書刊動(dòng)態(tài)清點(diǎn)工作探討

謝瑞霞 （臨沂師范學(xué)院圖書館 山東 臨沂 276005）

1 引 言

準(zhǔn)確地掌握館藏文獻(xiàn)的實(shí)際情況是圖書館的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作[1]。為了使書目數(shù)據(jù)真實(shí)地反映藏書的實(shí)際情況，需要圖書館對(duì)其藏書進(jìn)行定期清點(diǎn)。并且清點(diǎn)工作對(duì)于圖書館的資源建設(shè)、讀者服務(wù)、各環(huán)節(jié)的管理等工作能起到極大的促進(jìn)作用，也有助于提高圖書館的管理水平與服務(wù)質(zhì)量。

傳統(tǒng)的清點(diǎn)工作需要閉館并根據(jù)館藏卡片或清單等集中進(jìn)行，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行書刊財(cái)產(chǎn)的動(dòng)態(tài)清點(diǎn)就會(huì)省時(shí)、省力、準(zhǔn)確、高效。在動(dòng)態(tài)清點(diǎn)過(guò)程中，圖書館的流通、閱覽、編目等部門的工作可照常進(jìn)行[2]。

筆者工作的圖書館所隸屬的臨沂師范學(xué)院由原臨沂師范?？茖W(xué)校、臨沂教育學(xué)院、臨沂工業(yè)學(xué)校、臨沂農(nóng)業(yè)學(xué)校4校合并組建而成，書刊共計(jì)300余萬(wàn)冊(cè)。為了迎接教育部的本科教學(xué)工作水平評(píng)估，推進(jìn)書刊資料管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化，我館克服重重困難，利用匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)對(duì)全館的書刊資料資產(chǎn)進(jìn)行了全面的動(dòng)態(tài)清點(diǎn)。

2 準(zhǔn)備工作

2.1 思想動(dòng)員

書刊清點(diǎn)是一項(xiàng)十分復(fù)雜而細(xì)致的工作，領(lǐng)導(dǎo)高度重視。館長(zhǎng)親自召開有關(guān)工作會(huì)議, 討論清點(diǎn)計(jì)劃和實(shí)施方案，并對(duì)全體參與清點(diǎn)工作的人員進(jìn)行了一次思想動(dòng)員，一再?gòu)?qiáng)調(diào)工作的重要性、及時(shí)性，同時(shí)對(duì)清點(diǎn)工作做了周密部署，對(duì)實(shí)施程序、工作責(zé)任、組織紀(jì)律等提出嚴(yán)格要求，使大家明確清點(diǎn)的任務(wù)和目的，進(jìn)而從思想上保證了清點(diǎn)工作的順利進(jìn)行。

2.2 技術(shù)準(zhǔn)備

由于我館此前從未做過(guò)書刊清點(diǎn)工作，無(wú)任何工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可言，所以我們首先在技術(shù)和人員方面做了充分的準(zhǔn)備。技術(shù)方面，通過(guò)邀請(qǐng)匯文系統(tǒng)技術(shù)人員對(duì)我館系統(tǒng)管理員及主要業(yè)務(wù)技術(shù)骨干進(jìn)行培訓(xùn)與指導(dǎo)，使他們對(duì)于書刊清點(diǎn)工作有了初步的認(rèn)識(shí)，然后布置人員進(jìn)行了小范圍內(nèi)的實(shí)驗(yàn)，得到了基本的工作量的數(shù)據(jù)，并對(duì)清點(diǎn)過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題做了設(shè)想，認(rèn)真研究了解決辦法。人員方面，為了保證清點(diǎn)工作的順利進(jìn)行，使每個(gè)工作人員都了解系統(tǒng)軟件的使用方法，我們?cè)跁妩c(diǎn)開始前對(duì)工作人員進(jìn)行了必要的崗前培訓(xùn)，提出了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。這些都保證了清點(diǎn)工作的質(zhì)量、速度及進(jìn)度。

