淺談精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

曲福曉 于云浩

摘要：隨著近些年來(lái)我國(guó)醫(yī)療水平的不斷提高，我國(guó)的醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展正在穩(wěn)步的提升中，其中，醫(yī)院檔案管理工作在其中更是有著極其重要的地位。尤其是進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)信息技術(shù)的高速發(fā)展，使得醫(yī)院檔案管理工作的傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代化科技相融合，在提升檔案管理工作的效率的同時(shí)，管理的質(zhì)量也比傳統(tǒng)模式有了巨大的提升。醫(yī)院檔案工作的精細(xì)化管理符合時(shí)代發(fā)展的潮流，滿足社會(huì)的需求，因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)充分的引進(jìn)精細(xì)化管理的理念，完善精細(xì)化管理制度，最大程度的發(fā)揮出精細(xì)化管理模式在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中起到的重要推動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;精細(xì)化管理

中圖分類號(hào)：R197.323文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-2177（2021）17-0056-02

1 精細(xì)化管理表現(xiàn)出來(lái)的管理優(yōu)勢(shì)

1.1 實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療水平的提高

精細(xì)化管理理念的提出，改變了醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理的模式，精細(xì)化的管理模式，相對(duì)于傳統(tǒng)的模式顯得更加精確與高效。精細(xì)化的管理可以有效的提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，提高醫(yī)院的工作效率，患者可以將就診的信息匯入到電子檔案中，便于集中管理，還為醫(yī)生遠(yuǎn)程問(wèn)診提供了必備的技術(shù)條件。精細(xì)化管理帶給醫(yī)院以及病患二者之間的便利，滿足了醫(yī)院看病效率的同時(shí)，還解決了患者繁重的問(wèn)診需求[1]。

1.2 有效緩解了醫(yī)患矛盾

醫(yī)患二者之間的矛盾是醫(yī)院一直存在的問(wèn)題，其中最尖銳的矛盾還是當(dāng)前醫(yī)療水平的不足與患者問(wèn)診需求之間的矛盾。出現(xiàn)這一矛盾的主要原因并不是醫(yī)生的數(shù)量少于病患人數(shù)，而是由于信息管理的混亂使得大量資源無(wú)法及時(shí)的調(diào)動(dòng)，進(jìn)而在很大程度上促進(jìn)了這一矛盾的產(chǎn)生[2]。因此，醫(yī)院引進(jìn)精細(xì)化的管理對(duì)于最大程度的調(diào)動(dòng)醫(yī)院的各種資源，是解決醫(yī)患之間眾多矛盾的根本之法。比如，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)主動(dòng)的，及時(shí)的更新患者的檔案信息，對(duì)于患者的病情進(jìn)行詳細(xì)的描述以及跟蹤，安排一定的人員對(duì)于患者的病情進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理工作，營(yíng)造一個(gè)管理有序的醫(yī)療環(huán)境，才能最大程度的限制醫(yī)患矛盾的產(chǎn)生[3]。

1.3 發(fā)揮了檔案的最大價(jià)值

隨著近些年來(lái)我國(guó)對(duì)于醫(yī)療行業(yè)的重視不斷的提高，對(duì)醫(yī)療行業(yè)進(jìn)行了眾多的改革，使得醫(yī)院內(nèi)部之間的人事關(guān)系變得紛繁復(fù)雜，這極大的加重了醫(yī)院對(duì)于人員檔案信息管理的工作難度。精細(xì)化管理為醫(yī)院的檔案管理提供了一個(gè)新的思路，醫(yī)院可以將檔案分為不同的類型，不同類別的檔案可以交由不同的人員進(jìn)行專門的管理，這樣除了能夠提高檔案管理的工作效率之外，還能夠保證人員對(duì)于檔案管理的專業(yè)程度以及準(zhǔn)確定。只有經(jīng)過(guò)精細(xì)化的管理，才能夠發(fā)揮出檔案信息中最大的價(jià)值[4]。

