論數(shù)據(jù)技術(shù)在基層檔案管理中的運(yùn)用

盧云學(xué)

（山東海陽市檔案館，山東海陽265100）

檔案工作是黨和政府工作中一項(xiàng)非常重要的環(huán)節(jié)，檔案管理工作不僅僅是收集整理文件資料，更重要的是利用這些檔案資料為社會服務(wù)、為民造福、為未來提供借鑒和依據(jù)，這與大數(shù)據(jù)應(yīng)用的目標(biāo)相一致。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用強(qiáng)調(diào)的是對有效數(shù)據(jù)的提取和分析，用最快的速度獲取最有價值的信息，并通過這些信息預(yù)測未來發(fā)展趨勢。在基層檔案管理工作中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)有助于更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的價值。習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，正視問題、解決問題，我們才能更好地前進(jìn)。推動檔案工作科學(xué)發(fā)展，很重要的一點(diǎn)，就是要對制約和影響檔案工作發(fā)展的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題進(jìn)行科學(xué)整治，通過化解矛盾、破解難題，促進(jìn)檔案工作全面有效落實(shí)［1］。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到基層檔案管理面臨的困境

第一，工作量加大，技術(shù)含量提高。隨著時代的發(fā)展和檔案信息化工作的推進(jìn)，形成的電子文件數(shù)量越來越多，包含的內(nèi)容越來越廣泛，檔案管理對象也由單一的紙質(zhì)檔案變?yōu)榧堎|(zhì)檔案與電子文件并存的形式電子文件本身具有不穩(wěn)定等特點(diǎn)，如果仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，難以保證電子文件的完整性、真實(shí)性和保密性。檔案信息化建設(shè)的開展和推進(jìn)，促使檔案管理方式向結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)庫的管理方式轉(zhuǎn)變，檔案管理信息系統(tǒng)與外部信息系統(tǒng)的對接成為現(xiàn)實(shí)，這也消除了紙質(zhì)檔案管理的信息瓶頸，但同時也加大了電子數(shù)據(jù)的數(shù)量，加大了檔案管理的技術(shù)含量，增加了檔案管理員的工作量，例如，海陽市基層鎮(zhèn)村多年積累的大量土地確權(quán)、荒山、海域等文字承包延包合同以及棚戶區(qū)改造前的村容村貌都需要進(jìn)行數(shù)字化加工，以形成電子文件長期保存，但基層缺乏專業(yè)的大數(shù)據(jù)技術(shù)人才，紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理步伐相對滯后，電子檔案推進(jìn)緩慢，隨著時間的推移紙質(zhì)檔案的不穩(wěn)定性和查閱效率低等問題也暴露無遺。

第二，檔案數(shù)據(jù)的操作標(biāo)準(zhǔn)需更規(guī)范。一方面，隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，綜合檔案館的檔案管理逐步采用電子目錄索引的方式，查閱方式也由傳統(tǒng)的上門借閱發(fā)展為遠(yuǎn)程傳輸和檔案共享，檔案利用的便捷帶來了人們對檔案信息利用要求的普遍提高；另一方面，電子文件數(shù)量的增加、門類增多使得電子文件質(zhì)量良莠不齊，有價值的檔案文件與無價值的電子信息混雜在一起，入館資料堆積羅列和扎堆擠壓，若接收人不及時處，理，時間久了不容易找到頭緒，無從下手，這對檔案工作者快速準(zhǔn)確鑒定電子文件價值、及時處理有關(guān)數(shù)據(jù)資料提出了更高要求。從筆者到基層調(diào)查的情況看，縣級以下基層單位急需培養(yǎng)或引進(jìn)大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面的人才，使基層適應(yīng)信息技術(shù)時代的需要，服務(wù)于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。