2.3 責(zé)任分工

由于我館的書刊館藏量較大、館藏地點(diǎn)多、時(shí)間緊，導(dǎo)致清點(diǎn)工作內(nèi)容繁雜，任務(wù)艱巨。并且此次清點(diǎn)隊(duì)伍龐大，全館人員幾乎全部上“陣”。為保證清點(diǎn)工作能夠緊張有序、有條不紊地進(jìn)行，需要做好嚴(yán)密的組織工作。我館這方面的工作應(yīng)該說(shuō)考慮得比較充分，做到一切以提高工作效率、按時(shí)完成任務(wù)為目的，嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)程、規(guī)范化操作、作息時(shí)間和考勤制度，并對(duì)每個(gè)部門、每個(gè)小組及每個(gè)工作人員的工作任務(wù)都做了明確的規(guī)定，由專人進(jìn)行工作過(guò)程監(jiān)控，使工作人員都能夠井然有序地完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

3 動(dòng)態(tài)清點(diǎn)過(guò)程

動(dòng)態(tài)清點(diǎn)是指在圖書館的流通、編目、閱覽等部門的工作照常進(jìn)行的情況下，對(duì)某一個(gè)館藏地或某幾個(gè)館藏地的書刊同時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)。這樣雖可以做到清點(diǎn)與服務(wù)工作兩不誤，但也大大增加了圖書館清點(diǎn)工作人員的工作量及工作難度。

在清點(diǎn)過(guò)程中，我館要求各項(xiàng)具體任務(wù)要落實(shí)到各工作小組，每一架書都分到各個(gè)小組，各個(gè)小組都設(shè)有小組長(zhǎng)，做到了任務(wù)明確、責(zé)任分明。并且每項(xiàng)工作的銜接都能按工作程序嚴(yán)格要求，做到環(huán)環(huán)相扣、依序分步進(jìn)行。在清點(diǎn)過(guò)程中，從最初的下架到最后的衛(wèi)生完成（下架、掃描條碼、重打和粘貼條碼、修補(bǔ)書標(biāo)、書刊倒架規(guī)劃設(shè)計(jì)、倒架后的書刊上架、打掃衛(wèi)生等）一氣呵成，也將館藏地的廳容整理和順架工作一并完成?？梢哉f(shuō)很好地完成了靜態(tài)清點(diǎn)（指在不接待讀者的情況下開展清點(diǎn)工作，即閉館清點(diǎn)）和動(dòng)態(tài)清點(diǎn)（指在不影響正常工作和大多數(shù)書刊借閱的情況下，分批分館藏地進(jìn)行書刊清點(diǎn)工作）結(jié)合運(yùn)用。

3.1 建立清點(diǎn)批次

在清點(diǎn)工作開始前的一項(xiàng)重要工作就是在匯文系統(tǒng)中建立好清點(diǎn)批次，且應(yīng)該由專人來(lái)統(tǒng)籌規(guī)劃完成。匯文系統(tǒng)要求每天只能建立一個(gè)批次，不能再建立第二個(gè)，所以如果準(zhǔn)備在多個(gè)館藏地或者是一個(gè)館藏地分若干類別同時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)，就必須提前幾天將批次設(shè)定好，以免到時(shí)影響工作。具體步驟為：在匯文系統(tǒng)中的典藏模塊中打開“館藏清點(diǎn)”，點(diǎn)擊“選擇清點(diǎn)批次”，如果是首次清點(diǎn)某一個(gè)館藏地，需要“新增批次”，在這一選項(xiàng)中，首先選擇所需清點(diǎn)的“館藏地”，然后在清點(diǎn)類型中選擇“按館藏地”還是“按類別”來(lái)清點(diǎn)（如果某一個(gè)館藏地的書刊數(shù)量較少，可以直接選擇“按館藏地”進(jìn)行清點(diǎn)；如果書刊數(shù)量較多，則可以將本館藏地的書刊“按類別”分別建立幾個(gè)批次分批來(lái)清點(diǎn)），最后點(diǎn)“確認(rèn)”完成增加批次。

