大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息化檔案管理路徑分析

文/德力格爾胡（扎賚特旗委巡察工作數(shù)據(jù)中心）

大數(shù)據(jù)時(shí)代，多種新型技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合體現(xiàn)出實(shí)際意義，除了提高了信息化水平外，也讓工作質(zhì)量有所提升。信息化檔案管理對于行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有推動(dòng)作用，除了可以讓文字信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換更加及時(shí)外，還能減輕檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)，將檔案信息保存的基本時(shí)間逐步延長，實(shí)現(xiàn)集中化管控，達(dá)到理想化的應(yīng)用成效。盡管如此，行政事業(yè)單位信息化檔案管理也存在著不足之處，反映出的諸多問題亟待處理，應(yīng)該在明確實(shí)踐意義的同時(shí)，制定出針對性解決對策[1]。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)的基本概述

半個(gè)世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)與人們的生產(chǎn)生活建立了密切聯(lián)系，信息數(shù)據(jù)現(xiàn)已積累到引發(fā)變革的程度，需要正視大數(shù)據(jù)的運(yùn)用趨勢，聯(lián)合對海量數(shù)據(jù)的科學(xué)分析，確保巨大價(jià)值的產(chǎn)品和服務(wù)有效挖掘。首先，大數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)變?yōu)闃O具經(jīng)濟(jì)價(jià)值的技術(shù)手段；其次，大數(shù)據(jù)也能影響到世界的方方面面，不管是商業(yè)領(lǐng)域還是科教人文，都能受到直接影響。大數(shù)據(jù)的核心便是預(yù)測，其可以將海量數(shù)據(jù)集中分析，完成對事情發(fā)展動(dòng)向的適當(dāng)預(yù)測。2009年H1N1甲型流感暴發(fā)，就在暴發(fā)的前幾周時(shí)間，谷歌公司就將相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息加以獲取，同時(shí)還精確到地區(qū)和州。這是因?yàn)楣雀韫緦⒍嗄甑乃阉饔涗浖右詤R總，設(shè)立了特定的搜索詞條，對于詞條的使用頻率與流感在時(shí)間、空間上的傳播關(guān)系進(jìn)行了細(xì)致的分析。通過精密的處理計(jì)算，這種預(yù)測的準(zhǔn)確度可以達(dá)到97%。綜上所述，聯(lián)合對應(yīng)系統(tǒng)對大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行細(xì)致的分析，可以迅速地完成傳統(tǒng)思維下難以分析的目標(biāo)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息化檔案管理的意義

行政事業(yè)單位屬于國家機(jī)構(gòu)中的分支，是非常重要的組成部分，其基本特征便是行政性和服務(wù)性等。在行政事業(yè)單位的發(fā)展中，發(fā)展的整體情況與國家息息相關(guān)，因此需要重視行政事業(yè)單位的方方面面。檔案管理是行政事業(yè)單位中的關(guān)鍵內(nèi)容，想要保證行政事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展，落實(shí)好科學(xué)化的檔案管理工作是根本。行政事業(yè)單位檔案資料十分豐富，涉及單位發(fā)展的方方面面，管理系統(tǒng)為行政事業(yè)單位檔案管理中的重點(diǎn)。在新的時(shí)期，應(yīng)該正視大數(shù)據(jù)的影響，將其與檔案管理工作密切結(jié)合，可以呈現(xiàn)出信息化檔案管理模式，通過信息化的管理可以保證行政事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。行政事業(yè)單位運(yùn)營階段，各項(xiàng)結(jié)果和運(yùn)營事件都需要記錄到檔案中，由此提供必要的信息支撐作用和引導(dǎo)價(jià)值。大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，可以讓行政事業(yè)單位決策及司法調(diào)查等環(huán)節(jié)有條不紊地推進(jìn)，檔案內(nèi)容更加直觀且真實(shí)地呈現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作，由此為行政事業(yè)單位制定決策提供必要的數(shù)據(jù)支持，使得司法調(diào)查工作有理有據(jù)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息化檔案管理現(xiàn)狀

