高校薪酬管理中存在的問題及對(duì)策

傅漢東， 朱錦珍

(合肥工業(yè)大學(xué) 財(cái)務(wù)處，合肥 230009)

一、目前高校薪酬管理工作的特點(diǎn)

近年來，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教職員工的人數(shù)也在不斷增長，而每一位教職員工的具體情況不盡相同，復(fù)雜的人事資料中包含著大量與薪酬管理有關(guān)的信息數(shù)據(jù)。但是，目前高校的薪酬管理缺乏有效的手段來解決薪酬管理過程中存在的效率低下和容易出錯(cuò)的問題，這極大地影響了相關(guān)業(yè)務(wù)部門的工作效率。因此，必須充分認(rèn)識(shí)到高校薪酬管理工作的特點(diǎn)，才能找到解決問題的方法。

1.薪酬管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作

近年來，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教職員工的人數(shù)也在不斷增長，高校所涉及的人事資料也越來越多，在高校的人事數(shù)據(jù)中包含了大量與薪酬管理直接相關(guān)的信息，例如工齡信息、職稱信息、職員職級(jí)信息等；也還包含了大量與薪酬管理間接相關(guān)的信息，例如科研任務(wù)、綜合課時(shí)任務(wù)、評(píng)價(jià)考核指標(biāo)等[1]。無論是直接還是間接，這些信息數(shù)據(jù)都在迅速增長，導(dǎo)致薪酬的計(jì)算方法越來越復(fù)雜，薪酬管理任務(wù)也就變得越來越艱巨。每一張薪酬單的背后，都是一張復(fù)雜的教職員工綜合實(shí)時(shí)狀態(tài)“數(shù)據(jù)表”，這其中不僅僅包含了教職員工每個(gè)月貨幣形式的報(bào)酬數(shù)據(jù)，還反映了出勤率、職稱信息、課時(shí)情況、科研情況、稅收情況、五險(xiǎn)一金情況；等等。這些薪資情況是通過手工計(jì)算的，一旦高校教職員工的人數(shù)增加到一個(gè)很大的數(shù)字，則手工計(jì)算就要花費(fèi)很長時(shí)間，而且在計(jì)算過程中很容易出錯(cuò)。

2.薪酬管理是一項(xiàng)瑣碎的工作

高校薪酬管理工作相對(duì)瑣碎，工作量較大。高校教職工隊(duì)伍是一個(gè)不斷變化的群體：有調(diào)出單位的，有調(diào)入單位的，也有教職員工在本單位內(nèi)部各部門之間調(diào)動(dòng)等情況；高校的教職員工的各個(gè)薪酬項(xiàng)的數(shù)字是在不斷地變化的，有職務(wù)晉升的影響，有職級(jí)調(diào)級(jí)的影響，也有教職員工各種評(píng)價(jià)考核成績的影響，因此每月都需要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行大量的更新維護(hù)。更新和維護(hù)數(shù)據(jù)庫仍然是一個(gè)“手動(dòng)密集型”過程，該過程一直依賴手工輸入到計(jì)算機(jī)中，消耗了薪酬管理人員大量的時(shí)間和精力。手動(dòng)輸入計(jì)算機(jī)的方式逐漸地暴露出它的缺點(diǎn)——效率低下。由于傳統(tǒng)管理方式的存在，薪酬管理的低效率和瑣碎性并沒有得到改變。

3.薪酬管理是一項(xiàng)精細(xì)的工作

薪酬管理對(duì)于工作的準(zhǔn)確性和細(xì)致性要求都比較高，對(duì)工作人員的要求也非常嚴(yán)格，一般不允許出現(xiàn)錯(cuò)誤。盡管當(dāng)今高校通常已經(jīng)使用電腦來管理與薪酬有關(guān)的日常事務(wù)，但在人員數(shù)據(jù)的信息傳遞上仍有許多高校在使用通知單、表格等紙質(zhì)媒介進(jìn)行傳遞。這種經(jīng)由紙質(zhì)媒介傳遞和手動(dòng)輸入計(jì)算機(jī)的處理方式工作量巨大，且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。薪酬管理工作要嚴(yán)格防止差錯(cuò)的產(chǎn)生就需要工作人員一遍又一遍地仔細(xì)檢查。

