工作流技術(shù)下集團財務(wù)管理系統(tǒng)優(yōu)化研究

王 揚

（大連科技學(xué)院 經(jīng)濟與管理學(xué)院，遼寧 大連 116052）

1.工作流及區(qū)塊鏈技術(shù)簡介

1.1 工作流技術(shù)

工作流管理技術(shù)發(fā)展十分迅速，其主要特征是工作自動化，人和工具之間相互配合工作，共同完成一件任務(wù)。這種方法可以使職工在短時間內(nèi)正確的完成工作。工作流其實就是一個在流程業(yè)務(wù)中部分或全部使用計算機自主的完成任務(wù)的過程。先是拆分工作流程，分為許多任務(wù)和角色，定義每一角色應(yīng)該完成對應(yīng)的任務(wù)，形成鏈條，可以把控流程進度，上漲工作效益，就可以提升企業(yè)整體經(jīng)營等級，增強集團行業(yè)競爭能力。

1.2 區(qū)塊鏈技術(shù)

財務(wù)管理系統(tǒng)功能是授權(quán)和進行申請業(yè)務(wù)的審批。財務(wù)部門需要根據(jù)申請批準后給申請員經(jīng)費。這時系統(tǒng)必須要確認申請人的真實身份才能對申請進行審批，所以建立信任機制能夠讓雙方確保對方的身份，維護企業(yè)的自身利益，阻止不良分子通過網(wǎng)絡(luò)篡改申請信息，造成不好的影響。區(qū)塊鏈技術(shù)能夠保證申請信息不被改變，提高企業(yè)安全等級。區(qū)塊鏈是把所有申請信息的數(shù)據(jù)塊都串聯(lián)起來變成整體。每塊都是記載不一樣的數(shù)據(jù)，而且每塊區(qū)塊不能被更改，所以可以保證申請信息不被改變。

2.集團財務(wù)管理系統(tǒng)需求分析

2.1 功能性需求分析

簽字授權(quán)模塊。整個系統(tǒng)中包括多個需要簽字的申請環(huán)節(jié)，任何環(huán)節(jié)都能夠使用傳輸Excel表格對負責(zé)審批人實施大量錄入及改變，在錄入信息的流程里會依照成本中心信息對傳輸?shù)男畔⑦M行篩選，校對費用明細賬戶、成本中心和業(yè)務(wù)范圍的詳細信息是否填寫正確，而這些校對樣本信息同樣使用傳輸Excel表格實施監(jiān)測，用來確保信息的正確性。

運作類業(yè)務(wù)和費用類業(yè)務(wù)模塊。在這兩個模塊中，申請者搜索到負責(zé)審批人后，系統(tǒng)自行發(fā)送郵件提醒審批人進行審批流程。在這兩個模塊里加入了區(qū)塊鏈技術(shù)，使用區(qū)塊鏈平臺對審批人和申請者的姓名等信息進行校對，保證了審批流程的安全性，給申請職員及審批人互相增加了信任。

2.2 非功能性需求分析

安全性：因為不同業(yè)務(wù)需要不同負責(zé)人的審批，最后需要進行財務(wù)匯總，包括企業(yè)的資金狀況，所以必須要保證賬號的加密，然后需確保信息的正確性，也要確保網(wǎng)絡(luò)的安全，數(shù)據(jù)信息不能被變更等安全隱患。

易用性：使公司的員工都能簡單運用系統(tǒng)，操作簡單流程不復(fù)雜，可以使用戶方便的進入和運用。

可維護性：因為企業(yè)需要每年調(diào)賬，需要遷移數(shù)據(jù)庫和備份調(diào)整系統(tǒng)。系統(tǒng)必須使維護人員可以進行維護。

3.集團財務(wù)管理系統(tǒng)存在問題分析

3.1 財務(wù)管理信息系統(tǒng)難以支持集團戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)

大型集團企業(yè)以其特有的綜合發(fā)展形式進行豐富的運營活動。因為企業(yè)數(shù)量太多、行業(yè)疏離、地域分散，所以使其子公司財務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的管控不及時、不準確，難以獲得有效的信息。如果集團的系統(tǒng)沒有方法能夠及時匯報正確的、持續(xù)改變的企業(yè)管理信息，那么會沒有辦法使企業(yè)發(fā)展形式進行改革，以及達到企業(yè)持久性發(fā)展的發(fā)展目標(biāo)。

