從新《檔案法》看《歸檔文件整理規(guī)則》

王茜

摘 ?要：對(duì)新《檔案法》和《歸檔文件整理規(guī)則》有關(guān)檔案屬概念及組成成分的規(guī)定與表述進(jìn)行梳理，認(rèn)為《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)組成檔案成分概念應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一到新《檔案法》上，就是用“材料”替代“文件”作為組成檔案成分的概念。

關(guān)鍵詞：檔案法;歸檔文件;整理規(guī)則;文件;材料

Abstract： This paper summarizes the archive-related conceptions and the provisions of archive compositions in the new Law of Archives and The Arrangement Rules for Archive Documents. It is believed that the archive-related conceptions in The Arrangement Rules for Archive Documents should be unified into the new Law of Archives， which means that archive materials should take the place of documents as the central concept of constituents of Archives.

Keywords： Law of archives; Archive record; Organizing rules; Documents; Archive materials

文件與檔案有著千絲萬縷的關(guān)系，不僅是文書學(xué)的主角，也是文書檔案的主角，而隨著文件生命周期理論傳入我國(guó)，開始流行大文件的概念，更由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件的興盛，甚至文件作為一種是檔案屬概念的觀點(diǎn)都顯然有些“委屈”，大有文件概念替代檔案概念的趨勢(shì)。有學(xué)者就認(rèn)為，“不應(yīng)再人為地將之區(qū)分為‘文件管理和‘檔案管理兩個(gè)階段”，[1]“必須把所有各階段文件的管理看作是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，檔案部門必須自始至終、從頭到尾參與電子文件的全程管理”。[2]正是在這一趨勢(shì)下，文書檔案的整理也由案卷整理改為以“件”為單位的整理，于2000年發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》），在全國(guó)推行實(shí)施，并于2015年進(jìn)行修訂，發(fā)布了新的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）。但是，有一個(gè)現(xiàn)象卻長(zhǎng)期被人們忽視，這就是從1987版的《檔案法》到2020版的《檔案法》，其中都對(duì)“文件”只字未提，這樣作為檔案行業(yè)的根本大法《檔案法》與作為文書檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》從名稱上看就有問題，值得深入探討。

1 對(duì)新《檔案法》有關(guān)檔案屬概念及組成成分的規(guī)定與表述的梳理

從1987版的《檔案法》到2020版的《檔案法》都對(duì)“文件”只字未提，那么，新《檔案法》對(duì)檔案屬概念及組成成分的規(guī)定與表述是什么呢？這里簡(jiǎn)要地梳理一下。

對(duì)于檔案法定定義中的屬概念，新《檔案法》第二條指出檔案屬概念是“歷史記錄”。對(duì)于法定檔案的組成成分，新《檔案法》第十三條、第十四條指出檔案組成成分是“材料”。

對(duì)于法定檔案編研開發(fā)利用后的稱謂，新《檔案法》第三十三條第二款、第二十六條第二款對(duì)檔案編研開發(fā)利用后的稱謂是“檔案材料”與“文獻(xiàn)”，從中可以看出“檔案材料”與“文獻(xiàn)”實(shí)際是同義詞。

從以上的梳理中可以看出，新《檔案法》對(duì)于檔案屬概念及組成成分的規(guī)定與表述，其中“歷史記錄”1處，“材料”4處。而“檔案材料”與“文獻(xiàn)”實(shí)際上就不是檔案的屬概念及組成成分了，而是“文獻(xiàn)”。從檔案整理的實(shí)際操作層面上看，組成檔案的歸檔成分概念是最重要的概念，只有明確了歸檔成分的概念，才能將應(yīng)當(dāng)歸檔的歸檔。而從對(duì)新《檔案法》梳理來看，新《檔案法》規(guī)定的組成檔案的歸檔成分概念為“材料”。

