文物庫房清點(diǎn)及科學(xué)管理的實(shí)踐與探索
——以北京奧運(yùn)博物館為例

趙媛

（北京奧運(yùn)博物館，北京 102008）

一、北京奧運(yùn)博物館庫房現(xiàn)狀

北京奧運(yùn)博物館庫房發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)時(shí)期：

2009年—2016年，北京奧運(yùn)博物館庫房在奧林匹克園區(qū)，保管部只有奧組委給予的奧運(yùn)物資交接單，只包含物資名稱、節(jié)目名稱以及物資數(shù)量等，并沒有詳細(xì)的藏品信息，沒有摸清具體的家底。

2017年，保管部完成順義文物庫房的搬遷及第一次藏品整理工作，藏品分布在8個(gè)庫中，便于更準(zhǔn)確的分類統(tǒng)計(jì)和管理，將所有藏品分成服裝、文獻(xiàn)、勛章徽章證件、實(shí)用器物、旗幟、書刊傳單、音像制品、貨幣郵票和雜項(xiàng)，共計(jì)九大類。同時(shí)在藏品整理和分類的過程中，開展基礎(chǔ)信息采集登記工作，保管部按照文物普查藏品信息采集規(guī)范要求，對藏品性質(zhì)、照片、定名、年代、類別、質(zhì)地、數(shù)量、質(zhì)量、尺寸、完殘狀況等數(shù)據(jù)進(jìn)行了采集和記錄。保管部有了電子化的《文物信息表》，經(jīng)過對文物庫房和展線藏品的整理、統(tǒng)計(jì)，初步摸清了家底，我館共有藏品1698879件，對藏品的保護(hù)和科學(xué)管理奠定了基礎(chǔ)。

2020年，保管部開始進(jìn)行第二次藏品整理工作，我館根據(jù)館藏品現(xiàn)狀，按照上級領(lǐng)導(dǎo)要求，結(jié)合《北京奧運(yùn)博物館藏品定級標(biāo)準(zhǔn)》、《北京奧運(yùn)博物館文獻(xiàn)資料留存標(biāo)準(zhǔn)》要求對奧運(yùn)藏品進(jìn)行再次篩選。這次整理庫房，精簡了4個(gè)庫房，只留下1號、2號、3號、4號庫。每個(gè)庫的功能不同，1號庫保管奧運(yùn)會開閉幕節(jié)目服飾和相關(guān)奧運(yùn)書籍及報(bào)刊；2號庫保管各類奧運(yùn)實(shí)物藏品；3號庫是專門存放2022年冬奧會藏品庫房；4號庫是北京奧運(yùn)博物館藏品備用庫房。同時(shí)設(shè)立了精品庫房以及借展藏品周轉(zhuǎn)庫房。通過這次整庫對我館藏品進(jìn)行了再次梳理，形成了紙質(zhì)版和電子版《藏品清單》，也是對第一次整庫的復(fù)核與查對。

通過歷次的清點(diǎn)以及整庫，摸清了家底，補(bǔ)充了藏品信息，便于對藏品進(jìn)行科學(xué)化管理。

二、開展庫房清點(diǎn)工作對于藏品管理的重要意義

首先，庫房清點(diǎn)是藏品管理的重要內(nèi)容，是必要且必須的。根據(jù)博物館藏品管理辦法的有關(guān)規(guī)定，在博物館面臨重大變更時(shí)，清點(diǎn)是必要的，如庫房搬遷；在文物管理人員變更時(shí)，尤其是負(fù)責(zé)人變更時(shí)，庫房清點(diǎn)是必要的；藏品管理工作的發(fā)展也使庫房清點(diǎn)成為必要，文博事業(yè)蓬勃發(fā)展，藏品管理越來越科學(xué)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。國家文物局相繼出臺多項(xiàng)制度、規(guī)范對藏品管理工作提出新的要求，藏品管理體系不斷更新，藏品信息不斷補(bǔ)充，舊有的藏品管理方式必須與時(shí)俱進(jìn)。