3.2 集團財務(wù)管理信息化人才不足

即使現(xiàn)在許多企業(yè)已經(jīng)實施財務(wù)管理信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，但受信息化人才缺少的影響，有些企業(yè)集團還是實行以往的財務(wù)系統(tǒng)運行模式，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準和規(guī)范，無法進行協(xié)調(diào)，企業(yè)集團很難實現(xiàn)統(tǒng)一的管理和控制。即使一些企業(yè)已經(jīng)使用了工作流財務(wù)管理系統(tǒng)，也沒有完全發(fā)揮系統(tǒng)的所有功效，只是把其作為財務(wù)會計軟件使用。財務(wù)管理模式很難達到企業(yè)管理目標(biāo)。

3.3 集團預(yù)算管理不夠完善

我國一些企業(yè)集團的財務(wù)預(yù)算仍然由財務(wù)部門主導(dǎo)，其他部門與分支機構(gòu)之間沒有足夠的信息交流與協(xié)作。財務(wù)部與其他部門橫向聯(lián)系并不完全。整體剖析如今的一些集團財政過程，更明顯的問題是不完全的橫向連接，尤其對于公司的中心經(jīng)營流程、購貨步驟、銷售步驟、合同步驟等過程中，財務(wù)部門不加入討論重大決策的隊伍。沒有辦法迅速找到業(yè)務(wù)流程活動中有概率發(fā)生的財務(wù)風(fēng)險問題。

3.4 集團資金管理過于分散

如今，部分企業(yè)集團財務(wù)管理專業(yè)化能力較弱，子公司無法完全施展集團的規(guī)模效益。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)集團事業(yè)的逐漸規(guī)模變大，各分公司的業(yè)務(wù)變成綜合性發(fā)展的態(tài)勢在市場逐漸顯露出來。然而，許多企業(yè)集團內(nèi)部的財務(wù)組織結(jié)構(gòu)完全無法承受企業(yè)集團發(fā)展的所需，導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)組織的管理職能不能完全施展。一些企業(yè)集團采用分權(quán)管理子公司，但是資金、投資、融資及其他對公司及其核心的要點沒有進行中心監(jiān)督和管理，導(dǎo)致盲目擴張、借貸和放貸的子公司不受集團控制，根據(jù)自己想法操作，整體集團沒有充分調(diào)用可分配資金，并且提高集團的自身運營難度和財務(wù)風(fēng)險。

4.優(yōu)化集團財務(wù)管理系統(tǒng)對策建議

4.1 建立和完善財務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺

財務(wù)管理系統(tǒng)信息化實施的根基是組建和提升集團及各所屬公司的財務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺。信息系統(tǒng)平臺的實施和提升基礎(chǔ)是公司的整體歸集一體化管理。建立和完善統(tǒng)一的財務(wù)管理信息系統(tǒng)平臺使集團及其子公司記錄數(shù)據(jù)記錄在一個統(tǒng)一的平臺，促進數(shù)據(jù)跟蹤和有效集成和分析，可以進行統(tǒng)一管理和風(fēng)險控制，并滿足的雙向?qū)崟r動態(tài)需求的信息反饋機制。此外，可以在集團統(tǒng)一的信息平臺上及時準確地獲取到不同的財務(wù)管理信息需求，從而提高財務(wù)管理的效率，滿足集團的戰(zhàn)略發(fā)展需要。

4.2 全面提升預(yù)算管理水平

全面預(yù)算管理的進行是整體預(yù)算管理體系的重要組成部分。在進行整體預(yù)算與實際差額的解析時，如果只能用提交的信息來表明預(yù)算與現(xiàn)實的差異，或一個單一的數(shù)字解析，它是不能滿足高級層管理者需求的。這就要深挖到更進一步的層次，即業(yè)務(wù)層面解讀預(yù)算執(zhí)行與現(xiàn)實差額有差異的問題所在，這也被叫做“下鉆式”預(yù)算差異解析，集團企業(yè)經(jīng)理來提供信息的分析，以支持后續(xù)解決方案和糾正決策。這就需要使用財務(wù)管理信息系統(tǒng)髙效接軌預(yù)算管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，來完成上傳數(shù)據(jù)和隨時的刷新信息，否則很難擴展到整體預(yù)算管理集團全球運營，難以給公司的深度策略議題給予堅實的基礎(chǔ)。

4.3 提升集團財務(wù)人員的財務(wù)管理信息化水平

能夠迎合企業(yè)財務(wù)管理信息化目標(biāo)的高端技術(shù)職員是企業(yè)可以實現(xiàn)理想的基本需要。各個企業(yè)的市場斗爭本質(zhì)就是高端技術(shù)職員的斗爭。想成就集團企業(yè)財務(wù)管理信息化，需要教導(dǎo)復(fù)合型人才，既要會使用財務(wù)管理的技術(shù)知識和經(jīng)驗?zāi)芰?，又要了解財?wù)系統(tǒng)的裝置、運作和檢修等有關(guān)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。集團企業(yè)可以加大職工的專業(yè)培訓(xùn)力度，促進現(xiàn)在企業(yè)財務(wù)職工的信息技術(shù)能力變強，也可以在社會招聘技術(shù)職員。迅速成立一批會運用信息技術(shù)的隊伍，確保財信息化管理的發(fā)展速度，從而增加了集團的市場競爭力，更好的促進集團公司的可良性健康發(fā)展。

