高校附屬醫(yī)院科研檔案信息化管理研究進展

梁明燕

(廣西科技大學(xué)第一附屬醫(yī)院,廣西 柳州,545002)

大數(shù)據(jù)時代發(fā)展對醫(yī)院經(jīng)營、服務(wù)項目管理質(zhì)量有一定要求，進一步證實醫(yī)院內(nèi)科研檔案管理重要性[1]。醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)院科研工作具有重要地位，醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院科研檔案作為重要組成部分，為醫(yī)院科研人員長期開展科研活動、科研實踐過程中所具有保存價值文字、圖表、數(shù)據(jù)及聲像等各種載體所記錄原始材料，為后續(xù)科學(xué)研究活動信息記錄、反映[2]。上述資料中，不僅僅對科研過程記載，同樣蘊含大量科研成果、國家實用新型專利、醫(yī)學(xué)著作、醫(yī)療新技術(shù)及創(chuàng)新性醫(yī)學(xué)科研思想等科研信息。傳統(tǒng)醫(yī)院科研檔案記錄中，多選擇紙質(zhì)檔案形式進行儲存、管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，傳統(tǒng)科研檔案管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展需求[3]。因此，為進一步提高醫(yī)院科研檔案管理效率，應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代科技提供全新思路和條件。

1.醫(yī)院科研檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2010 年，原衛(wèi)生部印發(fā)實施《電子病歷基本規(guī)范（試行）》《電子病歷基本架構(gòu)與數(shù)據(jù)標準（試行）》，以電子病歷作為代表衛(wèi)生健康信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。2012 年原衛(wèi)生部被國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室確定為首批國家級試點單位，新農(nóng)合國家級信息平臺作為試點項目，促使衛(wèi)生健康領(lǐng)域電子文件、電子檔案管理納入至國家整體規(guī)劃，至2014 年并取得豐碩建設(shè)成果[4]?！笆濉逼陂g，隨著衛(wèi)生健康信息化建設(shè)深化，醫(yī)院系統(tǒng)完善，集結(jié)各個環(huán)節(jié)全信息化管理閉環(huán)，包括掛號、病例、診療、藥物、住院及結(jié)算等。劃價傳統(tǒng)醫(yī)院管理環(huán)節(jié)消失成為信息化建設(shè)成果突出標志。但相比較衛(wèi)生健康信息化發(fā)展，醫(yī)院科研檔案信息化建設(shè)水平偏低，衛(wèi)生健康信息化建設(shè)高速發(fā)展過程中，科研檔案未納入到衛(wèi)生健康信息化建設(shè)中[5]。無論為“十二五”期間“3521”工程或“十三五”期間“46312”工程，醫(yī)院科研管理仍然未被擺到突出位置。目前醫(yī)院科研管理工作仍然以紙質(zhì)材料流轉(zhuǎn)，醫(yī)院科研方案發(fā)展與衛(wèi)生健康信息化發(fā)展脫節(jié)，成為信息化建設(shè)領(lǐng)域死角。

2.信息化科研檔案建設(shè)框架

2.1 設(shè)置檔案信息化管理體系內(nèi)容和功能研究指出[6]，對中國科學(xué)院大學(xué)附屬腫瘤醫(yī)院有關(guān)科研檔案管理分析得出，系統(tǒng)構(gòu)建作為儲存、管理全院科研檔案庫重要依據(jù)，同時方便職工查閱及導(dǎo)出個人科研檔案。為此，建設(shè)檔案信息化管理體系，完善內(nèi)容及功能作為信息化科研檔案建設(shè)重要依據(jù)。醫(yī)院科研檔案建設(shè)中，其核心內(nèi)容為科研，對其組成部分包括立項、開展、結(jié)題等階段組成研究過程，時長高達2～3 年，項目各項研究開展期間包括實驗階段、撰寫論文等，期間對每一項開展科研活動，均轉(zhuǎn)化為電子文檔，上傳至項目管理目錄并體現(xiàn)出研究過程中持續(xù)改進、完善過程，結(jié)題后，并申報相關(guān)成果和獎勵[7-8]。上述項目工作中，包括項目課題內(nèi)容、科研管理人員設(shè)置等多個項目。網(wǎng)絡(luò)管理下能時時了解項目進展，提升項目監(jiān)督力度、檔案收集完成性。目前檔案工作人員中常見為問題為科研成果管理，若成果零星、不完整，則無法發(fā)揮出醫(yī)用科學(xué)價值、經(jīng)濟效益。而建立科研成果管理體系成為保存科研成果重要途徑，依據(jù)步驟，通過網(wǎng)絡(luò)流程申報、上傳相關(guān)資料、做好權(quán)限審核級別、金額[9-10]。能有效完善科研成果檔案收集、歸檔，規(guī)范科研成果申報流程，進而實現(xiàn)科研成果檔案科學(xué)化、信息化管理。

