現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新工作研究

黃墨卷 福建省東山縣醫(yī)院 363400

隨著時(shí)代的進(jìn)步，醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展，醫(yī)院的日常經(jīng)營管理也日益規(guī)范，對醫(yī)院的整體運(yùn)營產(chǎn)生了積極且正向的影響。作為構(gòu)成醫(yī)院經(jīng)營管理體系不可缺少的一部分，檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院順利經(jīng)營各項(xiàng)活動(dòng)的必要條件之一[1]。為了進(jìn)一步提高管理效果，針對醫(yī)學(xué)檔案、管理工作中存在的問題要進(jìn)行全面的分析與研究，并結(jié)合實(shí)際情況提出有效的改進(jìn)建議，以期最大限度地提高醫(yī)院管理工作的效能及品質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院快速、穩(wěn)定、健康發(fā)展。醫(yī)院要分類留存每一位患者的醫(yī)療資料和病歷，同時(shí)還要記錄好醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)研究結(jié)果以及現(xiàn)有的醫(yī)療設(shè)施資料等，為日后的檢查奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。工作人員應(yīng)提高重視，認(rèn)真開展醫(yī)院檔案管理工作，各個(gè)部門之間要相互協(xié)作配合，制定符合實(shí)際的檔案管理計(jì)劃，不斷推進(jìn)相關(guān)工作的順利開展[2]。

1 現(xiàn)代醫(yī)院開展檔案管理工作的意義

1.1 為醫(yī)療研究等工作的開展提供了充足、有力的支持 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，提高了國內(nèi)醫(yī)院的工作質(zhì)量與效率。作為醫(yī)院經(jīng)營管理工作中的重要一環(huán)，檔案管理的重要性是不言而喻的，無論是開展醫(yī)療研究活動(dòng)，還是收治患者，均需檔案管理為其提供充足的依據(jù)與支持。因此，應(yīng)有目的、有計(jì)劃地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，巧妙應(yīng)用信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理，在幫助醫(yī)院開展不同類型醫(yī)療研究活動(dòng)的同時(shí)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益[3-4]。

1.2 確保醫(yī)院穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，能夠在一定程度上提高醫(yī)院整體工作的效率與質(zhì)量。一般來說，檔案管理工作的實(shí)質(zhì)即對各類信息資料進(jìn)行高效且專業(yè)的歸類與整合，對其進(jìn)行合理安排，并充分發(fā)揮其作用。在過去，我國大部分醫(yī)院均不重視檔案管理工作，因此無法完全滿足新時(shí)代背景下醫(yī)院及社會(huì)對信息資料的各方面要求。為了改善這一現(xiàn)象，就需加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，以此來確保醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。

2 當(dāng)前現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理缺乏規(guī)范性 我國大部分醫(yī)院檔案管理工作均缺乏明顯的規(guī)范性，其主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是已經(jīng)整理、歸納完畢的材料不夠完善、系統(tǒng)；另一方面是無法及時(shí)歸檔信息材料，最終導(dǎo)致檔案丟失或破損。以上現(xiàn)象反映出我院管理人員缺乏對本職工作的正確認(rèn)識(shí)，且尚未建立嚴(yán)謹(jǐn)、健全的檔案管理制度。還需注意的是，在醫(yī)院重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)以及醫(yī)療活動(dòng)開展的過程中，均會(huì)總結(jié)出很多文檔資料，但往往由于后續(xù)工作不到位，因此檔案遺失的可能性很高，無法對其進(jìn)行進(jìn)一步的匯總與歸檔[5]。

2.2 檔案管理效率低下 工作人員消極的工作態(tài)度、尚不完善的檔案管理制度是目前導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因。這些因素的客觀存在，導(dǎo)致檔案無法在第一時(shí)間進(jìn)行整理與匯總，進(jìn)而不利于后續(xù)歸檔工作的開展。

2.3 檔案調(diào)取程序復(fù)雜 目前國內(nèi)一部分醫(yī)院，尤其是基層醫(yī)院，仍然依靠人工來檢索、調(diào)取檔案，涉及的程序十分復(fù)雜，既浪費(fèi)精力，又耗費(fèi)時(shí)間，不利于檔案管理工作后續(xù)的開展。而有些醫(yī)院雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，但由于檔案管理者并不了解軟件開發(fā)和設(shè)計(jì)知識(shí)，所以難以充分滿足醫(yī)院檔案管理多方面需求[6]。

