耦合業(yè)務(wù)流程的風(fēng)力發(fā)電場檔案管理措施分析

劉恒景

四川省能投風(fēng)電開發(fā)有限公司 四川成都 610095

風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)過程繁冗復(fù)雜，會涉及到很多環(huán)節(jié)，通過全面搜集各項環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的信息資料，從中篩選出有價值的信息建立成風(fēng)電建設(shè)檔案，為項目建設(shè)提供數(shù)據(jù)支持，從而促進工程建設(shè)質(zhì)量的提高。因此，風(fēng)電建設(shè)檔案管理在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，相關(guān)管理人員應(yīng)加強對檔案管理工作的重視，結(jié)合實際需求，構(gòu)建并完善檔案管理體系，采用現(xiàn)代化管理手段，進一步提高檔案管理水平和效率。

1 耦合業(yè)務(wù)流程的風(fēng)力發(fā)電場檔案的特點

由于風(fēng)力發(fā)電場的建設(shè)涉及范圍非常廣泛，包括風(fēng)能資源分析測試、圍觀選址、進場道路設(shè)計和施工等等，而風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案可以為風(fēng)力發(fā)電場的建設(shè)提供重要參考資料，發(fā)揮著深遠的意義和影響。耦合業(yè)務(wù)流程的風(fēng)力發(fā)電場檔案與一般工程建設(shè)檔案基本類似，其特點主要體現(xiàn)為以下幾點：

1.1 數(shù)量龐大

由于風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)過程會涉及到很多環(huán)節(jié)，從施工之前的風(fēng)能資源分析測試階段一直到工程竣工驗收，整個過程中產(chǎn)生的資料都需要詳細記載下來，并建立相應(yīng)的信息檔案，為后期信息資料的查閱和借鑒提供便捷[1]。

1.2 建設(shè)檔案形成周期比較長

基于風(fēng)力發(fā)電場的特點，它屬于一項大型建設(shè)工程，建設(shè)過程繁冗復(fù)雜，包括科學(xué)選址、測風(fēng)塔的安裝、基礎(chǔ)測風(fēng)數(shù)據(jù)等等，消耗的時間比較長，建設(shè)過程中的每一項環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)的信息資料，因此，建設(shè)檔案資料的形成時間也會隨著工程建設(shè)周期的延長而延長。

1.3 涉及單位比較多

風(fēng)力發(fā)電場工程作為一個大型建設(shè)項目，具有較強的綜合專業(yè)性，單一性的工種根本無法完成該項目建設(shè)。風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)過程中需要涉及到的部門有農(nóng)林、地震、交通、環(huán)保、發(fā)改、氣象、軍事、國土等諸多部門，還會涉及到設(shè)計、設(shè)備、施工、監(jiān)理等施工企業(yè)。因此，風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)想要實現(xiàn)高效、穩(wěn)定的開展，需要這些涉及到的部門相互溝通與協(xié)作，共同促進風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)工作順利開展。在此過程中，建設(shè)檔案則發(fā)揮出了不可比擬的作用，更能從側(cè)面看出建設(shè)檔案管理的難度之大[2]。

1.4 具有一定的特殊性

相較于一般工程建設(shè)，風(fēng)電場在選址方面有著嚴格要求，這是因為風(fēng)電場的后期運行離不開風(fēng)能資源的支持，因此，風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)地址所具備的風(fēng)能資源需要符合規(guī)定標(biāo)準和要求。這就需要在選址階段對各種相關(guān)資料進行全面的搜集，包括氣象資料、地形資料、地表粗糙度資料等。同時還需要利用測風(fēng)塔等設(shè)備，對選址的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行全面搜集，包括大氣穩(wěn)定度、平均風(fēng)速等數(shù)據(jù)。由此可見，風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案具有鮮明的風(fēng)電特色。

1.5 生產(chǎn)設(shè)備和運營管理的特殊性

風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)不論是在施工工藝方面，還是在生產(chǎn)設(shè)備方面，與一般工程建設(shè)相比，具有一定的特殊性。比如，丘陵地帶具有非常復(fù)雜的地形，大大增加了風(fēng)機進場和吊裝的難度，要求風(fēng)機安裝在較短的時間內(nèi)保質(zhì)保量的完成。另外，由于風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)地址通常選擇在偏遠的地區(qū)，氣象地理條件非常復(fù)雜，因而對生產(chǎn)設(shè)備的性能和可靠性有著特殊要求。

2 耦合業(yè)務(wù)流程的風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案管理存在的問題

2.1 建設(shè)檔案管理未能實現(xiàn)與工程建設(shè)同步

當(dāng)前的風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案普遍存在嚴重滯后的問題，如檔案記錄、檔案管理等方面，造成這種問題的原因主要與工程建設(shè)項目和檔案建立不同步有著很大關(guān)系。具體來說，自確定風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)項目之后，檔案管理工作并沒有及時跟進，而是在項目開展一段時間之后才開始對各種信息進行補錄，這種管理方式在很大程度上影響了風(fēng)力發(fā)電場建筑工程實際情況的真實性和實效性。另外，重要資料丟失現(xiàn)象在項目后期建設(shè)階段時有發(fā)生，嚴重阻礙了工程后續(xù)維護工作的開展。

