提高辦公室公文處理水平的探索與實(shí)踐

丁超

（國(guó)網(wǎng)寧夏電力有限公司中衛(wèi)供電公司，寧夏 中衛(wèi) 755000）

引言

公文是法定機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中，具有法律效力和規(guī)范的文體。凡是從事行政事務(wù)的工作人員，都要通過公文來傳達(dá)政令政策、處理公務(wù)，以協(xié)調(diào)各種關(guān)系、決定各項(xiàng)事務(wù)，使工作正確、高效地進(jìn)行?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14 號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱《條例》）就是黨和國(guó)家高度重視公文處理工作的結(jié)晶，對(duì)提高各單位公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平，以及公文處理工作的質(zhì)量和效率具有里程碑式的意義。

一、黨政機(jī)關(guān)及企業(yè)公文處理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

公文是一種特殊的文體形式，經(jīng)過多年來的發(fā)展與完善，已經(jīng)形成了約定俗成、大家都必須共同遵守的體態(tài)樣式。2012 年4 月16 日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳出臺(tái)了中辦發(fā)〔2012〕14 號(hào)文件，主送單位非常廣，包括各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委，解放軍各總部、各大單位，各人民團(tuán)體。這個(gè)《條例》就是黨政軍等單位在進(jìn)行公文處理時(shí)，要遵照?qǐng)?zhí)行的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)?！稐l例》的第三條指出：黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書……可見，嚴(yán)格來說，公文是專門用于黨政機(jī)關(guān)的工作文書。那么，企事業(yè)單位的公文處理是否也有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)呢？實(shí)際上，企事業(yè)單位的公文處理，長(zhǎng)期以來都是參照《條例》以及與之配套的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《格式》）來操作執(zhí)行的，久而久之，逐步地走向了規(guī)范化和制度化。所以，企事業(yè)單位的公文處理也是有章可依、有據(jù)可循的。當(dāng)然，根據(jù)企事業(yè)單位的實(shí)際情況和約定俗成的慣例，公文處理可以在參照?qǐng)?zhí)行《條例》和《格式》的基礎(chǔ)上對(duì)個(gè)別細(xì)節(jié)略做調(diào)整和變動(dòng)，但基本的原則和框架不會(huì)改變。因此，只要是涉及公文處理，不僅僅是黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)和人民團(tuán)體，企事業(yè)單位同樣要把《條例》和《格式》當(dāng)作衡量規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

二、存在的問題

在單位行政工作中，部分管理人員缺乏公文素養(yǎng)，不注重公文行文邏輯與規(guī)范，在工作中僅僅將起草公文看成是一種被動(dòng)的應(yīng)付式的文字工作，在公文擬稿時(shí)也沒有按照黨和國(guó)家公文標(biāo)準(zhǔn)以及單位行文要求，出現(xiàn)亂用文種、不注重格式、正文與附件不符等現(xiàn)象，當(dāng)公文形成檔案時(shí)，嚴(yán)重影響了檔案本身的質(zhì)量?！稐l例》中關(guān)于公文的種類有15 種，就單位來說，對(duì)上級(jí)單位主要使用“請(qǐng)示”和“報(bào)告”兩個(gè)文種。即使這樣，往往會(huì)出現(xiàn)“請(qǐng)示報(bào)告”合體、“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)、“請(qǐng)示”中含多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)的不規(guī)范公文。同時(shí)，收文登記混亂、公文格式不準(zhǔn)確、行文程序不規(guī)范、文種使用不當(dāng)?shù)葐栴}都是辦公室文秘人員業(yè)務(wù)水平不高的直接表現(xiàn)。部分文秘人員在公文寫作的過程中，盲目追求公文格式的規(guī)范性，忽略了行文規(guī)則和內(nèi)容的準(zhǔn)確性，造成看似規(guī)范但“文不對(duì)題”“本末倒置”的不規(guī)范公文。正確掌握公文的格式固然重要，但格式只是程式化的規(guī)定，是公文寫作中的基本能力，如過分注重必然會(huì)導(dǎo)致對(duì)公文寫作中其他方面的放松。還有，在企業(yè)中由于人員輪崗流動(dòng)性大，新進(jìn)職工缺乏系統(tǒng)、規(guī)范、專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)行政事務(wù)的工作流程、行為準(zhǔn)則、公文寫作和處理等方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，往往按照慣例模仿、加工以往公文。雖然能快速上手應(yīng)急一時(shí)，但單純依賴慣例開展寫作，不深刻理解各類公文的特征和寫作要點(diǎn)，不對(duì)公文的種類、格式、行文規(guī)則有明確的辨別，極易出現(xiàn)讓人啼笑皆非的公文。