2.2 人工錄入關(guān)鍵信息，便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計與利用保存檔案主要目的為利用檔案，實現(xiàn)檔案價值。而科研檔案保存過程中，其目的為利用科研檔案價值，為醫(yī)院科研工作提供有效、便利服務(wù)，進一步促進臨床技術(shù)發(fā)展，提升醫(yī)院科研水平[11-12]。而申報材料中，最重要內(nèi)容為科研數(shù)據(jù)，而如何在繁雜數(shù)據(jù)中提取出有價值數(shù)據(jù)，體現(xiàn)醫(yī)院整體科研水平數(shù)據(jù)尤為重要。為此，日常工作期間，需加強對科研數(shù)據(jù)錄入、積累，做好統(tǒng)計管理，以便利用[13-14]?？蒲谐晒w現(xiàn)主要內(nèi)容分為以下幾類：科研著作、科技獎勵及專利等，上述內(nèi)容錄入至日常工作中，需做到信息及時、精確，以備需要時保障數(shù)據(jù)最新、最精確。

2.3 積極開放數(shù)據(jù)，實現(xiàn)醫(yī)院“大服務(wù)”需要科研過程中，數(shù)據(jù)增值需求成為重要步驟，數(shù)據(jù)增值目的為整合，分析數(shù)據(jù)，與其他數(shù)據(jù)整合達到對比目的，數(shù)據(jù)自由整合期間，開放以往研究數(shù)據(jù)成為重要依據(jù)。但醫(yī)院內(nèi)部科研數(shù)據(jù)管理較為嚴格，查閱權(quán)限僅限于科研管理部門，相比較其他科室，若使用到相關(guān)試驗數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過科研管理部門同意，但期間會存在重復(fù)統(tǒng)計、統(tǒng)計不精確等現(xiàn)象，無形增加科研管理人員工作量，每天日常工作中忙于為其他部門提供科研數(shù)據(jù)[15-16]。如何合理、有效利用科研數(shù)據(jù)成為工作人員工作重點內(nèi)容，依據(jù)信息化管理平臺并分析、整合數(shù)據(jù)，小部分實現(xiàn)醫(yī)院范圍科研數(shù)據(jù)開放[17-18]。對臨床相關(guān)人員，如需要數(shù)據(jù)可登錄信息查詢系統(tǒng)，自動統(tǒng)計為顯示查詢結(jié)果，為不同科室、職責(zé)醫(yī)療工作者提供人性化服務(wù)，進而減輕科研管理部門人員工作量，實現(xiàn)醫(yī)院“大服務(wù)”需要。

2.4 建立電子檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將其應(yīng)用于電子檔案數(shù)據(jù)庫管理，是將分散多臺獨立計算機利用軟硬件設(shè)備互連，實現(xiàn)檔案資源共享和信息交流。劉洋等[17]等學(xué)者指出，多元化檔案需求與網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)相關(guān)聯(lián)，成為信息化檔案管理依據(jù)。四川省德陽市第二人民醫(yī)院對臨床科研服務(wù)管理中提到，運用現(xiàn)代化管理手段實現(xiàn)檔案管理，依托互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，完善現(xiàn)代化輔助設(shè)備，以提高檔案運用效率，節(jié)省醫(yī)療人員時間[19]。河北省秦皇島市婦幼保健院對科研檔案建設(shè)上對信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要求上，主要從硬件、軟件設(shè)施上進行完善，認為醫(yī)院綜合實力增強、提升科研成果利用率與醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完善相關(guān)聯(lián)，要求醫(yī)院開設(shè)符合醫(yī)療事業(yè)單位軟件、配備相應(yīng)硬件，提升操作與管理效果[20]。為此，依據(jù)上述研究大致歸納為以下兩點：1.網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)：中繼器、網(wǎng)橋、路由器及網(wǎng)關(guān)等中間設(shè)備，利用多個計算機網(wǎng)絡(luò)連接起來，促使它們遵循專門網(wǎng)絡(luò)互連協(xié)議。2.網(wǎng)絡(luò)管理：對計算機網(wǎng)絡(luò)配置、狀態(tài)及用戶進行管理，提供監(jiān)控、協(xié)調(diào)及測試各種網(wǎng)絡(luò)資源手段。經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，醫(yī)院科研人員、檔案管理部門以及其他行政管理部門緊密聯(lián)系，促使電子文件收集、整理、鑒定及歸檔、分析變得更為方便，充分共享和開發(fā)利用電子檔案數(shù)據(jù)庫資源。

3.小結(jié)

醫(yī)院科研檔案信息化管理為醫(yī)院現(xiàn)代化管理重要組成部分，其優(yōu)點為方便、快捷、實時，節(jié)約科研檔案儲存空間，能實時查詢檔案信息、便捷調(diào)閱與共享，相比較傳統(tǒng)科研檔案管理，簡便易行、查閱方便、實時共享，更符合現(xiàn)代化社會發(fā)展需求。當(dāng)前社會發(fā)展下，科研檔案管理成為醫(yī)院科研事業(yè)持續(xù)發(fā)展基本要求，而信息化發(fā)展成為時代必然趨勢，提高信息化完成度，實現(xiàn)檔案有效化管理則作為檔案管理人員工作目標及工作重點。