4.薪酬管理是一項(xiàng)具有較高信息安全性要求的工作

隨著時(shí)間的推移，高校薪酬管理相關(guān)業(yè)務(wù)部門將會(huì)積累大量的文檔和數(shù)據(jù)，這給薪酬信息的存儲(chǔ)、檢索、更新和維護(hù)工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，維護(hù)薪酬信息工作不達(dá)標(biāo)很容易導(dǎo)致信息的丟失，還需要占用較大的空間來對(duì)制作完成的檔案進(jìn)行保存；另一方面，反復(fù)取用檔案材料也是非常不安全的。

5.薪酬管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)時(shí)間限制的工作

高校薪酬管理相關(guān)業(yè)務(wù)部門必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成薪酬管理、核算和發(fā)放工作。而在實(shí)踐中，往往只有少數(shù)相關(guān)業(yè)務(wù)部門能夠積極主動(dòng)地提供薪酬管理所需的材料，大部分業(yè)務(wù)部門經(jīng)常需要三番五次進(jìn)行提醒和催報(bào)。這些被催報(bào)的部門也有自己的苦衷，比如涉及的材料多、任務(wù)重、壓力大；等等。除催報(bào)工作外，還要進(jìn)行大量比對(duì)工作，需分薪酬發(fā)放批次、發(fā)放部門逐個(gè)比對(duì)各薪酬發(fā)放項(xiàng)目的數(shù)據(jù)異動(dòng)情況，因此工作任務(wù)十分繁重，時(shí)間限制十分嚴(yán)格。

6.薪酬管理是一項(xiàng)需要較強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析技能的工作

薪酬管理所涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)在統(tǒng)計(jì)分析方面的工作量也很大。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層和決策層需要實(shí)時(shí)掌握學(xué)校的人事情況、工資和酬金發(fā)放情況，以便根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況及時(shí)做出合理的決定，充分發(fā)揮學(xué)校的人才優(yōu)勢，挖掘?qū)W校的內(nèi)在潛力，以及進(jìn)一步地針對(duì)學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行前瞻性的改革。

二、目前高校薪酬管理存在的問題

高校薪酬管理工作主要是以信息和數(shù)據(jù)管理為基礎(chǔ)的，高校薪酬管理人員每天都要錄入各種數(shù)據(jù)，處理各種表格，目前高校薪酬管理工作中主要存在以下問題：

1.信息不共享

目前，高校的薪酬管理分為人事部門的薪酬管理和財(cái)務(wù)部門的薪酬管理，兩個(gè)部門信息不共享，人事部門沒有完整的薪酬信息，財(cái)務(wù)部門沒有人事部門的文件政策[2]。在現(xiàn)行的高校薪酬管理制度里，人事部門的薪酬管理工作和財(cái)務(wù)部門的薪酬管理工作是相互獨(dú)立的，沒有成熟方案把它們聯(lián)系在一起，這在實(shí)際工作中不僅會(huì)影響人事部門和財(cái)務(wù)部門的工作效率，而且影響到全校的管理智能化。

2.工作過程重復(fù)

目前，高校的薪酬管理存在重復(fù)的工作過程：人事部門將薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)變動(dòng)情況以薪酬變動(dòng)通知單的方式通知財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門將薪酬變動(dòng)通知單的內(nèi)容在理解之后由人工輸入計(jì)算機(jī)，然后再對(duì)人工輸入計(jì)算機(jī)環(huán)節(jié)進(jìn)行復(fù)核，這在本質(zhì)上是一種重復(fù)性的操作。此外，由于交流不暢，兩個(gè)部門在信息傳遞過程中也容易出錯(cuò)。

3.依賴人工處理方式，沒有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作

因?yàn)楦咝＝搪殕T工人數(shù)眾多，數(shù)據(jù)信息量非常大，所以薪酬管理工作具有高度的專業(yè)性。此外，薪酬管理工作人員還需要制作各種復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，且基本上依賴人工處理方式。由于沒有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作，薪酬管理人員的勞動(dòng)量大，難以確保數(shù)據(jù)沒有疏漏，難以快速方便地完成薪酬管理工作。

4.缺少相互監(jiān)督

高校薪酬管理相互監(jiān)督是指人事部門監(jiān)督薪酬是否按正確數(shù)額發(fā)放，財(cái)務(wù)部門監(jiān)督各薪酬項(xiàng)目數(shù)字是否根據(jù)有關(guān)文件要求調(diào)節(jié)了標(biāo)準(zhǔn)。多年來，人事部門與財(cái)務(wù)部門的薪酬管理人員之間缺少互相監(jiān)督的問題一直沒有得到很好的解決。財(cái)務(wù)部門由于缺少政策指引，無法監(jiān)督各薪酬項(xiàng)目數(shù)字是否根據(jù)有關(guān)文件要求調(diào)節(jié)了標(biāo)準(zhǔn)。

