加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理 全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

文/宋麗薇 （河北廣播電視臺）

干部人事檔案信息化建設(shè)，能夠方便人事檔案資料的查詢，規(guī)范檔案管理工作，使檔案保存更加安全。在當(dāng)前各企事業(yè)單位干部檔案管理工作中，部分單位仍然采用傳統(tǒng)的線下管理模式，存在著對于檔案管理工作認(rèn)識不深，檔案工作效率不高，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，檔案管理方法過于單一，工作方法缺乏創(chuàng)新等問題，因此要不斷優(yōu)化完善干部人事檔案信息化建設(shè)，增強(qiáng)信息系統(tǒng)平臺的利用和安全性，并加強(qiáng)檔案工作人才的培養(yǎng)。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）檔案查詢更加便捷

人事檔案信息化處理工作，需要通過利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和相應(yīng)的軟件對干部人事檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化掃描并加密保存，對檔案管理和檔案查閱等工作可以通過系統(tǒng)平臺進(jìn)行。因此，檔案工作人員不需要在海量實(shí)體檔案資料庫中管理和查詢信息，大幅壓縮了干部人事檔案管理的工作量，提高了管理效率，干部檔案信息化系統(tǒng)具有智能性、安全性和保密性，使得檔案資料查詢更加便捷、安全，也避免了人工反復(fù)查閱對紙質(zhì)檔案的損壞，因此，檔案信息化建設(shè)勢在必行。

（二）檔案管理更加規(guī)范

在干部人事檔案管理信息化工作中，相關(guān)的檔案人員需要按照檔案信息系統(tǒng)的嚴(yán)格規(guī)定來及時(shí)更新檔案資料，規(guī)范字體格式和相應(yīng)數(shù)據(jù)格式內(nèi)容，這樣能夠有效彌補(bǔ)過去傳統(tǒng)手工記錄造成的，如字體格式不太統(tǒng)一、字跡無法辨認(rèn)的問題，檔案工作的信息化，要求檔案工作人員掌握相應(yīng)的數(shù)字檔案管理技術(shù)，才能夠?qū)崿F(xiàn)大數(shù)據(jù)的管理和遷移共享，大幅度提高檔案資料的利用效率[1]。

（三）檔案保存更加安全

在紙質(zhì)人事檔案資料保存過程中，由于紙質(zhì)檔案資料具有一定的特殊性，需要在恰當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境下進(jìn)行存放管理，對于檔案管理室內(nèi)的溫度濕度都有嚴(yán)格要求，即使保存在較好的環(huán)境中，隨著時(shí)間的推移，也會不可避免地存在字跡逐步變淡甚至消失、紙張逐漸發(fā)黃等問題。因此干部檔案信息化管理工作為推動(dòng)檔案資料數(shù)據(jù)化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息加密和備份處理起了積極的推動(dòng)作用，干部檔案信息化定期對這些資料庫進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，能夠保證檔案信息化工作完整性和實(shí)效性。并且隨著當(dāng)前云技術(shù)、大數(shù)據(jù)等高端科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也變得更加安全和簡單，提高了信息化安全水平。

二、企事業(yè)單位加快干部人事檔案信息化建設(shè)的思路及目標(biāo)和相關(guān)要求

（一）建立干部人事檔案信息化的思路

加強(qiáng)干部人事檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，開展干部人事檔案的集中信息化工作，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化設(shè)備，將干部檔案的紙質(zhì)資料輸入到干部檔案信息系統(tǒng)軟件中，并利用信息系統(tǒng)平臺來處理數(shù)據(jù)，形成電子化圖片，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)性的資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、數(shù)據(jù)化，方便干部檔案的查閱和打印，設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)管理權(quán)限，構(gòu)建起檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

（二）開展干部人事檔案信息化管理的目標(biāo)設(shè)計(jì)

建立干部檔案信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，推動(dòng)檔案工作的動(dòng)態(tài)管理和電子化管理，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和硬件設(shè)施，將紙質(zhì)檔案資料編制成圖片格式的數(shù)據(jù)文件資料，實(shí)現(xiàn)干部檔案數(shù)據(jù)信息化。借助干部檔案信息系統(tǒng)平臺來查詢檔案資料，借閱資料及統(tǒng)計(jì)資料，減少檔案工作存在的缺陷，實(shí)現(xiàn)檔案資料長期保存和自動(dòng)化管理。

