基于管理體制視角的區(qū)縣城建檔案工作研究

王晴月

摘要：本文介紹了區(qū)縣城建檔案工作管理體制現狀，指出區(qū)縣城建檔案工作的重要性，從管理體制的角度出發(fā)，認為區(qū)縣城建檔案工作存在對城建檔案工作缺乏整體性認識、工作人員職業(yè)滿意程度不高、文化職能薄弱等問題，并從加強溝通交流、培訓教育和文化開發(fā)等方面提出對策建議。

關鍵詞：城建檔案 管理體制 區(qū)縣

區(qū)縣城建檔案工作是整個城建檔案工作中的重要一環(huán)。在社會發(fā)展過程中，特別是隨著城鎮(zhèn)化和信息化的推進，區(qū)縣城建檔案工作面臨諸多變革和挑戰(zhàn)。本文注重區(qū)縣城建檔案工作中的管理特質，從管理體制的視角出發(fā)，分析區(qū)縣城建檔案工作存在的主要問題并提出相應對策。

一、區(qū)縣城建檔案工作管理體制現狀

（一）形成脈絡

20世紀80年代，各地城建檔案工作逐漸恢復開展，成立各市城市建設檔案館。隨著城市建設的開展，從80年代末開始，區(qū)縣一級城建檔案工作更加注重制度化、規(guī)范化。各區(qū)縣根據自身情況，大多以成立城建檔案室的形式，建立區(qū)縣城建檔案管理機構，經過多年發(fā)展，多數區(qū)縣城建檔案室升級成為城建檔案館，城建檔案工作在區(qū)縣一級得到正式確立。當行政區(qū)劃調整或設立新區(qū)時，也會有城建檔案工作相應安排，確保區(qū)縣城建檔案工作的順利開展。

（二）隸屬關系

在隸屬關系方面，區(qū)縣城建檔案管理機構一般隸屬于建設或規(guī)劃主管部門。已升級成檔案館的對外稱區(qū)（縣）城建檔案館，對內是主管局的一個下屬事業(yè)單位或科室，個別區(qū)縣城建檔案室屬于其主管局綜合檔案室或與綜合檔案室并列屬于主管局辦公室。

（三）內部管理

在內部管理方面，各區(qū)縣城建檔案管理機構大多按照業(yè)務流程，設置專門科室或個人負責城建檔案征集、整理、利用等檔案管理各環(huán)節(jié)。也有的區(qū)縣按照現實條件和需要，以對外和對內為標準，劃分工作職責，設置人員負責需要對外的城建檔案征集查詢以及對內的管理工作。

二、區(qū)縣城建檔案工作的重要性

（一）聯結城鄉(xiāng)的橋梁

區(qū)縣在科層制管理體制中的位置決定了區(qū)縣一級機構要在做好本級行政區(qū)劃范圍內具體業(yè)務工作的基礎上承上啟下，接受上級的監(jiān)督，做好下級的指導。城建檔案在內容上的特殊性又使得區(qū)縣城建檔案管理機構成為城市建設檔案事實上的承接者?？茖又浦性傧乱患壍拇彐?zhèn)在建設過程中形成的村鎮(zhèn)建設檔案與城市建設檔案在范圍和內容上有較大不同。區(qū)縣城建檔案管理機構還負責對村鎮(zhèn)建設檔案工作進行業(yè)務指導。城和鄉(xiāng)兩級建設檔案工作，各有不同側重點，匯集在此，使區(qū)縣城建檔案機構成為聯結城鄉(xiāng)建設檔案工作的關鍵節(jié)點。

（二）服務基層的支撐

城市規(guī)模的擴大同時提升了公眾對公共服務的要求，最基本的便是對空間分布的要求，要求其更便利可達。區(qū)縣城建檔案管理機構處在當地城建檔案工作的一線，征集、接收城建檔案并提供利用服務，是公共服務的一部分。很多區(qū)縣城建檔案管理機構參與公共服務改革，將面向公眾的服務部分與其他單位的公共服務一道，進駐當地行政服務中心，成為城建檔案服務公眾的一個窗口。特別是遠郊縣，更在其行政區(qū)劃范圍內強化服務角色。