5.不能確保相關(guān)薪酬管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全

在高校的薪酬管理業(yè)務(wù)中，主要使用紙張打印進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的傳遞和檔案保存。紙質(zhì)數(shù)據(jù)保存模式存在很多缺點(diǎn)，歸檔資料的查找和存取非常麻煩，經(jīng)常存取會(huì)導(dǎo)致歸檔資料的丟失或損壞，無法保證有關(guān)資料數(shù)據(jù)的安全。

6.系統(tǒng)不能做到實(shí)時(shí)生成記賬憑證和實(shí)時(shí)制作薪酬發(fā)放文件給銀行

現(xiàn)行的高校薪酬管理信息系統(tǒng)無法對(duì)薪酬數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的核算，構(gòu)成薪酬的項(xiàng)目代碼和科目代碼比較復(fù)雜，現(xiàn)行的高校薪酬管理信息系統(tǒng)無法做到實(shí)時(shí)自動(dòng)生成薪酬記賬憑證，也不能夠做到實(shí)時(shí)制作薪酬發(fā)放文件給銀行。

7.系統(tǒng)不能根據(jù)薪酬數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，輔助決策功能尚未實(shí)現(xiàn)

現(xiàn)行的高校薪酬管理信息系統(tǒng)無法對(duì)薪酬信息數(shù)據(jù)進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)與深度分析，無法生成美觀的、可視化的信息，以便于高校管理人員及時(shí)掌握全校薪酬發(fā)放情況。薪酬管理人員每做一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析工作通常會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，無法實(shí)現(xiàn)全面、復(fù)雜的分析，也無法對(duì)未來薪酬數(shù)據(jù)的變化做出科學(xué)的預(yù)測，因此對(duì)于高校決策的支持能力有限。

三、高校薪酬管理存在問題的解決方案

高校薪酬管理人員必須找到解決辦法來實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)，在最大限度地提高工作效率的同時(shí)最大程度地降低差錯(cuò)率。高校薪酬管理領(lǐng)域是一個(gè)追求技術(shù)創(chuàng)新的領(lǐng)域，從薪酬網(wǎng)上申報(bào)到薪酬智能憑證，高校薪酬管理人員已經(jīng)一次又一次地展現(xiàn)出他們對(duì)新技術(shù)的高度關(guān)注和對(duì)創(chuàng)新的熱切追求。

流程自動(dòng)化是一種智能技術(shù)，是當(dāng)前世界范圍內(nèi)最具影響力的工具之一，可以確保高校薪酬管理的質(zhì)量和高效率，因而可以解決目前高校薪酬管理存在的問題。下文就流程自動(dòng)化對(duì)高校薪酬管理業(yè)務(wù)的影響以及利用流程自動(dòng)化提升高校薪酬管理水平的措施進(jìn)行分析。

1.RPA技術(shù)簡介

RPA是機(jī)器人過程自動(dòng)化(Robotic Process Automation)的縮寫，該技術(shù)通過運(yùn)行基于規(guī)則和重復(fù)實(shí)施的程序?qū)崿F(xiàn)人的手動(dòng)工作的自動(dòng)化，來模擬人類在計(jì)算機(jī)上的操作，例如單擊或雙擊鼠標(biāo)、操作鍵盤，打開應(yīng)用程序，將信息從一個(gè)系統(tǒng)復(fù)制并粘貼到另一個(gè)系統(tǒng)，發(fā)送和接收電子郵件等任務(wù)，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成重復(fù)性的、“手動(dòng)密集型”工作。用戶可以很輕松地依賴RPA技術(shù)來編寫程序，自動(dòng)做完批量化的、重復(fù)的、基于規(guī)則的工作。RPA技術(shù)是一種目前未被充分利用的方法，它可以提高生產(chǎn)力，最大限度地減少重復(fù)性的、“手動(dòng)密集型”的業(yè)務(wù)流程。研究表明，RPA技術(shù)具有以下幾個(gè)重要特征：

第一，能處理重復(fù)性強(qiáng)的工作。通過編寫程序?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)操作，模擬重復(fù)單擊或雙擊鼠標(biāo)，剪切、粘貼、復(fù)制等類似的計(jì)算機(jī)操作。