2 醫(yī)院檔案管理面臨的困境

2.1 檔案保管方式

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，因此，檔案室也應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代的步伐進(jìn)行必要的革新。醫(yī)院的檔案信息應(yīng)當(dāng)對(duì)于紙質(zhì)的檔案進(jìn)行變革，向電子檔案的方向進(jìn)行改變。電子檔案有著許多紙質(zhì)檔案沒(méi)有的優(yōu)勢(shì)，首先，電子檔案不需要占據(jù)太多的空間，電子檔案里面的信息易于保存且不易丟失，紙質(zhì)檔案不光需要占據(jù)非常多的空間之外，保存的檔案信息還不易保存，極易受到外界因素的影響造成丟失，其所引起的后果是非常嚴(yán)重的。因此，為了避免出現(xiàn)類似的問(wèn)題，積極的開展信息化的檔案保存方式。其次，信息化的檔案信息相對(duì)于紙質(zhì)檔案信息，便于查看和修改，對(duì)于患者病情的掌控，以及采取針對(duì)性措施具有非常重要的意義。

2.2 管理制度不健全

醫(yī)療行業(yè)作為我國(guó)最重要的行業(yè)之一，它的受眾人群比一般的行業(yè)都要廣，因此，其所制定的管理制度是保障其正常運(yùn)行的關(guān)鍵所在。醫(yī)院為了抵抗社會(huì)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)帶來(lái)的巨大壓力，它們大多將注意力放在了如何提升自己的經(jīng)濟(jì)效益，但是在這個(gè)過(guò)程中，卻嚴(yán)重忽略了一個(gè)健全的管理制度以及檔案管理的方式對(duì)其發(fā)展的巨大影響。醫(yī)院的檔案管理如果缺乏完整，科學(xué)的管理制度，會(huì)造成工作人員管理效率的低下，管理方式的混亂，造成醫(yī)院的發(fā)展受到嚴(yán)重的影響。

2.3 檔案服務(wù)過(guò)于被動(dòng)

檔案工作的內(nèi)容和方式較為簡(jiǎn)單，但是檔案的服務(wù)過(guò)于被動(dòng)，使得檔案的服務(wù)難以得到有效的發(fā)展。一些醫(yī)院還保存著傳統(tǒng)的檔案管理模式，也就是紙質(zhì)檔案的管理方式，使得年限較長(zhǎng)的檔案出現(xiàn)不可避免的損毀，甚至是丟失的現(xiàn)象，造成巨大的影響。還存在一些醫(yī)院由于對(duì)于檔案管理工作的忽視，檔案管理工作的混亂，對(duì)于檔案的信息不能及時(shí)的更新，檔案內(nèi)部的信息不能有效的共享，使得檔案信息的價(jià)值無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。而且，檔案管理的工作人員一般都是已退休的人員，由于這些人員年紀(jì)較大，對(duì)于信息化的工作內(nèi)容無(wú)法適應(yīng)，檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)不足，使得檔案管理工作處于一個(gè)被動(dòng)的地位，嚴(yán)重的阻礙了檔案管理的精細(xì)化發(fā)展。

2.4 信息化水平難以提升

我國(guó)的醫(yī)療水平正在不斷的發(fā)展，受到人口老齡化的影響，以及暴發(fā)的新冠疫情，近些年來(lái)，我國(guó)的醫(yī)療的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)一個(gè)爆炸式的增長(zhǎng)，這就使得醫(yī)院的檔案管理工作的難度加大。此外，大多數(shù)醫(yī)院表現(xiàn)出更加愿意將更多的資金以及關(guān)注放在科研研發(fā)上面，對(duì)于信息化水平的發(fā)展沒(méi)有過(guò)多的重視，二者的不平衡發(fā)展，使得醫(yī)院發(fā)展受到了嚴(yán)重的限制。

3 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

3.1 樹立正確的管理意識(shí)，明確檔案建設(shè)目標(biāo)

