市政工程檔案采集與管理問題及對策

趙波

摘要：在現(xiàn)階段的市政工程檔案采集與管理過程中，由于眾多因素的影響，致使檔案采集與管理過程存在一些問題。隨著城鎮(zhèn)化速度的加快，城市建設(shè)的步伐也在穩(wěn)步推進，而市政項目工程作為建設(shè)活動中的關(guān)鍵一環(huán)，保證其中的施工作業(yè)品質(zhì)已成為相關(guān)單位極為注重的內(nèi)容，而市政項目檔案在其中展現(xiàn)出極為關(guān)鍵的作用。文章探討了市政工程檔案采集與管理存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施，以此提高市政工程檔案管理的有效性，幫助檔案管理人員減少此類問題的產(chǎn)生。

關(guān)鍵詞：市政工程;檔案;采集;管理;問題;對策

引言

利于現(xiàn)實的角度來分析，市政項目已經(jīng)成為城市建設(shè)期間的關(guān)鍵構(gòu)成部分，倘若出現(xiàn)品質(zhì)隱患，那么就有可能導(dǎo)致嚴重的不良后果。而市政項目檔案作為記錄市政施工情況的關(guān)鍵資料，對市政工程能夠產(chǎn)生極為顯著的影響，所以務(wù)必要保證檔案的應(yīng)用成效。

1市政項目檔案在城建工作中的重要性

其一，市政檔案是城建活動的主要依據(jù)之一，當(dāng)前的城鎮(zhèn)規(guī)模日益擴大，并且綜合性也在持續(xù)增強，所以對市政項目工程的總體品質(zhì)也有了更高的要求。為了確保城市建設(shè)的正常進行，就需要明晰市政項目的實際情況，此時往往就需要查閱市政檔案。其二，通過市政檔案可以將城市建設(shè)期間的一些問題記錄下來，然后進行事后的探究，從中獲取經(jīng)驗與教訓(xùn)，為今后的城建工作形成參考。其三，在市政工程完工后還需要驗收方可投入使用，在這個環(huán)節(jié)之中，同樣也需要相關(guān)檔案作為依托。例如，在路燈單燈控制工程項目中，利用路燈工程檔案可將所涉及路段變壓器控制燈盞數(shù)等情況摸清核實，從而加快工程進度并保證工程質(zhì)量。

2市政工程檔案采集和管理中存在的問題

市政工程在實際的檔案采集和管理過程中，由于種種因素的影響，致使檔案采集和管理的有效性降低。（一）缺乏相應(yīng)的檔案采集和管理機制現(xiàn)階段，大多數(shù)的市政工程項目檔案信息采集和管理過程中沒有有效的采集機制和管理機制。由于機制的缺乏，導(dǎo)致相關(guān)工作人員在實際工作過程中無法根據(jù)所發(fā)生的問題作出快速反應(yīng)并解決，影響檔案采集和管理的有效性。除此之外，機制的缺乏，使工作人員在工作期間無法按照規(guī)定的流程開展工作，只能根據(jù)自身的經(jīng)驗進行檔案采集以及管理。當(dāng)自身經(jīng)驗不能滿足整個工作流程的要求，就會導(dǎo)致問題發(fā)生，產(chǎn)生錯誤，使整個工作的有效性進一步降低，可能會出現(xiàn)市政工程信息采集不準確，或者出現(xiàn)檔案管理中未能及時歸檔的問題，對市政工程檔案信息采集和管理造成嚴重影響。（二）缺乏先進的檔案采集手段和管理措施現(xiàn)階段，大多數(shù)市政工程檔案信息采集和管理仍采用傳統(tǒng)的方法，采集手段和管理手段都十分落后，仍采用人工管理以及手動操作的方式進行。特別是在信息采集和檔案管理過程中，沒有引入信息技術(shù)手段，導(dǎo)致檔案信息采集效率無法提升。比如，檔案信息采集過程中，相關(guān)工作人員需要用紙和筆對整個工程的信息進行記錄和采集，在采集完成以后才能整理，制作相應(yīng)的檔案，整個過程十分慢，造成大量的時間浪費。檔案管理方面存在管理模式落后、管理效率低的問題。需要對檔案進行查詢、檢索和利用時，只能根據(jù)檔案管理書架的編號和分類進行查詢，這種查詢效率十分低，甚至在管理過程中會因為周圍環(huán)境因素的影響造成檔案出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，影響管理的有效性。

