飼料科技檔案管理工作內(nèi)容和解決對策

付 賀，劉 玥

（衡水學(xué)院，河北衡水 053000）

1 飼料企業(yè)科技檔案管理的主要工作內(nèi)容

企業(yè)科技檔案管理是指企業(yè)在進(jìn)行科技研發(fā)、產(chǎn)品銷售、生產(chǎn)經(jīng)營及日常管理活動(dòng)中形成的具有一定參考價(jià)值的科學(xué)技術(shù)資源及文件資料，反映了企業(yè)科研水平和整體實(shí)力，為企業(yè)后期開展科技研發(fā)和作出相應(yīng)決策提供強(qiáng)有力的參考，是企業(yè)穩(wěn)健、可持續(xù)發(fā)展的保障。因此，在開展科技檔案管理工作過程中，要遵循企業(yè)內(nèi)部科學(xué)技術(shù)資源及文件資料的形成規(guī)律，與產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售及管理活動(dòng)始終保持內(nèi)在聯(lián)系，以便將來更好的保存和利用。

飼料企業(yè)科技檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用“六大環(huán)節(jié)”（李雯娟，2021）。第一大環(huán)節(jié)：收集工作，是把企業(yè)內(nèi)部零散的配方、科研設(shè)計(jì)、項(xiàng)目研究、圖表圖紙、技術(shù)鑒定、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、文字材料等科技資料統(tǒng)一征集在檔案管理部門進(jìn)行集中管理，其中既有檔案管理人員認(rèn)真收集整理的科技資料，也有科研人員、生產(chǎn)工人主動(dòng)上交的相關(guān)文件。收集要始終秉持真實(shí)、精確、完整、系統(tǒng)、實(shí)用。第二大環(huán)節(jié)：整理工作，是將前期收集起來的科技資料按照內(nèi)容、性質(zhì)、形式、特點(diǎn)及關(guān)聯(lián)性等進(jìn)行區(qū)分、排序、編目和裝訂。企業(yè)科技檔案分類要緊緊圍繞自身生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和科技研究特質(zhì)進(jìn)行，不能簡單的采用一種分類模式或照搬模仿其他企業(yè)的分類方式。在企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)逐步總結(jié)歸納出一套適合自身發(fā)展的綜合分類方案，在分類標(biāo)準(zhǔn)上要清晰明確，在分類模式上要簡明扼要。當(dāng)前比較適合飼料企業(yè)科技檔案管理的分類方法主要有3種。一是按照科研項(xiàng)目劃分，主要以產(chǎn)品配方、原材料加工等研發(fā)項(xiàng)目為基礎(chǔ)，適用于科技研發(fā)檔案（喬玲，2020）；二是按照產(chǎn)品種類劃分，在企業(yè)生產(chǎn)的飼料產(chǎn)品中，一種類型的產(chǎn)品建立一個(gè)科技檔案，并按照產(chǎn)品成分、型號、編碼等逐個(gè)分析，以便于根據(jù)不同批次的產(chǎn)品編號提供完整的科技檔案；三是按照專業(yè)性質(zhì)劃分，根據(jù)每份科技檔案的生產(chǎn)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分，多用于科研對象趨于專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)或互換性較強(qiáng)的科技檔案。第三大環(huán)節(jié)：鑒定工作，是對科學(xué)技術(shù)資源和相應(yīng)文件資料質(zhì)量優(yōu)劣及是否具有保存價(jià)值進(jìn)行區(qū)別，其中對有價(jià)值的檔案進(jìn)行保存，沒有價(jià)值的檔案可以適時(shí)銷毀。鑒定工作能優(yōu)化企業(yè)科技檔案的質(zhì)量，有利于建立精品科技檔案，方便后期使用。第四大環(huán)節(jié)：保管工作，是在統(tǒng)一集中保存的原則下，采取有效措施對科技檔案在使用或流動(dòng)過程中提供保護(hù)，確?？萍紮n案始終完好無損、安全可用，盡可能長時(shí)間的對檔案進(jìn)行有效利用。第五大環(huán)節(jié)：統(tǒng)計(jì)工作，是清點(diǎn)各類科技檔案的數(shù)量，登記在冊，建立數(shù)據(jù)庫，全面了解掌握科技檔案基本情況。第六大環(huán)節(jié)：提供利用，是在企業(yè)后續(xù)產(chǎn)品研發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)等方面尋求合適機(jī)會對科技檔案進(jìn)行有效再利用，使其充分發(fā)揮參考價(jià)值，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