第三，對管理人員的素能要求更全面。檔案管理人員既要有傳統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)，又要掌握現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，達(dá)到傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)與大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的完美結(jié)合，不斷提升工作理念和職業(yè)素能。從我們調(diào)研情況看，當(dāng)前檔案管理人員普遍缺乏自我提升的勇氣和動力，特別是在大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理相融合領(lǐng)域缺乏螞蟻啃骨頭的精神，有的老館員不懂互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)，不愿主動學(xué)習(xí)，年輕館員掌握了一定的計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)知識，但缺乏與實(shí)踐相結(jié)合的實(shí)干精神，新、老館員在知識結(jié)構(gòu)上存在代溝，不利于檔案管理工作的新老互動發(fā)展。從內(nèi)動力來看，檔案隊(duì)伍學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識風(fēng)氣不夠濃厚，缺乏我要學(xué)的內(nèi)動力，沒有形成學(xué)習(xí)新知識、創(chuàng)新工作方法與發(fā)揚(yáng)優(yōu)秀傳統(tǒng)相結(jié)合的良好氛圍；從外動力看，目前上級主管部門制定的檔案工作創(chuàng)新發(fā)展評價體系與基層單位的年終評先選優(yōu)、職稱評聘掛靠得不夠緊密，提振檔案管理工作者的社會榮譽(yù)感勢在必行。

二、檔案工作與大數(shù)據(jù)融合的優(yōu)勢

第一，便于檔案安全管理。傳統(tǒng)檔案管理的對象以紙質(zhì)檔案為主，而紙張本身穩(wěn)定性差，對檔案保存環(huán)境要求高，且應(yīng)對外部環(huán)境變化的能力不足，如果發(fā)生地震、水災(zāi)、火災(zāi)等災(zāi)害，紙質(zhì)檔案很難保存，容易造成檔案文件數(shù)據(jù)破損、丟失，而原始檔案的丟失和破損，彌補(bǔ)難度大，而且很多檔案無法彌補(bǔ)［2］。在基層，由于房屋結(jié)構(gòu)、除濕功能、原始筆跡材料等原因，潮濕發(fā)霉、字跡模糊現(xiàn)象常見，有的檔案由于年代久遠(yuǎn)，紙張受潮、字跡材料質(zhì)量等原因，造成字跡模糊，無法辨認(rèn)原有內(nèi)容，文字價值已丟失，失去了保存的意義。檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合能夠有效地規(guī)避紙質(zhì)檔案不穩(wěn)定、難以保存的問題。筆者曾到建設(shè)中的海陽東方航天港參觀其建設(shè)過程，親身領(lǐng)略了大數(shù)據(jù)在航天檔案中的作用。航天器在遙遠(yuǎn)的太空發(fā)回的各種數(shù)據(jù)傳回地面，用紙質(zhì)檔案在時間、距離、安全方面根本無法實(shí)現(xiàn)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)有效地解決了這些問題。同時電子檔案便于通過多種方式備份保存，有利于保障檔案管理的穩(wěn)定性、靈活性和安全性。

第二，提高檔案管理效率。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提升檔案信息的處理數(shù)量、質(zhì)量和速度，符合經(jīng)濟(jì)社會高速發(fā)展對檔案管理工作提出的要求，例如：城市棚戶區(qū)拆遷就涉及檔案室的搬遷。由于搬遷時間需要根據(jù)工程進(jìn)展進(jìn)行，在時間選擇上很難顧及天氣氣候、搬運(yùn)工具及場地環(huán)境等因素，容易造成紙質(zhì)檔案丟失、受潮損壞，有了電子檔案進(jìn)行備份，搬運(yùn)過程造成的損失，搬家后可恢復(fù)查閱電子檔案，時間加快，彌補(bǔ)損失。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)n案管理人員從繁重的檔案收集、整理工作中解放出來，將更多的時間和精力投入到檔案信息的處理分析工作中，不僅降低了檔案管理人工成本，也有利于發(fā)揮檔案的信息保存作用。

第三，利于館藏資料的快速提取。在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有利于從海量數(shù)據(jù)中提取出關(guān)鍵內(nèi)容，通過對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)性分析，挖掘隱藏的數(shù)據(jù)關(guān)系，便于對同類型和同主題的檔案資源進(jìn)行整合和提取，對不同的檔案信息進(jìn)行分類，推動檔案工作更加高效便捷地為決策制定和編史修志提供有效參考。如：海陽市的市志編寫、《年鑒》編寫及《地雷戰(zhàn)紀(jì)念館》《許世友在膠東紀(jì)念館》陳列的大部分資料都來自檔案館館藏資料的發(fā)掘提取。隨著館藏資料的大數(shù)據(jù)（數(shù)字化）處理，發(fā)掘速度越來越快，準(zhǔn)確率越來越高，通過大數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程查閱檔案逐步被廣泛采納，閱檔者足不出戶就可以通過互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程查到開放檔案。

