淺談檔案電子化現(xiàn)狀分析與應(yīng)用管理

摘要：電子檔案是個相對概念，它是相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言的。在檔案電子化管理實踐中，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理是關(guān)鍵。本文主要分析了電子檔案存在的意義、檔案電子化的管理現(xiàn)狀和優(yōu)缺點，并結(jié)合其特點提出如何提高檔案電子化的應(yīng)用管理和完善策略。

關(guān)鍵詞：檔案電子化;現(xiàn)狀分析;應(yīng)用管理

檔案電子化也可以稱之為檔案以電子形式存在，產(chǎn)生的資料也就是我們俗稱的電子檔案。電子檔案是個相對概念，它是相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言的，即通過手機、照相機、掃描儀等電子設(shè)備進行采集，以電子圖文、影像形式存儲在計算機中，它與紙質(zhì)檔案是相對應(yīng)的。當(dāng)前，在檔案電子化管理實踐中，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理是關(guān)鍵。在整合過程中，電子檔案與紙質(zhì)檔案如何匹配保管，如何減少檔案電子化潛在的風(fēng)險和提升檔案電子化的應(yīng)用作用，是目前檔案管理亟待解決的課題。

一、電子檔案存在的意義

電子時代已經(jīng)到來，人們記錄社會活動、工作實況往往通過照相、攝像等手段來完成，為此，照片、聲像、影像資料大量增加。所以人們利用這種科技手段，將有價值的資料進行電子存儲，制成電子文檔，這樣可以有效的減少存儲空間，快速的將文件資料進行分類存儲，不易受外界環(huán)境的影響，極大地方便了查找，也更加環(huán)保。檔案電子化具有提高檔案利用率、提高工作效率、增強安全管理水平、增強檔案信息時效性的現(xiàn)實意義。

二、檔案電子化的現(xiàn)狀分析

在機關(guān)事業(yè)單位中，檔案電子化這種新型手段，主要在文書檔案及人事檔案管理方面應(yīng)用比較廣泛。一直以來，雖然大家在不斷完善檔案電子化這項工作，但生成高質(zhì)量的電子檔案，還需要一個專業(yè)化的過程。當(dāng)前，檔案電子化的現(xiàn)狀是有一少部分單位把工作資料有序存入計算機中，形成了所謂的檔案電子化，能把電子檔案類別、類型分清，但還有一大部分單位的工作人員分不清什么是電子檔案。大家總是誤以為只有通過公文傳輸系統(tǒng)傳輸?shù)奈募?、上級部門郵寄的文件、紅頭文件才是檔案，或者認為人事任免手續(xù)、工資晉升表、年度考核材料等資料才是檔案，將它們分門別類存入電腦就能實現(xiàn)檔案電子化，殊不知，工作人員在工作過程中產(chǎn)生的影像資料也是檔案，它屬于電子檔案的重要組成部分。正是因為這些人認識上有誤區(qū)，造成了檔案管理的不規(guī)范。因此，保護檔案的完整性，能夠達到合理利用檔案資源，是當(dāng)前檔案管理的一項緊迫任務(wù)，更是實現(xiàn)檔案電子化高標準發(fā)展的重要內(nèi)容和前提條件。

三、檔案電子化的優(yōu)缺點

檔案電子化的優(yōu)缺點是相對于檔案紙質(zhì)化的優(yōu)缺點而言的，即電子檔案與紙質(zhì)檔案進行對比來區(qū)分的。

建立電子檔案的優(yōu)點。一是時效性強、周期短。建立電子檔案不同于建立紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案在檔案管理中需要耗費大量的人力物力，收集比較分散，周期較長。電子檔案的建立，滿足了人們對檔案時效性的追求。電子檔案采用科學(xué)技術(shù)手段，輕松拍攝，快速上傳，即減輕了勞動者的體力，又減少了收集的環(huán)節(jié)和時間。二是節(jié)約空間、成本低。電子檔案存檔過程都是通過計算機來完成的，存儲空間都在小小的計算機硬盤里，不占用自然空間，不浪費紙墨，使得存儲成本降低。三是便于登記、更智能。電子檔案登記快速，便于定稿排序，隨時修改訂正，登記方法科學(xué)，查詢便捷，體現(xiàn)了電子檔案的智能化。

