核電企業(yè)電子文件制度體系研究

查鳳華

摘要：制度是電子文件科學(xué)管理的準(zhǔn)繩。本文依據(jù)國(guó)家電子文件管理的法規(guī)政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，基于頂層設(shè)計(jì)方法分析核電企業(yè)電子文件管理的制度框架，從核電企業(yè)電子文件管理的實(shí)際業(yè)務(wù)需求出發(fā)，提出核電企業(yè)電子文件管理制度體系的層級(jí)結(jié)構(gòu)和分類(lèi)方法，并進(jìn)一步從管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)三個(gè)維度，細(xì)化制度文件在內(nèi)容編制方面的關(guān)聯(lián)性和互補(bǔ)性，為核電企業(yè)建立健全電子文件制度體系建言獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：核電企業(yè) 電子文件制度

一、引言

核安全是核電生命線(xiàn)，核電企業(yè)文件檔案管理存在復(fù)雜性、系統(tǒng)性、集成性、連續(xù)性等特點(diǎn)，這些對(duì)檔案管理提出新要求[1]。但現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，核電企業(yè)電子文件管理制度體系建設(shè)滯后于文檔管理系統(tǒng)建設(shè)，紙質(zhì)和電子混用的文檔管理制度體系，束縛了電子文件規(guī)范化管理。由此，核電企業(yè)有必要在文檔管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館建設(shè)之初，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開(kāi)展電子文件制度體系的整體設(shè)計(jì)，建立覆蓋核電企業(yè)管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)的全方位的電子文件制度體系，并在信息系統(tǒng)建設(shè)、業(yè)務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行，是核電企業(yè)開(kāi)展電子文件單軌制管理的迫切任務(wù)。

二、制度體系的框架

核電企業(yè)業(yè)務(wù)的復(fù)雜性、流程的規(guī)范性和管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，對(duì)核電企業(yè)制度體系的建設(shè)提出嚴(yán)格的要求。核電企業(yè)一直以來(lái)都比較重視制度規(guī)范的建設(shè)，特別是在文件檔案管理領(lǐng)域，已經(jīng)形成了涵蓋“規(guī)定、制度、細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”的四級(jí)文檔管理制度體系。但是，現(xiàn)有制度文件在電子文件長(zhǎng)期保存、數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)行、支撐電子文件電子化業(yè)務(wù)開(kāi)展等方面較為薄弱。究其原因主要是以往的制度文件是以紙質(zhì)為主、電子為輔的“補(bǔ)丁式”制度建設(shè)模式。需要重點(diǎn)研究和思考電子環(huán)境下，以電子為主、紙質(zhì)為輔的文件檔案管理的制度框架，以適應(yīng)當(dāng)前業(yè)務(wù)的科學(xué)、有效和規(guī)范開(kāi)展。

（一）制度體系層級(jí)結(jié)構(gòu)

依據(jù)核電企業(yè)文件檔案管理的業(yè)務(wù)實(shí)際和信息化系統(tǒng)建設(shè)特點(diǎn)，電子文件管理制度體系層級(jí)，自頂向下分為四級(jí)：規(guī)定、制度、細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。規(guī)定主要用于明確電子文件管理的體制機(jī)制和全局性要求；制度主要明確電子文件各相關(guān)責(zé)任部門(mén)的職責(zé)、業(yè)務(wù)要求和工作流程等；細(xì)則需要對(duì)具體制度文件執(zhí)行和操作的具體細(xì)化，是制度文件的程序化和業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的基本規(guī)程；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范則是側(cè)重于系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行的工作要求、數(shù)據(jù)接口和實(shí)現(xiàn)技術(shù)規(guī)范。