建立正確的管理意識(shí)，對(duì)于醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化發(fā)展是非常重要的，醫(yī)院的管理人員必須明確檔案建設(shè)的目標(biāo)，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，制定最符合自身發(fā)展的管理計(jì)劃以及管理制度。在實(shí)際的管理操作當(dāng)中，管理人員還應(yīng)當(dāng)以實(shí)際情況作為管理的準(zhǔn)則，并制定科學(xué)的管理規(guī)劃，在通過(guò)合理的管理制度提升醫(yī)院檔案管理工作的效率的同時(shí)，保障檔案信息的安全性，還應(yīng)該極強(qiáng)對(duì)于檔案信息的共享，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。對(duì)于檔案管理工作，對(duì)于其工作人員應(yīng)當(dāng)加大考核力度，制定合理的獎(jiǎng)勵(lì)以及懲罰機(jī)制，最大程度的激發(fā)工作人員的工作熱情，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。當(dāng)然，檔案管理工作進(jìn)一步的細(xì)分，避免不同類型的工作交叉在一起，這樣會(huì)嚴(yán)重降低檔案管理的工作人員的工作效率，加大工作人員的工作壓力。對(duì)于相同類別的檔案信息可以進(jìn)行統(tǒng)一的劃分整合，這為之后的查看使用等提供了便利。對(duì)于檔案管理的工作人員，也應(yīng)該為他們提供必要的技能培訓(xùn)課程，除了學(xué)習(xí)必要的管理理念之外，還可以充分的借鑒其他檔案管理工作優(yōu)異的案例，加強(qiáng)精細(xì)化的管理，充分發(fā)揮出檔案信息的最大價(jià)值。

3.2 創(chuàng)建檔案管理制度，引入精細(xì)化管理理念

制度是保障人員有序工作的必要條件，建立科學(xué)的責(zé)任制度，將責(zé)任制度有機(jī)的與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，將每個(gè)工作人員的責(zé)任以及義務(wù)明確的劃分，保障檔案管理工作的高效率進(jìn)行。此外，責(zé)任制度需要將每個(gè)工作人員的具體工作內(nèi)容明確的劃分出來(lái)，將工作與責(zé)任掛鉤，建立崗位責(zé)任制度，使得檔案管理工作人員的工作與責(zé)任相匹配，能夠在最大程度上激發(fā)工作人員的工作效率。

精細(xì)化管理制度的建立在檔案管理工作中具有極其重要的地位，但這也是許多醫(yī)院管理人員所忽視的一項(xiàng)內(nèi)容。積極的引進(jìn)精細(xì)化管理的理念，建立精細(xì)化管理的制度，提高檔案管理工作人員的精細(xì)化管理的意思，才能夠確保精細(xì)化管理制度的有序進(jìn)行。

合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，可以在限制工作人員的同時(shí)，也能夠最大程度上提高檔案管理工作人員的工作動(dòng)力。將精細(xì)化管理引入醫(yī)院的檔案管理體系中，能夠有效的減少檔案管理中存在道德許多問(wèn)題，保障了檔案信息的準(zhǔn)確性。

3.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入檔案管理之中

將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到醫(yī)院檔案管理之中，在提升檔案管理工作人員處理檔案信息的效率的同時(shí)，還能夠在很大程度上提高工作人員處理數(shù)據(jù)的質(zhì)量，高效與高質(zhì)量也是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的要求，因此，加強(qiáng)對(duì)于檔案信息的管理工作，不僅不會(huì)降低醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)生，還能夠極大的促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。因此，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)于思想醫(yī)院檔案信息化管理，減少檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)具有深遠(yuǎn)的意義。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)在提供以上優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，還能夠發(fā)揮出巨大的信息共享的作用。信息共享加快醫(yī)院各個(gè)部門之間，各個(gè)醫(yī)生之間以及醫(yī)患之間的信息交流，為醫(yī)院的信息交流提供了一個(gè)新的途徑。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的發(fā)展不應(yīng)當(dāng)僅僅放眼于發(fā)展科研研發(fā)之上，檔案信息的精細(xì)化管理看似與醫(yī)院的發(fā)展沒(méi)有管理，但實(shí)際上能夠在極大程度上加快醫(yī)院內(nèi)部之間的信息交流，信息高效傳遞的同時(shí)，更是醫(yī)院快速發(fā)展時(shí)機(jī)。因此，醫(yī)院的管理人員應(yīng)當(dāng)充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于未來(lái)可持續(xù)發(fā)展的重要意義，積極的引進(jìn)精細(xì)化管理的理念，建立精細(xì)化管理的制度，提高檔案管理工作人員的精細(xì)化管理的意思，確保精細(xì)化管理制度的有序進(jìn)行，才能夠?qū)n案信息中的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，為醫(yī)院的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)編：李慧娟）