文化館圖書檔案管理體系的建立及管理思路探索

王晶

（吉林省四平市伊通滿族自治縣文化館，吉林 伊通 130700）

文化館作為開展群眾文化活動并給群眾文娛活動提供場所的機構，其在書香社會建設中發(fā)揮著至關重要的作用。而加強文化館圖書檔案管理，則能為廣大群眾提供良好的圖書服務，充分滿足群眾的圖書查詢、借閱需求等?？h級文化館在信息化背景下，以圖書檔案管理系統(tǒng)為基礎，建立相應的管理體系并加強管理，致力于提高圖書檔案管理水平，為滿足廣大群眾的需求以及助推地方群眾文化事業(yè)發(fā)展而服務。

一、文化館圖書檔案管理特點

（一）文化館圖書檔案管理具有普遍性特點

文化館與圖書館相同在藏書建設過程中也需要適應大眾的實際需求，滿足不同層次，不同年齡，不同活動人群的實際需求，應該具有普遍適應的特點。既能夠滿足常住人口的實際需求，也能夠符合流動人口的多樣化需求，既能夠滿足專業(yè)人士的高層次需求，也能夠滿足業(yè)余人士的圖書檔案需求。這就要求文化館圖書檔案管理要具備普遍性的特點，并在此基礎上，適應大眾化，立體化，多元化新時代和文化娛樂消費的實際需求。關于文化館當中的某些珍貴的圖書和檔案，可以將其制作成多個副本，并且對借閱者提出一些特殊要求，另外還應該不斷增加文化館兒童圖書的種類和數量，增加學生類圖書的建設能力，同時還要滿足其他特殊行業(yè)的實際需求。

（二）文化館圖書檔案管理的開放性特點

當代文化館圖書檔案管理工作已經發(fā)生了深刻的變化，是文化館活動管理和動態(tài)管理的重要組成。參觀者到文化館中所參與的各種各樣的文化活動就包括了圖書閱讀活動檔案利用活動，因此文化館圖書檔案管理應該具備開放性的特點，要方便人們的圖書閱讀檔案利用。在全民提倡閱讀的大背景下，文化館的文化特征應該從內涵上得到很好的體現(xiàn)。利用率越高，文化館在一個地區(qū)的人氣越旺盛，越能夠吸引更多的參觀者，文化館也就能夠成為一個地區(qū)文化服務的主戰(zhàn)場。所以文化館的圖書檔案管理理念首先應該具備開放性，然后才能夠制定相應的管理措施和制度，只有這樣才可能把辦管理念和文化館的建設理念有效結合起來，辦出具有特色性的文化館，各地方的文化建設起到引領作用和帶動作用，發(fā)揮文化館傳承文化傳播文化的獨特作用。

（三）文化館圖書檔案管理具有時代性特點

文化館的圖書檔案管理工作要做到與時俱進，不能夠閉門造車。在文化館圖書檔案管理過程中，要保持鮮明的特色，確保參觀者進入文化館之后能夠有新的體驗。用老套的管理模式往往會令人生厭，時間一長就不能夠有效吸引參觀者到文化館利用各種圖書檔案，久而久之一個地區(qū)的文化館就會被冷落。時代特征是文化館圖書檔案管理的靈魂，所以要緊跟時代發(fā)展，建成更好的適應時代潮流要求，從文化館的圖書檔案建設數量、建設質量、服務等多個方面體現(xiàn)時代特色。一方面文化館圖書檔案管理的內容應該具備時代特色，要保證藏書內容的新鮮，及時更新內容體系，讓利用者能夠感覺到新鮮感。文化館要下大力氣進一步拓展圖書檔案的來源和渠道，不斷擴展藏書領域，要突出時代特征，新特點，新內容，使文化館圖書和檔案更加新穎化和多樣化。另一方面要確保文化館形式的十大特色，要逐漸轉變過去圖書檔案的利用模式和借閱方式，開展多樣化的借閱和宣傳。在構建新的圖書或者檔案資源建設過程中，應該與參觀者進行深入細致的溝通，向讀者征求意見，滿足不同群體的實際需求。讀者的需求是文化館圖書檔案管理的源頭，要在形式上面向廣大讀者面向受眾，只有這樣，文化館才能夠辦出色，辦出水平，提高文化館圖書檔案管理效率和管理質量。

二、文化館圖書檔案管理體系的建立思路

（一）管理組織結構

文化館圖書檔案管理工作的開展，主要包含錄入、修改與刪除圖書信息、讀者信息與員工信息，查詢和借出圖書等內容。文化館館員需要承擔圖書檔案管理職責，通過系統(tǒng)功能完成相應工作，故而圖書檔案管理系統(tǒng)的應當包含圖書信息管理模塊、信息查詢模塊、員工信息模塊、借閱處理模塊以及讀者信息管理模塊、系統(tǒng)設置模塊等，完全覆蓋圖書檔案管理工作的全方面、全流程。各個模塊又包含多項子功能，是文化館員進行具體操作的基礎和關鍵。

（二）管理系統(tǒng)

