檔案的開發(fā)利用在供電公司全面管理中的作用

文/鄭珊珊 季超（國網(wǎng)江蘇省電力有限公司揚州市供電分公司）

檔案的開發(fā)利用工作是供電企業(yè)經(jīng)營管理工作中的重要一環(huán)，是企業(yè)發(fā)展的基礎。電力企業(yè)進行全面的檔案開發(fā)利用工作可以充分地了解公司過去和現(xiàn)在的生產(chǎn)狀況，使公司的相關工作開展有據(jù)可循，同時也可以保障公司進行相關決策。

電力公司的檔案是登記信息的載體和信息收集的重要工具。當公司遇到問題時，通過有效的查找文檔，可以幫助管理者快速找到癥結，利用公司現(xiàn)有技術來解決相關的問題，有效利用檔案的開發(fā)利用技術，可以穩(wěn)定提高公司整體的運營效率。電力供應公司的檔案應予以有效保存，在一定程度上可供其他行業(yè)查閱使用，有效促進社會各行業(yè)全面發(fā)展?？梢钥闯觯瑢τ诠╇姽緛碚f，通過相關的措施來有效地加強檔案建設是電力供應企業(yè)全面管理的一項重要的工作。

一、檔案開發(fā)工作概述

由于電力企業(yè)的檔案大多都是機密文件，一般不允許他人隨意查閱，這就導致了很少有人理解開發(fā)利用文檔的重要性，導致一些非常重要的材料和技術沒有及時的發(fā)現(xiàn)并充分利用，這對電力公司來管理工作是一個巨大的損失。電力公司涉及的部門較多，這就導致了公司內(nèi)部文件較多。靈活使用文檔可以為電力企業(yè)管理帶來許多益處。事實上，文檔的開發(fā)和使用主要是收集和整理公司檔案、提取重要數(shù)據(jù)、分類對其進行有效的使用。這個過程雖不需要耗費大量的人力物力，但可以獲得很多寶貴的經(jīng)驗。同時，它也是一種非常方便快捷的提高企業(yè)管理水平的方法。在分揀這些材料時，必須派專業(yè)人員對其進行科學合理的分類管理，確保分揀工作的完整和細致，使分揀工作不會出現(xiàn)重復分類和錯誤分類的情況，從而有效地提高后續(xù)工作效率。

二、檔案利用工作概述

檔案利用是指電力企業(yè)的檔案室根據(jù)所收集的檔案內(nèi)容的豐富性，通過某種方式和方法，直接提供檔案信息，為企業(yè)的發(fā)展和建設服務的一種經(jīng)營管理活動。

（1）電力企業(yè)需要全面進行檔案的利用，以多種方式和手段滿足企業(yè)經(jīng)營中對相關重要檔案的需求。檔案管理員應充分掌握檔案使用的需求和范圍，幫助檔案使用者充分地利用檔案中的相關信息。

（2）為電力企業(yè)提供提示服務。當企業(yè)的相關人員到檔案部門檢查（借閱）檔案時，往往是非常緊急的，這就要求檔案的管理人員需要科學的建立一個高效的查閱系統(tǒng)，使檔案可以充分有效得到利用，確保檔案管理及利用不會失去保存和使用價值。

（3）檔案的編制和使用對于電力供應公司的整體運作至關重要，因此供電公司需要加強檔案的整體管理工作，確保檔案可以有效地開發(fā)利用。

三、檔案開發(fā)利用在供電公司全面管理中的重要作用

檔案的開發(fā)利用在供電公司的管理工作中的作用主要有以下幾個方面：

（一）奠定管理基礎

電力企業(yè)檔案應當包括設計項目、建設項目、單項工程的有關資料和電力企業(yè)內(nèi)部職工及業(yè)務往來的基本資料。檔案需要進行準確真實的記錄后交由公司進行統(tǒng)一的管理。一方面，可以了解近年來公司員工的組成和職能分配。對于電力企業(yè)的管理人員來說，可以通過檔案來更好地了解員工，并可以結合其特點來進行有效的組織工作分配，不僅可以改善員工以往的工作習慣，而且可以使員工充分的發(fā)揮自身的作用，有效提升電力企業(yè)的管理及運行效率。使公司處于一個和諧的環(huán)境中，運營效率自然也會得到提高。此外，管理層將通過檔案對企業(yè)的相關項目及業(yè)務環(huán)境也有更深入的了解。