2 對(duì)《規(guī)則》有關(guān)檔案組成成分的規(guī)定與表述的梳理

《規(guī)則》作為文書檔案整理的檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從題名上看就體現(xiàn)出其有關(guān)檔案組成成分概念似乎是“文件”。但是，其對(duì)“歸檔文件”作為一個(gè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行了專門定義：“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。”也就是“歸檔文件”=“作為文書檔案保存的文件材料”，也就是“歸檔文件”=歸檔“文件材料”。那么，“文件材料”是表示“文件”和“材料”兩種事物呢？還是“文件材料”是一種事物呢？《規(guī)則》沒有做具體的進(jìn)一步解釋和定義，不得而知。還是梳理一下《規(guī)則》中的表述。

對(duì)于“文件”、“材料”和“文件材料”這三種表述，《規(guī)則》中除了“前言”、“范圍”、“定義”以及指的是其他東西（如“裝訂材料”）外，在《規(guī)則》中的“歸檔文件”都用了?！兑?guī)則》中用“文件”表述“歸檔文件”的有45處，如：“4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”。“5.1.1 件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件”?！癮）按年度分類將文件按其形成年度分類”;用“材料”表述“歸檔文件”的有1處，如：“5.1.1 件的構(gòu)成……簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件”;用“文件材料”表述“歸檔文件”的有2處，如：“6.1.1 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整”。“6.3.3 文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的”。除了“文件”、“材料”和“文件材料”這三種表述外，《規(guī)則》中還用了其他詞語(yǔ)表述“歸檔文件”，如：報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

從以上的梳理中可以看出，《規(guī)則》有關(guān)檔案組成成分的規(guī)定與表述，非常復(fù)雜，盡管使用最多的是“文件”概念，但是，明顯地可以看出“文件”概念不能統(tǒng)一其他“歸檔文件”的成分。而且，可以看出《規(guī)則》有關(guān)檔案組成成分的規(guī)定與表述是混亂的，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

另外，“歸檔文件”定義中的“文件材料”是有歧義的。從《規(guī)則》“5.1.1 件的構(gòu)成 歸檔文件一般以每份文件為一件?！?jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件”的規(guī)定來看，“文件材料”表示“文件”和“材料”兩種事物，都是歸檔的事物，都是組成檔案的成分。而從《規(guī)則》僅有的其他兩處使用“文件材料”概念的規(guī)定看又指的是另外的兩種事物。在“6.1.1 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整”的規(guī)定中表示的是記載文件內(nèi)容的物質(zhì)，而不是其文件內(nèi)容。而“6.3.3 文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的;擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變”的規(guī)定中表示的既不是記載文件內(nèi)容的物質(zhì)，也不是“文件”，也不是“材料”，有些像新《檔案法》中“檔案材料”的意思，也就是“文獻(xiàn)”的意思。

3 思考

3.1 《規(guī)則》的有關(guān)組成檔案成分概念應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一到新《檔案法》上。從以上的梳理分析中可以看出，新《檔案法》規(guī)定的組成檔案的歸檔成分概念為“材料”，雖然，新《檔案法》的法定檔案定義的屬概念是“歷史記錄”，兩者似乎并不一致，但是，在其他具體指代中只用了一個(gè)統(tǒng)一的概念術(shù)語(yǔ)“材料”，應(yīng)該說是專指的，并沒有引起歧義。而且，在這一點(diǎn)上新《檔案法》與1987版的《檔案法》是一脈相承的，并沒有任何改變。盡管“文件”作為檔案屬概念已經(jīng)相當(dāng)普遍，《檔案法》仍舊堅(jiān)持使用“材料”概念，應(yīng)該說是有深意的。

對(duì)于“材料”作為組成檔案的歸檔成分的概念或者屬概念的歷史實(shí)際上與“文件”一樣長(zhǎng)，可以追溯到20世紀(jì)四五十年代，《中國(guó)檔案》雜志的前身就是創(chuàng)刊于1951年5月的《材料工作通訊》。