第二，操作規(guī)則明確。過程必須具有明確的信息輸入觸發(fā)指令，不得有無法定義的情況。

第三，以外掛程序的方式在使用者的系統(tǒng)里運(yùn)行。按照預(yù)先定義的規(guī)則在使用者的系統(tǒng)里執(zhí)行自動(dòng)控制處理，不改變使用者的系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)。

而用RPA代替的工作必須具有以下特點(diǎn)：

第一，通過計(jì)算機(jī)執(zhí)行的重復(fù)性的、手動(dòng)密集型的操作；

第二，具有明確觸發(fā)指令的工作；

第三，需要同時(shí)在不同系統(tǒng)實(shí)施的工作；

第四，數(shù)據(jù)庫搜索、查詢、更新操作；

第五，其他基于規(guī)則的流程。

從定義上理解，RPA是規(guī)則的自動(dòng)執(zhí)行，RPA專注于具有以下特征的業(yè)務(wù)流程：邏輯性、可重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化。而在高校實(shí)際工作過程中，許多人事、財(cái)務(wù)管理過程實(shí)際上都具有以上特征。另外，就RPA的使用特征來講，它是為現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)提供的外掛式自動(dòng)化軟件，它不會(huì)改變或影響現(xiàn)有的系統(tǒng)、應(yīng)用和流程，僅僅是將“手動(dòng)密集型”的工作交由機(jī)器操作。因此，RPA可以廣泛應(yīng)用于高校薪酬管理領(lǐng)域。

2.RPA技術(shù)對(duì)高校薪酬管理業(yè)務(wù)的影響

第一，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性顯著提高。RPA技術(shù)在高校薪酬管理領(lǐng)域的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了薪酬網(wǎng)上申報(bào)流程、自動(dòng)生成薪酬智能記賬憑證、實(shí)時(shí)制作薪酬發(fā)放文件并發(fā)送給銀行以及自動(dòng)完成薪酬管理所涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析方面的工作。RPA應(yīng)用程序在執(zhí)行過程中全程無人操作，避免了手工錄入錯(cuò)誤的可能性，確保了數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

第二，工作效率顯著提高。由于個(gè)人能力、業(yè)務(wù)技能和外界條件等多種因素的影響，薪酬管理信息數(shù)據(jù)的滯后和出錯(cuò)難以避免，而RPA技術(shù)是將薪酬管理模式和方法邏輯化，它既能夠減少人為錯(cuò)誤又極大地提高了工作效率，使得工作人員可以將工作重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等領(lǐng)域中。同時(shí)，薪酬變動(dòng)通知單由紙質(zhì)版改進(jìn)成為電子版，更便于歸檔后的保存和查閱，有效地提升了薪酬管理人員的工作效率。

第三，管理水平顯著提高。薪酬管理工作始于數(shù)據(jù)，止于數(shù)據(jù)。然而，薪酬管理人員不僅僅是數(shù)據(jù)的搬運(yùn)工，更是數(shù)據(jù)的深度分析者。薪酬管理人員主要是依靠自己的經(jīng)驗(yàn)和手工編寫的SQL語句對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，進(jìn)而形成有用的信息。在RPA技術(shù)條件下，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析方面的工作將不受工作時(shí)間限制。專業(yè)的RPA數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠進(jìn)行快速靈活的統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)于高校決策的支持具有無限潛力。

第四，薪酬管理人員的素質(zhì)顯著提高。一方面，隨著科技的快速發(fā)展，大量的“手動(dòng)密集型”工作將被RPA機(jī)器人替代。英國廣播公司(BBC)在劍橋大學(xué)學(xué)者 Michael Osborne 和 Carl Frey 的研究基礎(chǔ)上，調(diào)查研究了 300多個(gè)職業(yè)被機(jī)器人替代的概率，結(jié)果顯示人力資源和會(huì)計(jì)職業(yè)被機(jī)器人替代的概率都在90%以上。另一方面，因?yàn)樘岣吡斯ぷ餍?，薪酬管理從“手?dòng)密集型”向管理型轉(zhuǎn)變，其職責(zé)也相應(yīng)地從“手動(dòng)核算型”向事前預(yù)測型或事中控制型轉(zhuǎn)變，需要在第一時(shí)間學(xué)會(huì)使用快速發(fā)展進(jìn)步的科學(xué)技術(shù)，所以對(duì)薪酬管理人員的個(gè)人能力和業(yè)務(wù)技能等都提出了嚴(yán)格的要求[3]。