三、區(qū)縣城建檔案工作存在的主要問題

管理體制雖然抽象，卻切實地影響著機構的運轉和人員的思維，進而影響整體區(qū)縣城建檔案工作的效率和質量。

（一）對城建檔案工作缺乏整體性認知

隨著信息技術的日新月異和社會分工的逐步細化，單純依靠檔案部門自身，難以構建高效的公共服務集成模式。[1]作為公共部門，便要守護公共利益，提供公共服務。城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設和管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，從立項，到規(guī)劃、建設施工、竣工驗收，直至運維管理，涉及眾多組織和專業(yè)。城建檔案是其中之一，要承擔記錄、服務全程的責任。這就要求城建檔案工作要從整體出發(fā)，秉持全局觀。

不管是分屬規(guī)劃系統(tǒng)還是建設系統(tǒng)，城建檔案管理機構只是整個規(guī)劃、建設和管理全流程鏈條中的一環(huán)，但在龐大的管理系統(tǒng)中，又不可避免地處在更近于主管部門的位置，因此，對城建檔案的認識容易偏離規(guī)劃或建設方向，與全流程鏈條中的其他相距較遠的組織和專業(yè)，如立項、運維等，聯系不夠，相互了解不深，從而導致對整體的把握不足。如今城建檔案館的服務對象依然主要是各規(guī)劃、建設系統(tǒng)部門與房地產公司等組織機構。[2]這種偏頗無論是對自身館藏建設還是對全流程中與其他檔案部門的合作，都可能產生不良的影響。

（二）職業(yè)滿意度不高

城鄉(xiāng)建設的快速發(fā)展伴隨著大量的城建檔案工作。然而，區(qū)縣城建館（室）的人數沒有同步增長。即使在非核心業(yè)務外包的情況下，工作負荷量增長也是不可否認的事實。同時，城建檔案作為科技檔案的一種，其應用對規(guī)劃、建設等相關專業(yè)知識要求較高，與日常生活相距較遠，單個個體或組織利用頻率不高，不易發(fā)展出直觀的職業(yè)認同。此外，區(qū)縣城建檔案管理機構人事管理情況相對復雜，長期存在人、編、崗錯位情況。館室定位不清，使得較少對城建檔案工作崗位的職業(yè)發(fā)展道路和要求做出明確的規(guī)定或者提供幫助，大多依靠工作人員自己摸索。多種因素的疊加，導致區(qū)縣人員職業(yè)滿意度不高。

（三）文化職能薄弱

檔案職業(yè)主體概念界定中存在的分歧之一是工作職能上的分歧，即檔案職業(yè)主體是從事行政活動還是從事檔案管理活動，抑或兩者兼而有之。[3]現代社會，檔案工作成了社會秩序改良中借助的有效手段。[4]城建檔案管理機構的工作實踐，融合了多種角色。督促、指導參建單位形成、收集、整理文件，接收建設單位移交的檔案，在工程竣工驗收中發(fā)表城建檔案管理部門意見等，實質上發(fā)揮了一定的行政管理的作用。

區(qū)縣城建檔案管理機構在建設單位檔案驗收和檔案管理上能順利進行，而在文化職能方面相對薄弱。區(qū)縣很少有專門的文化展示空間，如陳列室、展覽室或者展示墻等，絕大多數是零散掛在墻上的寥寥幾張宣傳招貼，公眾能接觸到的區(qū)縣城建檔案管理機構的空間與其他行政單位無甚差異，常常沒有組織或作為主要承辦方參與過相近主題的文化宣傳活動，僅在個別時候提供素材支持，宣傳材料也較少更新。同時還存在缺少網頁、官方微博、官方微信等對外宣傳方式。很少組織制作專題片、宣傳片等有較強傳播效果的編研成果。對公眾來說，區(qū)縣城建檔案管理機構幾近沉默。

四、提升區(qū)縣城建檔案工作的對策建議

雖然現行管理體制可能會給區(qū)縣城建檔案工作帶來一些非設計之初的影響，但也正是這套管理體制落實了法律法規(guī)對區(qū)縣城建檔案工作的要求，保證了區(qū)縣城建檔案工作的正常開展，守護了區(qū)縣一級共同的建設記憶。我們應正視管理體制的影響，因勢利導，在工作實踐中做出適應性調整，將區(qū)縣城建檔案工作做精做實。

（一）積極溝通交流拓寬工作視野

檔案工作與所記錄的實踐活動有一定的距離。要做好檔案工作，就必須準確認識和理解實踐活動，評估所形成的記錄的價值。自然地，要理解城建檔案，則須將城建活動放在社會大背景下理解，將視野放寬，不能僅局限于一隅，注意與周圍相關要素的互動碰撞，在一個能動的、發(fā)展的狀態(tài)下去理解。