（一）相關(guān)機(jī)制不夠健全

當(dāng)前，行政事業(yè)單位的檔案管理工作未能有效結(jié)合大數(shù)據(jù)的具體發(fā)展情況，也沒有構(gòu)建起合理的檔案管理機(jī)制，使得相關(guān)工作的開展缺乏可靠保障和支持。在相關(guān)的工作實(shí)踐中，由于基本的重視程度不足，檔案管理人員未能充分認(rèn)識到檔案管理信息化的意義，加之該項(xiàng)工作本身的枯燥和乏味感，使得相關(guān)人員參與意識不強(qiáng)，直接阻礙了信息化檔案管理的進(jìn)程，降低了整體的信息化水平。某些行政事業(yè)單位對于檔案管理機(jī)制存在的不足進(jìn)行了彌補(bǔ)，但是未能結(jié)合本單位的具體情況加以分析，使得很多機(jī)制缺乏實(shí)用價(jià)值，檔案管理人員也未能嚴(yán)格依照相關(guān)制度辦事，直接阻礙了后續(xù)工作的開展和進(jìn)程[2]。

（二）信息化水平待提升

面對大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，信息化水平的提升是關(guān)鍵，但是在行政事業(yè)單位檔案管理中，信息化水平不足的問題仍然突出。目前，行政事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化水平不夠理想，主要原因是檔案管理流程煩瑣且銜接不暢，加之技術(shù)設(shè)備的支持不到位，如某些檔案管理軟件不具備共享和傳遞功能，使得行政事業(yè)單位檔案管理工作的整體信息化不強(qiáng)，干擾了相關(guān)工作的穩(wěn)步開展。

（三）檔案管理者的素質(zhì)及意識問題

在行政事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案管理者就是最為直接的參與者，他們的基本素質(zhì)和能力可以影響到檔案管理工作最終成效。面對大數(shù)據(jù)技術(shù)的飛速發(fā)展，行政事業(yè)單位檔案管理人員需要將自身的綜合素質(zhì)逐步提升，同時(shí)積極地強(qiáng)化專業(yè)技術(shù)實(shí)踐力度，運(yùn)用空閑時(shí)間學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)檔案管理新型手段。結(jié)合目前情況分析，很多行政事業(yè)單位的檔案管理人員不具備較高素質(zhì)，他們所掌握的技術(shù)不到位，在開展實(shí)際工作時(shí)責(zé)任意識不強(qiáng)，直接影響到檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）檔案開發(fā)利用問題頻現(xiàn)

在新的時(shí)期，行政事業(yè)單位開展的各項(xiàng)工作均面臨著新的要求，因此需要高度重視各項(xiàng)工作開展的新標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用更為適宜的方式推動(dòng)相關(guān)工作進(jìn)程。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作對計(jì)算機(jī)技術(shù)產(chǎn)生了依賴性，很多人員追求便利條件和新的途徑，使得行政事業(yè)單位檔案管理工作的效力有所提升。但是，在這樣的時(shí)代背景下，檔案資料的深層次挖掘和應(yīng)用也備受考驗(yàn)，加之網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日益復(fù)雜和多元，使得多種不安全因素融入其中，直接威脅到后續(xù)工作的推進(jìn)。在具體的實(shí)踐中，若是計(jì)算機(jī)硬盤出現(xiàn)明顯故障，將會威脅到檔案信息安全度，還會致使現(xiàn)存資料缺失，遺留更多的問題。目前，行政事業(yè)單位檔案信息應(yīng)用水平亟待提升，主要是許多部門還是沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，關(guān)于新型方法并未給予高度重視。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息化檔案管理新路徑