3.2 書刊掃描

清點(diǎn)批次建立完成后，在“選擇清點(diǎn)批次”界面中相應(yīng)清點(diǎn)批次的“處理狀態(tài)”顯示為“處理中”，這時(shí)掃描工作小組的人員就可以打開相應(yīng)的批次，“確認(rèn)”進(jìn)入，進(jìn)行條碼號(hào)掃描了。這時(shí)要求書刊下架、掃描和上架嚴(yán)格按照原來(lái)的順序，不能亂放；掃描時(shí)留意電腦屏幕，以免漏掃等；在工作人員對(duì)書刊進(jìn)行掃描的同時(shí)，其他工作人員可以打掃衛(wèi)生、整理書架，以便書刊清點(diǎn)完畢后，無(wú)需再由專人來(lái)整理書刊即可對(duì)讀者開放，大大地提高了效率。另外,由于是動(dòng)態(tài)清點(diǎn)，所以對(duì)于讀者歸還的圖書、采編部新編圖書都要及時(shí)進(jìn)行掃描。

在掃描的過(guò)程中，有問(wèn)題的書刊則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示“該書不屬于本館藏地”、“該條碼不存在”等。對(duì)于這些書刊，可由工作人員按類整理好，然后交給下一個(gè)工作小組，即采編部的工作人員來(lái)完成。

如果某個(gè)批次的書刊清點(diǎn)完畢，點(diǎn)擊“清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)”之后，則該批次的處理狀態(tài)變?yōu)椤疤幚斫Y(jié)束”，這時(shí)一定不要再打開此批次進(jìn)行清點(diǎn)。

3.3 問(wèn)題書刊的處理

對(duì)于掃描過(guò)程中問(wèn)題書刊的處理，具體情況可分為以下幾種：

3.3.1 對(duì)于破舊書刊 圖書館經(jīng)過(guò)了多年的發(fā)展，書刊破舊及損壞等情況時(shí)有發(fā)生，有些書刊已經(jīng)無(wú)法流通，這樣就可以借這次書刊清點(diǎn)的機(jī)會(huì)對(duì)它們進(jìn)行剔舊，把這些書刊轉(zhuǎn)移到剔存書庫(kù)之中。

3.3.2 對(duì)于無(wú)書標(biāo)或條形碼打印錯(cuò)誤等情況 有的書刊的書標(biāo)發(fā)生了嚴(yán)重破損，甚至已經(jīng)看不清原來(lái)的索書號(hào)，這樣就要求重新打印一個(gè)書標(biāo)并粘貼好。對(duì)于條形碼打印錯(cuò)誤的書刊也需要重新打印一新條形碼并粘貼好。

3.3.3 對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中無(wú)信息或者著錄信息不一致的情況 不只是我館，現(xiàn)在許多圖書館的回溯建庫(kù)工作大多由多人完成，并且任務(wù)重、時(shí)間短，所以出現(xiàn)一些問(wèn)題書刊是在所難免的。加之，現(xiàn)在許多圖書館的自動(dòng)化設(shè)備都在升級(jí)換代，在系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于某種原因也存在一些沒有轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)如果在轉(zhuǎn)換時(shí)沒有及時(shí)得到處理，遺留在日常工作之中比較難發(fā)現(xiàn)，只有在書刊清點(diǎn)時(shí)才有可能發(fā)現(xiàn)并做及時(shí)處理。對(duì)于這部分書刊就需要重新修改著錄信息或者按照回溯建庫(kù)的方式重新錄入。

3.3.4 對(duì)于館藏地錯(cuò)誤的書刊 書刊出現(xiàn)亂庫(kù)現(xiàn)象可以分為兩種情況：一種是這本書只是放錯(cuò)了位置，應(yīng)該歸入甲庫(kù)，而現(xiàn)在這本書卻在乙?guī)熘?。這時(shí)需要把這本書再歸入甲庫(kù)，但需注意的是所修改館藏地的書刊是否已清點(diǎn)完畢，如果沒有清點(diǎn)完畢，只需要將書重新送回館藏地進(jìn)行清點(diǎn)即可；但如果已清點(diǎn)完畢，點(diǎn)了清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)，那么就需要在該館藏地的“再次清點(diǎn)到書刊條碼號(hào)”下重新掃入條碼號(hào)。另一種情況是這本書按照類別應(yīng)該歸入甲館藏地，系統(tǒng)中顯示的乙館藏地是錯(cuò)誤的。這時(shí)也要先根據(jù)乙館藏地是否已清點(diǎn)完畢的實(shí)際情況，做好區(qū)別對(duì)待，然后再重新修改館藏地進(jìn)行清點(diǎn)。