3.RPA技術(shù)提升薪酬管理水平的措施

從自動(dòng)接收人事處的電子郵件到實(shí)時(shí)生成薪酬記賬憑證，都可以使用RPA技術(shù)來完成，并能有效縮短傳統(tǒng)薪酬管理流程的時(shí)間。RPA技術(shù)可以自動(dòng)完成財(cái)務(wù)部門薪酬管理的大部分工作流程，無須手動(dòng)將數(shù)據(jù)輸入到薪酬管理系統(tǒng)中，這意味著財(cái)務(wù)部門薪酬管理人員可更高效、更快速地完成薪酬管理工作。RPA技術(shù)對(duì)于薪酬管理流程的改進(jìn)是明顯的：RPA技術(shù)可以幫助財(cái)務(wù)部門的薪酬管理人員從煩瑣的重復(fù)性的工作中擺脫出來，將精力更多地投入到更有創(chuàng)意的工作上，這種改變能夠提高工作效率，產(chǎn)出更多價(jià)值。

第一，RPA技術(shù)可實(shí)現(xiàn)薪酬網(wǎng)上申報(bào)流程。目前，高校的薪酬管理分為人事處的薪酬管理和財(cái)務(wù)處的薪酬管理，兩個(gè)部門之間的信息是不共享的，每到薪酬發(fā)放日的前3天至前5天，人事處的薪酬管理人員將紙質(zhì)的《新員工入職薪酬通知單》《員工薪酬調(diào)整通知單》《員工部門調(diào)動(dòng)通知單》《員工退休通知單》和《員工離職通知單》等表格送到財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處薪酬管理人員依據(jù)紙質(zhì)通知單變更薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，完成薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)庫維護(hù)工作后，再生成當(dāng)月的薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)。這種薪酬管理模式存在以下問題：

一是人事處和財(cái)務(wù)處各自開發(fā)或購買自己的薪酬管理信息系統(tǒng)軟件，兩個(gè)薪酬管理信息系統(tǒng)存在“互相獨(dú)立”“重復(fù)勞動(dòng)”“二次錄入”等問題，不利于提高工作效率；

二是財(cái)務(wù)處薪酬管理人員必須等到人事處等相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作人員將送紙質(zhì)版薪酬變動(dòng)通知單送達(dá)，才能進(jìn)行下一步工作；

三是很多情況下人事處等相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作人員送來的紙質(zhì)版薪酬變動(dòng)通知單是存在各種瑕疵或錯(cuò)誤的，只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)并反饋瑕疵或錯(cuò)誤，才能進(jìn)行下一步工作；

四是更新維護(hù)數(shù)據(jù)庫的工作還停留在依靠人工錄入電腦的“手動(dòng)密集型”方式，消耗了管理人員大量的時(shí)間和精力；

五是財(cái)務(wù)處薪酬管理人員非常擔(dān)心會(huì)因?yàn)槭止や浫脲e(cuò)誤而發(fā)錯(cuò)薪酬。

薪酬變動(dòng)通知單的手工錄入是一個(gè)“手動(dòng)密集型”工作過程，難以避免錄入錯(cuò)誤的情況出現(xiàn)。高校薪酬管理業(yè)務(wù)部門如何擺脫低效的手工錄入，實(shí)現(xiàn)高校薪酬管理業(yè)務(wù)的智能化轉(zhuǎn)變？實(shí)現(xiàn)薪酬管理網(wǎng)上申報(bào)流程將會(huì)是當(dāng)前高校薪酬管理的一個(gè)必然選擇。

薪酬管理網(wǎng)上申報(bào)流程的基本思想是：在當(dāng)前的高校薪酬管理中的兩大主要流程，即人事處的薪酬管理和財(cái)務(wù)處的薪酬管理之間架起一座溝通的橋梁，使兩部門之間的薪酬管理數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)“無縫對(duì)接”：財(cái)務(wù)處薪酬管理信息化系統(tǒng)軟件與人事處的薪酬變動(dòng)通知單的電子郵件實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)接，自動(dòng)更新。

RPA應(yīng)用程序是一款基于桌面操作的自動(dòng)化程序軟件，可以模仿桌面環(huán)境下的人機(jī)交互行為，教它學(xué)會(huì)如何識(shí)別并處理薪酬變動(dòng)通知單的電子郵件數(shù)據(jù)以后就再也無須人工操作，它可以將薪酬變動(dòng)通知單的電子郵件數(shù)據(jù)模擬手工輸入方式輸入薪酬管理系統(tǒng)，不會(huì)有錯(cuò)誤情況的發(fā)生。薪資、福利、獎(jiǎng)金等都可以由RPA應(yīng)用程序自動(dòng)輸入，實(shí)現(xiàn)“薪酬自動(dòng)化”，以提升正確率和節(jié)約工時(shí)。我們可以先分析一下RPA應(yīng)用程序在接到人事處的薪酬變動(dòng)通知單電子郵件時(shí)分不同情況的處理步驟：