3 現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國醫(yī)學(xué)領(lǐng)域也正式步入快速發(fā)展的軌道，促使醫(yī)療體制也發(fā)生了巨大的變革，加劇了行業(yè)內(nèi)的競爭。在此背景下，如何提高醫(yī)院的核心競爭力、保證其可持續(xù)發(fā)展已成為亟待解決的重要課題。作為醫(yī)院經(jīng)營管理體系中不可缺少的環(huán)節(jié)，檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，在行業(yè)變革過程中積極探尋最佳的發(fā)展渠道。醫(yī)療檔案可為醫(yī)院開展科研活動(dòng)、管理活動(dòng)及醫(yī)療活動(dòng)提供重要的理論依據(jù)與參考資料，能最大限度地提高醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。鑒于此，醫(yī)院檔案管理應(yīng)快速適應(yīng)新環(huán)境，并向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展[7]。

創(chuàng)新是醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)步與發(fā)展的關(guān)鍵，同時(shí)也是順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然選擇。目前，云計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，加快了技術(shù)成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的速度。特別是醫(yī)院檔案管理工作，更應(yīng)該適應(yīng)信息化改革環(huán)境，適當(dāng)?shù)刈龀龈淖?，方能提高工作效率與質(zhì)量。檔案管理以收集、保存、利用及開發(fā)醫(yī)院信息資料為主要工作內(nèi)容，過去依靠人工對其進(jìn)行管理，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，若不做到管理改革創(chuàng)新，信息和檔案資料非但無法發(fā)揮自身的使用價(jià)值，甚至還會(huì)影響到醫(yī)院的改革與創(chuàng)新，從長遠(yuǎn)的角度來看，不利于其后續(xù)的發(fā)展[8]。

4 現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略

醫(yī)院檔案管理必須適應(yīng)醫(yī)院工作創(chuàng)新發(fā)展的新形勢，不斷優(yōu)化檔案管理環(huán)境，創(chuàng)新檔案管理的手段，建立檔案管理科學(xué)體系，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于醫(yī)療、科研、教學(xué)、行政管理等工作。管理環(huán)境就像土壤，管理體系就好比樹的枝干，而服務(wù)工作就是枝葉、花朵和果實(shí)。沒有好的土壤，長不出茁壯的樹木，也就結(jié)不出好的果實(shí)。我們應(yīng)努力為醫(yī)院檔案管理營造良好的管理環(huán)境，構(gòu)建規(guī)范的管理體系，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作。

4.1 樹立全新檔案管理價(jià)值觀 從理念創(chuàng)新的角度入手，引導(dǎo)工作人員樹立全新的檔案管理現(xiàn)代觀、檔案管理效率觀、檔案管理動(dòng)態(tài)觀以及檔案管理價(jià)值觀?，F(xiàn)代觀是指：工作人員應(yīng)充分意識(shí)到云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)對檔案管理工作的影響，不斷提高自身的管理意識(shí)及信息化水平，只有這樣，才能快速適應(yīng)新時(shí)代背景下醫(yī)院改革及轉(zhuǎn)型需要。效率觀是指：要幫助管理人員樹立效率觀念和競爭意識(shí)。動(dòng)態(tài)觀是指：鼓勵(lì)檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，改變守舊觀念，沖破傳統(tǒng)模式的桎梏，積極引進(jìn)新的理念，大力推動(dòng)檔案資源的開發(fā)與利用。引導(dǎo)檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案服務(wù)所具有的作用與價(jià)值，并在此基礎(chǔ)上，為提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益提供充足的支持[9]。

4.2 引入新技術(shù)、新理念 積極引進(jìn)新的技術(shù)與理念，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。正確認(rèn)識(shí)信息化管理的便捷性與優(yōu)勢，從根本上改變以往紙質(zhì)檔案的管理模式，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、匯總、保存、檢索與編研，真正實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。在工作中要注重篩選檔案中具有高價(jià)值的信息資源，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行電子歸檔，沖破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，促使其向信息化、電子化的方向發(fā)展、此外，還應(yīng)建立獨(dú)立、完善的服務(wù)共享平臺(tái)與檔案查詢系統(tǒng)，便于技術(shù)人員隨時(shí)進(jìn)行查詢與編研，為學(xué)術(shù)科研和醫(yī)療工作的開展提供充足的理論依據(jù)。積極借鑒其他國家和地區(qū)成功的管理經(jīng)驗(yàn)，與其他科研機(jī)構(gòu)建立良好的合作與互動(dòng)關(guān)系，共同建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，收集具有較高價(jià)值的信息源，并在確保信息保密和安全的前提下，實(shí)現(xiàn)資源的互補(bǔ)及共享，最大限度地提高醫(yī)院檔案資源的信息化水平和數(shù)字化水平，為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展奠定基礎(chǔ)[10]。

