新時期如何完善流動人員人事檔案管理工作

文/向安琴（湘西自治州人力資源服務(wù)中心）

我國流動人口數(shù)量眾多，且來源復(fù)雜，導(dǎo)致人力資源管理壓力較大。伴隨新冠疫情的影響，流動人員受到國家高度關(guān)注。目前我國流動人員主要分為高校畢業(yè)生、組織機(jī)構(gòu)人員及農(nóng)村剩余勞動力向城市流動。受市場環(huán)境影響，企業(yè)用人制度一直處于不斷變化狀態(tài)，流動人員增加使得人事檔案也隨之增加。流動人員檔案顯示個人信息、職業(yè)及工作變動等。多元化的流動人員滿足市場用人需求，在網(wǎng)絡(luò)多媒體時代，檔案管理模式要向科學(xué)、精準(zhǔn)方面持續(xù)發(fā)展，以下對流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀及其優(yōu)化進(jìn)行思考分析，旨在為進(jìn)一步完善人力資源管理提供一定參考。

一、新時期流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀

流動人員人事檔案排查管理堅(jiān)持“不落一企一戶、不漏一人”的理念，對企業(yè)、個體工商、社區(qū)人員等排查，發(fā)現(xiàn)大多流動人員其檔案信息并不完整。尤其在疫情影響下，一些流動人員隱瞞信息、不配合上報等，導(dǎo)致人事檔案管理遇到諸多問題：

（1）流動人員檔案信息不全。對畢業(yè)生及社會組織機(jī)構(gòu)流動人員而言，國家對其檔案制度有明確規(guī)定，檔案信息較為齊全。但部分農(nóng)村流向城市人口檔案管理工作缺乏明確規(guī)定，導(dǎo)致此類流動人員檔案信息不齊全，而此類人員基數(shù)較大、流動頻繁，是國家流動人員檔案管理較為突出的難題。

（2）檔案存放分散。國家人事檔案規(guī)定“檔隨人走”，一些就業(yè)人員及創(chuàng)業(yè)人員缺乏足夠的檔案管理意識，自身工作變動之后，自身檔案卻沒有及時變動，導(dǎo)致檔案保存區(qū)域和自己就業(yè)區(qū)域并不符合，單位也缺乏統(tǒng)一規(guī)范化的人事檔案管理制度，跨區(qū)域查檔較困難。

（3）流動人員檔案管理混亂。按規(guī)定，流動人員檔案須由縣級以上公共就業(yè)及人力資源保障部門管理，但各級流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)未全面落實(shí)此規(guī)定，導(dǎo)致流動人員檔案管理歸屬不清，一些非國家編制人員檔案沒有保存在人才市場，而是由單位主管部門負(fù)責(zé)，導(dǎo)致流動人員檔案管理混亂。

二、流動人員檔案管理工作不理想的原因

（一）流動人員基數(shù)大

截至2020年，我國城鎮(zhèn)化人口達(dá)到總?cè)丝?0.60%，人戶分離人口達(dá)2.80億人，流動人囗達(dá)2.36億人。且各地流動人員區(qū)域化差異明顯，例如四川、貴州等西部省流動人員大多向省會城市集中，而浙江、江蘇等東部省流動人員流動相對均勻。大量人員流動對人事檔案管理工作造成巨大負(fù)擔(dān)，而流動人員的聚集方式展現(xiàn)出不固定性，檔案數(shù)量龐大，跨越多轄區(qū)、地域，導(dǎo)致流動人員檔案管理難度較大。

（二）檔案載體多樣化

紙質(zhì)檔案是流動人員檔案的主要形式，傳遞中紙質(zhì)檔案一般較為固定穩(wěn)定的伴隨人員流動轉(zhuǎn)移。由于國家電子政務(wù)的發(fā)展，使得人事檔案載體中的電子文件，如技能培訓(xùn)、繳費(fèi)記錄、就業(yè)經(jīng)歷等文件增加。傳統(tǒng)流動人員檔案傳遞須由當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門出具介紹信，而現(xiàn)在有的較煩瑣的紙質(zhì)手續(xù)取消，而代之以電子檔案、文件構(gòu)成人事檔案[1]。但此類文件流傳中面臨檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字資源跟不上的制約，導(dǎo)致部分管理機(jī)構(gòu)只有電子文件，無法將紙質(zhì)檔案及時錄入管理系統(tǒng)。

