新信息時代下圖書館檔案管理工作模式創(chuàng)新路徑探討

肖丹

遼寧葫蘆島92941部隊 遼寧 葫蘆島 125000

引言

隨著軍隊信息化建設(shè)步伐不斷加快，區(qū)域互聯(lián)、數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)同步成為數(shù)據(jù)應(yīng)用的主要形式。這一變化直接導(dǎo)致數(shù)據(jù)的類型和數(shù)量大幅度增加，基數(shù)逐漸增加的數(shù)據(jù)和越發(fā)復(fù)雜的管理體系，如果仍按傳統(tǒng)人工管理的方式進(jìn)行處理，往往效率較低，檔案數(shù)據(jù)利用價值得不到最大程度的利用。因此，探究在當(dāng)前信息化條件下，檔案管理工作存在的問題，并且借助前沿技術(shù)體系解決問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法和模式創(chuàng)新，不僅是本文論述的重點(diǎn)，也是進(jìn)一步增強(qiáng)部隊機(jī)構(gòu)信息數(shù)據(jù)管控有效性的關(guān)鍵研究課題。

1 落實(shí)圖書館檔案管理工作優(yōu)化的價值

從信息化技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用維度看，體系優(yōu)化已經(jīng)成為了結(jié)構(gòu)創(chuàng)新和模式轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵因素，新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用在很大程度上將人從繁重的體力勞動解放出來，替代傳統(tǒng)人工管理的方法，通過管理模式創(chuàng)新，讓檔案管理工作更快捷、更高效。因此，世界各大圖書館在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，已經(jīng)逐步認(rèn)識到了信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，并結(jié)合自身實(shí)際需求，逐漸落實(shí)檔案管理模式創(chuàng)新舉措，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展注入新動能，為改革提供信息支持。

首先，信息技術(shù)的參與能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率，簡化流程，提升操控速度，能夠有效節(jié)約時間成本以及人工成本[1]，能夠達(dá)到事半功倍的目的，同時也可以進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新力度，滿足機(jī)構(gòu)本身的發(fā)展需求。

其次，信息技術(shù)的參與可以改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，在提升工作效率，縮短時間的同時，可以進(jìn)一步保全數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性，避免資料損壞和數(shù)據(jù)遺失，在進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索的過程中也能夠具備更高的效率，具有全面性和可靠性。

再次，在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，落實(shí)檔案管理工作的優(yōu)化，可以進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)據(jù)共享的有效性。尤其是針對軍隊實(shí)際應(yīng)用來講，數(shù)據(jù)信息將直接反映單位建設(shè)、人員管理、裝備使用效能等情況。因此，利用信息技術(shù)為檔案管理賦能，在信息化條件下對各類數(shù)據(jù)整合研判，對檔案信息價值深度挖掘，成為可能。這種挖掘利用不能單方面的建立在檔案管理部門本身的工作內(nèi)容角度進(jìn)行創(chuàng)新，還需要結(jié)合多個部門打造協(xié)同合作的體系，而信息技術(shù)可以構(gòu)建快捷的網(wǎng)絡(luò)共享環(huán)境，能夠提升數(shù)據(jù)檔案的應(yīng)用價值。

最后，針對當(dāng)前的軍隊檔案管理實(shí)際來說，進(jìn)一步提升自身的權(quán)值有效性，落實(shí)自身服務(wù)職能的創(chuàng)新，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理工作優(yōu)化勢在必行。

2 圖書館檔案信息化管理模式創(chuàng)新的難點(diǎn)

2.1 意識形態(tài)完善性不足

意識形態(tài)是落實(shí)工作體系改革的關(guān)鍵條件，主要指的是管理人員以及基層人員的思想，態(tài)度，價值觀等。受到傳統(tǒng)工作模式的影響，當(dāng)前在圖書館檔案管理的過程中，對信息化技術(shù)的應(yīng)用和了解不夠充分，大部分的管理人員觀念意識相對落后，還停留在傳統(tǒng)的人工管理和紙質(zhì)檔案管理時代，直接導(dǎo)致在當(dāng)前的圖書館檔案信息化工作模式創(chuàng)新上，還缺乏明確的目標(biāo)和指導(dǎo)方向。在新設(shè)備新技術(shù)的應(yīng)用上還不夠重視，還需要加大在先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)的投入力度。在整體的轉(zhuǎn)型模式上敷衍了事，對體系優(yōu)化創(chuàng)新熱情不高，整體的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型模式存在形式主義。

