基于新冠肺炎防控診治工作的醫(yī)院檔案專項管理

張偉 邊俊士 趙秀娟

新冠肺炎疫情的發(fā)生嚴(yán)重影響了我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人民生活。醫(yī)院作為防控和診治新冠肺炎的主要場所，及時有效地控制了新冠肺炎的擴(kuò)散蔓延，保證了人民群眾的生命安全和心身健康[1]。在這項形勢嚴(yán)峻、任務(wù)艱巨、歷時較長的工作中，產(chǎn)生了大量疫情防控、疾病診斷與治療等珍貴工作資料。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)以敏感的檔案管理意識，以高度的責(zé)任感，迅速有序跟進(jìn)相關(guān)檔案材料的廣泛征集、梳理分類、專業(yè)整理和后續(xù)的開發(fā)利用工作，把新冠肺炎檔案管理作為一項專項工作，而不能簡單作為一般檔案來管理。本文通過論述新冠肺炎檔案專項管理的重要性和必要性，從而提出新冠肺炎檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案的價值評估和鑒別分類、檔案的開發(fā)利用等方面應(yīng)注意的問題。

1 新冠肺炎檔案專項管理的重要性

1.1 有利于對新冠肺炎的醫(yī)學(xué)認(rèn)知和深入研究

新冠肺炎是一種傳染性強(qiáng)、傳播速度快的新型傳染病，醫(yī)學(xué)界對于這種傳染病的發(fā)生源頭、傳播路徑、診斷檢測技術(shù)、治療方案等的認(rèn)知和研究還在進(jìn)一步深入中[2]。當(dāng)前社會和醫(yī)學(xué)界有這樣一種共識：之所以新冠肺炎能夠得到及時有效的診治，很大程度上得益于2003年SARS公共衛(wèi)生事件后醫(yī)學(xué)工作者對突發(fā)傳染性疾病診治經(jīng)驗的總結(jié)。在中國知網(wǎng)（CNKI）以“SARS”為關(guān)鍵詞，可查詢到研究論文達(dá)1.26萬篇，博士、碩士畢業(yè)研究課題327項，這些研究成果對突發(fā)傳染性疾病的發(fā)生、發(fā)展、診斷、治療、防控等方面提出了諸多見解，為新冠肺炎疫情防控和對患者的診斷治療起到了很重要的指導(dǎo)作用[3]。同樣，對新冠肺炎檔案的專項管理，也將為新冠肺炎等傳染性疾病的研究提供重要研究資料。

1.2 有利于對新冠肺炎患者進(jìn)行預(yù)后跟蹤評估

從當(dāng)前的醫(yī)學(xué)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)看，雖然新冠肺炎陽性體征患者已經(jīng)治愈，但對患者治愈后狀況的科學(xué)評估還需要更長時間的研究，如有的確診患者治愈后核酸檢測指標(biāo)檢測出現(xiàn)了復(fù)陽，有的疑似患者難以通過核酸檢查的手段得以確診，還有一些患者無陽性癥狀。這就提醒醫(yī)學(xué)工作者，新冠肺炎的診斷和治療是一個復(fù)雜的過程，新冠肺炎疫情基本控制后面臨的一個重要任務(wù)就是對診治的確診患者、無癥狀患者、疑似患者、發(fā)熱患者等實體病例進(jìn)行預(yù)后跟蹤隨訪，持續(xù)觀察評估這些患者的健康狀態(tài)[4]。而新冠肺炎患者的診治檔案，特別是患者的病歷就是預(yù)后跟蹤評估不可缺少的原始依據(jù)，因此，有必要進(jìn)行專項管理，與其他病歷檔案有所區(qū)分。

1.3 有利于醫(yī)院總結(jié)公共衛(wèi)生事件防控工作經(jīng)驗

醫(yī)院是一個特殊工作場所，人群密度大，交叉感染幾率高，每次大面積傳染性疾病發(fā)生后醫(yī)院都是防控工作重點(diǎn)單位。新冠肺炎防控工作中，醫(yī)院付出了很大的努力，防控工作的嚴(yán)密性、規(guī)范性有目共睹，但同時也暴露出不少問題。從患者的角度，存在不配合體溫檢測、不接受隔離觀察、隱瞞生活和活動軌跡史等問題等；從醫(yī)院自身管理的角度，在疫情防控過程中，特別是在疫情初期，不同程度存在著防控措施意識不到位、防控措施不及時、防護(hù)設(shè)備不到位等問題，導(dǎo)致個別錯診漏診甚至交叉感染等相關(guān)問題；從與政府和社會有關(guān)機(jī)構(gòu)的工作協(xié)調(diào)中，也存在效率不高，協(xié)調(diào)不暢等問題，這些問題均在不同程度上影響了醫(yī)院對新冠肺炎的防控診治工作。這個過程產(chǎn)生了很多檔案資料，對相關(guān)檔案進(jìn)行專項整理，可使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和管理部門在認(rèn)識上、制度上、措施上全程、全方位總結(jié)分析傳染性疾病等公共衛(wèi)生事件防控工作經(jīng)驗，更加有效開展傳染病防控防治工作[5]。

