論高校檔案管理存在的問題及對策

摘要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作的數(shù)字化、信息化成為必然趨勢。檔案工作作為高校工作的一個重要組成部分，高校檔案管理者必須按照時代發(fā)展的需求努力提升自身的管理水平，不斷創(chuàng)新管理模式，精準分析存在的問題，創(chuàng)新思路，提出可行性應對措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;問題;對策分析

引言

檔案管理是國家機構(gòu)及社會個人組織在活動中所形成的，檔案具有一定的歷史價值及未來發(fā)展參考價值。檔案種類較為繁多，其中高校檔案具體指管理教學資料記錄、教研活動圖文視頻存檔等。各高校肩負著為國家培養(yǎng)人才的使命，有效的檔案管理工作非常重要。加強檔案管理工作，可為高校各項活動的開展提供重要參考依據(jù)，可促進校園各項工作的順利開展。

1高校檔案管理概述及作用

1.1高校檔案管理概述。根據(jù)相關(guān)法規(guī)規(guī)定，

高校檔案管理具體指招生、科研、管理及教學等活動，對學生、校園、教師及社會具有保留價值與參考意義的圖文及視頻存檔，是一種具有極高價值的歷史記錄。檔案管理工作是高校各項工作的基礎(chǔ)。高校檔案管理工作對校園乃至社會都會產(chǎn)生極為深遠的影響。

1.2高校檔案管理的作用。檔案可對各項活動

進行記錄，可促進各項教學活動的順利開展，也可為校園后續(xù)發(fā)展提供參考依據(jù)。檔案的作用在高校改革時能得到顯著體現(xiàn)，可為高校改革確立明確的方向。以目前高校檔案管理看，高校的發(fā)展狀況與檔案管理水平密不可分，檔案管理工作在一定程度上決定著各項工作的有效性。

2當前高校檔案工作存在的主要問題

2.1傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲存方式仍是主流

檔案的數(shù)字化不僅可以提高相關(guān)工作人員的工作效率，減輕其工作負擔，還可以減少檔案工作中的錯漏與失誤，但目前高校的主要精力都用于提升辦學水平上，對高校檔案管理工作有所忽視。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案儲存方式雖然是主流，但早已經(jīng)與目前高校的需求不相符合。紙質(zhì)檔案存在占地面積大、存放困難、易缺失、查找不便等諸多缺點，使檔案管理工作復雜繁瑣，還容易出錯。

2.2檔案管理制度不完善

不少高校檔案管理存在粗放管理現(xiàn)象，比如填表時，沒有統(tǒng)一的格式，造成后期數(shù)據(jù)處理的困難;檔案上交后，沒有統(tǒng)一儲存方式，部分檔案紙質(zhì)儲存，部分數(shù)字化儲存;需要查檔時，因為沒有統(tǒng)一的目錄或整理方式，造成查找困難。上述問題的主要癥結(jié)是檔案工作的制度還不夠完善。

2.3檔案數(shù)字化缺少資金投入和技術(shù)支持

高校需要管理的檔案數(shù)量眾多，處理方式復雜，一系列問題使得先進的軟件和硬件設(shè)備成為開展檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。而高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)完整的工作，需要進行統(tǒng)籌規(guī)劃，并需要投入大量的人力、資金和技術(shù)上的支持。由于目前高校對檔案信息化建設(shè)還缺乏一定的重視度，導致相關(guān)的資金、技術(shù)落實不到位，進而阻礙了信息化建設(shè)的進程[3]。

3高校檔案管理工作對策探析

3.1加強檔案管理服務(wù)意識

高校檔案管理工作是為學校服務(wù)、為社會服務(wù)、為國家服務(wù)。檔案信息化和數(shù)字化的管理模式發(fā)生了根本性變化，檔案管理工作的服務(wù)方式也隨之發(fā)生變革。第一，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須提升檔案部門管理人員的服務(wù)意識，要求檔案管理人員改善服務(wù)方法，提高服務(wù)熱情，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強化服務(wù)功能。第二，提升檔案管理效率，必須學習現(xiàn)代管理理念，提高工作效率，提高檔案查找的便捷性和時效性，為學校、為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第三，實現(xiàn)資源共享，有效利用檔案資源，為廣大師生和社會提供方便、快捷的利用服務(wù)，促進社會發(fā)展。