4.4 加強對集團的資金集中管理

集團公司的財政監(jiān)管全程，都需要保證統(tǒng)一管理與授權(quán)經(jīng)營一起實現(xiàn)，積極落實集團的未來戰(zhàn)略方向，為集團公司的財務(wù)管控制度提供幫助。詳細的措施包括在集團公司的生產(chǎn)經(jīng)營中，要提高經(jīng)營管理控制過程標(biāo)準。要從宏觀角度進行分析，制定整體成長策略，掌握集團公司的全面狀況，實施策略方法和技術(shù)等級考試等，綜合提升集團公司財務(wù)管理的有效性。除統(tǒng)一把控外，還進行授權(quán)操作。下屬公司在充分掌握的水平上，認真執(zhí)行集團總部的前景思想，調(diào)動各個部門實施科學(xué)的差異化管理，總結(jié)各個區(qū)域發(fā)展?fàn)顟B(tài)和分公司的真實境況，以達到有益于公司壯大發(fā)展的目標(biāo)。

5.基于工作流的集團財務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)計初探

5.1 財務(wù)核算結(jié)構(gòu)模塊的實現(xiàn)

財務(wù)核算結(jié)構(gòu)模塊里分析的目標(biāo)為系統(tǒng)每日傳送來的任務(wù)內(nèi)容、核心利潤和成本核算這類信息。此模塊里，一共構(gòu)建兩種類，第一個類的內(nèi)容是分析系統(tǒng)實時發(fā)送過來的信息，然后把這些最基本的信息整合錄入組織結(jié)構(gòu)表；第二個類的內(nèi)容是用來解決整合分析好的組織結(jié)構(gòu)表，進行選取數(shù)據(jù)然后移動的步驟使零散的數(shù)據(jù)根據(jù)一定要求有秩序的排列。

5.2 簽字授權(quán)模塊的實現(xiàn)

在簽字授權(quán)模塊里，建立信息監(jiān)管管理就需要使用Excel傳輸?shù)姆椒ㄟM行編輯每個業(yè)務(wù)員的權(quán)限和基本信息。建立數(shù)據(jù)備份類的方法是使用Excel表格下載備份數(shù)據(jù)。簽字人檢索類搜索功能是依照不一樣的權(quán)限進行的。根據(jù)不一樣的權(quán)限進行審批人的檢索、簽字授權(quán)功能的申請，包括把審批權(quán)限給自己的助理。申請代理類就是同意或拒絕職員申請簽字授權(quán)功能。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護類大部分工作是選取數(shù)據(jù)然后進行添加或修改，處理費用明細賬戶、運作類科目及企業(yè)日常銷售數(shù)據(jù)。

5.3 運作類業(yè)務(wù)模塊的實現(xiàn)

在運作類業(yè)務(wù)模塊的改革與運用里，使用區(qū)塊鏈系統(tǒng)可以使不同部門的人員聯(lián)系在一起，包括安全登錄進系統(tǒng)的申請人員及負責(zé)審批人員，能夠建立起雙方互相信任的通道，安全的完成企業(yè)業(yè)務(wù)流程。系統(tǒng)首先保證在每個流程中各職員的網(wǎng)絡(luò)安全，然后保證采購人員提出申請后負責(zé)審批人員的同意意見保留，不會消失。以免日后分歧出現(xiàn)沒有證據(jù)。

5.4 費用類業(yè)務(wù)模塊的實現(xiàn)

在費用類業(yè)務(wù)模塊里同樣運用了區(qū)塊鏈平臺，舉個例子，職員如果想要申請項目報銷，在申請項目報銷的時候，系統(tǒng)主動運用區(qū)塊鏈技術(shù)來進行項目檢測校對，使用區(qū)塊鏈平臺的可選擇的接口，把項目的詳細信息傳送至系統(tǒng)里，其中包括項目編號、申請職員的姓名、負責(zé)審批人員的姓名以及項目使用費用的明細。系統(tǒng)服務(wù)器會依照共識機制來分析申請表是否可以得到共識。假設(shè)可以得到共識，系統(tǒng)會重回上一步驟，把此次項目報銷申請保留，存檔本地數(shù)據(jù)庫及區(qū)塊鏈平臺里。