1.4 有利于醫(yī)院文化建設(shè)

當(dāng)今時代，文化是醫(yī)院發(fā)展的靈魂和核心競爭力要素之一，醫(yī)院作為防控和診療新冠肺炎患者的重要場所，廣大醫(yī)務(wù)人員沖向疫情防控一線，馳援湖北，用實際行動詮釋了習(xí)近平總書記提出的“敬佑生命，救死扶傷，甘于奉獻(xiàn)，大愛無疆”的醫(yī)務(wù)人員職業(yè)精神[6]，涌現(xiàn)出了許多可歌可泣的感人事跡，引發(fā)了強(qiáng)烈的社會反響。社會各界對醫(yī)務(wù)人員的價值認(rèn)同、操守認(rèn)同大幅提升，對于醫(yī)務(wù)人員來說，也是一次職業(yè)精神的教育、激勵和升華。因此，對疫情防控過程中涌現(xiàn)出來的先進(jìn)人物、先進(jìn)事跡進(jìn)行挖掘和整理，凝練精神，既是醫(yī)院對疫情防控和診治工作的實錄，又是醫(yī)院文化建設(shè)難得的契機(jī)。

2 新冠肺炎檔案專項管理的基本內(nèi)容

2.1 新冠肺炎防控和診治工作文書及音像檔案

公共衛(wèi)生突發(fā)事件后，形成的檔案資料往往具有瞬即性、廣泛性、多樣性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，因此，檔案專項管理要注重應(yīng)急介入的預(yù)先性、歸檔范圍的齊全性、檔案追蹤的及時性、檔案收集的齊全性[7]。醫(yī)院在新冠肺炎防控和診治過程中產(chǎn)生了大量紙質(zhì)、電子文書和音像資料，主要有3類：一是黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人對新冠肺炎疫情防控工作的重要講話、批示、指示等；各級黨委政府及疫情防控管理有關(guān)部門召開的會議材料，下達(dá)的各類文件、通知、各類工作簡報等；醫(yī)院與上級有關(guān)部門之間的工作信函、電報傳真、電話記錄等信息資料。二是醫(yī)院為新冠肺炎疫情防控和診治印發(fā)的文件通知、制定的管理制度、填報的各類工作報表等；醫(yī)院接受上級有關(guān)部門監(jiān)督檢查而形成的匯報材料、備查資料以及相應(yīng)工作音像等。三是醫(yī)院總體疫情防控不同工作場所、不同工作人員和臨床一線醫(yī)護(hù)人員工作的場景照片、醫(yī)院制作的疾病防控和健康知識手冊、張貼的各類健康海報、各類防控標(biāo)標(biāo)識等。

2.2 新冠肺炎相關(guān)患者的病歷

病歷記錄了患者身體的真實狀態(tài)，包括身體一般情況、診斷及檢測指標(biāo)、治療方案、治療效果等全過程，是醫(yī)務(wù)人員開展新冠肺炎科學(xué)研究的第一手資料。按照全國病案管理規(guī)范，病歷應(yīng)由病案管理部門保管，但這并不意味著檔案管理部門無所作為。檔案管理部門要與醫(yī)院病案管理部門密切配合，可建立新冠肺炎患者、疑似患者以及無癥狀患者、發(fā)熱患者的住院病歷目錄，作為專項檔案管理的一部分，以保持檔案的完整性，并為檔案開發(fā)利用提供索引清單。除湖北省醫(yī)院外，因為醫(yī)院接診的新冠肺炎患者數(shù)量并不多，也可以翻印全部患者的病歷，通過醫(yī)療管理部門的蓋章認(rèn)定，作為檔案留存。

2.3 新冠肺炎防控和診治中涌現(xiàn)出的先進(jìn)集體與個人事跡材料

醫(yī)院在自身疫情防控和診治、參與當(dāng)?shù)卣M織的疫情防控、馳援湖北疫情一線等過程中涌現(xiàn)出了很多先進(jìn)集體、先進(jìn)個人，其精神需要發(fā)揚(yáng)光大。這類檔案主要包括：先進(jìn)集體和個人的基本情況、事跡介紹文字材料；上級有關(guān)部門及醫(yī)院組織的醫(yī)療隊歡送儀式、返回迎接儀式和表彰大會等音像資料、頒發(fā)的榮譽(yù)證書、榮譽(yù)綬帶及批準(zhǔn)文件；疫情防控基本結(jié)束后，各級黨委政府和醫(yī)院內(nèi)部組織的先進(jìn)集體和個人宣講報告文稿及音像資料；報紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等各類新聞媒體對他們的事跡介紹；還包括雖沒有評為先進(jìn)集體和個人，但有代表性意義和保存價值的醫(yī)護(hù)人員相關(guān)資料。