三、提高辦公室公文處理水平的策略

（一）規(guī)范公文格式

公文簽發(fā)是公文生效必備的條件，公文必須經(jīng)過發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)才能正式生效，公文簽發(fā)是發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人履行職責(zé)的重要體現(xiàn)?！稐l例》規(guī)定“上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名”。在公文文種中，“請(qǐng)示”“報(bào)告”以及按請(qǐng)示性公文程序和要求辦理的“意見”，應(yīng)該按照“上行文格式”來處理，都要求必須出現(xiàn)“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域，并標(biāo)注簽發(fā)人姓名。之所以規(guī)定“上行文”必須標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名，其目的在于表明公文的具體負(fù)責(zé)者，督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)真嚴(yán)肅地履行權(quán)利義務(wù)，確保公文質(zhì)量；同時(shí)讓上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)機(jī)關(guān)誰對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)，也是企業(yè)負(fù)責(zé)制的需要。公文落款中的署名、印章、成文日期是公文生效標(biāo)志構(gòu)成的三要素。印章是體現(xiàn)公文效力的表現(xiàn)形式，是公文生效的標(biāo)志，是鑒定公文真?zhèn)巫钪匾囊罁?jù)之一。成文日期是公文的生效時(shí)間，是公文生效的重要標(biāo)志。確定成文時(shí)間看起來是個(gè)小問題，但實(shí)際上它們的作用卻很大。公文如果沒有生效時(shí)間，在某種意義上說就是一紙空文。

（二）加強(qiáng)文件歸檔工作

在OA 系統(tǒng)應(yīng)用的辦公背景下，文秘將重要的文件上傳之后，不能對(duì)文件的下一步走向不管不問，認(rèn)為自己的工作已經(jīng)完成。文秘在日常工作中對(duì)自己上傳的文件需給予時(shí)刻關(guān)注，并將文件的動(dòng)態(tài)進(jìn)行記錄，通過電話和其他方式通知相關(guān)的工作人員，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行查看與辦理。在OA 系統(tǒng)應(yīng)用條件下，文件的傳輸效率雖然進(jìn)一步提升，文件不需要以紙質(zhì)的形式在各部門來回流轉(zhuǎn)，但傳統(tǒng)的文件歸檔工作不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的文件傳輸模式，為應(yīng)對(duì)現(xiàn)代復(fù)雜的行政辦公環(huán)境，文秘對(duì)信息化文件的歸檔工作需進(jìn)行深入研究，對(duì)數(shù)字化文件的歸檔在實(shí)際工作中需要采用更加靈活的方式，主要是通過OA 系統(tǒng)將文件數(shù)字化處理，然后進(jìn)行分類和儲(chǔ)存，如果遇到緊急情況時(shí)，針對(duì)重要的文件，需要通過紙質(zhì)儲(chǔ)存的方式對(duì)涉密文件進(jìn)行妥善保管。文件歸檔數(shù)字系統(tǒng)的建立，極大提升了企業(yè)對(duì)文件處理和歸檔的效率和質(zhì)量，通過計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行歸檔和分類，對(duì)于之后文件調(diào)取和應(yīng)用有著重要的意義，有效避免人工歸檔工作過程中出現(xiàn)的紕漏，方便之后對(duì)文件的調(diào)取。