（二）制度體系分類(lèi)方法

在制度體系分類(lèi)方面，錢(qián)毅提出電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系可以按照管理、資源、技術(shù)三個(gè)視圖進(jìn)行細(xì)分[2]。國(guó)家檔案局在檔案信息化實(shí)施綱要中，明確提出，要構(gòu)建“資源體系”“利用體系”“安全體系”三個(gè)體系。核電企業(yè)可基于檔案“三個(gè)體系”管理理念，并依據(jù)核電企業(yè)的實(shí)際特點(diǎn)，增加基礎(chǔ)支撐類(lèi)制度，構(gòu)建核電企業(yè)電子文件制度體系，按照內(nèi)容劃分為以下四個(gè)類(lèi)別。

1、基礎(chǔ)支撐：主要包括核電電子文件管理規(guī)定、核電電子文件術(shù)語(yǔ)等。

2、資源體系：主要包括資源描述、資源獲取、資源管理。其中，資源描述主要是核電元數(shù)據(jù)管理、核電元數(shù)據(jù)管理規(guī)范等；資源獲取主要指核電電子文件收集、歸檔、移交；資源管理主要指核電電子文件存儲(chǔ)格式、傳統(tǒng)載體數(shù)字化管理、核電專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子檔案管理等。

3、利用體系：主要包括核電電子文件利用、編研和評(píng)價(jià)。

4、安全體系：主要包括傳統(tǒng)載體數(shù)字化管理及數(shù)字檔案館建設(shè)當(dāng)中的實(shí)體安全和信息安全。

三、制度體系的構(gòu)建

為了保障核電電子文件制度體系的兼容性和擴(kuò)展性，除了重點(diǎn)設(shè)計(jì)電子文件制度的框架體系，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)延伸需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)擴(kuò)展和定期更新，以滿(mǎn)足電子化、單軌制模式下的電子文件管理業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。對(duì)于不同層級(jí)制度文件，需要重點(diǎn)考慮制度文件之間內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性、兼容性和互補(bǔ)性，避免重復(fù)、沖突。

（一）確定制度文件明細(xì)表

以某核電企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)為例，按照“基礎(chǔ)支撐、資源體系、利用體系、安全體系”四個(gè)類(lèi)別和“規(guī)定、制度、細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范”四個(gè)層級(jí)，制定核電企業(yè)電子文件制度文件，明確每個(gè)制度文件的框架和內(nèi)容框架，以支持核電企業(yè)開(kāi)展電子文件的科學(xué)、有效管理。其他企業(yè)在制定電子文件制度文件時(shí)，可結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)進(jìn)行個(gè)性化處理，以滿(mǎn)足企業(yè)自身業(yè)務(wù)的獨(dú)特性。

（二）制度內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性處理

制度文件之間關(guān)聯(lián)性處理是制度體系框架設(shè)計(jì)的關(guān)鍵，需要在橫向和縱向兩個(gè)維度對(duì)制度進(jìn)行關(guān)聯(lián)性處理，如《核電電子文件管理規(guī)定》，從總體上描述電子文件收集、整理、歸檔、鑒定、開(kāi)發(fā)利用、系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)，內(nèi)容較為宏觀(guān)，當(dāng)涉及具體內(nèi)容時(shí)，還需要直接參見(jiàn)《核電電子文件收集與整理》《核電電子文件歸檔管理》《核電電子檔案鑒定與處置管理》等；而在同層級(jí)制度之間，如《核電電子文件應(yīng)急與數(shù)據(jù)恢復(fù)細(xì)則》《核電電子文件存儲(chǔ)和備份細(xì)則》，需要處理其業(yè)務(wù)流程的相互銜接和職能分工。通過(guò)制度文件之間的關(guān)聯(lián)性處理，既保證制度之間的內(nèi)容完整性，又兼具制度的表述簡(jiǎn)潔性。