第一步：RPA應(yīng)用程序使用時(shí)間任務(wù)觸發(fā)器接收特定電子郵件。

為減少薪酬管理人員的手動(dòng)操作步驟，提高工作效率，我們編寫了內(nèi)置時(shí)間任務(wù)觸發(fā)器的RPA應(yīng)用程序。RPA應(yīng)用程序?qū)凑諘r(shí)間任務(wù)觸發(fā)器預(yù)定義的電子郵件工作流程，每半小時(shí)檢查一次特定辦公賬戶收件箱中的電子郵件。

第二步：RPA應(yīng)用程序使用解碼程序處理電子郵件。

電子郵件基本上采用以下編碼技術(shù)——Quoted-printable和Base64，將字符轉(zhuǎn)換成ASCII碼，轉(zhuǎn)換編碼的用途是為了安全迅捷地發(fā)送電子郵件。RPA應(yīng)用程序?qū)?dòng)解碼程序處理電子郵件，將獲取到的編碼信息提取出來并解析。

第三步：RPA應(yīng)用程序根據(jù)數(shù)據(jù)提取條件提取特定數(shù)據(jù)。

當(dāng)編碼信息解析完畢后，RPA應(yīng)用程序根據(jù)設(shè)置的數(shù)據(jù)提取條件，啟動(dòng)數(shù)據(jù)接口程序根據(jù)已知條件從該電子郵件中完成數(shù)據(jù)提取。預(yù)先設(shè)置的數(shù)據(jù)提取條件規(guī)定：如果電子郵件的主題是“薪酬通知單”，則讀取該電子郵件的附件。

第四步：RPA應(yīng)用程序使用數(shù)據(jù)持久化技術(shù)處理特定數(shù)據(jù)。

當(dāng)成功讀取該電子郵件的附件后，該附件信息便存儲(chǔ)于當(dāng)前計(jì)算機(jī)的內(nèi)存之中。RPA應(yīng)用程序啟動(dòng)數(shù)據(jù)持久化任務(wù)將其轉(zhuǎn)換為磁盤存儲(chǔ)信息，可以防止數(shù)據(jù)信息丟失。

第五步：RPA應(yīng)用程序?qū)徍嗽摳郊膬?nèi)容是否有瑕疵或錯(cuò)誤。

這里所說的瑕疵或錯(cuò)誤主要包括以下情況：附件中“姓名”列為空；附件中“工號(hào)” 列為空；附件中“姓名”“工號(hào)”與系統(tǒng)中的“姓名”“工號(hào)”不相符；附件中某“扣款”項(xiàng)數(shù)字過大導(dǎo)致系統(tǒng)中“實(shí)發(fā)” 項(xiàng)數(shù)字小于零；附件中某薪酬項(xiàng)的數(shù)字高于或低于警戒值……。

如果附件有瑕疵或錯(cuò)誤，本次RPA應(yīng)用程序執(zhí)行步驟到此為止，RPA應(yīng)用程序給電子郵件發(fā)送方回復(fù)電子郵件，告知對(duì)方“您的電子郵件附件存在瑕疵，瑕疵是什么，請(qǐng)您修正后再重新發(fā)送”。

如果附件無瑕疵，RPA應(yīng)用程序給財(cái)務(wù)處薪酬管理人員發(fā)送電子郵件詢問下一步的處理決定：是選擇薪酬管理人員手動(dòng)錄入，還是選擇RPA應(yīng)用程序自動(dòng)錄入？在得到財(cái)務(wù)處薪酬管理人員的答復(fù)后，RPA應(yīng)用程序?qū)凑肇?cái)務(wù)處薪酬管理人員的命令行動(dòng)。