（三）流動人員對自身檔案管理不重視

流動人員方面，部分流動人員不重視自身檔案的管理，缺乏有效的檔案意識，不關(guān)心檔案對自身升學(xué)、就業(yè)的重要幫助，在工作變動、畢業(yè)時未及時傳遞檔案，導(dǎo)致其檔案成為“死檔”。部分流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏規(guī)范化管理制度，人員被動接收轉(zhuǎn)移檔案，不對檔案進(jìn)行審查和整理，直接放入檔案室，沒有及時對流動人員的檔案信息更新完善，導(dǎo)致人事檔案缺乏真實(shí)性及有效性。

（四）流動人員人事檔案管理機(jī)制運(yùn)行不理想

新時期國家成教以及職業(yè)技能培訓(xùn)等行業(yè)得到更廣泛發(fā)展，國家大量的低端勞動力逐漸向高端技術(shù)人員融合，這就導(dǎo)致保存兩種人才檔案的職業(yè)介紹部門及人才服務(wù)和機(jī)構(gòu)出現(xiàn)交叉，導(dǎo)致國家未實(shí)現(xiàn)對流動人員的全面統(tǒng)一管理。同時，流動人員人事檔案管理工作責(zé)任落實(shí)不到位，人才中心缺乏行政執(zhí)法權(quán)，多方管理的局面也導(dǎo)致流動人員檔案沒有強(qiáng)制接收權(quán)力。在高校方面，部分高校過于重視就業(yè)率，強(qiáng)迫學(xué)生及時轉(zhuǎn)出檔案，導(dǎo)致檔案掛靠現(xiàn)象嚴(yán)重。此外，各個區(qū)域的流動人員檔案管理工作基本都是“各自為政”，缺乏統(tǒng)一化的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，阻礙國家流動人員檔案管理機(jī)制合理科學(xué)發(fā)展。

三、流動人員檔案管理政策導(dǎo)向

2014年12月，中組部、人社部等五部門發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，強(qiáng)調(diào)取消人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案保管費(fèi)，確定了流動人員人事檔案管理服務(wù)的公益屬性[2]。2016年，人社部出臺了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)人力資源社會保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見》和《關(guān)于簡化優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，要求簡化人事檔案管理手續(xù)、服務(wù)流程，探索了人事檔案公共服務(wù)的新方式。

由此可見，隨著我國流動人員規(guī)模的不斷擴(kuò)大，政府從頂層設(shè)計(jì)層面轉(zhuǎn)變了流動人員人事檔案管理服務(wù)模式，主要體現(xiàn)在三個方面：一是突出體現(xiàn)了人事檔案管理工作的“服務(wù)性”，在符合國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，簡化了檔案管理服務(wù)手續(xù)；二是體現(xiàn)了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的“普惠性”，即由財(cái)政兜底，將流動人員人事檔案管理納入公共服務(wù)體系；三是流動人員人事檔案管理“信息化”“數(shù)字化”提升。隨著智慧政府建設(shè)不斷深化，“最多跑一次”“四張清單一張網(wǎng)”等政府改革持續(xù)推進(jìn)，人力資源社會保障系統(tǒng)信息共享刻不容緩，通過建立健全全國流動人員人事檔案數(shù)據(jù)庫，推動流動人員人事檔案網(wǎng)上預(yù)審、更新、查閱等服務(wù)，網(wǎng)上受理、網(wǎng)上辦理是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)發(fā)展的方向和趨勢。

四、新時期完善流動人員人事檔案管理工作的一些建議

（一）積極對接，擴(kuò)大流動人員人事檔案覆蓋范圍

針對我國流動人員規(guī)模不斷擴(kuò)大的現(xiàn)狀，為提升人才市場服務(wù)效能，切實(shí)解決人才市場封閉管理的不利局面。人才市場應(yīng)建立健全流動人員人事檔案接收制度，加強(qiáng)對高校畢業(yè)生重點(diǎn)群體的政策解讀與宣傳，充分宣傳人才市場人事檔案管理的服務(wù)特點(diǎn)，提高流動人員存檔意識，將被動存檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃哟鏅n。同時，人才市場應(yīng)與高校、企事業(yè)單位建立檔案聯(lián)系機(jī)制，積極向高校、企事業(yè)單位提供檔案托管服務(wù)，密切人事檔案管理協(xié)同性，提高流動人員人事檔案接管率，確保流動人員檔案在人才市場范圍內(nèi)有序流動，從根本上解決流動人員“棄檔”的問題；