（一）建立并優(yōu)化信息化檔案管理機(jī)制

為了更好地收獲理想效果，行政事業(yè)單位在信息化檔案管理中應(yīng)該結(jié)合自身情況加以分析，需要通過科學(xué)化的信息手段建立并優(yōu)化相關(guān)管理機(jī)制，促使管理層和領(lǐng)導(dǎo)人員真正認(rèn)識到信息化檔案管理的重要意義，在思想層面提高認(rèn)識，主動(dòng)投入到相應(yīng)的活動(dòng)實(shí)踐中[3]。還需構(gòu)建對應(yīng)的部門，促使檔案管理工作有條不紊地開展，適當(dāng)加大實(shí)時(shí)監(jiān)督和跟進(jìn)力度，在檔案收集中規(guī)范人員行為，保證檔案管理效力更加突出。在收集檔案資料的時(shí)候，應(yīng)該將紙質(zhì)文字合理地轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，結(jié)合視頻與圖片等實(shí)現(xiàn)信息化處理，由此呈現(xiàn)出直觀、形象、具體的電子檔案。通過這樣的方式，可以適當(dāng)?shù)靥嵘龣n案管理的水平，也能強(qiáng)化相關(guān)人員的管理意識和服務(wù)意識，打造出相對完善且細(xì)致的管理體系，合理約束檔案管理者的行為，使其舉止符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)程，使得后續(xù)活動(dòng)的開展擁有可靠條件。

（二）提升信息化檔案管理建設(shè)的力度

行政事業(yè)單位發(fā)展的進(jìn)程中，需要重視信息化檔案管理的整體進(jìn)程，應(yīng)該運(yùn)用適宜的方式規(guī)范管理檔案資料，通過科學(xué)化的手段提升監(jiān)管力度。大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)該讓現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理工作密切結(jié)合，將技術(shù)舉措合理引入到日常工作中，促使信息化檔案管理成果更為顯著。行政事業(yè)單位檔案管理者要認(rèn)識到先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用優(yōu)勢，積極發(fā)揮出先進(jìn)辦公設(shè)備的作用，運(yùn)用空閑時(shí)間掌握檔案管理技巧，專攻現(xiàn)代化技術(shù)管理舉措，在熟練掌握基本技能的同時(shí)，推動(dòng)信息化檔案管理工作的開展。通過這樣的過程，管理者可以適當(dāng)減輕自身的壓力，還能縮減工作量，保證檔案管理的基本效率和整體質(zhì)量，對行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)進(jìn)步和發(fā)展保駕護(hù)航。此外，信息化檔案工作的順利開展也應(yīng)該注重細(xì)節(jié)，相關(guān)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該動(dòng)用信息化手段加密處理隱私信息，實(shí)現(xiàn)有效的備份，構(gòu)建起專用網(wǎng)站，促使著內(nèi)部資源數(shù)據(jù)合理使用。檔案管理者還應(yīng)該靈活使用相應(yīng)的技術(shù)，通過專門的檔案管理網(wǎng)站開展實(shí)際的工作，保證充分利用好內(nèi)部資源，維護(hù)信息的可靠性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)判斷和合理決策。

（三）強(qiáng)化檔案管理人員的基本素質(zhì)水平

在新的時(shí)期，為了更好地適應(yīng)新的要求，行政事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該理清自身規(guī)劃，明確檔案管理的要義，運(yùn)用適宜的方式開展具體的管理活動(dòng)。管理人員也需積極地了解國家最新政策和社會最新要求，更新自身的知識庫，運(yùn)用多種方式強(qiáng)化專業(yè)素養(yǎng)，保證扭轉(zhuǎn)以往固化的作業(yè)模式，在不斷的學(xué)習(xí)中提升檔案管理的效力，促使實(shí)際工作進(jìn)展更加理想[4]。在具體實(shí)踐中，相關(guān)人員還應(yīng)該革新思想，樹立起正確的認(rèn)識，鞏固自身對信息化檔案管理的全新認(rèn)識和體驗(yàn)，保證文化素養(yǎng)和綜合能力的同步提升。整個(gè)探索和求知的過程中，相關(guān)人員的職責(zé)和工作范圍十分清晰，也可有效地強(qiáng)化法律法規(guī)意識，保證行政事業(yè)單位檔案管理工作信息化進(jìn)展更盡人意。行政事業(yè)單位還可為檔案管理人員提供定期培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會，使得他們接觸到專業(yè)的講座和培訓(xùn)，通過加深對相關(guān)知識的深層次理解和認(rèn)知，避免信息化檔案管理中出現(xiàn)違法亂紀(jì)和貪污腐敗等異常情況，推動(dòng)相關(guān)單位實(shí)際工作的穩(wěn)步發(fā)展。