在建立文化館圖書檔案管理體系時，需要對管理系統(tǒng)的權限以及功能需求進行分析，并對具體的系統(tǒng)設計目標與方案加以設計。文化館圖書檔案管理系統(tǒng)主要面向兩大群體，分別是管理人員和普通用戶。管理人員具有對整個系統(tǒng)進行管理、設置的權限，也具有圖書檔案管理權限，而普通用戶則只具有查詢圖書信息、瀏覽網站、借閱書籍的權限。另外還有部分人員在進入系統(tǒng)后不進行登錄，可以被視作游客，游客的權限則僅有查詢圖書信息以及瀏覽網站。從系統(tǒng)功能層面看，系統(tǒng)應當具備賬號管理、借閱管理等基礎功能。其中賬號管理廣泛包括管理人員賬號登錄與退出、普通用戶登錄與退出、普通用戶賬號注冊與修改等功能；借閱管理則包含圖書查詢、圖書借閱、圖書歸還以及圖書信息管理等功能。

三、文化館圖書檔案管理體系的管理

（一）普通用戶界面的實現(xiàn)

普通用戶通過網頁或者智能手機終端app進入文化館圖書檔案系統(tǒng)，只需要輸入個人賬戶與密碼即可登錄并進入個人用戶界面。在個人用戶界面，用戶可以對自身賬戶信息進行確認，也可以對賬戶基礎信息進行修改，如確認借閱狀態(tài)、查看圖書歸還信息、修改密碼等。

（二）系統(tǒng)管理員界面的實現(xiàn)

系統(tǒng)管理員可以通過輸入系統(tǒng)賬戶與密碼的方式登錄圖書管理平臺，并進入系統(tǒng)管理員界面。在系統(tǒng)管理員界面，可以通過點擊切換“切換用戶”按鈕來在不退出系統(tǒng)的前提下實現(xiàn)不同操作員的交接班。管理員可以對登錄密碼進行修改，也可以對系統(tǒng)中過時的、無用的、多余的數據進行徹底刪除，以免垃圾數據累積過多，還可以對數據進行備份與恢復。不過數據備份與恢復功能只適用于相同軟件的相同版本的數據庫備份，不同版本的軟件不能恢復，否則會導致數據丟失或錯誤。當系統(tǒng)管理員因為急事需要離開時，可以通過系統(tǒng)掛起功能來鎖定軟件，而且只有在輸入正確密碼后才能解鎖，從而在不退出系統(tǒng)的前提下防止他人進行系統(tǒng)操作。

系統(tǒng)管理員可以進行讀者管理，包括新建讀者檔案、新增讀者記錄、修改讀者記錄、刪除讀者記錄、打印讀者記錄等，對讀者的借閱信息加以確認。同時系統(tǒng)館員可以根據文化館實際需要，進行采購管理。以文化館發(fā)展需要為基礎，以群眾閱讀需要為關鍵，對合適的圖書進行采購，遵循按需采購原則，盡可能節(jié)省成本。而在采購完成之后，系統(tǒng)管理員需要配合圖書上架對圖書檔案系統(tǒng)信息進行更新，確保圖書管理系統(tǒng)信息數據的實時性。

（三）圖書查詢界面的實現(xiàn)

圖書查詢是圖書管理系統(tǒng)最基礎的功能，是讀者了解圖書信息的主要方式。在圖書查詢界面，用戶可以直接通過圖書分類與目錄進行大范圍查詢，也可以直接在搜索框輸入內容進行查詢。在進行搜索框查詢時，用戶既可以輸入圖書全名或者作者名字進行精準搜索，也可以輸入部分關鍵信息進行模糊搜索。在搜索結果列表，用戶可以直接看到圖書名字、作者、出版時間、出版社、簡介以及藏書位置等信息，并可以點擊列表信息進行圖書詳情頁，進一步了解圖書具體情況。

（四）圖書借還界面的實現(xiàn)

圖書借還界面主要包括圖書借還管理、借還查詢兩部分功能。通過圖書借還管理，用戶能夠直接配合用戶卡完成借閱。當用戶需要借閱的圖書或者期刊處于出借狀態(tài)時，可以預約圖書或期刊的借閱，并且當圖書或期刊變?yōu)樵诩軤顟B(tài)時，系統(tǒng)會向用戶推送相應的通知，而用戶則可以在圖書借還界面或者用戶界面查看具體信息。另外用戶還可以通過圖書借還界面進行借還信息匯總與查詢，既可以直接對匯總的借閱信息加以確定，也可以在設置查詢條件后查詢特定借還信息，還可以設置圖書或期刊的歸還提醒。

（五）圖書檔案系統(tǒng)信息錄入界面的實現(xiàn)

管理員通過圖書檔案系統(tǒng)信息錄入界面，能夠對圖書檔案信息進行新增、修改和刪除。當文化館購入新圖書時，管理員需要在上架新書的同時新增圖書檔案信息，確保圖書信息與藏書實際情況保持一致。而當藏書需要被清除時，管理員則需要通過圖書檔案信息刪除功能進行注銷處理。另外當圖書狀態(tài)發(fā)生變化時，管理員可以進行實時修改。