（二）提供決策依據(jù)

供電公司在進行相關事務的決策時可以參考以往相同或相似案例的處理檔案來進行參考。對公司當前的發(fā)展有很大的參考價值。當供電系統(tǒng)在實際運行中出現(xiàn)類似問題時，可以結合檔案中的處理方法來有效地提升解決問題的效率，在進行處理的工作中根據(jù)以前的解決方案和目前的實際情況來進行綜合的考慮。相反，若檔案資料缺乏，決策過程的正確與否變得不確定，給供電企業(yè)的發(fā)展帶來了隱患。因此，通過建立檔案信息系統(tǒng)，總結過去遇到的問題和解決辦法，當企業(yè)再遇到類似問題時，管理者可以通過查閱檔案快速做出反應，從而為正確的決策提供可靠的科學依據(jù)，規(guī)避風險。

（三）提升經(jīng)濟效益

作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和日常管理的記錄，電力公司的檔案不僅反映企業(yè)過去的情況，而且最重要的是能夠反映與生產(chǎn)有關的信息，其中包含的管理和運營方面的檔案可有效的幫助目前企業(yè)進行經(jīng)濟活動。

供電公司借用檔案對公司信息進行分析，可以解決發(fā)展中遇到的相關困難，為公司進一步創(chuàng)收提供良好的基礎。另一方面,根據(jù)企業(yè)情況和企業(yè)的需要,采取技術轉(zhuǎn)讓或其他可以利用的方式,為企業(yè)提供方案，結合檔案中貨物和技術方面的解決方法，獲得較好的經(jīng)濟效益。

（四）積累寶貴經(jīng)驗

縱觀電力供應企業(yè)的發(fā)展歷程，工程建設是不可或缺的，但檔案的開發(fā)與管理也不容忽視。電力企業(yè)檔案除書面登記外，還包含大量的專業(yè)數(shù)據(jù)、學術文獻、圖片、影像資料等，從這些資料中可以反映出電力供應企業(yè)的發(fā)展過程。電力公司在生產(chǎn)過程中留下的寶貴工作經(jīng)驗和技術核心，對促進公司的穩(wěn)定發(fā)展起著非常重要的作用。電力公司檔案保存了公司完整的技術成果和文化內(nèi)涵，電力公司在發(fā)展中不斷積累經(jīng)驗，促進綜合管理水平的提高，促進公司的發(fā)展。

（五）維護合法權益

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，電力行業(yè)也迎來了較好的發(fā)展機遇。電力供應公司的生產(chǎn)管理逐步規(guī)范，越來越重視檔案的開發(fā)和管理，甚至一些檔案可以作為維護公司合法權益的工具。任何企業(yè)的發(fā)展過程中都是不可避免涉及各方權利和義務，最原始、最真實的檔案資料是最直接、最有效的證明。對于查閱公司記錄，我們可以準確確定責任人，避免不必要的糾紛。如果沒有明確的支持和法律責任等完整的檔案材料進行參考，電力供應公司的形象將受到直接影響，可能會降低公司的企業(yè)形象。

四、企業(yè)檔案管理工作的問題及解決方法

（一）供電公司檔案管理人員管理水平普遍偏低

電力企業(yè)檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣。從這么多的檔案中很難找到有價值的信息。若想解決這一問題，不僅要有足夠的耐心，還要有高度的專業(yè)精神。然而，許多電力公司的員工不了解供電系統(tǒng)，整體素質(zhì)也不夠高，在這種情況下，檔案的利用不能達到預期的效果，實踐中也會出現(xiàn)很多問題，浪費大量的人力物力。為了保障檔案發(fā)揮作用，必須對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理人員認識到檔案管理在電力事業(yè)發(fā)展中的重要性。