3市政工程檔案采集與管理

3.1建立相應(yīng)的檔案采集機制和管理機制

機制作為工作過程中重要的依據(jù)，相應(yīng)的政府部門在市政工程信息采集和管理過程中，需要根據(jù)不同方面的工作，建立相應(yīng)的機制。確保工作人員在工作過程中遇到新問題時，可以依據(jù)相應(yīng)的機制，以達到快速解決問題的目的。同時，機制的存在可以督促工作人員在工作過程中以認真高效率的工作態(tài)度進行工作，確保整個工作的有效性得以提升，避免市政工程信息采集和檔案管理中存在的問題對整個工程檔案信息采集和管理產(chǎn)生不利的影響[3]。

3.2引入先進的信息技術(shù)進行檔案信息的采集和管理

現(xiàn)階段，信息技術(shù)對時代的高速發(fā)展起著非常重要的作用。而在市政工程檔案信息采集和管理方面引入信息技術(shù)，可以有效提高整體工作的效率和質(zhì)量。比如，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，在市政工程檔案信息采集過程中可以通過視頻拍攝或者錄音的方式記錄相關(guān)的市政工程信息，這樣能夠有效避免使用紙和筆所帶來的信息采集效率低下，同時也能夠為檔案的制作提供相應(yīng)的依據(jù)和參考，從而提升檔案制作的效率。在檔案管理過程中，通過建立全面的信息管理平臺，引入計算機系統(tǒng)進行檔案的高效管理，在查詢相關(guān)檔案時能夠做到快速、精確、有效定位，實現(xiàn)檔案管理有效性提升。

3.3提升市政項目檔案應(yīng)用效果的措施

鑒于市政項目檔案在城建活動中的關(guān)鍵作用，提升其應(yīng)用效果意義重大。具體來說，可以從如下兩方面著手 ：一方面要加強檔案管理人員的技能和素養(yǎng)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定時對檔案管理人員進行培訓(xùn)，讓其明晰市政檔案的重要性，同時增強自身的檔案管理能力，確保檔案管理的水準，如此一來，才能夠保證市政檔案在城建活動中發(fā)揮出更為全面的效用。另一方面應(yīng)當(dāng)加強信息化技術(shù)的運用，換言之，就是借助于技術(shù)手段創(chuàng)建出信息化檔案管理平臺，確保市政檔案的完善性、及時性、便捷性，進一步發(fā)揮出市政檔案在城建工作中的作用。

3.4制定完善的管理機制

在城市建設(shè)過程中，很多市政項目都應(yīng)得到相應(yīng)的管理，這樣才能夠確保其效用得以發(fā)揮，因而就需要嚴謹、完善的管理機制作為依托?，F(xiàn)階段很多單位在制定管理機制時經(jīng)常會出現(xiàn)與現(xiàn)實情況不相符的問題，而通過市政檔案的運用則可以有效地防范此種情況。換言之，利用市政檔案對各類市政工程予以全面探析，在此基礎(chǔ)上再去制定管理機制，有利于確保機制能夠落到實處。

3.5提高工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素養(yǎng)

通過在工作過程中提高工作人員的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)，有利于工作人員在信息采集過程中提高采集效率，采集出更多有效的信息進行檔案的制作[4]。同時，確保工作人員加強對檔案的保存以及管理，通過熟練掌握計算機操作技術(shù)，確保能夠使用計算機進行檔案查詢以及管理、存儲等不同操作，不僅可以提高檔案管理工作效率，還能提高市政工程的項目質(zhì)量，對后期市政工程的開展以及下一階段的發(fā)展提供有力支持。通過聘請專業(yè)人員進行指導(dǎo)與教育，從而達到提升工作人員技術(shù)水平的目的，推進市政工程檔案事業(yè)的發(fā)展。

結(jié)束語

總之，在市政工程檔案采集和管理過程中，通過應(yīng)用不同的方法和措施，可以有效提高檔案采集和管理的有效性。比如，通過相關(guān)機制的建立，引入信息技術(shù)手段及提升工作人員技術(shù)水平，都能夠顯著提高市政工程檔案采集和管理的有效性，減少相關(guān)問題的產(chǎn)生，確保市政工程檔案信息采集準確、快速以及管理的質(zhì)量，以此達到促進市政工程發(fā)展的目的。

參考文獻

[1]劉常林.市政工程施工檔案管理存在的問題和對策研究[J].工程技術(shù)研究，2020，5（01）：158-159.

[2]劉穎.市政工程檔案采集和管理的問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：181.

[3]吳麗珍.簡析市政工程檔案管理存在的問題和對策[J].中華建設(shè)，2018（05）：76-77.

[4]吉才妮.市政工程檔案采集和管理問題探究[J].城建檔案，2018（01）：38-39.