（四）構(gòu)建并規(guī)范檔案綜合管理體系

只有從大局考慮，才能展示出綜合管理實(shí)效性，保證具體工作的開展更具有力的推動(dòng)條件。行政事業(yè)單位中的檔案資料眾多，涉及各個(gè)方面，包含著多個(gè)主體，想要在根本上提升管理的效力和質(zhì)量，就應(yīng)該構(gòu)建起檔案綜合管理體系，以此推動(dòng)實(shí)際工作的開展。行政事業(yè)單位檔案管理的類別較多，呈現(xiàn)出較為雜亂的狀態(tài)，大數(shù)據(jù)時(shí)代為其提供了便利條件，讓其擁有了新的路徑，對于提升管理效率和質(zhì)量均有較大幫助。針對檔案管理的分類，行政事業(yè)單位可以運(yùn)用對應(yīng)平臺進(jìn)行合理錄入，對相關(guān)的信息數(shù)據(jù)加以登記，保證直觀地展示出檔案分類情況。但是實(shí)際錄入的時(shí)候，也應(yīng)該重視數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確度，還需考慮數(shù)據(jù)信息運(yùn)用價(jià)值，結(jié)合檔案使用渠道及方式等合理判斷。通過將相應(yīng)的平臺和技術(shù)運(yùn)用起來，使得檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量及效率有所提高，檔案信息資源的整合和綜合利用成效明顯，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化的目的，推動(dòng)信息化檔案管理工作有條不紊的實(shí)施。

（五）重點(diǎn)關(guān)注信息化檔案管理安全性

安全是第一要?jiǎng)?wù)，在行政事業(yè)單位檔案管理中，安全性應(yīng)該備受關(guān)注。在檔案信息管理中，需要明確安全的重要性，避免遺留安全隱患，使得行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展受阻[5]。對于重要信息的監(jiān)管和利用，應(yīng)該提升基本關(guān)注度，要求檔案管理人員著重分析檔案管理的基本規(guī)范，采取科學(xué)化的方式推進(jìn)管理任務(wù)，保證使用安全性達(dá)標(biāo)的資料，讓行政事業(yè)單位穩(wěn)定前進(jìn)。檔案管理者還需及時(shí)發(fā)現(xiàn)并深入研究，改進(jìn)傳統(tǒng)設(shè)備設(shè)施的不足，彌補(bǔ)多重漏洞，使得相關(guān)工作的開展成效更為明顯。行政事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際情況引入加密方案，對參與實(shí)際工作的人員進(jìn)行引導(dǎo)，讓其掌握一定的技能，促使實(shí)際工作進(jìn)展順利。加密方案運(yùn)用中，相關(guān)指令以及密碼設(shè)置效果顯著，可以避免信息泄露等嚴(yán)重問題的發(fā)生，同時(shí)還能強(qiáng)化信息化管理的效率，對于行政事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有清除障礙的優(yōu)勢。

五、結(jié)語

行政事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理屬于至關(guān)重要的工作，對于國家的發(fā)展意義重大，因此需要高度重視科學(xué)合理的管理對策。大數(shù)據(jù)時(shí)代，新興技術(shù)和檔案管理工作的結(jié)合已成必然，需要認(rèn)可先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用優(yōu)勢，構(gòu)建起科學(xué)的管理機(jī)制，在此基礎(chǔ)上提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)及綜合水平，使得信息化檔案管理工作順利推進(jìn)，達(dá)到既定的發(fā)展目標(biāo)，也能快速推動(dòng)行政事業(yè)的發(fā)展。通過本文的概述，明確了當(dāng)前國家對行政事業(yè)單位檔案管理的重視程度，闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理工作的影響，制定出新型管理路徑，旨在為實(shí)際工作的開展提供借鑒。