2 科技檔案管理對飼料企業(yè)運(yùn)營發(fā)展產(chǎn)生的重要影響

科技檔案管理是飼料企業(yè)在生產(chǎn)研發(fā)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是基礎(chǔ)建設(shè)上的一個(gè)重要內(nèi)容，具有非常強(qiáng)的基礎(chǔ)性、技術(shù)性、專業(yè)性和可借鑒性。首先，科技檔案是飼料企業(yè)在研制飼料精準(zhǔn)配方，探索原材料加工工藝，實(shí)施重大科研項(xiàng)目等技術(shù)活動(dòng)的詳實(shí)記錄，如生產(chǎn)技術(shù)研究專利、加工工藝流程、產(chǎn)品可行性研究報(bào)告、開發(fā)論證報(bào)告、外包裝圖紙圖表、設(shè)備說明書、制作光盤硬盤等，這些都是科技檔案涵蓋的范疇，它服務(wù)于飼料企業(yè)的技術(shù)研發(fā)、技術(shù)改造和技術(shù)創(chuàng)新，為后期科研人員開展相關(guān)科技研究、重大項(xiàng)目建設(shè)工作提供了有力的技術(shù)支撐，在推動(dòng)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級上發(fā)揮了不可忽視的積極作用。其次，科技檔案也是飼料企業(yè)進(jìn)行組織管理的有力根據(jù)，可以為各種具有職能性質(zhì)的管理工作提供參考條件。以實(shí)驗(yàn)器械管理為例，各類實(shí)驗(yàn)器械是飼料企業(yè)從事產(chǎn)品研發(fā)、科技研究的重要工具，建立完善的實(shí)驗(yàn)器械設(shè)備檔案及其管理制度是實(shí)現(xiàn)器械設(shè)備科學(xué)、有序、高效管理的重要基礎(chǔ)工作。對飼料企業(yè)而言，科技檔案是其獨(dú)有的寶貴知識財(cái)富。做好科技檔案管理工作，在將企業(yè)創(chuàng)造資源、創(chuàng)新資源有效整合的同時(shí)，勢必會在很大程度上促進(jìn)企業(yè)的技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)銷售、基礎(chǔ)建設(shè)等活動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化大生產(chǎn)的目標(biāo)，持續(xù)提升整體效益。

3 飼料企業(yè)在科技檔案管理工作中凸顯的主要弊端

3.1 思想上不夠重視 當(dāng)前，我國飼料行業(yè)大多數(shù)以中小類型企業(yè)為主。絕大部分企業(yè)經(jīng)營者和管理者的工作重心基本都聚焦在生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展戰(zhàn)略、技術(shù)沿革等環(huán)節(jié)，對其他工作的重視程度不足，尤其是對企業(yè)科技檔案管理工作有的只有一知半解，有的甚至是毫無認(rèn)知，覺得科技檔案只是一些沒有用處的過時(shí)文件資料，不會在企業(yè)實(shí)際發(fā)展運(yùn)營中產(chǎn)生決定性影響，沒有從資金和人員上給予足夠重視（徐擁輝等，2019）。而部分企業(yè)的科研工作人員的科技檔案管理意識也比較單薄，單純認(rèn)為科技檔案管理工作只是一項(xiàng)日常事務(wù)性工作，對自身工作業(yè)績的提升沒有太大幫助，做與不做無關(guān)緊要。因此，在實(shí)際工作中，他們總是輕視科技檔案管理工作，忽視檔案管理發(fā)揮的重要作用，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部零散的配方研發(fā)、科研設(shè)計(jì)、項(xiàng)目研究、圖表圖紙、技術(shù)鑒定、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、文字材料等科技資料無法集中統(tǒng)一使用，由多個(gè)部門掌握，管理過于分散，資料文件不完整、不準(zhǔn)確，歸檔不及時(shí)，嚴(yán)重制約了科技檔案后期的有效利用。