（二）供電公司檔案管理工作受重視程度偏低

隨著社會的快速發(fā)展，企業(yè)和個人都逐漸適應了快速的生活方式。人們?nèi)菀仔纬筛≡甑男睦?，只關注表面，沉浸于過去。許多電力供應公司也沒有對企業(yè)檔案的管理給予足夠的重視，認為收集檔案的目的是收集數(shù)據(jù)，不僅不能直接受益，而且浪費現(xiàn)有資源。此外，還存在一些管理上的問題，如檔案不完整、不正確等，嚴重影響了企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理首先要樹立正確的管理理念，認識到檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要保障。

五、供電公司利用信息資源對檔案進行開發(fā)的研究

（一）積極探索創(chuàng)造良好的發(fā)展空間

檔案信息建設是一項非常重要的管理工作，其涉及面較廣。因此，必須對人力和物力資源進行全面管理和協(xié)調(diào)，確保檔案管理人員在經(jīng)歷了長期的工作后能夠積累豐富的管理經(jīng)驗。供電公司需要將工作人員的工作經(jīng)驗與相關的改進意見結合起來，推動檔案工作作用的發(fā)揮。相關負責人重視管理工作，認識到待開發(fā)檔案的重要性，仔細選擇適合當前開發(fā)的項目，并充分地對其進行專項的利用，以便更好地調(diào)動每個檔案主管人員的積極性，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的發(fā)展空間。

（二）積極開發(fā)尋求更好的發(fā)展方向

檔案管理中包含的大量信息是最原始的數(shù)據(jù)，涉及面廣，具有很大的參考價值。為了創(chuàng)造更大的效益，供電公司需要依靠合理的檔案資料參考，因此，供電公司可以積極聽取檔案管理人員的反饋信息，將檔案信息融入企業(yè)現(xiàn)實中，逐步使數(shù)據(jù)更加完善。實施有計劃、有針對性的檔案管理開發(fā)和利用。

（三）加強完善管理，提供更有利的保障

在職責范圍內(nèi)增強工作積極性和高度責任感，勇于創(chuàng)新，不斷探索適合檔案管理的創(chuàng)新舉措。檔案管理人員應該學習高科技管理，實現(xiàn)更高的檔案管理技術水平，推動檔案管理進一步發(fā)展，促進科技成果轉(zhuǎn)化。

供電公司可以經(jīng)常舉辦檔案信息發(fā)展研討會，不斷拓寬視野，豐富思想，提高研究工作的分析能力。

（四）逐步優(yōu)化檔案管理工作，提供可靠的基礎保障

檔案管理信息的不斷完善和豐富，既是檔案建設的根本任務，也是檔案可持續(xù)發(fā)展的動力。長期以來，檔案管理人員都將自己的全部精力和經(jīng)驗用于更好地為檔案管理服務，每個環(huán)節(jié)都需要精細化的操作。此外，檔案管理人員需要豐富其職業(yè)素養(yǎng)，并不斷改善企業(yè)和人們對檔案信息使用的需求。此外,還要注重檔案在館藏中的應用,通過運用現(xiàn)有的高新技術,逐步提高利用率，推動電子文件信息管理的廣泛應用，進一步促進檔案信息資源的有序發(fā)展。

六、結束語

總之，對于電力供應企業(yè)來說，檔案的開發(fā)利用對企業(yè)的發(fā)展起著重要的推動作用，是企業(yè)管理能力的直接體現(xiàn)。當前,在市場經(jīng)濟條件下,各行業(yè)之間的競爭日趨激烈,只有不斷提高企業(yè)的自我管理水平，才能在激烈的市場競爭中保持競爭力，謀求企業(yè)的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。