4.3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案服務(wù)改革力度 檔案管理工作應(yīng)始終遵循“管理和服務(wù)”并重原則，在其創(chuàng)新與發(fā)展過程中，應(yīng)采取有效的手段不斷促進(jìn)檔案服務(wù)改革，最大限度地提高服務(wù)質(zhì)量與效率，有目的、有計(jì)劃地對檔案資源進(jìn)行整合與開發(fā)，以便為學(xué)術(shù)科研工作、臨床醫(yī)療工作提供充足且有力的依據(jù)。建立全新的服務(wù)模式與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體系，培養(yǎng)工作人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和超前服務(wù)意識(shí)，提升其專業(yè)素質(zhì)，令其了解學(xué)術(shù)科研和醫(yī)療工作今后的發(fā)展趨勢，進(jìn)而為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[11]。

4.4 建立健全的檔案管理制度 首先，應(yīng)建立健全長效的檔案管理制度，結(jié)合院方的管理需求，明確工作人員的具體工作內(nèi)容與職責(zé)，鼓勵(lì)他們自我學(xué)習(xí)與完善，并做好檔案的篩選、分析、匯總、統(tǒng)計(jì)以及編研等工作。其次，為了避免發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，相關(guān)部門與管理人員還需對現(xiàn)有的借閱制度與歸檔制度進(jìn)行整改與完善，明確不同類型檔案的歸檔期限、范圍及時(shí)間，嚴(yán)格登記與審批，從根本上確保檔案信息的完整性和保密性。再次，還需構(gòu)建完善的檔案銷毀制度、檔案鑒定制度與檔案保密制度，無論是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，都要在嚴(yán)格審查之后方能入庫，對不同保密等級(jí)的檔案，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況對其實(shí)施分類管理，并做好相應(yīng)的標(biāo)記以免混淆。定期對已經(jīng)入庫的檔案進(jìn)行全面檢查，查看是否存在泄漏情況，若工作人員不顧規(guī)定對外泄漏保密檔案，一經(jīng)查實(shí)，應(yīng)立即追究其法律責(zé)任。最后，建立完善的庫房管理制度，并做好防有害氣體、防光、防塵、防潮、防盜以及防火等工作，妥善保存檔案，從根本上保證其安全性和完整性[12]。

4.5 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì) 檔案管理人員對檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展有著重要作用。鑒于此，可通過開展培訓(xùn)活動(dòng)的方式，來提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)[13]。具體應(yīng)結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃、管理要求以及工作人員的實(shí)際情況開展有針對性的培訓(xùn)活動(dòng)，通過外出交流合作、院內(nèi)學(xué)習(xí)等多種手段來檢驗(yàn)自身的培訓(xùn)成果，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷汲取新的知識(shí)，促進(jìn)自我專業(yè)素質(zhì)的提升。此外，為了準(zhǔn)確把握新時(shí)代背景下檔案管理發(fā)展新規(guī)律，院方應(yīng)有計(jì)劃的培養(yǎng)檔案管理人員的求實(shí)創(chuàng)新精神、愛崗敬業(yè)精神以及責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)方面的培訓(xùn)力度，令其能夠具備檔案系統(tǒng)的維護(hù)與管理技術(shù)，降低系統(tǒng)發(fā)生故障的概率，積極配合改革與創(chuàng)新工作，為提高醫(yī)院整體運(yùn)營水平給予大力支持[14]。

綜上所述，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性與必要性，積極引進(jìn)創(chuàng)新的理念與技術(shù)，對現(xiàn)有的檔案資源開發(fā)管理現(xiàn)狀實(shí)施高效的改革與創(chuàng)新，進(jìn)而最大限度地提高醫(yī)院的管理水平與經(jīng)濟(jì)效益。