事業(yè)單位干部人事檔案管理規(guī)范化措施分析

陳宏梅

（呼倫貝爾市人才服務(wù)和人事考試中心，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021000）

前言

干部人事檔案工作是事業(yè)單位，人事工作的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。隨著公務(wù)員法和干部任用條例等配套法規(guī)的實(shí)施和出臺(tái)，干部人事管理工作逐漸走向法制化規(guī)范化和制度化。因此必須提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，如何加強(qiáng)干部人事檔案管理為組織人事工作服務(wù)？是當(dāng)前檔案工作者和相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)研究的課題。

一、事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏對(duì)檔案管理的重視

干部人事檔案管理工作有著較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，一些管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)比較片面，所以在選人用人方面比較隨意，也缺乏平時(shí)的監(jiān)督和指導(dǎo)。一些檔案管理人員沒(méi)有提升重視，認(rèn)為只要搜集資料和整理文件就能勝任這項(xiàng)工作，在實(shí)踐中缺乏責(zé)任心，工作存在隨意性，沒(méi)有重視檔案資料的審核與把關(guān)，把缺乏真實(shí)性和規(guī)范性的檔案歸檔入庫(kù)，這影響到干部人事檔案管理的質(zhì)量。

（二）檔案管理制度不健全

在管理中存在歸檔不規(guī)范不及時(shí)的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案材料的遺失和損壞。干部人事檔案記錄干部的成長(zhǎng)過(guò)程關(guān)系到干部的政治前途和切身利益，在收集人事檔案資料過(guò)程中，未落實(shí)完善的制度。一些單位缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理人員在管理中操作不規(guī)范，沒(méi)有遵循標(biāo)準(zhǔn)程序檔案的保密性不足，本人可以隨意查看。在歸檔過(guò)程中遺漏了關(guān)鍵信息，進(jìn)而嚴(yán)重影響到答案的完整性。此外事業(yè)單位的檔案管理人員頻繁變動(dòng)，沒(méi)有關(guān)注對(duì)檔案的保護(hù)。

（三）檔案管理能力有待提升

一些事業(yè)單位安排缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，年紀(jì)較大的人來(lái)管理檔案，他們?nèi)狈?zhuān)業(yè)技能，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。在檔案的擺放裝訂整理方面存在問(wèn)題，可能導(dǎo)致檔案材料不規(guī)范不齊全，這會(huì)影響到人事檔案管理的效果，在管理中對(duì)檔案資料的存舍把握不準(zhǔn)。檔案材料的分項(xiàng)較多，如果隨意縮小或擴(kuò)大收集范圍，可能影響到管理的效果，降低實(shí)用性。比如擴(kuò)大收集范圍，會(huì)增加管理工作量，縮小收集范圍則會(huì)影響干部人事檔案的完整性。在管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)不知道補(bǔ)充哪些重要材料、不知道舍棄哪些不重要材料的情況。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理規(guī)范化措施

（一）重視檔案信息的查缺補(bǔ)漏

保證干部人事檔案資料的真實(shí)可靠和完整齊全是管理人員的重要任務(wù)，也是工作難點(diǎn)[1]。每個(gè)干部在經(jīng)歷方面有一定的差異，所以干部人事檔案資料的查缺補(bǔ)漏既有特殊性也有普遍性。例如，一些干部的黨團(tuán)資料、學(xué)位學(xué)歷、鑒定考核、履歷等缺少原始文件，可能存在銜接不上或者相互矛盾的問(wèn)題，為了解決相關(guān)問(wèn)題，必須重視這三個(gè)方面：第一，做好材料的審核，在審核干部人事檔案資料時(shí)，要求關(guān)注職稱(chēng)、學(xué)歷、考察、考核、自傳、履歷等項(xiàng)目?jī)?nèi)容，明確審核標(biāo)準(zhǔn)。例如，干部職務(wù)晉升的連續(xù)性和學(xué)歷學(xué)籍、登記材料的連續(xù)性、干部履歷表的完整性和年度考核材料的連續(xù)性。逐一核實(shí)相關(guān)內(nèi)容和項(xiàng)目，并且列出缺失的內(nèi)容清單明確，補(bǔ)充材料的格式根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行補(bǔ)充，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。