2.2 檔案管理人員配備不充足

根據(jù)實踐調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多風(fēng)力發(fā)電場工程建設(shè)缺乏對檔案管理工作的正確認知，以致缺乏對該項工作的高度重視，構(gòu)建的檔案管理部門通常為臨時性部門，負責(zé)檔案管理的人員多半是由其他工作崗位人員代管，并不具備專業(yè)的檔案管理知識及豐富的管理經(jīng)驗。此外，檔案管理人員并沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，無法做到對工程建設(shè)程序進行全面系統(tǒng)的認知和了解，因此，在搜集資料的過程中很容易出現(xiàn)遺漏項目的情況[3]。

2.3 檔案資料缺乏規(guī)范性和完整性

首先，對于需要詳細記錄的風(fēng)電檔案并沒有按照相關(guān)規(guī)定進行規(guī)范記錄，比如，原場地中地質(zhì)情況的調(diào)查數(shù)據(jù)、施工中應(yīng)用的施工工藝和技術(shù)、施工生產(chǎn)設(shè)備等資料。這樣一來，待后期風(fēng)力發(fā)電場投入使用之后，檔案資料的不完整，無法為后期故障維護工作提供有效依據(jù)，從而降低了風(fēng)力發(fā)電場后期的維護效率和運行效率；其次，風(fēng)電建設(shè)檔案資料數(shù)量龐大，涉及內(nèi)容眾多，需要對這些資料進行科學(xué)整理與歸類，根據(jù)規(guī)定順序?qū)⑦@些檔案資料進行合理放置，為后期檔案資料的查閱提供便利。具體來說，為便于保管區(qū)分，檔案管理人員需要卷宗記錄上標(biāo)注好項目名稱、建設(shè)規(guī)模、竣工時間等，還需要將檔案內(nèi)容所在頁碼進行明確標(biāo)注。然而，在實際檔案管理中，檔案管理人員并未對風(fēng)電建設(shè)檔案資料進行有效整理與歸納，更沒有按照規(guī)定順序進行放置。這樣一來，當(dāng)查找某部分資料時，需要一一翻閱所有檔案資料，耗費了大量的時間和精力不說，頻繁的翻動紙張很容易出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，大大降低了檔案資料的利用率；最后，對于風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)而言，施工質(zhì)量與材料使用量是建設(shè)過程中的重點內(nèi)容，需要將相關(guān)資料信息記錄在跟蹤報表之中，從而為工程監(jiān)管工作提供有力支持。由于管理部門并未對書寫格式進行統(tǒng)一規(guī)定，檔案管理人員完全依靠個人習(xí)慣進行書寫，以至于書寫內(nèi)容缺乏規(guī)范性，大大降低了監(jiān)管工作的威嚴性。比如，大型設(shè)備進出場，需要由相關(guān)負責(zé)人統(tǒng)一簽到，由于缺乏規(guī)范性，經(jīng)常出現(xiàn)代簽、補簽的現(xiàn)象，導(dǎo)致簽到證明失去了其原有的價值，更不具備法律效益。

3 耦合業(yè)務(wù)流程的風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案管理的有效措施

3.1 構(gòu)建并完善檔案管理體系

針對當(dāng)前風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀來看，結(jié)合實際對現(xiàn)有管理制度進行改制，不失為解決問題的良策。首先，相關(guān)管理部門應(yīng)對原有檔案管理體系中存在的不足進行深度反省，并制定與之相符的解決措施，加快新制度的落實，以實現(xiàn)對建設(shè)檔案資料的規(guī)范管理；其次，構(gòu)建的檔案管理體系，必須結(jié)合項目建設(shè)實際需求對檔案管理工作開展順序進行明確標(biāo)注。同時派遣專業(yè)性較高的檔案管理人員到工程建設(shè)現(xiàn)場進行深入調(diào)查，將調(diào)查結(jié)果與檔案中相應(yīng)的記載內(nèi)容進行認真核對，查看這兩者之間是否存在偏差，全面保障檔案記載內(nèi)容的真實性與嚴謹性；最后，風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案管理工作主要負責(zé)對整個工程項目產(chǎn)生的所有資料信息進行全面的搜集與整理，為后期資料查詢和工程質(zhì)量管理提供可靠依據(jù)，足以可見檔案管理工作在風(fēng)力發(fā)電場工程建設(shè)管理中的重要性。因此，應(yīng)在風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)單位內(nèi)部成立單獨的檔案管理部門，部門成員需要具備扎實的專業(yè)理論知識和豐富的檔案管理經(jīng)驗。加強相關(guān)人員培訓(xùn)，一方面可以強化檔案管理人員的工作意識，使其深刻的意識到檔案管理工作的重要性，充分激發(fā)其責(zé)任意識和敬業(yè)精神，按照相關(guān)規(guī)范流程對檔案資料進行有效整理，以滿足工程建設(shè)的實際需求；另一方面幫助檔案管理人員明確工作重點，避免重要資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生，提高檔案管理質(zhì)量和效率[4]。

