加強(qiáng)高校學(xué)生檔案建設(shè)助力大學(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)

郎文香，李吉慶

（安徽科技學(xué)院，安徽鳳陽233100）

經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展要求社會治理更加精細(xì)化，檔案在社會治理中的地位和作用愈加突出，人事檔案在人事管理工作中的受重視程度較前有大幅度提升。高等學(xué)校是培育優(yōu)質(zhì)勞動(dòng)力的園地，大學(xué)生在高校接受系統(tǒng)教育后匯入勞動(dòng)者隊(duì)伍。大學(xué)生檔案客觀描述了他們的成長過程，為用人機(jī)構(gòu)提供了選擇參考和依據(jù)，因此，各高校普遍重視大學(xué)生檔案工作，大學(xué)生檔案的產(chǎn)出數(shù)量和種類越來越多，對大學(xué)生檔案工作的要求也越來越高[1]。大學(xué)生檔案是在其大學(xué)學(xué)習(xí)期間形成的，反映個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人檔案材料，是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料，是學(xué)生個(gè)人的“明信片”，是國家和社會選拔錄用人才的重要依據(jù)[2]。面對大學(xué)生檔案工作面臨的新形勢，我們必須適應(yīng)新形勢新變化的需要，不斷深化對新時(shí)期檔案工作規(guī)律的認(rèn)識，創(chuàng)新工作理念和工作方法，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變觀念和思路，努力破解學(xué)生檔案工作面臨的新問題。筆者就在新的歷史條件下加強(qiáng)高校學(xué)生檔案建設(shè)的必要性給以剖析，并就如何加強(qiáng)學(xué)生檔案建設(shè)提出建議。

一、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案建設(shè)的重要意義

（一）加強(qiáng)高校學(xué)生檔案建設(shè)，有助于提高大學(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)能力

提高大學(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)能力，將有助于進(jìn)一步增強(qiáng)高校在社會中的競爭力。高校擴(kuò)大招生規(guī)模以來，高校畢業(yè)生數(shù)量逐年增加，但是大學(xué)生的就業(yè)壓力也在同步加大，就業(yè)競爭愈加激烈，就業(yè)問題凸顯[3]。高校學(xué)生檔案包含著學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、社會實(shí)踐、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況等各類材料。企事業(yè)用人單位在聘用大學(xué)畢業(yè)生時(shí)，除了參考他們提供的個(gè)人簡歷外，還可通過查閱他們個(gè)人檔案材料獲得更深入的了解。在大學(xué)生檔案材料中記載的思想品德、專業(yè)技能、誠信狀況等信息，是企事業(yè)用人單位甄選人才的重要參考依據(jù)，這些信息對企事業(yè)單位高精準(zhǔn)選拔特色人才發(fā)揮著重要作用。而對于選擇創(chuàng)業(yè)的大學(xué)生而言，他們的個(gè)人信息成為企業(yè)家、贊助商在選擇投資、贊助對象時(shí)的重要參考，企業(yè)家、贊助商對擬投資、贊助大學(xué)生的了解，主要來自大學(xué)生的個(gè)人檔案。

（二）規(guī)范高校學(xué)生檔案建設(shè)，有助于提升高校競爭力

一所大學(xué)的競爭力來自許多方面，如學(xué)校理念、課程和學(xué)科(專業(yè))設(shè)置、教師素質(zhì)、生源狀況、硬件設(shè)施、管理制度、校園環(huán)境、資金投入、社會貢獻(xiàn)、社會聲譽(yù)等，在這些因素中，高校社會貢獻(xiàn)大小和社會聲譽(yù)如何是核心競爭力。一所高校對社會貢獻(xiàn)的大小，一定程度上取決于高校為社會輸出的人才所做貢獻(xiàn)的大小。高校在社會上的聲譽(yù)對高校的生源有極其重要的影響，若高校在社會上的知名度不高、聲譽(yù)不佳，勢必嚴(yán)重影響高校的生源，大大降低其社會競爭力。學(xué)生是高校輸出的“產(chǎn)品”，反映了高校服務(wù)社會的水平。社會對高校培養(yǎng)人才質(zhì)量的評價(jià)依據(jù)很多情況下來源于學(xué)生的個(gè)人檔案。學(xué)校通過對學(xué)生專業(yè)技能、評獎(jiǎng)評優(yōu)、特色才能、考研信息等信息進(jìn)行梳理總結(jié)歸納，并通過各種途徑向社會發(fā)布，有助于提升學(xué)校的知名度和競爭力[4]。