（二）關(guān)注三齡一歷等檔案資料

這方面出現(xiàn)問(wèn)題的檔案較多，相關(guān)問(wèn)題有一定普遍性，因此需要根據(jù)人事部門(mén)的[2]。信息數(shù)據(jù)抄錄和審核干部的相關(guān)信息，盡可能一次性審定明確干部的入黨時(shí)間，參加工作時(shí)間和出生年月，這些都是干部個(gè)人檔案的定性材料。集中補(bǔ)充缺失的材料，遵循缺什么補(bǔ)什么的原則，根據(jù)具體缺失情況進(jìn)行補(bǔ)充。例如一些干部缺少入黨入團(tuán)材料一些，雖然具備履歷表，但是沒(méi)有公章。根據(jù)提前列好的清單補(bǔ)充材料。具體來(lái)說(shuō)，首先通知干部所在單位人員查找檔案資料，其次安排專(zhuān)門(mén)人員利用多種渠道進(jìn)行查找。對(duì)于難以查到原始材料的，需要補(bǔ)充說(shuō)明或者證明材料，再重新整理，保證干部人事檔案的齊全和完整性。

（三）加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任監(jiān)管

第一，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)職能[3]。干部人事檔案能體現(xiàn)干部的工作能力、思想品德和個(gè)人工作經(jīng)歷，是證明干部身份的重要依據(jù)。完善人事檔案管理是人事部門(mén)的重要職責(zé)，關(guān)鍵任務(wù)近些年來(lái)在干部人事檔案管理中存在一些問(wèn)題，都是檔案管理不規(guī)范不嚴(yán)格造成的，因此出現(xiàn)了利用干部人事檔案管理問(wèn)題而冒名頂替編造材料、亂改工齡、假造文憑的問(wèn)題，直接影響到干部管理工作?？梢?jiàn)完善干部人事檔案管理是一項(xiàng)緊迫重要的任務(wù)，在平時(shí)應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管并且組織人事工作人員參與會(huì)議。明確干部人事檔案管理的措施和制度，同時(shí)組織人事部門(mén)人員定期或不定期檢查，監(jiān)督解決當(dāng)前人事檔案管理不規(guī)范不嚴(yán)格的問(wèn)題，嚴(yán)肅處理造假的個(gè)別案例，絕不遷就或者姑息。第二，構(gòu)建監(jiān)管機(jī)制，干部人事檔案涉及的監(jiān)管范圍廣、部門(mén)多，因此必須完善當(dāng)前的工作流程監(jiān)管機(jī)制，避免在干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)檔案流失或者造假的現(xiàn)象。重視干部人事檔案管理，必須分析問(wèn)題根源，形成嚴(yán)格的監(jiān)管機(jī)制，從源頭抓起杜絕問(wèn)題。盡管檔案流失和造假的問(wèn)題鮮有發(fā)生，但是會(huì)給干部本人或者組織人事部門(mén)帶來(lái)巨大的損失。因此強(qiáng)化監(jiān)管機(jī)制，完善干部人事檔案管理制度有著重要意義，各個(gè)單位需要保證干部人事檔案管理，有規(guī)可依、有章可循。在工作中遵循制度、查缺補(bǔ)漏、鑒別真?zhèn)危尭刹咳耸聶n案管理工作走上法制化、制度化和科學(xué)化的軌道。在監(jiān)管中也可以應(yīng)用信息化手段，采取人事部門(mén)統(tǒng)一管理、相互牽制、網(wǎng)上匯總、部門(mén)聯(lián)動(dòng)等方式，提升干部人事檔案綜合監(jiān)督管理的效果。

（四）解決關(guān)系不清和運(yùn)行不暢問(wèn)題

當(dāng)前的干部人事檔案管理中，主要遵循隸屬關(guān)系和管理權(quán)限開(kāi)展管理工作，在以往的工作中發(fā)揮了重要作用，但是在新時(shí)期，因?yàn)槭聵I(yè)單位的隸屬關(guān)系不斷變化，人員流動(dòng)也逐漸加快，干部人事檔案管理工作出現(xiàn)了一些新問(wèn)題和新情況。例如存在不同程度的管理盲區(qū)、人檔脫節(jié)、管理主體不清晰。想要有效解決這些問(wèn)題，需要理順當(dāng)前干部人事檔案管理的工作體制機(jī)制，根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的隸屬關(guān)系進(jìn)行管理，加強(qiáng)職能管理，形成各個(gè)相關(guān)職能部門(mén)密切配合、組織部門(mén)牽頭抓總、共管齊抓的局面，這樣才能促進(jìn)干部人事檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。首先，成立干部信息管理工作是完善工作體制。其次，重視對(duì)人員隊(duì)伍的管理。保證可以準(zhǔn)確及時(shí)報(bào)送干部人事檔案，提升人事檔案管理的質(zhì)量。這個(gè)過(guò)程中要有一支相對(duì)穩(wěn)定、結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人員隊(duì)伍。在構(gòu)建干部人事檔案管理信息制度過(guò)程中，安排專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)管理工作，并且重視針對(duì)人員的定期培訓(xùn)，使其不斷提升自身的管理水平。干部人事檔案管理有一定的特殊性，所以檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和政治素養(yǎng)，需要正式干部人事檔案管理工作在管理中保守秘密、遵守制度、嚴(yán)守紀(jì)律、堅(jiān)持原則。所以說(shuō)針對(duì)檔案人員的政治素質(zhì)培養(yǎng)是必要的，必須使其明確自己所承擔(dān)的責(zé)任同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理工作的政策性和專(zhuān)業(yè)性，督促檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)了解和熟悉和檔案管理的規(guī)定和條例，保證自身業(yè)務(wù)能力符合工作要求。