2.2 制度體系缺乏科學(xué)性

工作模式的改革和創(chuàng)新必須要依靠完善的制度體系，為其提供約束力度。但是當(dāng)前部分圖書館的信息化管理模式還沒有形成，在制度體系方面還缺乏全面性，部分制度雖然打造了較為清楚的框架，但是與實(shí)際的工作轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新細(xì)節(jié)尚未結(jié)合，無法為具體的工作創(chuàng)新提供有力的保障。例如，權(quán)責(zé)制度未能統(tǒng)一，工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)，考核制度體系以及監(jiān)督管理制度，缺乏有效性，導(dǎo)致整體的檔案數(shù)據(jù)信息化管理模式混亂，存在違法亂紀(jì)行為，缺乏有效的調(diào)整措施，難以維持信息化發(fā)展模式的健康發(fā)展。

2.3 人員水平能力參差不齊

綜合來講，圖書館檔案管理的信息化建設(shè)是以技術(shù)為核心打造的新型管理模式，而這種管理模式的優(yōu)化基礎(chǔ)是以高素質(zhì)的人才隊伍為主體。管理人員必須要具備優(yōu)秀的理念體系，要具備較高的信息技術(shù)管理和創(chuàng)新能力。但是，綜合當(dāng)前檔案管理人員隊伍情況來看，優(yōu)秀人員占比少，對于技術(shù)體系的使用和熟悉程度參差不齊，缺乏創(chuàng)新能力和規(guī)范化管理能力，責(zé)任心較差，缺乏協(xié)同合作能力，導(dǎo)致檔案管理的信息化體系轉(zhuǎn)型缺乏主觀能動性，存在較強(qiáng)的限制影響。

3 新時期圖書館檔案管理信息化工作模式創(chuàng)新方法

3.1 打造完善的改革前提條件

前提條件的建設(shè)可以從以下幾個方面進(jìn)行分析，首先必須要具備良好的意識形態(tài)，意識形態(tài)是引導(dǎo)工作創(chuàng)新的主要條件是從思想意識層面進(jìn)行優(yōu)化的關(guān)鍵。圖書館檔案管理者必須要認(rèn)識到新形勢下信息管理工作的優(yōu)勢，并且結(jié)合檔案管理工作進(jìn)行重點(diǎn)和難點(diǎn)的分析，要讓基層人員認(rèn)識到信息技術(shù)存在的價值，并且能夠積極結(jié)合檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從意識體系上進(jìn)行改變，能夠?yàn)楹罄m(xù)的具體執(zhí)行奠定基礎(chǔ)[2]。

其次，必須要構(gòu)建完善的專項資金體系。信息化改革是通過硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)工作模式的調(diào)整，那么在選購設(shè)備和系統(tǒng)開發(fā)的過程中，必然需要大量的資金支持，因此要提供專項資金落實(shí)好資金成本的控制，建立在價值里面以及創(chuàng)新理念的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)資金風(fēng)險的把控，確保專項資金的使用能夠落到實(shí)處，并且提升信息技術(shù)的應(yīng)用價值。

再次，落實(shí)好技術(shù)設(shè)備的改革。信息技術(shù)具有動態(tài)性的，是在不斷研發(fā)過程中進(jìn)行創(chuàng)新的，因此為了進(jìn)一步強(qiáng)化圖書館檔案管理工作的應(yīng)用有效性，技術(shù)設(shè)備必須要具備先進(jìn)性特點(diǎn)，同時也可以組建內(nèi)部的技術(shù)研究部門，結(jié)合自身的檔案管理需求，進(jìn)行技術(shù)體系和系統(tǒng)的創(chuàng)新，打造個性化的系統(tǒng)平臺，這樣不僅能夠提升檔案管理的有效性，也可以提升管理水平。

3.2 構(gòu)建完善的制度體系

制度體系的構(gòu)建能夠進(jìn)一步提升檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范性。首先要建立在原有檔案管理工作制度的角度進(jìn)行優(yōu)化和拓展，確保整體框架具有合理性，能夠?yàn)闄n案管理工作的創(chuàng)新提供支撐。其次建立在技術(shù)體系優(yōu)化的角度，打造完善的監(jiān)督管理制度以及獎懲制度，確保能夠?yàn)辄h管理團(tuán)隊的個人行為和群體行為提供約束力度和震懾力度。通過績效體系進(jìn)行人員引導(dǎo)，構(gòu)建良性的內(nèi)部競爭環(huán)境，這樣才可以確保人員團(tuán)隊具備創(chuàng)新積極性和互動積極性。

3.3 強(qiáng)化人員培訓(xùn)力度

受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作模式的影響，當(dāng)前人員體系的思想意識形態(tài)以及工作技能都需要進(jìn)行創(chuàng)新，因此打造完善的培訓(xùn)體系，能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)提供保障?？梢越M建專業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新小組，通過人員一對一以及一對多的帶領(lǐng)培訓(xùn)來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)水平和管理能力的提升[3]。進(jìn)一步提升小組招聘的門檻，強(qiáng)化技術(shù)體系考核，尤其是要打造綜合素養(yǎng)較高的人員團(tuán)隊，具備良好的工作態(tài)度和創(chuàng)新能力，這樣才可以確保當(dāng)前既有的技術(shù)體系價值能夠全面發(fā)揮，整體的創(chuàng)新工作模式轉(zhuǎn)型具有可行性。