其次，庫房清點(diǎn)是博物館摸清家底的唯一途徑。對于我館來說，從建館后就沒有清點(diǎn)過藏品，我館藏品種類豐富、數(shù)量眾多，只有通過庫房清點(diǎn)，才能明確各類藏品的收藏情況。只有通過清點(diǎn)，才能準(zhǔn)確掌握館藏文物數(shù)量，明確文物數(shù)量是藏品管理的首要任務(wù)。同時(shí)，藏品不斷地被利用，或展覽、或保護(hù)修復(fù)等，難免會出現(xiàn)藏品管理混亂、數(shù)目不清情況。因此，對文物藏品進(jìn)行定期的全面清點(diǎn)與核對，不僅能杜絕藏品管理上的漏洞，還能為開展進(jìn)一步管理工作打下基礎(chǔ)。

再次，庫房清點(diǎn)有利于藏品管理工作進(jìn)一步的提高。通過庫房清點(diǎn)，有利于發(fā)現(xiàn)藏品管理工作中存在的不足和失誤，及時(shí)糾正存在的問題，開展庫房清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)有的藏品用途不清晰、藏品計(jì)件單位不規(guī)范等問題，通過清庫，這些問題都能得到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和很好的解決。

最后，庫房清點(diǎn)是博物館開展其他業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)。文物隨著時(shí)間的流逝不斷發(fā)生著各種變化，清點(diǎn)時(shí)詳細(xì)記錄文物現(xiàn)狀是庫房清點(diǎn)的重要內(nèi)容，這次整理時(shí)發(fā)現(xiàn)有的藏品破損嚴(yán)重。同時(shí)通過清點(diǎn)，保管部人員對館藏文物有了比較全面的了解，有利于提高參與人員的業(yè)務(wù)工作能力。清點(diǎn)、核對的各個(gè)環(huán)節(jié)都直接接觸文物，這就要求所有工作人員都必須熟悉和遵守有關(guān)制度和法則，確保文物安全，確保工作的高質(zhì)量、高效率，因此這項(xiàng)工作也是對文物管理工作的一次大檢驗(yàn)。同時(shí)，通過對藏品進(jìn)行規(guī)范定名、統(tǒng)一計(jì)量方法、補(bǔ)錄完殘狀況、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等做法，有利于專業(yè)人員專業(yè)知識水平再次得到鍛煉和提高。

三、庫房清理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及應(yīng)對

這次庫房文物清點(diǎn)，保管員各盡其責(zé)，明確整庫目的，要有高度的責(zé)任感，保證文物的安全、掌握藏品現(xiàn)狀，規(guī)范有秩序地對各類文物藏品進(jìn)行清點(diǎn)核查并認(rèn)真填寫了《藏品清單》。

下面就這次整庫，針對一些發(fā)現(xiàn)的問題，做以概述：

（一）各種類別藏品現(xiàn)狀不好的、且影響展覽使用的，都在這次清點(diǎn)備注中做出了有破損記錄。如書畫類，有撕裂、破損、開粘、起翹、污跡等；金屬藏品出現(xiàn)了生銹、脫落等；工藝品鏡框裝置破損等。

（二）這次按照上級要求對物資進(jìn)行精簡，這次精簡的原則是體現(xiàn)不了奧運(yùn)精神、奧運(yùn)文化，與2008年奧運(yùn)會無關(guān)的相關(guān)物資放在5號、6號、7號、8號庫，比如3萬余件衣架、工作餐券、設(shè)備設(shè)施等。對于數(shù)量多的藏品，每種基本保留5-50件，如奧運(yùn)會開閉幕服裝、道具等，其余也放入已精簡庫中。

（三）細(xì)化包裝，方便提取藏品，如請柬、明信片幾十件藏品同時(shí)放在一個(gè)箱子中，為了更好找到藏品，用透明收納袋放置，并在每個(gè)收納袋里放入紙質(zhì)說明，包含藏品名稱和數(shù)量，這樣的包裝就方便日后提取。

（四）統(tǒng)一規(guī)范藏品名稱，要反映藏品的主要內(nèi)容和本質(zhì)特征，外文藏品按照封面名稱命名。

（五）這次整庫的同時(shí)排好上架號，1號庫分為1-18架，每架分為上中下；2號庫分為1-16架，每架分為上中下；并在藏品清單中明確，整理完的藏品按照上架號整齊排列，箱子朝外一側(cè)張貼紙質(zhì)箱號，方便保管員查找和提取。如《論語》服裝，上架號位置在1-1-中，即1號庫1號架中層；箱號123，在中層找到123號箱即可。2號庫藏品同樣放置。

（六）在2017年第一次整庫時(shí)，藏品按照9大類來分類，今年整庫在上次分類的基礎(chǔ)上，對藏品進(jìn)行了合并同類項(xiàng)，便于更好的科學(xué)管理。