（三）建立錯(cuò)情通報(bào)制度

對(duì)起草單位報(bào)送的文件稿，辦公室文秘人員在審核環(huán)節(jié)如發(fā)現(xiàn)政治表述不規(guī)范、擅自突破上報(bào)文件政策規(guī)定、人名地名單位名文件名引用錯(cuò)誤、標(biāo)題序號(hào)不銜接、錯(cuò)字別字漏字、文字表述明顯不通，以及代擬的上報(bào)文件稿層層轉(zhuǎn)報(bào)不把關(guān)、請(qǐng)示報(bào)告混用、重要數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、有關(guān)情況失實(shí)等嚴(yán)重問題的，要逐一記錄錯(cuò)情，適時(shí)以辦公室名義向起草單位進(jìn)行告知，必要時(shí)在單位內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)，責(zé)令其對(duì)錯(cuò)情作出說明，提出整改要求，督促認(rèn)真履行職責(zé)、改進(jìn)起草工作。

（四）加強(qiáng)文秘人才隊(duì)伍建設(shè)

人才是第一資源，公文處理工作要嚴(yán)格規(guī)范公文質(zhì)量，要達(dá)到最優(yōu)，人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。要提升文秘人員公文寫作和公文處理的能力，企業(yè)要重點(diǎn)做好以下三個(gè)方面：一是加強(qiáng)《條例》的深入學(xué)習(xí)，以具體的案例應(yīng)用為切入點(diǎn)，分析不同類型公文的特點(diǎn)以及運(yùn)用范圍，達(dá)到融會(huì)貫通的目的。二是要通過“走出去”和“請(qǐng)進(jìn)來”相結(jié)合的方式，鼓勵(lì)文秘人員參加公文處理的專題培訓(xùn)，到上級(jí)單位或兄弟單位取經(jīng)，學(xué)習(xí)別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和理念；定期邀請(qǐng)行業(yè)專家做專題講座，為文秘人員提供樹立學(xué)習(xí)理念、拓寬知識(shí)視野、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)的機(jī)會(huì)。三是充分發(fā)揮辦公室經(jīng)驗(yàn)豐富的老同志“傳幫帶”作用，對(duì)年輕同志在業(yè)務(wù)上進(jìn)行指導(dǎo)，答疑解惑，傳道授業(yè)，提升年輕人工作的積極性和主動(dòng)性。

（五）強(qiáng)化文檔全過程管理機(jī)制

不斷健全文檔管理工作機(jī)制，提倡文檔全過程管理是實(shí)現(xiàn)公文處理與檔案管理工作銜接密切的有效途徑之一。多措并舉建立文檔全過程管理機(jī)制，實(shí)施步驟如下：一是需要構(gòu)建合理的文檔工作銜接制度。理順文檔管理機(jī)制，制定行之有效的文檔管理制度和規(guī)范工作程序，積極探索文檔管理的相關(guān)規(guī)律，以制度為綱，模范執(zhí)行，加強(qiáng)精細(xì)化管理。二是建立一支過硬的且相對(duì)穩(wěn)定的文檔銜接管理隊(duì)伍。組織文檔管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)制度，熟練掌握文檔管理工作各項(xiàng)流程，為文檔全過程管理提供專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、素質(zhì)高、意識(shí)強(qiáng)的人員保障，從而實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的有效銜接。三是完善工作獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)文檔管理提出工作關(guān)聯(lián)性和銜接性指標(biāo)要求，對(duì)工作業(yè)績(jī)進(jìn)行有效的績(jī)效考核和評(píng)價(jià)，有依據(jù)性地給予相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，提升人員工作的積極性。

結(jié)束語

綜上所述，公文寫作和公文處理能力在企業(yè)治理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。公文因其內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、表述準(zhǔn)確、文字精練的特點(diǎn)，決定了公文寫作更高質(zhì)量的要求。公文處理因具有過程相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的特點(diǎn)，決定了公文處理的嚴(yán)謹(jǐn)性和嚴(yán)肅性的要求。提升公文寫作和處理能力并非一朝一夕之功，需要企業(yè)和辦公室工作人員共同努力，才能更好地適應(yīng)新時(shí)期現(xiàn)代企業(yè)治理的新要求。