三、數(shù)據(jù)技術(shù)在基層檔案運(yùn)用中存在的問題

第一，對數(shù)據(jù)檔案重視程度不夠。首先，檔案的重要性沒有得到廣泛認(rèn)同。由于基層檔案館大多一直沿用傳統(tǒng)的操作模式，要么沒有相應(yīng)的硬件設(shè)備，要么沒有相應(yīng)的軟件工具，或者沒有相應(yīng)的應(yīng)用人才，不能很好地把計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理上，加上對檔案工作的宣傳力度不夠，導(dǎo)致檔案作用在社會上影響力不夠。很多人對檔案工作不了解，往往在辦理退休領(lǐng)勞保、大病住院等關(guān)鍵時刻才想起了檔案，病急尋醫(yī)，平時則很少關(guān)注。其次，檔案法治意識存在薄弱環(huán)節(jié)。有的領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為只要經(jīng)濟(jì)建設(shè)搞上去了，檔案工作的良莠無關(guān)大局，導(dǎo)致檔案管理工作在一些基層單位沒有得到較好的落實(shí)，甚至妨礙了經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐，特別是在企業(yè)改制和當(dāng)前事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革中，由于檔案不完整或者丟失，更容易造成工作部門職責(zé)的相互推諉扯皮甚至影響到社會穩(wěn)定，引發(fā)群體上訪。筆者曾參與多起在企業(yè)改制過程中不重視檔案保管的，檔案移交不及時不完備，造成檔案丟失，多年后影響到職工退休和醫(yī)療保險的報銷，引發(fā)群眾上訪等。

第二，檔案管理設(shè)施落后。檔案工作不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而是通過提供憑據(jù)服務(wù)社會，推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。因此，檔案需要有一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)作為保障，使檔案庫房的設(shè)施不斷完善，確保檔案保管的基本條件；也需要確保檔案科研工作、將檔案管理信息化智能化、不斷提高檔案管理水平的支出。有的地方政府、部門和單位過分強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，忽視檔案經(jīng)費(fèi)投入，導(dǎo)致檔案設(shè)備不全，硬件建設(shè)差，表現(xiàn)在：1.沒有標(biāo)準(zhǔn)固定的檔案庫房，隨意找間房屋充當(dāng)庫房，找?guī)讉€柜子存放檔案；2.管理不規(guī)范，有的單位檔案就放在辦公室，檔案柜隨意擺放，有的單位檔案庫房就像保管室，辦公室、庫房、閱覽室交叉使用，辦公擠占庫房現(xiàn)象嚴(yán)重；3.硬件設(shè)備落后、匱乏，設(shè)施不全，技術(shù)裝備數(shù)量，少且陳舊落后。

第三，檔案安全管理系統(tǒng)存在隱患。檔案信息中有一部分內(nèi)容具有保密性，信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案數(shù)據(jù)信息的獲取更便捷，傳遞速度更快，但是數(shù)據(jù)信息的安全性也面臨著一定的挑戰(zhàn)，主要原因在于：一是網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等對數(shù)據(jù)信息的攻擊和威脅；二是檔案管理人員自身的安全意識不足，技術(shù)水平低，安全意識薄弱，存在檔案數(shù)據(jù)信息丟失泄密的隱患；三是從征集的檔案資料來看，極個別的內(nèi)容存在文字加工后的紙質(zhì)檔案與工作實(shí)際操作執(zhí)行不一致的現(xiàn)象，表述有出入，操作有偏差，經(jīng)不起精準(zhǔn)推敲，影響到檔案質(zhì)量和公信度。