3.3.5 對(duì)于財(cái)產(chǎn)號(hào)重復(fù)問(wèn)題 這是一個(gè)在清點(diǎn)過(guò)程中比較難處理的問(wèn)題。在清點(diǎn)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)許多財(cái)產(chǎn)賬號(hào)重復(fù)的現(xiàn)象，如1個(gè)財(cái)產(chǎn)賬號(hào)兩種書刊、1個(gè)財(cái)產(chǎn)賬號(hào)多本書刊、未建庫(kù)的書刊與已建庫(kù)的書刊財(cái)產(chǎn)賬號(hào)重復(fù)等。總之，我們可以把1個(gè)財(cái)產(chǎn)號(hào)下賦予兩本書刊以上的現(xiàn)象統(tǒng)稱為書刊重號(hào)現(xiàn)象[3]。我館是由4個(gè)學(xué)校的圖書館合并而成，且各個(gè)圖書館都具有單獨(dú)規(guī)劃、分別采編、各自建賬、獨(dú)立運(yùn)作的長(zhǎng)期歷史，因此，合校并館后，書刊財(cái)產(chǎn)號(hào)編制出現(xiàn)重號(hào)現(xiàn)象是正常的，并且對(duì)于我館來(lái)說(shuō)這是主要原因之一。另外一個(gè)原因就是在建庫(kù)時(shí)操作的失誤，造成錄入數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，由此出現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫(kù)中已經(jīng)有了某個(gè)財(cái)產(chǎn)號(hào)，未建庫(kù)的書刊也有相同的財(cái)產(chǎn)號(hào)。這樣就需要工作人員查清原因，區(qū)別對(duì)待。

書刊資料財(cái)產(chǎn)號(hào)重復(fù)直接影響清點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的質(zhì)量，而書刊資料資產(chǎn)清點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的質(zhì)量對(duì)今后書刊資源的采集、整合、檢索、開發(fā)、利用等都會(huì)產(chǎn)生廣泛深遠(yuǎn)的影響?！耙粫惶?hào)一價(jià)格”是保證書刊資料資產(chǎn)清查結(jié)果準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)高質(zhì)量的基礎(chǔ)。在清點(diǎn)過(guò)程中，我們根據(jù)重號(hào)不同的原因，對(duì)財(cái)產(chǎn)號(hào)重復(fù)問(wèn)題做了分析，進(jìn)行了類型總結(jié)，并采取不同方法對(duì)重號(hào)現(xiàn)象進(jìn)行了妥善處理，使書刊資料實(shí)現(xiàn)了“一書一號(hào)一價(jià)格”的目標(biāo)[3]。

4 數(shù)據(jù)處理工作

4.1 清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)

由于我們清點(diǎn)書刊采用的是動(dòng)態(tài)清點(diǎn)，即清點(diǎn)是在不影響為讀者服務(wù)的前提下實(shí)行的，所以我們清點(diǎn)完一個(gè)館藏地即對(duì)這個(gè)館藏地進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)。具體操作：在“選擇清點(diǎn)批次”中選擇批次“確認(rèn)”進(jìn)入之后，點(diǎn)擊“清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)”，顯示有4類數(shù)據(jù)：“未清點(diǎn)到書刊”、“在館異常書刊”、“非本館（本類）書刊”、“館藏情況”。“未清點(diǎn)到書刊”指的是書目數(shù)據(jù)庫(kù)中有數(shù)據(jù)但實(shí)際上沒有找到相應(yīng)的書刊；“在館異常書刊”指的是在書目數(shù)據(jù)庫(kù)里原來(lái)書刊狀態(tài)為剔舊、丟失等情況，結(jié)果在清點(diǎn)時(shí)又找到了；“非本館（本類）書刊”是指清點(diǎn)時(shí)把不屬于該館藏地或該類的書刊掃描進(jìn)去；“館藏情況”是通過(guò)清點(diǎn)我們得到的一個(gè)比較真實(shí)、接近書目數(shù)據(jù)庫(kù)的館藏信息概要[4]。最后點(diǎn)“統(tǒng)計(jì)”，即可得到清點(diǎn)后的館藏情況，如“理論館藏書刊”、“清點(diǎn)到書刊”、“清點(diǎn)丟失書刊”、“實(shí)際館藏書刊”、“遺失賠償書刊”等。如果采用某個(gè)館藏地分類別進(jìn)行清點(diǎn)，則可以按類別批次來(lái)統(tǒng)計(jì)，最后匯總此館藏地清點(diǎn)情況。