（三）高質(zhì)量做好學(xué)生檔案工作，可以幫助大學(xué)生獲得更好的職業(yè)發(fā)展

大學(xué)生是國家的未來、社會的棟梁，是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要力量來源。大學(xué)生如何實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，更好為社會做貢獻(xiàn)呢？大學(xué)生更好地完善職業(yè)生涯規(guī)劃，更好地塑造自我，有助于他們順利完成學(xué)業(yè)，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，這對于我國開發(fā)人才資源，實(shí)施人才強(qiáng)國戰(zhàn)略，全面開啟社會主義現(xiàn)代化國家建設(shè)新征程，不斷把中國特色社會主義推向前進(jìn)，具有重要意義。高質(zhì)量做好高校學(xué)生檔案工作，是幫助大學(xué)生實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的一個(gè)重要方面。大學(xué)生畢業(yè)以后，在考取公務(wù)員、考研、出國留學(xué)、服兵役等許多時(shí)候，都需要參考學(xué)生檔案中的家庭狀況、身體情況、誠信狀況、學(xué)籍等相關(guān)材料，甚至工作若干年后的職稱評審、人事任免直至退休手續(xù)的辦理等，都要以個(gè)人檔案中相關(guān)材料為支撐[5]。若大學(xué)生檔案材料存在瑕疵，一定程度上會影響他們的職業(yè)生涯和職業(yè)發(fā)展。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案建設(shè)的對策和建議

（一）進(jìn)一步重視學(xué)生檔案工作，改進(jìn)學(xué)生檔案管理模式

檔案學(xué)屬于一門邊緣性的學(xué)科，檔案工作與教學(xué)、科研等工作相比，在某些學(xué)校那里也處于相對邊緣化的位置，經(jīng)常會出現(xiàn)說起來重要、忙起來不要的現(xiàn)象，學(xué)生檔案工作作為高校檔案工作的一個(gè)組成部分，此種情況也在所難免。若學(xué)生檔案工作既不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益、社會效益，又不能很好地為學(xué)校發(fā)展、學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)，學(xué)生檔案工作當(dāng)然也不會得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。學(xué)生檔案工作若要得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，就必須改變學(xué)生檔案的管理模式，充分挖掘?qū)W生檔案各方面的價(jià)值，使學(xué)生檔案更好地為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務(wù)。

（二）增加學(xué)生檔案工作經(jīng)費(fèi)的投入

高等教育的快速發(fā)展需要大量教育經(jīng)費(fèi)的支撐，教育經(jīng)費(fèi)的短缺成為普遍現(xiàn)象，如何科學(xué)分配與使用教育經(jīng)費(fèi)成為高校管理的重要內(nèi)容。如前所述，有的高校往往忽視檔案工作，檔案工作經(jīng)費(fèi)未被優(yōu)先安排，某些學(xué)生檔案工作很難得以順利開展。因此，落實(shí)大學(xué)生檔案工作經(jīng)費(fèi)投入是加強(qiáng)和改進(jìn)高校學(xué)生檔案工作的一個(gè)關(guān)鍵因素，是高校是否重視學(xué)生檔案工作的重要表現(xiàn)。增加學(xué)生檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，首先是要進(jìn)一步完善學(xué)生檔案經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，建立學(xué)生檔案工作經(jīng)費(fèi)與高校其他各項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi)協(xié)調(diào)增長機(jī)制，切實(shí)把學(xué)生檔案工作發(fā)展所需硬件、經(jīng)費(fèi)等納入制度化軌道，確保學(xué)生檔案工作高效率正常開展。要科學(xué)合理謀劃學(xué)生檔案工作，做好學(xué)生檔案建設(shè)的中長期規(guī)劃，做好學(xué)生檔案管理的頂層設(shè)計(jì)和年度預(yù)算。其次，要充分發(fā)揮校友資源及其他各方面資源優(yōu)勢，積極籌措學(xué)生檔案工作發(fā)展所需要資金。

（三）提高學(xué)生檔案管理人員的綜合素質(zhì)

目前，很多高校重視學(xué)生檔案工作人才隊(duì)伍建設(shè)，學(xué)生檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)較前些年有所改善，隊(duì)伍穩(wěn)定性有所提高，但是也存在某些問題，如既懂學(xué)生檔案專業(yè)知識，熟悉學(xué)生檔案管理業(yè)務(wù)，又能夠熟練利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的復(fù)合型人才嚴(yán)重缺乏；有的高校學(xué)生檔案管理人員在工作中缺乏創(chuàng)新思維，因循守舊，不能做到與時(shí)代同進(jìn)步[6]。在新的歷史時(shí)期，要大力加強(qiáng)對學(xué)生檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)高校專兼職學(xué)生檔案管理人員積極參加國家、省、市檔案管理部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)與兄弟院校的業(yè)務(wù)交流，從而提高業(yè)務(wù)水平。此外，檔案管理人員也要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在工作中奮發(fā)努力，攻堅(jiān)克難，培養(yǎng)創(chuàng)新思維，更新管理觀念，不斷學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)、管理方式方法，創(chuàng)造性開展工作，努力使學(xué)生檔案工作再上新水平、新臺階。