（七）對于一級、二級、三級藏品將繼續(xù)裝入2019年制作完成的囊匣中保存。

（八）今年整庫因?yàn)橐咔樵?，保管部人手有限，沒有分組進(jìn)行清點(diǎn)，所有人員一起清理，按照庫房順序整理，分工有序，一名工作人員記錄整庫日記，詳細(xì)記錄箱號、藏品名稱以及數(shù)量，一名工作人員負(fù)責(zé)清點(diǎn)整理藏品，一名工作人員負(fù)責(zé)記錄《藏品檔案》。每件藏品的整理、清點(diǎn)、記錄都要經(jīng)過三人之手，保證了整庫的科學(xué)性和正確性，工作人員對所有藏品有了總體掌握和了解。

（九）現(xiàn)已整理完所有藏品，我部門一名工作人員專職負(fù)責(zé)錄入電子化《藏品檔案》，通過錄入，進(jìn)一步查缺補(bǔ)漏，同時(shí)形成最新版電子化藏品數(shù)據(jù)，便于后期的藏品管理工作。

四、把握四個(gè)環(huán)節(jié)促進(jìn)科學(xué)、規(guī)范的庫房清點(diǎn)

通過歷次清點(diǎn)整庫，我們認(rèn)為牢牢把握四個(gè)環(huán)節(jié)，才能促進(jìn)科學(xué)、規(guī)范的庫房清點(diǎn)。

第一，庫房清點(diǎn)要選擇合理的時(shí)機(jī)。庫房清點(diǎn)是項(xiàng)科學(xué)的、系統(tǒng)的、規(guī)范的工作，同時(shí)又是繁瑣的、細(xì)致的、精確的，這項(xiàng)工作的完成不是一蹴而就的，往往需要人力、物力的較長時(shí)間投入，因此，科學(xué)合理的時(shí)間安排尤為重要。同時(shí)，文物不同于一般的物品，不適合進(jìn)行經(jīng)常性的觸碰，尤其要避免反復(fù)性的清點(diǎn)，那么清點(diǎn)時(shí)間的選擇就要統(tǒng)籌兼顧、合理選擇。庫房清點(diǎn)時(shí)間的選擇應(yīng)根據(jù)我館的實(shí)際情況，結(jié)合一定的契機(jī)，大環(huán)境具備，人員具備的條件下進(jìn)行。也可以根據(jù)需要，以專題、專項(xiàng)的形式小范圍內(nèi)開展，小范圍開展清點(diǎn)工作，時(shí)間上更為靈活，方式選擇上也可相應(yīng)變化，有利于實(shí)現(xiàn)清點(diǎn)的目的。

第二，明確庫房清點(diǎn)的目標(biāo)。庫房清點(diǎn)的目標(biāo)是要進(jìn)行庫房清點(diǎn)的前提條件，清點(diǎn)目的不同，清點(diǎn)方式、參與人員就會有所不同。清點(diǎn)計(jì)劃的制訂要依據(jù)清點(diǎn)目標(biāo)來制定。如我館第一次整庫在庫房遷址后開展，從原庫房打包的藏品幾個(gè)種類都放在一個(gè)箱子中，第一次整庫清點(diǎn)目標(biāo)較多，沒有底賬，同時(shí)又要對藏品進(jìn)行分類，先要把搬遷過來的箱子打開，拿出每件藏品拍照、量尺寸、稱重，完善藏品信息、然后進(jìn)行分類，再裝箱，時(shí)間緊，工作人員又不斷變化，不能很快上手，無形中增加了工作強(qiáng)度和難度。所以在制訂清點(diǎn)計(jì)劃時(shí)要充分考慮目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)。

第三，要制訂切實(shí)可行的清點(diǎn)方案。在具備清點(diǎn)時(shí)間、明確清點(diǎn)目標(biāo)的前提下，制訂清點(diǎn)方案，是進(jìn)行庫房清點(diǎn)的首要工作。如今年保管部整庫，基于以上提到的清點(diǎn)目標(biāo)，本次清點(diǎn)計(jì)劃共涉及以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（一）進(jìn)行方式：成立藏品庫房清點(diǎn)整理小組。保管部人員負(fù)責(zé)具體清點(diǎn)工作，清點(diǎn)以庫房小組為單位進(jìn)行，明確各自責(zé)任。

