上下游企業(yè)信息化協(xié)同問題及對策探討

沈靜雅

摘要：隨著制造業(yè)的不斷成熟與完善，企業(yè)間競爭的核心轉(zhuǎn)變?yōu)楣?yīng)鏈之間的競爭。能夠不斷信息化，與上下游企業(yè)建立高度的黏性，才能提升市場競爭力，形成對市場敏捷化的反應(yīng)，走上可持續(xù)發(fā)展之路。本文打算從共享中心財務(wù)出發(fā)，闡述了建立上下游信息協(xié)同化的必要性，分析了由于上下游企業(yè)間信息系統(tǒng)先進性不一，信息割裂與滯后，數(shù)據(jù)準確性不高從而影響到企業(yè)之間運營效率、資金計劃安排以及資金成本等方面存在的問題，并提出了上下游企業(yè)信息化協(xié)同的設(shè)計思路，以及多種信息化技術(shù)的互通應(yīng)用對策，以期使上下游企業(yè)間建立自聯(lián)直通，減少片段式和割裂式的數(shù)據(jù)交流和溝通成本，為上下游客戶平臺的協(xié)同合作摸索成功路徑，可復(fù)制化地推廣到相關(guān)行業(yè)。

關(guān)鍵詞：上下游企業(yè);信息化協(xié)同;問題;對策

在財務(wù)共享中心企業(yè)建設(shè)和運營初期，企業(yè)更多偏重的是財務(wù)、資金、流程等內(nèi)部資源的整合，與客戶之間的信息交流更多依賴系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)進行溝通和交流，從而與上下游企業(yè)之間形成信息的滯后、阻塞、斷流等現(xiàn)象，財務(wù)共享在外部優(yōu)勢和助力業(yè)務(wù)發(fā)展方面價值發(fā)揮不大。當財務(wù)共享中心運營趨于成熟化時，如何發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢，建立與客戶系統(tǒng)協(xié)同，提升財務(wù)共享中心價值成為財務(wù)共享人思考的重點。本文希望分享應(yīng)收系統(tǒng)的連接案例，為傳統(tǒng)B端企業(yè)與直銷客戶或大客戶之間建立系統(tǒng)協(xié)同，簡化客戶下單流程，縮短結(jié)算周期，降低回款天數(shù)，提升客戶滿意度，提高內(nèi)部運營效率方面起到積極指導(dǎo)作用。

一、信息化協(xié)同概述及上下游企業(yè)信息化協(xié)同的必要性

（一）信息化協(xié)同概述

信息化協(xié)同是指企業(yè)利用信息化手段，幫助企業(yè)同其關(guān)鍵的交易伙伴們協(xié)同業(yè)務(wù)計劃，流程，決策，作業(yè)程序，數(shù)據(jù)，管理支持以及績效反饋，共同開發(fā)全新的產(chǎn)品、市場和服務(wù)，進而增強企業(yè)新環(huán)境下的競爭優(yōu)勢，提高企業(yè)資源和能力的效力?？缙髽I(yè)協(xié)同類似于企業(yè)的聯(lián)盟，但這種聯(lián)盟卻不是以產(chǎn)權(quán)為基礎(chǔ)的聯(lián)合，也不僅僅只是戰(zhàn)略上的聯(lián)盟，成員企業(yè)在業(yè)務(wù)計劃，流程，決策，作業(yè)程序，數(shù)據(jù)，管理支持以及績效反饋等環(huán)節(jié)中均緊密協(xié)作，產(chǎn)權(quán)卻是相互獨立的。

（二）上下游企業(yè)信息化協(xié)同的必要性

1.提高效率，增強競爭優(yōu)勢和客戶間的粘性問題

雙方通過購銷數(shù)據(jù)、合同協(xié)同、發(fā)貨、儲運、收貨的共享互通有利于供應(yīng)鏈管理，在計劃生產(chǎn)、勞務(wù)、發(fā)運、倉儲等更為高效和節(jié)約化，從而增加雙方的粘性和依賴度，最大化的發(fā)揮彼此的優(yōu)勢。

2.提高資金使用效率，降低資金使用成本

通過信息化的協(xié)同，雙方在資金安排使用上更具有計劃性，能提高雙方資金使用計劃率，上下游企業(yè)可以根據(jù)訂單需求和回款計劃提前安排借貸資金，降低資金成本，提高資金收益。

3.有利于加強企業(yè)內(nèi)部風險管控

通過信息化的協(xié)同，減少人為化的價格修改和操控，規(guī)避收發(fā)貨環(huán)節(jié)和貨物驗收環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的舞弊現(xiàn)象，有利于控制賒銷或預(yù)付款、存貨風險管理，提高企業(yè)的內(nèi)部資產(chǎn)管理質(zhì)量，降低內(nèi)部控制風險。

二、上下游企業(yè)信息化協(xié)同的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）企業(yè)規(guī)模不等導(dǎo)致的信息不透明

