述，為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的目的，使事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量得到保障，需要提高對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，及時建立檔案網(wǎng)站、實心信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，加強制度建設(shè)、規(guī)范檔案信息化管理，加強人員培訓(xùn)、提高工作人員專業(yè)素質(zhì)，通過各種方法提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展提供有利支持。

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