（四）加強(qiáng)大學(xué)生檔案意識教育

目前，有的高校一定程度上存在著大學(xué)生對自己個(gè)人檔案不太了解、對個(gè)人檔案重要性重視程度不夠的現(xiàn)象。因此，要加強(qiáng)大學(xué)生檔案意識教育，輔導(dǎo)員或班主任老師在大學(xué)生入學(xué)伊始就要對大學(xué)生進(jìn)行檔案意識教育，學(xué)生檔案管理人員要指導(dǎo)輔導(dǎo)員或班主任老師做好學(xué)生檔案相關(guān)材料的歸集整理工作。對即將畢業(yè)的大學(xué)生，高校也要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案知識方面的教育，使他們注重發(fā)揮檔案在其就業(yè)創(chuàng)業(yè)中的作用。對于暫時(shí)未就業(yè)的畢業(yè)生，可以采取以下3種方式遞送檔案文件：①準(zhǔn)備在生源范圍內(nèi)工作的畢業(yè)生和暫時(shí)未確定就業(yè)地的畢業(yè)生檔案可以轉(zhuǎn)至生源地，由生源所在地級市的人力資源管理部門接收，這樣在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)就簡單方便。②有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，可以把檔案留在學(xué)校，待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。③對于創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生，可以把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。對于已就業(yè)學(xué)生而言，檔案傳遞可采取以下2種方式：①檔案傳遞到單位人事管理部門。要根據(jù)用人單位的性質(zhì)確定檔案去向，行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)及其有權(quán)進(jìn)行人事檔案管理的主管單位，可以直接接受檔案。②將檔案移送單位所在地人才服務(wù)中心。如果接收單位沒有檔案管理權(quán)，則畢業(yè)生檔案應(yīng)存放在單位所在地的人事服務(wù)中心[7]。

（五）加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)

與某些信息技術(shù)發(fā)達(dá)國家相比，我國將信息技術(shù)應(yīng)用于大學(xué)生檔案管理工作起步較晚，普及程度不夠。目前，不少高校的學(xué)生檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，信息技術(shù)的運(yùn)用僅是計(jì)算機(jī)登記錄入而已，尚未做到利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案查詢和跟蹤服務(wù)等。因此，要加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)，建立學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，畢業(yè)生可以通過姓名或?qū)W號等信息，對自己的檔案轉(zhuǎn)遞去向進(jìn)行查詢跟蹤，進(jìn)一步提高學(xué)生檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化水平[8]。每年畢業(yè)季，高校學(xué)生檔案管理部門都要轉(zhuǎn)遞大量的畢業(yè)生檔案，可能會存在誤投的現(xiàn)象，所以，應(yīng)能做到每個(gè)畢業(yè)生可以通過學(xué)生檔案管理系統(tǒng)密切關(guān)注個(gè)人檔案的去向。此外，通過檔案管理系統(tǒng)，學(xué)?？梢宰粉櫞髮W(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)去向，做好大學(xué)生創(chuàng)業(yè)就業(yè)跟蹤服務(wù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀校友就業(yè)創(chuàng)業(yè)的成功案例，充分發(fā)揮典型案例的示范引領(lǐng)作用。

三、總結(jié)

綜上所述，在大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)現(xiàn)實(shí)與個(gè)人就業(yè)愿望存在較大差距的形勢下，幫助大學(xué)生不斷提升就業(yè)創(chuàng)業(yè)能力是高校改革發(fā)展探索的重要方向。在信息化時(shí)代，提高大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)能力的方式方法有很多，不斷加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)就是其中的重要途徑。筆者認(rèn)為，做好高校學(xué)生檔案管理工作，要從高校進(jìn)一步重視學(xué)生檔案工作、改進(jìn)大學(xué)生檔案管理模式、增加檔案工作經(jīng)費(fèi)投入、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、加強(qiáng)大學(xué)生檔案意識教育、提高檔案管理信息化水平等方面著手，通過采取一系列措施促進(jìn)高校大學(xué)生檔案管理工作取得更大實(shí)效，切實(shí)助力大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)，提高高校核心競爭力。