（三）制度內(nèi)容的兼容性處理

為了保持核電企業(yè)電子文件制度體系的完整性，編者從本制度完整性出發(fā)，會(huì)出現(xiàn)多個(gè)制度描述同一對(duì)象。原則上，需要保證制度內(nèi)容之間盡可能不重復(fù)、不矛盾。如《核電電子文件分類(lèi)及歸檔范圍》《核電電子文件歸檔管理》《核電數(shù)碼照片歸檔與管理》三者之間不僅有關(guān)聯(lián)性，還有兼容性?！逗穗婋娮游募诸?lèi)及歸檔范圍》側(cè)重電子文件分類(lèi)、歸檔范圍和保管期限；《核電電子文件歸檔管理》側(cè)重電子文件歸檔總體要求；當(dāng)涉及某種類(lèi)型電子文件時(shí)，如數(shù)碼照片采集、歸檔要求，引用《核電數(shù)碼照片歸檔與管理》；當(dāng)涉及具體分類(lèi)及歸檔范圍時(shí)，引用《核電電子文件分類(lèi)及歸檔范圍》。這樣既保證制度之間內(nèi)容連貫性，又避免涉及相關(guān)內(nèi)容變化時(shí)需要更新其他相關(guān)制度。

（四）制度內(nèi)容自動(dòng)執(zhí)行的處理

核電企業(yè)通過(guò)信息化手段，將制度各章節(jié)編制結(jié)構(gòu)化，形成術(shù)語(yǔ)、責(zé)任、引用文件、流程、管理要求等知識(shí)庫(kù)，不同制度之間以知識(shí)圖譜形式實(shí)現(xiàn)相互關(guān)聯(lián)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)不同制度針對(duì)同一術(shù)語(yǔ)有不同定義時(shí)，主動(dòng)提醒用戶(hù)進(jìn)行辨識(shí)，以技術(shù)手段發(fā)現(xiàn)制度之間關(guān)聯(lián)和矛盾。將制度內(nèi)容以結(jié)構(gòu)化方式嵌入信息系統(tǒng)，當(dāng)需要修訂時(shí)，自動(dòng)顯示當(dāng)前可編輯的文件，便于編者快速修訂，最大限度地降低主觀(guān)性，提高系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行的客觀(guān)性。將制度結(jié)構(gòu)化嵌入到電子文件管理系統(tǒng)中，使電子文件制度與信息系統(tǒng)深度契合，這是電子文件單軌制業(yè)務(wù)拓展與延伸的一個(gè)新方向。

四、制度體系實(shí)施路徑

（一）加強(qiáng)制度體系頂層設(shè)計(jì)

電子文件制度體系建設(shè)是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程，隨著檔案信息化的不斷深入、業(yè)務(wù)檔案管理水平不斷提高以及標(biāo)準(zhǔn)化需求的改變，電子文件制度體系需要逐步完善，需要結(jié)合國(guó)內(nèi)電子文件標(biāo)準(zhǔn)化工作的最新需求，動(dòng)態(tài)維護(hù)核電企業(yè)電子文件制度體系。“自頂向下”是核電企業(yè)制度體系設(shè)計(jì)的基本原則。首先，建立電子文件管理綱領(lǐng)性制度。其次，建立電子文件安全管理及保密制度、電子文件應(yīng)急處置制度，補(bǔ)齊電子文件安全保障體系建設(shè)短板。再次，建立細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，例如系統(tǒng)接口規(guī)范、四性檢測(cè)技術(shù)規(guī)范、電子簽名技術(shù)規(guī)范。最后，建立電子文件單套制及長(zhǎng)期保存管理制度，并制定細(xì)化的技術(shù)規(guī)范。

（二）遵循法規(guī)制度要求

國(guó)家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是核電企業(yè)電子文件管理制度體系建設(shè)的基本依據(jù)，從微觀(guān)上，核電企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建自成體系的電子文件管理制度，同時(shí)應(yīng)符合宏觀(guān)層面提出的電子文件管理制度要求，遵守“系統(tǒng)間相互協(xié)調(diào)”的基本原則。另外，需要充分利用內(nèi)外部環(huán)境中的有利條件，巧借時(shí)機(jī)開(kāi)展文件檔案制度變革創(chuàng)新。既要關(guān)注上級(jí)單位和公司信息化建設(shè)、智慧電站建設(shè)、數(shù)字化轉(zhuǎn)型等契機(jī)，適時(shí)完善文件檔案管理制度，又要充分利用國(guó)家頒布新的檔案法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)機(jī)，及時(shí)修改完善核電企業(yè)電子文件制度體系。