4.2 數(shù)據(jù)復(fù)查

在某一個(gè)館藏地清點(diǎn)完畢之后，為了防止清點(diǎn)時(shí)掃描遺漏，可以把“未清點(diǎn)到書刊”清單打印出來(lái)，然后派專人到書庫(kù)中去查詢。如果發(fā)現(xiàn)了未清點(diǎn)到的書刊，需要把這部分書刊重新在“再次清點(diǎn)到書刊條碼號(hào)”中掃入條形碼。具體步驟：在“館藏清點(diǎn)”中打開“未清點(diǎn)到書刊處理”，選擇所清點(diǎn)的“館藏地”，點(diǎn)擊“查看”即可看到本館藏地所有未清點(diǎn)到的書刊，點(diǎn)擊“打印”可以打印出清單，如果想要備份數(shù)據(jù)，也可導(dǎo)出數(shù)據(jù)存放。如果在書庫(kù)中查找到了未清點(diǎn)到的書刊，則在“再次清點(diǎn)到書刊條碼號(hào)”框中掃入條碼號(hào)。如果是某個(gè)館藏地分類別進(jìn)行清點(diǎn)，則可以通過(guò)選擇“清點(diǎn)日期”來(lái)分類別處理數(shù)據(jù)。

4.3 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

對(duì)于確實(shí)查詢不到的書刊，可以等全部的書刊清點(diǎn)完畢、數(shù)據(jù)復(fù)查之后，處理為聲明丟失即可。具體步驟：在“館藏清點(diǎn)”中“未清點(diǎn)到書刊處理” 選擇所清點(diǎn)的“館藏地”，點(diǎn)擊“查看”，顯示出未清點(diǎn)到書刊的信息，選擇“處理”，系統(tǒng)提示“是否將清點(diǎn)丟失書刊置為聲明丟失？”，點(diǎn)擊“確定”。做這一項(xiàng)工作時(shí)一定要慎重，因?yàn)殡m然這些書刊以后找到了，還可以在“典藏”模塊中的“書刊狀態(tài)特別處理”中把聲明丟失狀態(tài)修改為新的書刊狀態(tài)，但這樣做是比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力的。全部書刊清點(diǎn)完畢之后，就可以由專人負(fù)責(zé)做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、匯總，最后上報(bào)。

5 總 結(jié)

書刊清點(diǎn)從實(shí)事求是的原則出發(fā)，既可以擠掉藏書數(shù)量中的水分，又能使過(guò)去沒有數(shù)據(jù)的書刊正常流通，達(dá)到清點(diǎn)后的書目數(shù)據(jù)與實(shí)際藏書一一對(duì)應(yīng)，使書目數(shù)據(jù)能真實(shí)地反映藏書的實(shí)際情況，為我們各項(xiàng)工作的開展提供比較準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，促進(jìn)圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作更好地開展[1]。

我館通過(guò)對(duì)書刊清點(diǎn)工作的周密部署，經(jīng)過(guò)3個(gè)月的艱苦努力，終于順利完成了清點(diǎn)工作，為各項(xiàng)工作的開展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。當(dāng)然通過(guò)這次書刊清點(diǎn)，我們也發(fā)現(xiàn)了以后需要努力的地方。比如，工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，書目數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作需繼續(xù)加強(qiáng)等。我們會(huì)在以后的工作中制訂相應(yīng)的措施、落實(shí)責(zé)任、搞清源頭，使館藏質(zhì)量向更高標(biāo)準(zhǔn)、更規(guī)范化邁進(jìn)，將工作推上一個(gè)新臺(tái)階。

[1]馬 燕, 王建衛(wèi). 利用ILAS系統(tǒng)進(jìn)行藏書清點(diǎn)工作的實(shí)踐與體會(huì)[J]. 現(xiàn)代情報(bào), 2004(6):49-51.

[2]許培云, 久吉明. 館藏圖書動(dòng)態(tài)清點(diǎn)的設(shè)計(jì)與技術(shù)實(shí)現(xiàn)[J]. 圖書館學(xué)研究, 2004(4):96-98.

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