檔案電子化的缺點。一是存儲硬件不穩(wěn)定。目前計算機硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代較快，一旦與軟件不匹配，電子檔案就會丟失。二是外部條件需要不斷革新。檔案電子化的自然因素、內(nèi)部因素和使用環(huán)境對其使用壽命都有影響，需要不斷進行革新，尤其是檔案管理軟件系統(tǒng)需要強大的科學(xué)技術(shù)支持來維持資料的穩(wěn)定保存。三是檔案內(nèi)容易被改動。電子檔案具有可改動性，真實可靠性不如紙質(zhì)檔案。

四、檔案電子化的應(yīng)用管理和完善策略

電子檔案的收集和管理在檔案實現(xiàn)電子化工作中占有重要地位，也是非常關(guān)鍵的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。電子檔案與紙質(zhì)檔案在自身特性、管理方法、保存環(huán)境等方面有較大不同，電子檔案若要長期應(yīng)用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性和電子載體的物理特性為依據(jù)進行維護。檔案電子化的優(yōu)點不容忽視，缺點亟待改進，如何做好檔案電子化管理工作？

一是加強宣傳引導(dǎo)，增強思想認知度。加大宣傳、有效引導(dǎo)、增強工作人員的思想認知度是提升檔案電子化管理水平的首要任務(wù)。我們要打破固有的思想和摒棄對數(shù)字檔案存在的諸多疑慮，充分認識檔案電子化存在的現(xiàn)實意義，深入了解檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)對未來工作的影響，建立檔案電子化管理工作的信心。

二是定期技術(shù)培訓(xùn)，增強檔案管理水平。檔案電子化工作的優(yōu)點很多，它將紙質(zhì)檔案電子化，使其接收便捷、歸檔及時，便于統(tǒng)一管理，能有效提高工作效率，但存儲介質(zhì)容易被破壞、信息容易被更改、數(shù)據(jù)容易丟失。因此，對電腦軟硬件存在環(huán)境要求較強，對工作人員的技能水平要求較高，需要定期對工作人員進行技術(shù)培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、素養(yǎng)培訓(xùn)、安全防范培訓(xùn)和軟硬件操作培訓(xùn)。首先，管理人員要進行專業(yè)化培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)章制度、法律法規(guī)，使用高效的電子檔案信息軟件管理系統(tǒng)，熟練軟件系統(tǒng)操作規(guī)程和方法，掌握硬件系統(tǒng)問題排查基本常識，以保證電子檔案的安全規(guī)范管理;其次，聘請專業(yè)的軟件和硬件系統(tǒng)維護專家，定期對系統(tǒng)軟件和硬件進行檢測維護，通過技能人才的技術(shù)手段對電子檔案的原始性進行鑒別，對檔案的穩(wěn)定性進行防護，以防止電子文檔被隨意改動和丟失。

三是完善歸檔制度，明確檔案收集范圍。為提升檔案電子化的準確性、完整性和真實性，使電子檔案管理工作做到有章可循，步入制度化、規(guī)范化管理的軌道，需要建立合理的電子檔案歸檔制度。首先，要明確規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間、歸檔電子材料質(zhì)量和數(shù)量;其次，要明確規(guī)定收集途徑、收集程序、收集方式和方法;最后，要明確規(guī)定如何進行分散管理和集中管理，以確保收集的價值。

四是注重檔案保管，做好電子文檔的安全防護。電子檔案的技術(shù)保管主要有兩方面組成，一個是對電子載體的保護，也就是保護電子檔案的存儲載體，即保護計算機的硬盤、可移動的硬盤、光盤、U盤等介質(zhì)。另一個是對保存環(huán)境的保護，也就是保護電子檔案的存儲環(huán)境，即對各種電子檔案存儲載體的運行環(huán)境和保管環(huán)境進行保護。我們要定期對各種載體進行檢測、維護，并做好登記。同時，注意檔案保管室的防火、防盜、防潮。規(guī)范電子檔案的收集、歸檔、整理和利用過程，對其真實性和安全性進行全方位保障。

在電子信息化高速發(fā)展的今天，重視電子檔案管理的同時，也不能忽視紙質(zhì)檔案的存在，若要實現(xiàn)檔案電子化的安全防護和管理工作，必須結(jié)合本地工作實際特點，利用科學(xué)的技術(shù)手段來為電子檔案和紙質(zhì)檔案服務(wù)，只有合理地開發(fā)各類檔案資源，達到電子檔案與紙質(zhì)材料的融會貫通，才能為檔案電子化管理工作順利開展奠定良好基礎(chǔ)，充分實現(xiàn)檔案管理工作的電子化、科學(xué)化、規(guī)范化，進而為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

作者簡介：姜雪，吉林省梅河口市就業(yè)服務(wù)局