一般來講，在購銷環(huán)節(jié)上游給予下游的信用政策是依賴于雙方在談判或市場中買賣雙方的地位來決定的，當前整個社會的信用體系相對來講還在發(fā)展期，公開市場的信息存在不完整情況。上下游協(xié)同的企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模以及組織架構(gòu)設(shè)計都有可能處于不同的水平，從而為企業(yè)信息化協(xié)同的設(shè)計及運行帶來難度。

（二）企業(yè)之間流程差異化增加了協(xié)同的難度

上下游企業(yè)基于各自的組織規(guī)模、組織架構(gòu)、內(nèi)控水平、信息化水平在企業(yè)合同創(chuàng)建、訂單發(fā)運、收發(fā)貨流程、收付款等運營過程中都有各自的流程，或簡化或復(fù)雜，這對上下游企業(yè)的協(xié)同增加了難度。

（三）企業(yè)信息化系統(tǒng)的先進性不一導(dǎo)致上下游信息割裂分散

很多企業(yè)都采取了系統(tǒng)化的信息管理，但企業(yè)上下游之間數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)都是各自系統(tǒng)出來的單據(jù)，在時間口徑、數(shù)據(jù)準確性、效率方面缺乏信息化的溝通連接平臺，從而導(dǎo)致反復(fù)的數(shù)據(jù)核對難度和時間跨度，提高企業(yè)間溝通成本，增加企業(yè)間的商務(wù)糾紛或形成訴訟，不利于企業(yè)間建立可持續(xù)的良好合作關(guān)系。

三、改善上下游企業(yè)信息化協(xié)同的對策

（一）選擇合適的上下游協(xié)同客戶，解決信息不透明問題

一般上下游規(guī)模越大，對協(xié)同的需求越高，能產(chǎn)生的渴望上下游協(xié)同性就會變得更好，對技術(shù)（信息化）的驅(qū)動力也就更高。對傳統(tǒng)制造業(yè)企業(yè)，大型商超、大集團性客戶是很好的目標選擇。在選擇下游協(xié)作單位時，需要考慮如下幾個主要因素，一是高層特別是業(yè)務(wù)層面的支持度是項目啟動首要考慮的條件，沒有來自高層的支持，協(xié)同資源無法得到保障。二是雙方系統(tǒng)的成熟度和契合度，雙方是否具備成熟的財務(wù)系統(tǒng)以及各系統(tǒng)之間的接口是否有利于系統(tǒng)的搭建。三是可持續(xù)的內(nèi)部風險控制及數(shù)據(jù)安全性控制。

（二）對上下游流程優(yōu)化重組，奠定上下游企業(yè)協(xié)同的基礎(chǔ)

想通過一個信息化平臺重塑，達到點對面的流程管控，實現(xiàn)風控管理、標準歸集、量級優(yōu)化，這個工程不是平地而起的，地基的夯實還是依賴于對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的分析和梳理。一方面，站在上游企業(yè)的應(yīng)收業(yè)務(wù)角度，從前端的合同簽訂，合同審核，到訂單的創(chuàng)建、價格管控、提單創(chuàng)建、庫存管理、物流送貨、銷售確認、票前對賬、出具發(fā)票、回款清賬等各個流程，詳細梳理到基礎(chǔ)操作層級。另一方面，在梳理好自身企業(yè)的流程后，同時要調(diào)研客戶的應(yīng)付款流程，從客戶維度，客戶的采購合同、系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)、收發(fā)貨流程、應(yīng)付款項確認，對賬、付款清賬期等環(huán)節(jié)，找出雙方的共同點和差異點，來搭建出未來的業(yè)務(wù)模型。在這個過程中，通過對各下游企業(yè)的調(diào)研，定義主數(shù)據(jù)和每個字段以及各字段的操作規(guī)則，梳理出業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的痛點、難點，進而梳理出各個流程需要優(yōu)化的內(nèi)容、需要重組的流程，形成雙方認可的標準化操作流程。

（三）多種信息技術(shù)手段互通，解決上下游企業(yè)系統(tǒng)先進性不一

在建立了協(xié)同化的共識并搭建好協(xié)同化的流程后，運用多項會計信息技術(shù)手段方能達到協(xié)同的效應(yīng)。以筆者所在企業(yè)的應(yīng)收賬款協(xié)同案例為例，銀企直聯(lián)平臺、電子發(fā)票、電子檔案、機器人流程自動化、訂單直聯(lián)平臺、對賬平臺、信息及網(wǎng)絡(luò)安全等全部被整合運用到客戶協(xié)同平臺上。下面介紹幾個比較代表性的技術(shù)運用：