（二）制訂清點(diǎn)工作時(shí)間：明確具體的整庫時(shí)間，明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

（三）明確清點(diǎn)具體操作程序。

（四）明確規(guī)定操作注意事項(xiàng)。

（五）完成清點(diǎn)整庫報(bào)告。

（六）做好整庫驗(yàn)收工作。

清點(diǎn)方案制訂完成后，應(yīng)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，由領(lǐng)導(dǎo)小組組織有關(guān)人員討論后，確定切實(shí)可行的操作方案。

第四，庫房清點(diǎn)的實(shí)施過程中要注意細(xì)節(jié)。清點(diǎn)實(shí)施過程中，工作人員應(yīng)在明確各自責(zé)任的前提，以最為合理的方式協(xié)調(diào)工作，多溝通，確保文物安全。嚴(yán)格按照清點(diǎn)方案中的步驟執(zhí)行。正如前面所提到的庫房清點(diǎn)是項(xiàng)科學(xué)的、系統(tǒng)的、規(guī)范的工作，同時(shí)又是繁瑣的、細(xì)致的、精確的。那么前期工作越細(xì)致、準(zhǔn)備越充分，越有利于實(shí)現(xiàn)清點(diǎn)目標(biāo)。無論清點(diǎn)目標(biāo)是什么，以哪種方式進(jìn)行庫房清點(diǎn)，以下工作要點(diǎn)都是必須注意的。

1.清點(diǎn)工作應(yīng)在《文物保護(hù)法》、《博物館藏品管理辦法》和我館館各項(xiàng)規(guī)章制度的指導(dǎo)下進(jìn)行。

2.庫房清點(diǎn)作為藏品管理工作的重要內(nèi)容，清點(diǎn)內(nèi)容、方式、方法也應(yīng)緊隨藏品管理工作發(fā)展的步伐，與時(shí)俱進(jìn)。

3.房清點(diǎn)應(yīng)得到館領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。館領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，是清點(diǎn)工作順利進(jìn)行的保證。

4.時(shí)刻樹立牢固的文物安全意識。由于清點(diǎn)人員較多，工作量大，文物安全要時(shí)刻注意。

5.對清點(diǎn)人員應(yīng)嚴(yán)格要求，不僅要有嚴(yán)肅、認(rèn)真的態(tài)度，工作期間著裝也要有明確要求。衣服應(yīng)簡潔、著平底鞋、無佩飾、戴帽子等，避免對文物造成安全隱患。

6.做好前期準(zhǔn)備工作。前期準(zhǔn)備工作包括：庫房徹底清潔，清點(diǎn)工作開始前，完成庫房內(nèi)的清潔；完成工作中所需要的各種表格；準(zhǔn)備好清點(diǎn)所需工具、設(shè)備；明確清點(diǎn)工作制度；培訓(xùn)工作表格的規(guī)范填寫等等。

7.清點(diǎn)過程中，清點(diǎn)人員應(yīng)明確各自責(zé)任，各司其職，同時(shí)做各自的記錄。清點(diǎn)是需要清點(diǎn)人員相互配合，應(yīng)協(xié)調(diào)溝通，逐漸磨合，形成一定的工作流程。

8.清點(diǎn)有關(guān)表、資料匯總至保管部負(fù)責(zé)人處。

9.做好后續(xù)工作。清點(diǎn)工作的目的不只是明確文物數(shù)量，更重要的是為下一步藏品工作提供基礎(chǔ)。后續(xù)工作更為重要，如清點(diǎn)工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)逐一解決，應(yīng)根據(jù)藏品現(xiàn)狀提出下一步文物保護(hù)措施等等。

文物藏品的保管工作，需要與時(shí)俱進(jìn)。隨著館藏文物數(shù)量、信息量的不斷增加，文物庫房的清點(diǎn)及管理工作仍在不斷地進(jìn)行著。創(chuàng)立好一套科學(xué)有序的管理機(jī)制、及時(shí)掌握藏品增減的實(shí)時(shí)動態(tài)，是對國家的文化財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)、對博物館的文物藏品負(fù)責(zé)。只有不斷加強(qiáng)文物庫房管理的科學(xué)化和規(guī)范化，才能不斷提升藏品管理質(zhì)量和水平。適時(shí)地做好文物藏品的清點(diǎn)整庫工作，意義深遠(yuǎn)。