第四，資料收集整理不全面。鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處是基層民間管理組織，它具有多方面的職能，其中包括指導(dǎo)、幫助社區(qū)居委會開展組織建設(shè)、制度建設(shè)和其他工作；負(fù)責(zé)轄區(qū)社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)工作；做好社會救助和其他社會保障工作；執(zhí)行轄區(qū)內(nèi)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計劃、財政預(yù)算，管理轄區(qū)內(nèi)的社會事務(wù)管理、勞動和社會保障、計劃生育、環(huán)境保護(hù)、文化、衛(wèi)生、安全生產(chǎn)等行政工作?？梢娻l(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處工作范圍涵蓋廣泛，檔案管理工作很難全部到位，尤其是涉及民生民情問題的大量急需入檔資料，更說明了基層檔案管理的重要性。當(dāng)前，收集檔案資料不完善問題尤為突出，有的基層單位在整理檔案的過程中僅僅是將其作為文書檔案來整理，然而，這種處理檔案的辦法存在著結(jié)構(gòu)單一、容易遺失等多種不足，相應(yīng)地不完備的檔案資料也無法客觀真實(shí)地反映出某個特定區(qū)域特定時期的真實(shí)面貌。

第五，管理隊(duì)伍中人員素能亟待提升。在基層單位檔案管理工作中，由于檔案管理員大多以兼職為主，崗位流動性快，檔案素能偏低，業(yè)務(wù)知識掌握不精。究其原因：一是檔案管理人員大多數(shù)“身兼數(shù)職”，半路出家，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)；二是部分基層單位在檔案工作人員配備上不注重實(shí)際業(yè)務(wù)素能和學(xué)歷層次，把檔案管理崗位看成是安排閑人的“備胎”，在政治待遇、獎金福利等方面與其他部門相比，政治待遇不高，獎金福利有差距，工作業(yè)績沒有得到應(yīng)有的評價，人心不穩(wěn)，崗位調(diào)動頻繁；三是在晉職、晉級、職稱評聘等方面評價考評過程中，難于發(fā)揮崗位優(yōu)勢，在競爭中處于弱勢地位，難于調(diào)動其積極性;四是檔案工作涵蓋所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，涉及面廣，良莠不齊，不同單位的管理方式差異較大，部分部門檔案信息凌亂分散，有保存價值和沒有保存價值的檔案資料混雜在一起，如果不精心提取加工整理，就會影響檔案信息的共享；有的部門檔案信息盲區(qū)較多，補(bǔ)齊信息資料勢在必行。

四、大數(shù)據(jù)時代做好檔案管理工作的策略

第一，樹立良好的管理理念。新修訂的檔案法自2021年1月1日起施行，國家檔案局也于2020年12月10—11日舉辦了面向全國的“新修訂檔案法公益大講堂”視頻學(xué)習(xí)，為基層檔案工作者做好本職工作找到了理論依據(jù)和努力方向。檔案管理的目的既是保存檔案資料見證地區(qū)發(fā)展歷史，更是通過整合、提煉檔案信息資源，為地區(qū)未來發(fā)展提供借鑒，促進(jìn)社會資源的合理利用以及地區(qū)的健康發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案管理工作者的角色需要由傳統(tǒng)的檔案保管員向知識提供者轉(zhuǎn)變，檔案管理工作的重心也要由傳統(tǒng)的信息管理轉(zhuǎn)移到對信息的挖掘、利用、傳播和構(gòu)建知識數(shù)據(jù)庫上［3］。檔案管理部門要充分認(rèn)識到檔案管理的價值，明確檔案管理人員不僅是檔案信息的保存者，更是數(shù)據(jù)信息的挖掘者和管理者。

第二，創(chuàng)設(shè)以用戶為中心的服務(wù)模式。檔案管理工作人員需要轉(zhuǎn)變以往“等待”的工作模式，以用戶需求為基礎(chǔ)，主動提供服務(wù)，將檔案管理方式從以“保管”為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴皯?yīng)用”為主，將以人為本、為民服務(wù)的理念貫穿檔案的收集、整理、鑒定以及提供利用等各個環(huán)節(jié)。例如，在文書檔案收集工作中，要求所有歸檔文件都是原件或者紅頭文件，以體現(xiàn)檔案的憑證作用和完整性，但在實(shí)際應(yīng)用中，很多復(fù)制件或不具有法律效力的文件本身也有非常大的價值，這就要求檔案管理工作人員從群眾的需求出發(fā)，在檔案收集過程中，認(rèn)識到外部文件的隱形價值，將其納入收集范圍，可以參考檔案+眾籌的方式，使群眾和街道等都參與到檔案信息提供中來，并通過專家論證、評估的方式加強(qiáng)對檔案價值的評估，達(dá)到“保管”和“服務(wù)”的互動，實(shí)現(xiàn)檔案管理和服務(wù)模式的拓展。