（三）推動(dòng)干部人事檔案工作信息化建設(shè)的相關(guān)要求

推動(dòng)人事檔案工作的信息化建設(shè)，貫徹落實(shí)上級組織部門對干部檔案信息化的相關(guān)要求，須加快推動(dòng)人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，提高檔案工作的效率和質(zhì)量。一是提升檔案管理團(tuán)隊(duì)信息化水平。配備好高端檔案管理人才，定期組織開展專業(yè)化理論培訓(xùn)，提高檔案信息化工作能力，確保相應(yīng)技術(shù)都能夠熟練應(yīng)用，保證檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化。二是加強(qiáng)干部人事檔案系統(tǒng)平臺管理。保持檔案系統(tǒng)功能的更新優(yōu)化，保證檔案數(shù)據(jù)信息完整和保持檔案電子信息與紙質(zhì)信息的同步更新，做好必要的安全防護(hù)措施，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密，規(guī)范數(shù)據(jù)資料的查詢借閱，明確檔案工作人員自身的職責(zé)，保證管理機(jī)制規(guī)范性、完善性。

三、干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作認(rèn)識不足

針對現(xiàn)有檔案工作的發(fā)展?fàn)顩r來講，很多的企事業(yè)單位對干部人事檔案工作重視程度不夠，認(rèn)識不深，往往只是簡單記錄干部檔案流動(dòng)信息，對干部檔案工作沒有長期規(guī)劃，在干部檔案信息化建設(shè)方面缺少必要的資金支持，硬件設(shè)施不到位，制約了干部檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展，甚至存在檔案材料丟失或損毀的隱患[2]。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

伴隨著當(dāng)前國內(nèi)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，國家對于干部人事檔案信息化工作提出新要求，這也是一項(xiàng)具有專業(yè)性的技術(shù)工作，檔案工作人員要不斷提高自己的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)水平，才能夠滿足檔案管理工作的實(shí)際要求。但是對于現(xiàn)階段的從業(yè)人員來講，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，一些企事業(yè)單位對檔案工作重視程度不夠，對相關(guān)人員的配置不到位，難以滿足現(xiàn)階段對干部人事檔案工作的新要求。

（三）檔案管理方法過于單一，缺少創(chuàng)新性

隨著當(dāng)前干部檔案工作信息化的建設(shè)，檔案信息化管理工作難度也在加大，傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)過時(shí)，滿足不了現(xiàn)代化干部人事檔案工作的要求，需要不斷優(yōu)化改進(jìn)干部檔案的工作方法。現(xiàn)階段干部人事檔案工作管理水平偏低，難以高效處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，造成人事檔案工作效率較低，影響到單位人事檔案工作的發(fā)展。

四、完善干部人事檔案信息化管理的措施

（一）優(yōu)化完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

建立起干部人事檔案工作信息化的系統(tǒng)，加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)，通過相關(guān)信息技術(shù)使用，根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來錄入檔案資料信息，同時(shí)還要對數(shù)據(jù)格式進(jìn)行統(tǒng)一。在人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，要給相關(guān)管理人員賦予工作權(quán)限，只有那些擁有權(quán)限人員才能夠查閱資料以及修改資料，加強(qiáng)對檔案資料的保密化設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)相應(yīng)的信息化標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案資料審核的真實(shí)度，借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，防止檔案信息出現(xiàn)流失問題發(fā)生。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來鑒別電子化檔案的真實(shí)度，從而保證檔案工作的真實(shí)性、可靠性[3]。

（二）完善檔案信息的安全保障體系

做好人事檔案信息安全保障，要求檔案信息系統(tǒng)建設(shè)人員能夠結(jié)合國家出臺的檔案管理法律法規(guī)，設(shè)置檔案系統(tǒng)的信息保護(hù)屏障，引入先進(jìn)高端的科學(xué)技術(shù)在檔案系統(tǒng)內(nèi)加密，使用人臉識別、防火墻、數(shù)字加密技術(shù)，增強(qiáng)人事檔案資料數(shù)據(jù)信息的安全性。檔案工作人員不僅要加強(qiáng)日常資料的保管工作，還要對檔案數(shù)據(jù)庫加強(qiáng)維護(hù)，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)遷移保護(hù)控制，優(yōu)化完善安全保障機(jī)制，盡量避免檔案資料被泄露事件發(fā)生，加強(qiáng)自身職責(zé)的建設(shè)，明確建立嚴(yán)格預(yù)警機(jī)制，才能夠有效防止出現(xiàn)一些數(shù)據(jù)信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)問題。