第六步：RPA應(yīng)用程序根據(jù)附件的內(nèi)容自動(dòng)更新薪酬管理信息系統(tǒng)。

當(dāng)財(cái)務(wù)處薪酬管理人員回復(fù)電子郵件命令RPA應(yīng)用程序自動(dòng)錄入時(shí)，RPA應(yīng)用程序啟動(dòng)數(shù)據(jù)對(duì)接應(yīng)用程序，程序?qū)凑疹A(yù)定義的工作流程，將計(jì)算機(jī)屏幕上的鼠標(biāo)光標(biāo)的位置，移動(dòng)到按鈕處，單擊該按鈕，打開界面，將計(jì)算機(jī)屏幕上的鼠標(biāo)光標(biāo)的位置，移動(dòng)到錄入位置處，模擬用戶的鍵盤操作，應(yīng)用程序?qū)碾娮余]件附件中讀取到的值，依次填入該填的位置，全程無人操作。

RPA應(yīng)用程序是“數(shù)碼員工”，它可以是“外掛”程序的形式在不妨礙高校原有薪酬管理軟件系統(tǒng)工作的前提下，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)無等候跨系統(tǒng)“搬運(yùn)”數(shù)據(jù)，幫助薪酬管理人員從重復(fù)性的、“手動(dòng)密集型”的工作中脫離出來，提升工作效率，降低錯(cuò)誤率。這一切的實(shí)現(xiàn)都只需計(jì)算機(jī)保持開機(jī)連網(wǎng)狀態(tài)。

第二，RPA應(yīng)用程序幫助實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)生成薪酬記賬憑證。當(dāng)前,薪酬管理信息化系統(tǒng)軟件已經(jīng)具備了根據(jù)系統(tǒng)中的已經(jīng)維護(hù)好的薪酬數(shù)據(jù)經(jīng)過系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算后生成當(dāng)月薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)，再根據(jù)當(dāng)月薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)自動(dòng)編制當(dāng)月薪酬發(fā)放報(bào)表的功能，基本上確保了從薪酬數(shù)據(jù)到薪酬報(bào)表這個(gè)過程的迅速、準(zhǔn)確。然而，薪酬記賬憑證仍然是會(huì)計(jì)依靠手工錄入財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的。這種手工錄入模式存在以下問題：

一是手工錄入模式是導(dǎo)致薪酬管理流程耗費(fèi)大量工時(shí)的關(guān)鍵因素之一。

二是在使用手工錄入模式制作薪酬管理憑證時(shí)，仍然存在錄入錯(cuò)誤的情況。手工錄入模式是制約薪酬管理流程準(zhǔn)確率的關(guān)鍵因素之一。

三是手工錄入模式不能滿足迅速、準(zhǔn)確核算的需要。

四是智能輔助決策的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)，需要精細(xì)化的數(shù)據(jù)作為支撐。手工錄入模式無法滿足精細(xì)化財(cái)務(wù)分析和實(shí)時(shí)決策的管理需要。

五是人工錄入使得人為干預(yù)變得非常容易，將會(huì)影響后續(xù)制作的各類薪酬分析報(bào)表的可靠性。

現(xiàn)有的高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)幫助高校會(huì)計(jì)人員解決上述問題的能力有限，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)生成薪酬記賬憑證流程將會(huì)是當(dāng)前高校薪酬管理的一個(gè)必然選擇。實(shí)時(shí)生成薪酬記賬憑證流程的基本思想是：將薪酬管理信息系統(tǒng)中的相關(guān)信息,自動(dòng)同步到財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)中,使兩個(gè)管理信息系統(tǒng)之間的薪酬管理數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)對(duì)接。真正意義上實(shí)時(shí)自動(dòng)生成的薪酬記賬憑證，應(yīng)當(dāng)是能夠由財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)軟件直接根據(jù)薪酬管理信息化系統(tǒng)軟件中的已經(jīng)維護(hù)好的數(shù)據(jù)，智能實(shí)時(shí)推斷其應(yīng)記的項(xiàng)目、借貸科目和金額，并在此過程中，盡可能地避免人為干預(yù)。

RPA應(yīng)用程序自動(dòng)分析薪酬管理信息化系統(tǒng)中的已經(jīng)維護(hù)好的數(shù)據(jù)，根據(jù)設(shè)置好的憑證模板生成智能憑證，而無須人工錄入，有效地提高了工作效率，使薪酬賬務(wù)核算變得簡單智能，保證了薪酬記賬憑證的準(zhǔn)確和及時(shí)。下面主要分析RPA應(yīng)用程序在薪酬自動(dòng)化智能記賬領(lǐng)域的處理步驟：