（五）解決安全性和效率不高問(wèn)題

保證干部人事檔案材料的可靠性、嚴(yán)肅性和真實(shí)性是管理的核心目標(biāo)。只有具備可靠真實(shí)的檔案信息，才能為領(lǐng)導(dǎo)和組織決策提供可靠依據(jù)。當(dāng)前主要采用檔案人員直接提供原件的方式，難以保證查閱人不翻看目標(biāo)內(nèi)容以外的資料，也可能出現(xiàn)轉(zhuǎn)借別人在沒(méi)有經(jīng)過(guò)允許的情況下撤換抽取圈畫(huà)涂改資料的情況。在很多時(shí)候，檔案的安全保密工作只取決于查閱人和檔案管理人黨性覺(jué)悟的高低。此外，在查詢過(guò)程中存在費(fèi)時(shí)費(fèi)力、查詢不變的問(wèn)題，為了解決這些問(wèn)題，必須重視檔案管理的數(shù)字化和信息化，以此來(lái)推進(jìn)干部人事檔案工作的改革和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)技術(shù)和檔案管理工作的融合。數(shù)字化檔案管理有著多方面優(yōu)勢(shì)：第一，可以顯著提升檔案管理的安全性，使用數(shù)字加密技術(shù)進(jìn)行加密處理，在查閱時(shí)只提供允許查詢的目標(biāo)內(nèi)容，解決了保密問(wèn)題，而且不會(huì)出現(xiàn)抽取圈畫(huà)涂改等現(xiàn)象。第二，顯著提升工作效率，采用數(shù)字化管理方式后可以快速共享檔案信息[4]。檔案信息流動(dòng)速度快，而且智能化檢索方式的引入，成倍提升工作效率，為借閱雙方節(jié)約的大量時(shí)間。第三，有利于完善人事檔案的保管[5]。采用紙質(zhì)管理方式，需要重復(fù)接觸檔案，反復(fù)查詢可能會(huì)提升檔案原件的破壞磨損速度，不利于永久保存相關(guān)檔案，在實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化之后，能長(zhǎng)期保護(hù)和保存干部人事原始檔案。

（六）完善當(dāng)前的人事檔案管理制度

人事檔案管理制度指的是針對(duì)干部人事檔案實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、針對(duì)性、科學(xué)合理管理，也規(guī)定如果出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象需要受到懲罰和批評(píng)的程度。以往的檔案管理方式存在一定的不足和潛在問(wèn)題，當(dāng)前人才流動(dòng)性較大的背景下，必須采用科學(xué)疏導(dǎo)和管理措施。在制度建設(shè)中，盡可能引入現(xiàn)代化管理理念。首先，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。做到共同監(jiān)督、明確權(quán)責(zé)、分工合作。每個(gè)管理人員都能了解自己的權(quán)限范圍，包括使用檔案的權(quán)限和管理的權(quán)限。其次，處理好現(xiàn)代檔案管理中保密性和公開(kāi)化的關(guān)系。對(duì)于個(gè)別信息，必須向社會(huì)公開(kāi)，那么要面向社會(huì)進(jìn)行公開(kāi)化和社會(huì)化，轉(zhuǎn)變以往完全保密的老舊思想。一些干部人事檔案是涉及個(gè)人隱私以及信息的，所以必須依法來(lái)提取檔案信息。在這個(gè)前提下，綜合利用檔案內(nèi)容合理開(kāi)發(fā)其中的人事管理資源。最后，構(gòu)建人事管理分級(jí)、分層、分階段的管理新模式。在以往的管理中，利用檔案資料的途徑和方法比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，采用分階段、分層次的檔案管理，融合了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代科技，能構(gòu)建現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，讓管理變得井井有條，融合信息管理與載體管理。

總之，在整理干部人事檔案材料時(shí)，要保證細(xì)致、認(rèn)真，提升對(duì)干部人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。想要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目的就需要加強(qiáng)監(jiān)督、有序存放、查缺補(bǔ)漏，這樣才能推動(dòng)干部人事檔案規(guī)范化管理建設(shè)。