3.2 制定科學(xué)完善的檔案管理制度

風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)單位以政府出臺的風(fēng)電檔案管理細則為基準，結(jié)合自身實際情況，對內(nèi)部工作體系加以完善和優(yōu)化。可以從以下幾點著手：①檔案的歸檔、調(diào)取和查閱，需要嚴格的審批手續(xù)，沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的批準和允許，任何人都不具備查看檔案資料的權(quán)利；②以相關(guān)法律法規(guī)為基準，進行風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)項目的招投標(biāo)，在此過程中產(chǎn)生的所有合同和證明，都需要在檔案中進行明確標(biāo)記；③根據(jù)項目建設(shè)需求，對風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案進行完善，可以為項目后期維護工作的開展提供有力依據(jù)。另外，加強檔案內(nèi)容的嚴謹性和科學(xué)性，當(dāng)設(shè)備存在爭議時，這些檔案資料具有一定的法律效益；④統(tǒng)一檔案記錄的書寫形式，嚴格規(guī)范卷宗的書寫內(nèi)容，為后期檔案查閱提供巨大的便捷，節(jié)省了大量的資料查找時間；⑤風(fēng)電項目建設(shè)之前，應(yīng)詳細具體的規(guī)劃檔案工作開展順序，為檔案管理人員工作的開展明確方向，不僅可以保障整體工作有條不紊的進行，而且對施工流程起到了監(jiān)管作用，全面促進施工質(zhì)量的提升；⑥加強檔案管理工作的監(jiān)督與檢查。由于風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)檔案涉及的內(nèi)容比較多，檔案管理工作難度比較大，為了避免檔案內(nèi)容出現(xiàn)遺漏，需要對檔案資料進行定期查閱，以保障檔案資料的真實性和準確性[5]。

3.3 檔案管理人員及設(shè)備應(yīng)滿足項目建設(shè)需求

隨著風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)自動化、智能化的發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，現(xiàn)階段的風(fēng)電建設(shè)檔案管理人員既要具備扎實的檔案專業(yè)理論知識，又要具備較高的專業(yè)技能，熟悉并了解風(fēng)力發(fā)電場整體的建設(shè)過程，同時還需要對參建單位的職責(zé)范圍有著透徹了解。為了符合項目建設(shè)要求，還需要對庫房和設(shè)備進行科學(xué)化、規(guī)范化的配置。另外，為了實現(xiàn)風(fēng)電建設(shè)檔案與項目建設(shè)的同步管理，應(yīng)加大檔案信息化建設(shè)力度。傳統(tǒng)檔案資料以紙質(zhì)記錄為主，既不便于保管，又不利于后期翻閱?；诖?，在檔案管理工作中積極引進先進的現(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，提高檔案管理水平和效率。加強參建單位之間的協(xié)調(diào)能力，利用信息化手段，對各參建方資料進行整合與歸納，提高檔案資料的查閱效率。

3.4 事前策劃、過程控制和事后核查

首先，在立項階段對歸檔范圍加以明確，在編制招標(biāo)文件、簽訂合同時，對資料文件的形成、歸檔及質(zhì)量管理要求加以明確，結(jié)合實際標(biāo)準和要求，制定科學(xué)完善的獎懲制度；其次，加大對檔案法的宣傳力度，讓相關(guān)責(zé)任人對自身的職責(zé)范圍、歸檔范圍和質(zhì)量要求進行全面的熟知和了解，統(tǒng)一檔案文件材料形成過程和鑒定驗收標(biāo)準和依據(jù)；最后，根據(jù)工程質(zhì)量情況及項目建設(shè)進度，定期對檔案文件的形成和管理情況進行全面檢查，在驗收單項工程時，需要將歸檔材料進行科學(xué)保存，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題，應(yīng)立即采取解決措施，以保證歸檔材料的完整性。此外，定期考核檔案管理工作情況。根據(jù)檔案法規(guī)定，檔案專項驗收工作應(yīng)在交工后的6個月內(nèi)完成，通過定期和不定期方式的檢查，可以有效保障檔案內(nèi)容的真實性、完整性和有效性，為檔案專項驗收提供有力支持，確保檔案專項驗收順利通過[6]。

4 結(jié)語

綜上所述，對于風(fēng)力發(fā)電場建設(shè)來說，建設(shè)檔案管理與工程管理同等重要，提高建設(shè)檔案管理質(zhì)量，可以為工程整體建設(shè)乃至后期工程維護提供可靠依據(jù)。風(fēng)力發(fā)電場工程作為一項大型建設(shè)項目，在建設(shè)過程中會產(chǎn)生大量的檔案材料，需要對這些建設(shè)檔案材料進行科學(xué)規(guī)范的管理，為工程項目順利開展奠定良好基礎(chǔ)。