第一步：初始化設(shè)置RPA應(yīng)用程序。

根據(jù)復(fù)式記賬的原則，最簡會(huì)計(jì)憑證包含一筆借方分錄和一筆貸方分錄，經(jīng)常會(huì)存在包含了多筆借方分錄和多筆貸方分錄的情況，薪酬記賬憑證則更加復(fù)雜。首次使用RPA應(yīng)用程序前要設(shè)置項(xiàng)目編碼表、會(huì)計(jì)科目編碼表、業(yè)務(wù)事項(xiàng)摘要表、應(yīng)借應(yīng)貸方向生成指令表、收支類型和資金來源代碼表等，每張表包含檢索參數(shù)、關(guān)聯(lián)代碼、編碼名稱等內(nèi)容。

第二步：定義自動(dòng)生成薪酬記賬憑證的規(guī)則。

所述定義規(guī)則指的是編寫SQL語句，其功能是將會(huì)計(jì)科目編碼表、項(xiàng)目編碼表、收支類型表、資金來源代碼表、業(yè)務(wù)事項(xiàng)摘要表和應(yīng)借方應(yīng)貸方生成指令表，與篩出的數(shù)據(jù)匹配、關(guān)聯(lián)。

第三步：從薪酬管理信息化系統(tǒng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)中篩選出財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)。

第四步：執(zhí)行薪酬數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)操作。

分別執(zhí)行篩選財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)與會(huì)計(jì)科目編碼表、項(xiàng)目編碼表、收支類型表、資金來源代碼表、業(yè)務(wù)事項(xiàng)摘要表、應(yīng)借方應(yīng)貸方生成指令表之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)操作。

第五步：將各財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)以及關(guān)聯(lián)到各財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)項(xiàng)后面的對(duì)應(yīng)編碼信息賦值到薪酬發(fā)放憑證模板上相應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)位置，自動(dòng)生成智能薪酬記賬憑證。

可見，智能薪酬記賬憑證的“智能”主要是扎根于事先定義好的憑證模板、對(duì)應(yīng)關(guān)系和相關(guān)規(guī)則。在定義好憑證模板、對(duì)應(yīng)關(guān)系和相關(guān)規(guī)則后，RPA應(yīng)用程序能夠確保在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)里自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)薪酬記賬憑證，可以完美地取代手工記賬。同時(shí)，RPA應(yīng)用程序方案不會(huì)改變或影響現(xiàn)有的系統(tǒng)、應(yīng)用和流程，不會(huì)妨礙高校原有財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)工作，不僅方便了財(cái)務(wù)人員的工作，也為高校的智能化管理提供了一種思路。

第三，實(shí)時(shí)制作薪酬發(fā)放文件并發(fā)送給銀行。RPA應(yīng)用程序可以自動(dòng)登錄薪酬管理信息系統(tǒng)、自動(dòng)從系統(tǒng)下載數(shù)據(jù)文件(可以是Excel 文件)，自動(dòng)對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，極大地提高了薪酬管理人員的工作效率。

第四，實(shí)時(shí)對(duì)薪酬信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析。因?yàn)镽PA技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)薪酬管理信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的對(duì)接，構(gòu)造了薪酬綜合性統(tǒng)計(jì)分析平臺(tái)，故可以使高校獲得多維度、立體化的薪酬數(shù)據(jù)信息，形成對(duì)高校決策過程的智能化支撐。

四、結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，流程自動(dòng)化技術(shù)必將具有更廣闊的發(fā)展前景。財(cái)務(wù)處作為高校最主要的服務(wù)窗口部門之一，在高校薪酬管理的過程中，與全校師生員工的互動(dòng)頻繁，因此，使用最新的流程自動(dòng)化技術(shù)和手段，完善高校薪酬管理方式，提高高校薪酬管理質(zhì)量，讓全校師生員工獲得滿意的服務(wù)質(zhì)量，是高校財(cái)務(wù)部門義不容辭的責(zé)任。

高校薪酬管理業(yè)務(wù)利用流程自動(dòng)化技術(shù)解決實(shí)際工作中存在的問題，提高工作準(zhǔn)確性和工作效率，把高校薪酬管理人員從繁重的、重復(fù)性的工作中解放出來，使高校薪酬管理人員有更多的精力從事更具有創(chuàng)新性的工作，從而實(shí)現(xiàn)提高高校薪酬管理工作效率的目標(biāo)，同時(shí)也提高了廣大師生員工對(duì)高校薪酬管理工作的滿意程度，這將更有利于高校整合資源、挖掘潛力，進(jìn)而有效提升自身的核心競爭力，對(duì)高校的發(fā)展無疑會(huì)起到一定的推動(dòng)作用。