第三，做好檔案的集中化管理在檔案管理工作中，不同單位的管理方式不同，導(dǎo)致部分檔案信息比較分散，影響了檔案信息的共享。為了提高檔案管理效率，保證檔案信息服務(wù)多元化，檔案管理部門應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案集中管理，在檔案管理工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有利于從海量數(shù)據(jù)中提取出關(guān)鍵內(nèi)容。通過對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)性分析，挖掘隱藏的數(shù)據(jù)關(guān)系，便于對同類型和同主題的檔案資源進(jìn)行整合和提取，對不同的檔案信息進(jìn)行分類，推動檔案工作更加高效便捷地為決策制定和編史修志提供有效參考。海陽市（縣）志編寫、《年鑒》編寫及《地雷戰(zhàn)紀(jì)念館》《許世友在膠東紀(jì)念館》陳列的大部分資料都來自檔案館的發(fā)掘提取，而且隨著館藏資料的大數(shù)據(jù)（數(shù)字化）處理，發(fā)掘速度越來越快，準(zhǔn)確率越來越高。繁瑣的各部門檔案整理、歸類、備注提取環(huán)節(jié)，現(xiàn)在通過信息資源共享，短時間內(nèi)就能準(zhǔn)確完成，為檔案的集中化管理提供了便利。

第四，構(gòu)建檔案安全管理系統(tǒng)。2018年4月，在全國網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會上，習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)信息化為中華民族帶來了千載難逢的機(jī)遇。我們必須敏銳抓住信息化發(fā)展的歷史機(jī)遇，加強(qiáng)網(wǎng)上正面宣傳，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，推動信息領(lǐng)域核心技術(shù)突破，發(fā)揮信息化對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的引領(lǐng)作用，加強(qiáng)網(wǎng)信領(lǐng)域軍民融合，主動參與網(wǎng)絡(luò)空間國際治理進(jìn)程，自主創(chuàng)新推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國建設(shè)，為決勝全面建成小康社會、奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利、實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢作出新的貢獻(xiàn)。檔案信息安全是保證檔案管理工作有效開展的關(guān)鍵。針對網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒等對檔案數(shù)據(jù)的入侵，檔案管理部門要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督管理，通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的實(shí)時監(jiān)控和管理，一旦出現(xiàn)黑客或者病毒入侵及時警報。同時，檔案管理部門還要采用網(wǎng)絡(luò)信息防護(hù)技術(shù)，通過數(shù)據(jù)恢復(fù)、認(rèn)證以及加密等方式，保證檔案信息的安全性和完整性。比如，可以通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全防火墻等技術(shù)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，避免電子檔案受到黑客、病毒攻擊；通過反釣魚軟件，對釣魚網(wǎng)站進(jìn)行攔截；通過將存放檔案的計算機(jī)僅連接局域網(wǎng)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。此外，還需要加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，制定嚴(yán)格的安全操作制度，設(shè)置檔案查閱、下載和分享權(quán)限，并與有權(quán)限的檔案管理人員簽訂保密協(xié)議書。

第五，著力提升管理人員素能。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理人員必須創(chuàng)新思想觀念，不斷提升自我，從我做起，從現(xiàn)在做起，掀起一股學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)信息化知識與檔案管理技能相結(jié)合的學(xué)習(xí)熱潮，苦練基本功，練就一身硬功夫；檔案行政管理部門要及時為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)提升的平臺，加強(qiáng)對檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提升其對數(shù)據(jù)的采集、存儲、分析以及處理能力。同時，還需要在檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)中采取開放性政策，面向市場吸引人才，通過輸入新鮮血液，打通關(guān)鍵部門技術(shù)瓶頸，優(yōu)化崗位職能，調(diào)動檔案管理人員的工作熱情，形成比學(xué)趕幫超的良好局面，確保管理人員素能滿足信息化時代檔案工作需要。