（三）樹(shù)立“三全”管理理念

為滿(mǎn)足核電企業(yè)電子文件長(zhǎng)期保存及單軌運(yùn)行，核電企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制基于電子文件長(zhǎng)期保存及單軌運(yùn)行的管理系統(tǒng)及對(duì)應(yīng)制度體系，建立良好電子文件管理文化氛圍，以引導(dǎo)核電企業(yè)電子文件管理工作科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)和有效地開(kāi)展。遵循國(guó)家文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立以專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化與智能化為基本特征，以“三全”管理理念（全員管理、全程管理、全域管理）為主的核電企業(yè)電子文件制度體系。一方面進(jìn)行合理管控，堅(jiān)持文件檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的基本要求。另一方面實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，按照PDCA循環(huán)（計(jì)劃—實(shí)施—評(píng)價(jià)—改進(jìn)）對(duì)電子文件制度體系進(jìn)行動(dòng)態(tài)完善。

（四）實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)融合管理

按照多元治理理念，將電子文件管理要求融入核電企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)。按照“制度—流程—系統(tǒng)”三位一體融合管理理念，對(duì)電子文件制度內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，要同時(shí)考慮前端業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生電子文件的要求，以及檔案后端全生命周期的全過(guò)程管理，從管理、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)等方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理，保持文件檔案管理的業(yè)務(wù)連續(xù)性、標(biāo)準(zhǔn)一致性，支持文件檔案一體化集成管理。一是從電子文件相關(guān)制度程序修改完善入手，進(jìn)行制度審查修訂；二是對(duì)涵蓋各類(lèi)型文件檔案管理制度進(jìn)行針對(duì)性修訂，突出電子文件的管理舉措；三是同步修訂文件檔案領(lǐng)域以外的相關(guān)制度文件。

（五）雙軌并行按需發(fā)展

核電企業(yè)短時(shí)期內(nèi)還難以全部實(shí)現(xiàn)文件的單套制和單軌制管理，雙軌制還將繼續(xù)并行一定的時(shí)間期限，在電子文件制度體系建設(shè)時(shí)，需要注重與原有文件檔案制度體系的互相補(bǔ)充，而非“另起爐灶”重新建設(shè)一套電子文件管理制度。電子文件制度體系是對(duì)企業(yè)文件檔案制度體系的拓展，拓展后的文件檔案制度體系需要覆蓋各業(yè)務(wù)部門(mén)形成的各種格式、載體的有價(jià)值的文件和檔案，確保對(duì)歷史、現(xiàn)在和未來(lái)所有的檔案實(shí)現(xiàn)集成管理，做到流程全覆蓋、種類(lèi)全覆蓋和業(yè)務(wù)部門(mén)全覆蓋。當(dāng)然，電子文件制度體系內(nèi)容的建設(shè)，需要能夠隨著業(yè)務(wù)類(lèi)型的擴(kuò)展而動(dòng)態(tài)調(diào)增，確保制度的適用性和有效性。

五、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，核電企業(yè)電子文件管理正在由雙套制向單套制甚至單軌制轉(zhuǎn)變，核電企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢(shì)不可擋，電子文件的單套制管理要求電子文件管理應(yīng)具備“完備的管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范”。建立相對(duì)獨(dú)立完整的電子文件制度體系是單套制歸檔和保存的支撐前提，并與核電企業(yè)現(xiàn)有文件檔案管理體系相互融合、相互補(bǔ)充。

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作者單位：江蘇核電有限公司