2.4 新冠肺炎防控和診治工作實物

實物檔案是歷史事件的實證。一是疫情防控和診治場所實物，這類實物一般物理空間比較大，保存困難，如醫(yī)院入口的安全隔離通道、體溫檢測點(diǎn)、新冠肺炎患者收治病房臨時改造的布局等，醫(yī)院可根據(jù)自身條件有選擇的分類保管，能留存的盡量留存，難以留存的要專門拍照和錄像。二是醫(yī)務(wù)人員工作實物，如醫(yī)務(wù)人員穿著的防護(hù)服、護(hù)目鏡等，特別是援鄂人員的防護(hù)服，因特殊的工作環(huán)境被涂鴉了各種標(biāo)識而更具有紀(jì)念意義；當(dāng)?shù)卣歪t(yī)院為援鄂人員配置的衣服、箱包、防護(hù)工具等；醫(yī)院制作的限制性住院陪護(hù)卡，新冠肺炎防護(hù)明白紙、健康教育卡、門診住院患者及陪護(hù)家屬體溫記錄本等。三是榮譽(yù)實物，包括疫情防控診治過程中的工作日志、戰(zhàn)地日記、與家人的往來書信、患者贈送的感謝信函、醫(yī)護(hù)人員的榮譽(yù)證書，以及新冠肺炎患者贈與醫(yī)護(hù)人員的紀(jì)念品等。

3 新冠肺炎防控和診治檔案專項管理應(yīng)注意的問題

3.1 作為醫(yī)院一把手工程予以高度重視

因為檔案管理是醫(yī)院服務(wù)性強(qiáng)的職能部門，管理權(quán)限相對較弱，而新冠肺炎是突發(fā)性公共衛(wèi)生事件，因此，檔案不能按照常規(guī)工作狀態(tài)產(chǎn)生，醫(yī)院在緊張的防控和診治氛圍下開展工作，產(chǎn)生的檔案材料基本零散在醫(yī)院各個管理部門和臨床科室，產(chǎn)生多頭檔案，這單靠檔案管理部門很難保證檔案資料征集的完整性和時效性。這就需要醫(yī)院作為一把手高度重視，認(rèn)真部署落實[8]。一是要加強(qiáng)《檔案法》的宣傳和相關(guān)培訓(xùn)，提高全員對新冠肺炎檔案重要性的認(rèn)識。二要及時召開新冠肺炎檔案專項管理協(xié)調(diào)會，特殊時期特殊管理，在相關(guān)部門和科室配備兼職檔案管理員，集中時間和專人推進(jìn)落實。三要督促檔案管理部門及時跟進(jìn)，以檔案管理專業(yè)知識指導(dǎo)相關(guān)資料的鑒別、分類和整理，確保應(yīng)繳盡繳、應(yīng)收盡收，做到檔案資料不流失。

3.2 注重檔案資料的價值評估和鑒別分類

新冠肺炎防控和診治檔案資料內(nèi)容豐富，首先要求醫(yī)院對專職和兼職檔案管理員進(jìn)行專門培訓(xùn)，掌握應(yīng)該收集什么，怎么收集，如何評估收集到的檔案材料價值，按照其醫(yī)療價值、歷史價值、文化價值、社會價值等進(jìn)行鑒別及分類整理[9]，不能簡單征集堆砌檔案，導(dǎo)致專項檔案失去屬性。其次要求檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，理清思路，列出檔案征集目錄單和“明白紙”，指導(dǎo)醫(yī)院有關(guān)科室和人員做好檔案材料的登記在冊、整理上繳工作。三是檔案采集整理的過程要和相關(guān)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行密切溝通，及時追補(bǔ)必要的檔案資料，保證第一手資料不流失，并確保其真實與完整性。

3.3 注重檔案的開發(fā)利用

檔案的作用不僅是儲存保管，更重要的是開發(fā)利用，要充分挖掘新冠肺炎專項檔案的價值，發(fā)揮其獨(dú)特價值[10]。一是注重檔案編研，及時編輯出版新冠肺炎防控和診治過程檔案專輯，如專題書刊、圖片專輯、音像專輯等，全面記錄和展示醫(yī)院和醫(yī)務(wù)人員在新冠肺炎防控和診治工作的方方面面。二要配合醫(yī)院發(fā)展任務(wù)，如激發(fā)員工的大愛精神、大無畏精神、敬業(yè)愛崗精神，團(tuán)結(jié)協(xié)作精神等，利用新冠肺炎檔案，召開專題研討會、表彰會、事跡報告會等。三是把新冠肺炎防控和診治檔案，特別是實物檔案及時充實到院史館，開辟專欄，展示醫(yī)院和醫(yī)務(wù)人員在新冠肺炎防控和診治中做出的貢獻(xiàn)和成就。通過檔案開發(fā)利用，大力拓展檔案管理的作用，為醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、醫(yī)院文化建設(shè)等注入新動能。