（三）完善檔案信息的監(jiān)管機(jī)制

當(dāng)前干部人事檔案信息化管理仍然存在著監(jiān)管機(jī)制不夠完善的問題，企事業(yè)單位要想不斷提高干部人事檔案信息化的安全性，就要加強(qiáng)檔案信息監(jiān)控。優(yōu)化完善相應(yīng)的管理機(jī)制，還要嚴(yán)格按照信息化檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)信息技術(shù)的使用，對相關(guān)行為做好實(shí)時(shí)監(jiān)控，對檔案數(shù)據(jù)信息查詢使用進(jìn)行跟蹤記錄，保存使用日志，要及時(shí)查看使用記錄是否存在違規(guī)的狀況，當(dāng)存在一些違法違規(guī)的問題，單位要嚴(yán)格按照相應(yīng)的管理規(guī)章機(jī)制追求相應(yīng)的人員的責(zé)任，在嚴(yán)格的規(guī)章制度之下，才能夠保證干部檔案工作有序地開展落實(shí)。

（四）加強(qiáng)對檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的培養(yǎng)

干部人事檔案管理工作中，要使信息技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，還要加強(qiáng)對檔案工作人才的培養(yǎng)。在人員培訓(xùn)時(shí)，要根據(jù)現(xiàn)在崗位工作要求，設(shè)置有針對性的培訓(xùn)方案和培訓(xùn)計(jì)劃，提高檔案工作人員的綜合能力素質(zhì)。

在培訓(xùn)期間，還要培養(yǎng)檔案管理人員的發(fā)現(xiàn)問題及解決的能力，提高檔案工作信息化管控水平，在對檔案工作人員專業(yè)能力培養(yǎng)時(shí)，還要不斷提高他們的業(yè)務(wù)知識水平，全面了解檔案管理過程中所涉及的各種政策文件，能夠使其靈活熟練地應(yīng)用，從而滿足當(dāng)前檔案工作信息化建設(shè)的各項(xiàng)需要。[4]

五、干部人事檔案信息化支持

（一）加快檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)，充分滿足需求

單位要不斷加強(qiáng)檔案系統(tǒng)化建設(shè)的開發(fā)力度，促使檔案工作效率得到顯著的提高，增強(qiáng)對實(shí)體檔案資料的保存管理，確保檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)功能更加完善。加強(qiáng)企業(yè)及單位對檔案信息化的內(nèi)部運(yùn)營管理，上級部門和單位之間需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源的共享。

（二）實(shí)現(xiàn)資源共享，構(gòu)建資源平臺

人事檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)該建立信息平臺，增強(qiáng)對檔案管理工作技術(shù)支持保障，做好相應(yīng)信息化技術(shù)指導(dǎo)工作，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)價(jià)值都能夠顯著地發(fā)揮出來。并且對資源需求，還需要實(shí)現(xiàn)分級開放及設(shè)計(jì)相應(yīng)的查閱權(quán)限，進(jìn)而提高檔案資料管理的綜合化水平。

（三）檔案信息收集功能

檔案信息化系統(tǒng)能幫助資料需求者去查閱資料，了解干部職工的個(gè)人工作信息，過去通過傳統(tǒng)的手工查閱紙質(zhì)資料的方式，給資料查閱、搜索工作帶來一定的困擾?，F(xiàn)階段各檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)完善，不斷拓展系統(tǒng)功能，可實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理干部檔案，減少檔案人員的工作強(qiáng)度，提高檔案工作質(zhì)量及提高資料查閱效率，大幅度提高檔案工作成效，通過鼠標(biāo)就能夠在計(jì)算機(jī)上簡單地查找，科學(xué)配置數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)干部合理化的配備。

（四）提高檔案真實(shí)性和實(shí)效性

加強(qiáng)對人事檔案工作及時(shí)性的鑒定審查，以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)管，要及時(shí)做好干部信息的更新，資料的補(bǔ)充，保證干部信息都能夠真實(shí)反映在檔案資料中，提升檔案數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的容量，不斷推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的完善和管理體系的完善，使單位整體的檔案管理水平得到顯著的提高。

六、結(jié)束語

干部人事檔案信息化的建設(shè)工作非常重要，信息技術(shù)在大幅度提高干部人事檔案工作效率的前提下，還要保證檔案信息的安全，針對目前干部人事檔案工作中存在不足之處，要加以改進(jìn)，優(yōu)化處理，從而提高檔案工作信息化管理的實(shí)效性，使檔案管理工作有序地推進(jìn)。