1.銀企直聯(lián)平臺

銀企直聯(lián)平臺是資金管理模塊，一方面通過系統(tǒng)直連技術(shù)與各銀行系統(tǒng)對接，實現(xiàn)銀企互聯(lián);另一方面對資金計劃、資金調(diào)度、資金結(jié)算進行運作管理，實現(xiàn)銀企賬號可視、資金集中運營管理，提高資金使用效率，防范資金風險。銀企直聯(lián)系統(tǒng)支持銀行賬號的集中管理，資金不落地脂肪以及銀企自動對賬。對接企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)和外部銀行，減少支付和對賬的手工工作量，降低差錯率，提高資金支付和管理效率。

企業(yè)在運用銀企直聯(lián)平臺之前，客戶匯款后線下通知文員，文員再線下通知財務(wù)，財務(wù)手工插入ukey打開網(wǎng)銀確認到賬后，手工在SAP錄入收款信息，整個流程費時費力。銀企直聯(lián)后，文員可以直接在SAP系統(tǒng)中看到到賬信息，同時可以完成系統(tǒng)自動收款和審核，免去了同客戶、財務(wù)的線下溝通，財務(wù)也從收款查詢和審核的勞動中解放出來，使收款效率提升了88%，同時確保了收款信息的準確性。

實現(xiàn)銀企直聯(lián)后審核基本實現(xiàn)自動化，收款后即可提貨，也較大的節(jié)省了客戶等待款項確認的時間，大大提升了客戶滿意度。基于銀企直連在銷售收款環(huán)節(jié)的杰出表現(xiàn)，該功能現(xiàn)已成為SAP系統(tǒng)銷售模塊的標準配置。

2.企業(yè)系統(tǒng)與外部系統(tǒng)的整合技術(shù)

ERP是企業(yè)資源計劃，已逐步發(fā)展成為支持企業(yè)業(yè)務(wù)能力提供方法的必要技術(shù)。ERP的發(fā)展經(jīng)歷了三個階段，第一階段是由領(lǐng)域集中的單點解決方案組成。第二階段是一體化時代，關(guān)注各領(lǐng)域方案之間的整合，并且擴大到明顯不是企業(yè)資源計劃的領(lǐng)域。第三階段是后現(xiàn)代階段。作用范圍上升到戰(zhàn)略層面，ERP由相關(guān)的或交付戰(zhàn)略所需的任何業(yè)務(wù)能力，以及支持這些過程所需的業(yè)務(wù)組成。

在上下游企業(yè)信息化協(xié)同過程中，主要通過這些技術(shù)手段不斷加強客戶和供應(yīng)商的傳統(tǒng)生態(tài)系統(tǒng)。在筆者接觸的案例中，主要用基于新一代ERP開發(fā)的訂單直聯(lián)平臺和對賬平臺以及賒銷欠款管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)了客戶訂單數(shù)據(jù)、對賬數(shù)據(jù)、POS數(shù)據(jù)的自動抓取，以及與供應(yīng)商數(shù)據(jù)的自動映射轉(zhuǎn)換。實現(xiàn)了44個賣場系統(tǒng)的數(shù)據(jù)抓取，由原來的需要用戶登錄對方系統(tǒng)手工復(fù)制粘貼數(shù)據(jù)，人工轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)和SAP比對。轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動抓取賬單信息，通過客戶協(xié)同平臺映射為SAP標準數(shù)據(jù)。

訂單&對賬平臺釋放了業(yè)務(wù)和財務(wù)的手工工作量，總體提升效率80%。同時將內(nèi)部風控審批流程以客戶維度整合到平臺，避免了線下審批的繁復(fù)操作，確保所有審批可追溯，進一步提升了業(yè)務(wù)規(guī)范。

超期欠款管理由原來的手工報送優(yōu)化為系統(tǒng)自動推送給一線業(yè)務(wù)同事，并提供了移動端的查詢和跟進功能，業(yè)務(wù)不論身在何地都可以隨時了解客戶的回款進度，及時聯(lián)系客戶催款，在確認客戶無法按時回款的情況下，及時為客戶做超期再放貸的申請，避免影響后續(xù)業(yè)務(wù)。幫助業(yè)務(wù)同事將更多的精力放到前端的銷售拓展上，助力業(yè)務(wù)成長。

四、結(jié)論

在激烈的商業(yè)競爭環(huán)境中，企業(yè)要想生存和發(fā)展，必須在上下游形成關(guān)系中形成獨特的優(yōu)勢。本文通過分析上下游協(xié)同案例，闡述了當前上下游企業(yè)協(xié)同存在的問題，從選擇合適的上下游客戶，優(yōu)化上下游信息化協(xié)同的設(shè)計思路，運用合適的信息化技術(shù)手段提出了解決對策，從而改變了原先上下游信息的割裂，通過雙方系統(tǒng)的直接交互，簡化客戶下單流程，縮短結(jié)算周期，降低回款周轉(zhuǎn)天數(shù)。同時也提高了上下游客戶資金計劃率，提升客戶滿意度，實現(xiàn)整個上下游系統(tǒng)的效益和效率的最大化，從而降低上下游企業(yè)的成本，提高上下游企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

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