“材料”這一概念在檔案界外明顯地認(rèn)知度較高，因而，新舊《檔案法》一以貫之地采用，也就在情理之中。采用“材料”這一概念對(duì)于貫徹落實(shí)《檔案法》有著積極的作用，因?yàn)?，《檔案法》不是讓學(xué)者們看的，而是要貫徹落實(shí)的，在貫徹落實(shí)時(shí)面對(duì)的是廣大涉及檔案工作的檔案界外人員，《檔案法》必須使用他們認(rèn)知的術(shù)語(yǔ)概念才能使他們了解《檔案法》，貫徹落實(shí)《檔案法》。

《規(guī)則》作為貫徹落實(shí)《檔案法》的國(guó)家檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，理應(yīng)在對(duì)待有關(guān)組成檔案成分概念上與《檔案法》一致，這樣既便于貫徹落實(shí)《檔案法》，也便于實(shí)施《規(guī)則》。因此，筆者建議將《規(guī)則》的有關(guān)組成檔案成分概念統(tǒng)一到新《檔案法》上，將“歸檔文件”改為“歸檔材料”，修改《規(guī)則》的名稱與其中的定義，將《規(guī)則》的名稱改為《歸檔材料整理規(guī)則》，將“歸檔材料”定義為：“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的材料，包括紙質(zhì)和電子材料?！?/p>

3.2 《規(guī)則》應(yīng)當(dāng)做到有關(guān)組成檔案成分概念的統(tǒng)一。從以上的梳理分析中可以看出，《規(guī)則》作為文書檔案整理的國(guó)家檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，其有關(guān)檔案組成成分的規(guī)定與表述是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，也就是不?biāo)準(zhǔn)，并沒有起到標(biāo)準(zhǔn)的作用，甚至可能引起混亂。因此，作為標(biāo)準(zhǔn)，尤其是國(guó)家檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，必須做到表述嚴(yán)謹(jǐn)，概念準(zhǔn)確統(tǒng)一，否則的話很難起到標(biāo)準(zhǔn)的作用?！兑?guī)則》有關(guān)組成檔案成分的概念在統(tǒng)一到《檔案法》的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)做到其本身內(nèi)部有關(guān)組成檔案成分概念的統(tǒng)一。一是概念統(tǒng)一。就是用一個(gè)概念來表示有關(guān)組成檔案成分的概念，也就是用“材料”來表示組成檔案成分的概念。二是沒有歧義。對(duì)于一些多義詞，容易引起歧義的，應(yīng)當(dāng)加限定詞以示區(qū)別。如，“材料”就是多義詞?！兑?guī)則》“6.1.1 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整”的規(guī)定，可改為：“歸檔材料裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的載體材料進(jìn)行修整”，加限定詞“載體”以示區(qū)別兩者的不同。三是表述嚴(yán)謹(jǐn)。就是在表述相關(guān)內(nèi)容中不能有紕漏。如，《規(guī)則》“4.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”。這里“遵循文件的形成規(guī)律”中的“文件”顯然不能代表“歸檔文件”，不嚴(yán)謹(jǐn)。為了照顧到相關(guān)檔案理論，可改為：“歸檔材料整理應(yīng)遵循文件等材料的形成規(guī)律”，將“文件”作為“材料”代表來表述。

4 結(jié)語(yǔ)

《歸檔文件整理規(guī)則》有關(guān)檔案屬概念及組成成分的規(guī)定與表述，不僅混亂不一致，而且與《檔案法》不統(tǒng)一，這對(duì)貫徹《檔案法》和做好檔案的整理工作都不利，因此，應(yīng)當(dāng)將《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)組成檔案成分概念統(tǒng)一到新《檔案法》上，就是用“材料”替代“文件”作為組成檔案成分的概念。這樣不僅與《檔案法》統(tǒng)一，而且能真正起到國(guó)家檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]何嘉蓀，史習(xí)人.對(duì)電子檔案必須強(qiáng)調(diào)檔案化管理而非歸檔管理[J].檔案學(xué)通訊，2005（03）：11-14.

[2]何嘉蓀：論電子文件生命周期[J].浙江大學(xué)學(xué)報(bào)，2001（04）：101-109.

（作者單位：開封大學(xué)人文學(xué)院 來稿日期：2021-08-20）