3.2健全管理機制

高校檔案管理工作的最大問題就是未形成完善的管理體系。在社會高度發(fā)展背景下，數(shù)字信息是各行各業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，高校檔案管理需建立完善的管理制度，更替陳舊的管理模式，將管理工作各個環(huán)節(jié)融會貫通，提高管理者參與工作的熱情。健全制度可從多方面入手，如健全人員量化管理制度、文件調(diào)配制度等。各高校需根據(jù)實際情況逐步更新制度，確保檔案管理工作模式迎合時代發(fā)展所需。例如，各高?？梢勒諊覚n案法制訂相應的檔案管理制度，根據(jù)校情及成熟案例制訂健全管理模式?；诖?，高校應不新管理技術(shù)，從工作方法、管理制度等角度全面提升高校檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的科學化發(fā)展。

3.3創(chuàng)新管理方法

在互聯(lián)網(wǎng)時代下，計算機技術(shù)逐漸滲透到各行各業(yè)，高校檔案管理工作應積極應用計算技術(shù)，讓檔案管理工作向科學化、高效化與智能化發(fā)展。例如，各高校應積極運用數(shù)字化檔案管理模式，該模式是檔案管理的一大變革，一定程度上提高了管理效率，有效降低了人力成本，使檔案管理更加智能。數(shù)字化檔案管理可加快檔案管理工作進程，也為后期信息抽調(diào)提供了便利。高校在進行檔案分類時，可充分利用信息技術(shù)，實現(xiàn)智能化分類，提高檔案借閱便捷性，全面提高檔案利用效率，提升檔案管理工作水平。檔案管理者在檔案管理工作中應不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，逐步完善檔案信息庫，確保檔案的完整性。管理者收錄、調(diào)取檔案時，需在信息系統(tǒng)中記錄，做好數(shù)據(jù)更新。信息技術(shù)可加快檔案管理現(xiàn)代化進程，可構(gòu)建完善的管理體系，有效實現(xiàn)了檔案共享，充分發(fā)揮了檔案的作用。

3.4提升人員素養(yǎng)

加強人員素養(yǎng)應從如下幾點進行：其一，應對管理人員進行相應的培訓，提升管理人員的素養(yǎng)，提升管理者對檔案管理工作的重視程度;其二，為管理者之間的溝通架設(shè)橋梁，鼓勵管理者進行交流學習，逐步開闊管理者視野;其三，高校應設(shè)立相關(guān)考核政策，激勵管理者參與到管理經(jīng)驗學習中，激發(fā)管理者主觀能動性;其四，在建立考核制度之后，應建立相應的激勵機制，為員工創(chuàng)造更好的工作環(huán)境，通過獎金等方式提高員工參與工作的熱情，為管理人員提供廣闊的發(fā)展平臺，調(diào)動其內(nèi)在驅(qū)動力，以此促進高校檔案管理工作的有效開展。

3.5增加資金投入

對檔案工作的重視不足，導致檔案工作沒有足夠的資金進行基礎(chǔ)設(shè)備更新、專業(yè)人才培養(yǎng)和信息技術(shù)研發(fā)。增加資金投入，可以優(yōu)化替換掉落后的檔案管理設(shè)施，通過運行先進的管理設(shè)施軟件，為檔案管理信息化工作的有效進行提供保障。

結(jié)語

隨著社會的不斷發(fā)展和科技的日益進步，推進高校檔案信息化管理建設(shè)工作，提高高校檔案信息化管理人員的工作水平，優(yōu)化高校管理工作機制體系，為高校檔案管理工作的信息化發(fā)展提供政治保障和法律保障，才能促進高校更好更快地發(fā)展。

參考文獻

[1]鄭金月.從檔案治理體系視角看新修訂檔案法[J].浙江檔案，2020（07）.

[2]陸國強.為新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅強法治保障[N].人民日報，2020-6-24.

[3]李高平.高校檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].才智，2019（36）.

作者簡介：余婷（1983-）女，武漢城市職業(yè)學院教師，館員，主要研究方向——檔案管理

基金項目：武漢城市職業(yè)學院校級課題：物業(yè)公司檔案管理工作標準設(shè)計（課題編號：2018whcvc31）