（二）對流動人員檔案管理運(yùn)行機(jī)制優(yōu)化

（1）對人事檔案管理機(jī)制不斷完善。流動人員人事檔案管理要堅(jiān)持集中、統(tǒng)一的管理原則，由地區(qū)人力資源和社會保障部門在國家指導(dǎo)下，實(shí)施分級責(zé)任制度，流動人員檔案由國家人力資源社會保障部門負(fù)責(zé)管理[3]。縣級以上設(shè)置專門負(fù)責(zé)流動人員檔案的管理機(jī)構(gòu)，人力資源社會保障部門授權(quán)單位管理流動人員人事檔案。高校學(xué)生畢業(yè)之后，其檔案由高校負(fù)責(zé)部門或就業(yè)指導(dǎo)部門傳遞。畢業(yè)生在事業(yè)單位就業(yè)的，則可以由高校直接將檔案傳遞給事業(yè)單位的人事管理或人力資源管理部門，畢業(yè)生就業(yè)無人事檔案管理權(quán)限的企業(yè)，則傳遞到畢業(yè)生就業(yè)所在地流動人員檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)。未就業(yè)的學(xué)生則將其檔案傳遞到學(xué)生戶籍所在地人員檔案管理機(jī)構(gòu)。

單位離職人員，已經(jīng)離職再就業(yè)的，檔案結(jié)合新工作性質(zhì)傳遞到單位人員檔案管理機(jī)構(gòu)。對于已經(jīng)離職人員但是還沒有找到工作的，則將其檔案暫時由戶籍所在地的管理部門負(fù)責(zé)保管檔案。一些到城市找工作、打工的人員，其檔案由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門聯(lián)合公安、人力資源社會保障部門，構(gòu)建專門的農(nóng)村戶籍流動人員檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置流出地、流入地建檔。對進(jìn)入務(wù)工單位的人員，則將其檔案保存在務(wù)工單位檔案管理機(jī)構(gòu)，無務(wù)工單位或單位沒有對檔案保存的權(quán)限的，則此類務(wù)工人員的檔案由當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行谋９?。人才交流中心借助信息化技術(shù)，構(gòu)建針對流動人員的電子信息數(shù)據(jù)庫，和當(dāng)?shù)氐膭趧?wù)市場對接起來，不斷完善城市流動人口的檔案管理機(jī)制，發(fā)揮流動人員檔案最大價值。

（2）流動人員檔案管理各部門強(qiáng)化合作。流動人員檔案管理工作需要多方部門相互配合，且檔案管理工作是否到位，也會影響教育、人力資源以及社會管理等部門工作的開展，但跨區(qū)域流動人員檔案管理，需要各地對接的檔案管理部門加強(qiáng)合作，和當(dāng)?shù)夭块T做好配合。要求相關(guān)部門構(gòu)建流動人員的檔案管理服務(wù)體系。例如，面對2020年疫情，教育部門延長學(xué)生畢業(yè)時間，學(xué)生檔案可以延長在校保存時間，工作之后再辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。國家人力資源及社會保障機(jī)構(gòu)應(yīng)積極開展線上的檔案辦理業(yè)務(wù)，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融入檔案管理工作中，注重發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)性職能，為跨區(qū)域流動的人員提供更具有針對性的檔案辦理服務(wù)，構(gòu)建跨省、聯(lián)網(wǎng)的公共服務(wù)體系，設(shè)置“一網(wǎng)通辦”，為流動人員檔案管理聯(lián)網(wǎng)打下基礎(chǔ)。

（3）實(shí)施流動人員檔案管理社區(qū)網(wǎng)格管理。針對流動人員檔案管理，可采取社區(qū)網(wǎng)格的方式管理，打破傳統(tǒng)的以基層黨組織為主、街道辦事處負(fù)責(zé)的工作模式，要發(fā)揮社區(qū)治理和公共服務(wù)在疫情防控階段流動人員檔案管理的真正價值，針對流動人員落實(shí)網(wǎng)格化的管理，將流動人口編入到社區(qū)的常住人口中，各個區(qū)域指派專門的管理人員采集人口檔案信息，進(jìn)一步提高檔案管理綜合效率，對流動人員的檔案實(shí)時跟蹤，復(fù)核檔案信息真實(shí)性，促進(jìn)國家流動人員檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（三）重視流動人員人事檔案管理工作