3.2 管理上不夠規(guī)范 在現(xiàn)實(shí)工作中，很多飼料企業(yè)缺乏健全完善的科技檔案管理體制，在科技檔案管理工作的規(guī)范化應(yīng)用上還存有大片空白區(qū)域，檔案管理部門在科技檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作及后期提供利用上存在一些不規(guī)范的情形，具體表現(xiàn)為：（1）收集工作不全面、不細(xì)致，經(jīng)常按照傳統(tǒng)管理方式收集需要?dú)w檔的材料原件，忽略了一些重要技術(shù)文件，容易導(dǎo)致其流失；（2）部分檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)出身，不具備較強(qiáng)的檔案管理觀念和檔案管理能力，對企業(yè)科技研發(fā)、項(xiàng)目研究等工作也沒有親自參與，在科技檔案整理、鑒定和提供利用上難以保證完整性、準(zhǔn)確性及實(shí)用性（金波等，2019）；（3）科技檔案整理歸檔工作程序比較繁雜，很多部門和工作人員為方便后續(xù)使用，將科技資源文件長期存放在部門中，歸檔不及時(shí)，有的科研人員甚至想將企業(yè)科研成果變相化為己有，視為私人財(cái)產(chǎn)，始終不上交歸檔；（4）部分檔案編目制作不規(guī)范，有的缺少檔案號，有的缺少案卷標(biāo)題，有的卷內(nèi)缺少相關(guān)資料，有的組卷內(nèi)容混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。

3.3 硬件壞境上不齊全 飼料企業(yè)科技檔案管理工作目前尚處于起步階段，大部分飼料企業(yè)的關(guān)注焦點(diǎn)雖然已經(jīng)集中在科技研發(fā)上，但對科技檔案管理工作卻不是十分重視，有的企業(yè)沒有建立專門的科技檔案室，也沒有指定專門的人員從事科技檔案管理工作，多數(shù)由辦公室財(cái)務(wù)、行政或勤雜人員兼職，而且變動(dòng)頻繁，這樣一來所有的科技資源文件基本都零散掌握在科研人員自己手中；有的企業(yè)雖然建立了科技檔案室，但管理不科學(xué)、不規(guī)范，相關(guān)工作人員也不專業(yè)，各種檔案材料管理質(zhì)量難以達(dá)到要求（馬明遠(yuǎn)等，2019）。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為企業(yè)開展科技檔案管理工作提供了諸多便利，而很多飼料企業(yè)并沒有真正意義上感知到這一契機(jī)，還繼續(xù)停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集、保管、利用階段，沿襲手工模式，認(rèn)為“將檔案放進(jìn)柜子，鎖好門”就是管理檔案，沒有從根本上意識到使用電子檔案不但能節(jié)省空間、人力、物力，還能極大的提高檔案管理的便捷性、及時(shí)性和效率性。