區(qū)縣城建檔案機構直接面對建設活動中的參與者，給出的指導意見應當具有客觀性和實踐操作性。所以，區(qū)縣城建檔案機構要積極主動地與城建活動中的各方保持溝通交流，了解它們所處的狀態(tài)。其中不僅包括參建單位，還包括行政管理部門、技術服務提供商、中介機構等?？梢越贤ń涣鳈C制，通過座談會、函詢、調研等各種方式，定期組織信息匯總，培養(yǎng)習慣，營造氛圍。

另外，區(qū)縣城建檔案機構還要關注自身發(fā)展，研判區(qū)域內城建檔案工作形勢，做好規(guī)劃。多與綜合檔案館、市城建檔案館、其他區(qū)縣城建檔案館、其他專業(yè)檔案館等進行溝通交流，強化館的意識，找準對標對象，以追求專業(yè)檔案館的素質。檔案館不再是一個單純的館藏機構，而是隨著信息網絡技術的發(fā)展，轉化為面向公眾的窗口和向社會公眾傳遞信息的門戶。[5]

（二）夯實專業(yè)實力提升職業(yè)滿意度

有調查表明，93%的被調查者認為需要不斷學習新知識，才能適應現在的檔案工作。[6]區(qū)縣城建檔案工作人員也在平時的工作中表現出比較強烈的培訓欲望，但對于培訓內容、培訓形式、培訓頻率等關于培訓的細節(jié)卻沒有相對明確的想法。這說明工作人員對城建檔案工作及自身知識體系認識不夠清晰，這從另一個側面證明了培訓的必要性。檔案專業(yè)培訓沒有形成一個行之有效的、完整的培訓體系，基本是由檔案行政管理部門或者檔案學會不定期地組織一些上崗培訓或者專題培訓，但這些培訓缺乏系統(tǒng)性和針對性，與實際工作融合程度比較低。[7]

區(qū)縣城建檔案機構通常人數比較少，單靠機構扭轉培訓現狀，無論是精力還是財力上都不合適。區(qū)縣城建檔案機構可以利用現行管理體制的優(yōu)勢，向主管部門、綜合檔案館等業(yè)務指導部門等人數較多、培訓需求更多元的關聯單位爭取培訓資源。同樣，區(qū)縣城建檔案機構也可以將眼光轉向內部，讓工作人員通過審視自己的工作、在機構內部介紹自己的工作重點難點等方式，達到以教帶學，教學相長的目的。

（三）深挖文化特色打造檔案名片

公共文化是公共服務和公共生活的重要部分。公眾對檔案館的認識也逐漸從保管機構向保管機構和文化空間過渡。區(qū)縣城建檔案機構保存建設記憶，提供城鄉(xiāng)公共文化服務，開發(fā)區(qū)縣城建檔案文化有其必然性。這不僅是區(qū)縣城建檔案業(yè)務建設、公共文化和共同記憶的完整，更是深化區(qū)域文化認同、凝聚區(qū)域力量的完整。同時，也是對社會進行城建檔案重要性的宣傳和教育，從而能夠更好地推進城建檔案工作。區(qū)縣城建檔案機構應將此作為一項重要工作，從思想上重視起來，選定主題，制定工作目標，梳理館藏檔案，深入挖掘，形成多種形式的編研成果?；诔墙n案的資源優(yōu)勢，這些區(qū)縣城建檔案編研成果將帶有明顯的特色，是區(qū)縣城建檔案機構在規(guī)劃、建設和管理系統(tǒng)的特色標識。

注釋及參考文獻：

[1]王運彬，王曉妍，陳淑華，等.公共服務集成視域下檔案部門的協同合作與服務轉型[J].檔案學研究，2020（4）：56-63.

[2]李文鴻.城建檔案知識集成服務模式研究[J].北京檔案，2020（7）：33-35.

[3]楊光.社會分工視野下檔案職業(yè)主體概念的界定[J].檔案管理，2017（5）：16-19.

[4]徐辛酉.論檔案事業(yè)的演進形態(tài)[J].圖書與情報，2019（6）：111-117.

[5]孫馨陽，倪麗娟.智慧城市背景下檔案信息資源建設研究[J].北京檔案，2019（5）：13-16.

[6]朱玉清.我國檔案在職繼續(xù)教育培訓需求實證研究[J].檔案學研究，2015（6）：83-89.

[7]譚彩敏.我國檔案職業(yè)資格證書制度發(fā)展取向之思考：基于美國檔案職業(yè)資格證書制度與英國國家職業(yè)資格證書制度的比較[J].檔案管理，2015（4）：15-18.

作者單位：南京市城市建設檔案館