4 新信息時代圖書館檔案管理平臺的基礎(chǔ)構(gòu)建模式

建立在信息化檔案管理需求的基礎(chǔ)上，還需要結(jié)合實(shí)際的軍隊檔案管理需求落實(shí)好智能化檔案管理平臺建設(shè)，這就需要結(jié)合當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)以及軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備，打造綜合的檔案管理體系。綜合來講，可以建立在不同的檔案管理模式角度，結(jié)合實(shí)際的系統(tǒng)功能和需求進(jìn)行分析。

4.1 檔案管理平臺架構(gòu)模式選擇

當(dāng)前較為常見的檔案管理平臺是建立在B/S、C/S模式基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，其中C/S模式主要涉及了客戶端以及服務(wù)器，客戶端的職能是負(fù)責(zé)收集大量用戶的信息，而服務(wù)器能夠通過控制中心獲取指令，從而實(shí)現(xiàn)多項數(shù)據(jù)的快捷傳輸。

B/S模式主要起到彌補(bǔ)作用，即利用瀏覽器和服務(wù)器相結(jié)合的方式，打造全面基于互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)體系上的職能管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中由瀏覽器對接客戶端，服務(wù)區(qū)的指令獲取是通過WEB端實(shí)現(xiàn)的，并且在獲取到的指令進(jìn)行處理，反饋給瀏覽器，在這個過程中能夠降低服務(wù)器的運(yùn)行壓力，因此便可以實(shí)現(xiàn)多人環(huán)境下的客戶端同時使用，同時對系統(tǒng)的安全性需求也能夠得到滿足。

4.2 檔案管理平臺的基礎(chǔ)使用程序

程序的選擇將直接影響檔案管理平臺自身的使用性以及運(yùn)行有效性。當(dāng)前，Java程序是一種獨(dú)立于平臺之外的設(shè)計語言，能夠全面消除其他語言在編程過程中出現(xiàn)的相關(guān)缺陷，該程序是完全將客戶為服務(wù)對象的編程技術(shù)，能夠根據(jù)客戶的需求打造全新的代碼，同時在開發(fā)的過程中速度較高、代碼可移植，其編程語言較為簡單，同時能夠面向重點(diǎn)對象，也具備一定的分布性，Java程序能夠?qū)⒆陨淼臄?shù)據(jù)存放在系統(tǒng)中多個主機(jī)中，這種分布性能夠快速的定位不同使用對象的位置以及相關(guān)指令。

4.3 檔案管理平臺的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)的信息化功能設(shè)計原則，主要依靠在實(shí)際的檔案管理工作中的相關(guān)流程來制定，結(jié)合當(dāng)前軍隊檔案管理單位落實(shí)檔案管理工作的實(shí)際情況來看，主要分為了檔案管理、查詢、統(tǒng)計、使用以及權(quán)限密碼設(shè)置這幾個程序。

在整體系統(tǒng)的細(xì)節(jié)設(shè)計過程中，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計最為關(guān)鍵，同時數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)質(zhì)量也是能夠影響系統(tǒng)運(yùn)行管理效率的關(guān)鍵因素，從形式上來講數(shù)據(jù)庫是軍隊檔案管理單位發(fā)展過程中大量數(shù)據(jù)的集合，能夠體現(xiàn)出單位的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，因此要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫與系統(tǒng)的管理運(yùn)行之間的交互質(zhì)量，以便能夠?qū)崿F(xiàn)管理人員可以通過系統(tǒng)便完成對不同檔案業(yè)務(wù)以及不同結(jié)構(gòu)的針對性管理，因此在數(shù)據(jù)儲存的過程中，必須要加強(qiáng)儲存結(jié)構(gòu)之間的關(guān)聯(lián)性，將冗余消除，進(jìn)一步提升空間的利用效率，以便能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)訪問的高效和安全需求。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息化建設(shè)步伐不斷加速，新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，圖書檔案管理工作的要求也在逐步提高。為了進(jìn)一步提升圖書檔案管理服務(wù)職能和內(nèi)部控制有效性，在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，必須要借助技術(shù)體系來實(shí)現(xiàn)工作模式的轉(zhuǎn)型，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理方法，構(gòu)建完善的制度保障以及基礎(chǔ)設(shè)施保障，打造具備綜合能力的人才隊伍，不僅能夠提升檔案管理工作的開展有效性，也可以進(jìn)一步挖掘檔案信息的內(nèi)在價值。