3.4 提供利用上不夠有效 大部分飼料企業(yè)的科技檔案分類不夠全面、不夠細(xì)致。其中，有的企業(yè)只重視科研項(xiàng)目生產(chǎn)專利、技術(shù)鑒定、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、試驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算數(shù)據(jù)、文字資料等方面的收集整理和保存，不注重聲像影像、圖片圖表、產(chǎn)品實(shí)物及與銷售業(yè)務(wù)相關(guān)資源文件的留存，導(dǎo)致科技檔案不完整、不系統(tǒng)；有的企業(yè)因?yàn)楸９懿划?dāng)或年久不用造成個(gè)別重要科技檔案資料發(fā)生丟失、損毀等現(xiàn)象；有的企業(yè)檔案管理人員在實(shí)際工作中輕視科技檔案的參考指導(dǎo)作用，不善于主動(dòng)探求已經(jīng)形成的科技檔案與在建項(xiàng)目之間的聯(lián)系，無法很好的利用科技檔案為企業(yè)技術(shù)研發(fā)、科研建設(shè)、基礎(chǔ)管理、戰(zhàn)略發(fā)展等提供行之有效的服務(wù)，以此來壓縮生產(chǎn)成本，提高工作效率，使大量有價(jià)值的信息資源被閑置。

4 飼料企業(yè)強(qiáng)化科技檔案管理工作的主要措施

4.1 逐步增強(qiáng)科技檔案管理工作意識 科技檔案對任何一個(gè)企業(yè)來說都是一張具有巨大價(jià)值的無形信息資源網(wǎng)絡(luò)，是知識產(chǎn)權(quán)領(lǐng)域的生產(chǎn)力，這些資源在企業(yè)內(nèi)部如果能得到有效使用，會迅速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)效益，從而提高企業(yè)凈利潤。由此看來，科技檔案管理工作其實(shí)是飼料企業(yè)生產(chǎn)研發(fā)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，不但可以為企業(yè)后期技術(shù)研發(fā)提供有力的參考，還能有效促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效益和社會效益的轉(zhuǎn)化（陳雪燕等，2019）。所以，飼料企業(yè)經(jīng)營者和管理者首先要不斷加強(qiáng)自身科技檔案管理意識建設(shè)，充分認(rèn)識到科技檔案管理對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的積極作用，在財(cái)力、物力、人力等方面逐步向科技檔案管理工作傾斜，集中科技檔案管理優(yōu)勢，推動(dòng)企業(yè)協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展；其次，要著重提高科技檔案管理工作人員的思想認(rèn)識，讓相關(guān)工作人員主動(dòng)理解、支持科技檔案管理工作，全力以赴地做好日常歸檔和管理工作；最后，提高全體員工科技檔案意識作，通過教育培訓(xùn)扭轉(zhuǎn)“歸檔與我無關(guān)”“歸后查找不便”“個(gè)人研發(fā)資料是否歸檔無關(guān)緊要”的錯(cuò)誤思想，敦促員工積極配合檔案管理工作人員做好科技檔案管理工作。

4.2 建立完善科技檔案管理制度體系 內(nèi)部管理制度的建立是企業(yè)健康有序發(fā)展的重要保證。飼料企業(yè)必須要堅(jiān)持以《檔案法》為準(zhǔn)繩，結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)研發(fā)和銷售實(shí)際，建立健全的內(nèi)部規(guī)章制度和工作規(guī)范文件，制定行之有效的科技檔案管理工作實(shí)施方案，完善各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則，對科技檔案管理工作主要工作內(nèi)容（即“六大環(huán)節(jié)”）都逐一制定明確的相關(guān)規(guī)定，清晰操作標(biāo)準(zhǔn)和完成時(shí)限（關(guān)穎，2020）。同時(shí)，在科技檔案管理工作上要設(shè)計(jì)激勵(lì)目標(biāo)，嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，在科技檔案管理工作上作出顯著成效的人員給予績效獎(jiǎng)勵(lì)或表彰；反之，對不按照企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度開展或配合科技檔案管理工作的、收集科技資源文件有遺漏、長時(shí)間不主動(dòng)歸檔、文件資料整理不規(guī)范、保存過程中出現(xiàn)丟失、未能及時(shí)有效提供利用服用、借閱逾期不歸還、發(fā)生破損失竊泄密等情形要給予相應(yīng)的處罰，并要求及時(shí)全面整改。