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》對當(dāng)下檔案管理工作提出明確要求，應(yīng)以檔案服務(wù)改革暢通職業(yè)轉(zhuǎn)換，國家人力資源及社會保障部門需重視對流動人員的檔案管理工作，提高流動人員檔案的管理現(xiàn)代化水平。

檔案行政管理部門也要重視對流動人員檔案管理的監(jiān)督及問責(zé)，依法采取有效措施督促人力資源及社會保障部門對流動人員檔案規(guī)章制度進(jìn)行完善。

（四）進(jìn)一步加快信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度

在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，信息技術(shù)的更新速度更快，對流動人員的檔案進(jìn)行信息化管理，相應(yīng)的系統(tǒng)軟硬件要求也會逐漸提高。加強(qiáng)流動人員的檔案信息化建設(shè)，就需要有完善的信息系統(tǒng)支持，這樣才會提高信息化管理的成效。因此，人力資源公共服務(wù)中心需要根據(jù)信息化建設(shè)總體目標(biāo)要求，對信息化建設(shè)中的各種軟硬件設(shè)備進(jìn)行快速建設(shè)，基礎(chǔ)硬件設(shè)備需要進(jìn)行更新完善[4]。從軟件方面來講，其兼容性特點(diǎn)非常關(guān)鍵，需要大力開發(fā)檔案管理軟件系統(tǒng)，通過多種途徑對軟件開發(fā)進(jìn)行優(yōu)化，建設(shè)出一套能夠滿足流動人員人事檔案管理信息化要求、能夠和有關(guān)組織進(jìn)行良好對接的軟件，進(jìn)而使管理信息系統(tǒng)更具實(shí)用性。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，關(guān)于流動人員人事檔案管理信息化的建設(shè)，更需要加大對相關(guān)系統(tǒng)軟件的開發(fā)。例如福建省人力資源和社會保障廳辦公室轉(zhuǎn)發(fā)了人社部辦公廳關(guān)于推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè)有關(guān)事項(xiàng)的通知，要求要加快系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度，根據(jù)全國統(tǒng)一軟件，開發(fā)建設(shè)省級集中的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，并抓緊編制《福建省流動人員人事檔案信息系統(tǒng)技術(shù)方案》，在經(jīng)過專家論證后實(shí)施建設(shè)。其中流動人員人事檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦功能模塊已經(jīng)上線運(yùn)行。

（五）加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)

強(qiáng)化對人才的培養(yǎng)，從整體上提高人事檔案管理隊(duì)伍的信息化水平。首先，對目前的管理組織結(jié)構(gòu)以及人員的綜合能力進(jìn)行全面分析，制定出科學(xué)的教育培訓(xùn)體系，通過專家講座、集中培訓(xùn)等多樣化的培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員的信息化水平。舉辦流動人員人事檔案管理人員系統(tǒng)操作培訓(xùn)班，主要培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)習(xí)流動人員人事檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程、數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)實(shí)操等內(nèi)容。通過學(xué)習(xí)檔案信息化管理的專業(yè)知識，更好地開展實(shí)踐工作。同時，為了有效提高管理團(tuán)隊(duì)教育培訓(xùn)的能動性，對相關(guān)的考核機(jī)制進(jìn)行完善建立，通過獎懲激勵機(jī)制，使檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體綜合能力得到提升。

五、結(jié)束語

綜上所述，新時期背景下，人力資源管理服務(wù)工作應(yīng)以我國政府政策為導(dǎo)向，突出體現(xiàn)流動人員人事檔案管理工作的“公益性”“普惠性”“數(shù)字化”發(fā)展趨勢，圍繞服務(wù)效能提升，加強(qiáng)人才市場體系建設(shè)，加強(qiáng)制度完善和修訂，借助信息化技術(shù)手段提高流動人員人事檔案管理工作的針對性、有效性，為非公有制企業(yè)托管、利用流動人員人事檔案提供精準(zhǔn)化服務(wù)，為鄉(xiāng)村振興、經(jīng)濟(jì)社會提供對接服務(wù)，切實(shí)提高人力資源和流動人員人事檔案管理服務(wù)效能。