4.3 持續(xù)強(qiáng)化科技檔案管理硬件環(huán)境建設(shè) 飼料企業(yè)如果想要實(shí)現(xiàn)科技檔案工作的規(guī)范化管理，硬件環(huán)境建設(shè)是一個(gè)極其重要的因素。一方面，要建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，配備防水、防火、防潮、防蟲、防霉變等安全保護(hù)設(shè)施，將所有的科技檔案收集整理好，統(tǒng)一保存在檔案室內(nèi)，分門別類，制定科技檔案臺賬，便于將來查找；要引進(jìn)專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人員從事科技檔案管理工作，或?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部具有相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、工作細(xì)心勤快、肯吃苦耐勞的員工調(diào)配到檔案管理崗位上，保證隊(duì)伍的專業(yè)性；要定期與科研人員進(jìn)行溝通交流，了解企業(yè)配方研發(fā)、原料加工、項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際需求，探尋現(xiàn)有科技檔案與正在進(jìn)行的科技研發(fā)之間的聯(lián)系，充分挖掘檔案的使用價(jià)值。同時(shí)，也要加強(qiáng)對其他工作人員的教育培訓(xùn)，確保每一份科研成果在歸檔后的質(zhì)量都能滿足后期使用要求（劉惠梅，2020）。另一方面，要將科技檔案管理工作與“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等緊密結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步深度應(yīng)用，讓“死檔案”變成“活資源”。在此基礎(chǔ)之上，開發(fā)或引入檢索軟件和存儲數(shù)據(jù)庫，對一些經(jīng)常使用的科技檔案，通過智能化進(jìn)行分類，從而達(dá)到快速查找的目的。

4.4 全力提高科技檔案利用效率 科技檔案得到充分有效利用是做好科技檔案管理工作的最終落腳點(diǎn)。飼料企業(yè)要穩(wěn)妥有序開展檔案收集工作，嚴(yán)格根據(jù)科技資源及文件材料的分類、范圍集中統(tǒng)一收集，可以通過向各部門、人員下發(fā)通知要求上交、登門尋求等方式進(jìn)行，做到點(diǎn)面相結(jié)合；嚴(yán)格按照科技檔案的形成周期，選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)進(jìn)行收集；進(jìn)一步擴(kuò)大收集范疇，既要收集技術(shù)鑒定、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、試驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算數(shù)據(jù)、文字資料等紙質(zhì)載體，也要收集音頻、視頻、照片等聲像影像資料和有保存、參考價(jià)值的實(shí)物（李群，2019）。要努力做好科技檔案編研工作，積極編篡好企業(yè)的重要科技研發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)、基礎(chǔ)改革、重大事記等，全面深入了解掌握科研人員工作動(dòng)態(tài)，調(diào)查記錄科技檔案的利用需求，多渠道、多維度、多層面地挖掘科技檔案使用價(jià)值，利用科技檔案主動(dòng)為相關(guān)人員提供服務(wù)、超前為相關(guān)人員提供服務(wù)。

5 結(jié)論

總而言之，企業(yè)科技檔案管理是開展生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)中的重要一環(huán)，可以有效促進(jìn)內(nèi)部科技知識和各類資源實(shí)現(xiàn)共用共享，從而快速提高企業(yè)生產(chǎn)效益?；谀壳拔覈暳掀髽I(yè)科技檔案管理工作中凸顯出的主要問題，要逐步提高管理者和經(jīng)營者的科技檔案管理意識，更新科研人員和其他工作人員的思維，全面建立企業(yè)內(nèi)部科技檔案管理制，健全工作細(xì)則，創(chuàng)新工作體制，持續(xù)完善科技檔案管理硬件環(huán)境，充分利用好現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案利用效率，全面激發(fā)科技檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益中的顯著優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)長足穩(wěn)步發(fā)展。