自然資源檔案管理工作初探

文·李衛(wèi)萍

自然資源檔案反映了城市規(guī)劃、土地利用、不動(dòng)產(chǎn)登記管理、林業(yè)監(jiān)管、礦產(chǎn)資源開(kāi)發(fā)等工作的歷史面貌，是自然資源部門(mén)服務(wù)中心、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生的有力支撐，對(duì)于充分發(fā)揮土地、不動(dòng)產(chǎn)、林業(yè)、礦產(chǎn)等各類資源優(yōu)勢(shì)，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和民生保障服務(wù)具有不可替代的重要作用。隨著機(jī)構(gòu)改革的不斷深入和政府職能的加快轉(zhuǎn)變，自然資源檔案管理職能持續(xù)加強(qiáng)，服務(wù)領(lǐng)域廣泛拓展，工作優(yōu)勢(shì)日益彰顯。自然資源檔案部門(mén)應(yīng)搶抓機(jī)遇，切實(shí)加強(qiáng)“資源、利用、技術(shù)、安全、保障”五個(gè)方面的工作，積極推動(dòng)自然資源檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

一、加快科學(xué)整合，構(gòu)建全面覆蓋的檔案資源體系

機(jī)構(gòu)改革前，國(guó)土資源檔案涵蓋了地籍測(cè)繪、礦產(chǎn)管理、土地征收、土地開(kāi)發(fā)利用等領(lǐng)域，機(jī)構(gòu)改革后又增加了城市規(guī)劃、不動(dòng)產(chǎn)登記管理以及草原、林地、濕地等專業(yè)檔案。自然資源檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)改革后的實(shí)際情況，按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）要求，及時(shí)修訂文件材料歸檔范圍和保管期限表，研究制定符合實(shí)際的自然資源檔案管理辦法，為做好檔案工作提供基本遵循。應(yīng)加大各類文件材料收集力度，督促文件材料形成部門(mén)按照“誰(shuí)形成誰(shuí)收集、誰(shuí)立卷誰(shuí)歸檔”的要求，扎實(shí)做好文件材料收集整理工作。特別是在開(kāi)展重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)同步做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保各類文件材料應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。應(yīng)樹(shù)立“大檔案”工作理念，穩(wěn)步推進(jìn)土地、不動(dòng)產(chǎn)、林業(yè)、礦產(chǎn)等各類業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)整合，確保自然資源工作開(kāi)展到哪里，檔案資源建設(shè)工作就跟進(jìn)到哪里。應(yīng)認(rèn)真做好電子文件歸檔工作，參照紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)要求，統(tǒng)一自然資源行業(yè)文件材料歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在辦公自動(dòng)化平臺(tái)、業(yè)務(wù)服務(wù)平臺(tái)開(kāi)發(fā)建設(shè)相應(yīng)的歸檔接口，把電子文件歸檔與各類業(yè)務(wù)工作流程無(wú)縫銜接，確保電子文件收集齊全、歸檔及時(shí)。

二、優(yōu)化服務(wù)功能，打造高效便捷的檔案利用體系

自然資源檔案部門(mén)應(yīng)樹(shù)立“向前一步、主動(dòng)服務(wù)”的工作理念，把服務(wù)中心、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生作為工作的目標(biāo)導(dǎo)向，圍繞城市公共設(shè)施建設(shè)、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)、老舊小區(qū)改造、城中村拆遷安置等重點(diǎn)工作，主動(dòng)對(duì)接用檔需求，創(chuàng)新服務(wù)形式，積極運(yùn)用新技術(shù)，改進(jìn)查閱方式，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，優(yōu)化工作流程，最大限度地為利用者提供精準(zhǔn)化服務(wù)。同時(shí)，充分發(fā)揮機(jī)構(gòu)改革后各類業(yè)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)綜合管理的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)自然資源檔案的開(kāi)發(fā)利用，形成深層次、高質(zhì)量的自然資源檔案編研成果，主動(dòng)為城市規(guī)劃、舊城改造、房地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)、林業(yè)監(jiān)管、礦山治理等提供專業(yè)化服務(wù)。在確保電子數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，充分整合各類自然資源開(kāi)放數(shù)據(jù)，積極推進(jìn)線上檔案資源的整合與共享，運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)建立一站式在線利用檔案服務(wù)平臺(tái)，依托電子政務(wù)網(wǎng)、自然資源門(mén)戶網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、手機(jī)APP等途徑提供全天候檔案信息查閱服務(wù)。重點(diǎn)加強(qiáng)與周邊區(qū)域、友好城市等關(guān)系密切地區(qū)自然資源檔案部門(mén)的聯(lián)絡(luò)，開(kāi)展廣泛的跨區(qū)域合作，探索建立互聯(lián)互通機(jī)制，打破檔案利用壁壘，為社會(huì)各界提供異地查詢、跨區(qū)域出證等便捷化服務(wù)。

三、提高防范能力，筑牢實(shí)用管用的檔案安全體系

機(jī)構(gòu)改革后各類自然資源檔案實(shí)現(xiàn)整合，檔案（館）室藏量大幅增加，對(duì)檔案安全管理工作提出了更高要求。面對(duì)新形勢(shì)，自然資源檔案部門(mén)應(yīng)重新修訂檔案安全管理制度，緊密結(jié)合實(shí)際完善應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)日常演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)急指揮和處置能力，把防范和化解安全風(fēng)險(xiǎn)的措施關(guān)口進(jìn)一步前移。應(yīng)切實(shí)改善檔案實(shí)體保管條件，嚴(yán)格按照檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)新建或改擴(kuò)建檔案庫(kù)房，提高檔案庫(kù)房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)檔案安全管理需要，增配控溫、去濕、消毒滅菌、滅火、防盜等專用設(shè)備，提高檔案庫(kù)房的防護(hù)能力。加強(qiáng)電子數(shù)據(jù)安全管理，按照信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)工作要求，建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系和檔案災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存和利用。對(duì)重要檔案實(shí)行異地備份，電子檔案異質(zhì)備份，確保重要檔案絕對(duì)安全。加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密的各項(xiàng)規(guī)章制度，經(jīng)常組織開(kāi)展保密工作檢查，健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除隱患，堵塞漏洞，把檔案安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低程度，嚴(yán)防檔案損毀和失泄密事件發(fā)生。

四、推動(dòng)改革創(chuàng)新，鍛造系統(tǒng)完備的檔案技術(shù)體系

加快推進(jìn)智慧檔案館（室）建設(shè)，把自然資源檔案信息化工作納入自然資源信息化總體規(guī)劃，加快數(shù)字檔案館（室）升級(jí)改造，充分依托“自然資源云”技術(shù)框架體系，積極采用大數(shù)據(jù)、智慧管理等技術(shù)，建立覆蓋收集、整理、保管和利用全流程的自然資源檔案管理系統(tǒng)。借鑒智慧城市建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，加快智慧庫(kù)房建設(shè)，充分運(yùn)用智能密集架、遠(yuǎn)程監(jiān)控、自動(dòng)化溫濕度控制系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)和手段，助力檔案實(shí)體管理。聚焦“數(shù)字賦能”，抓住檔案工作單套制改革契機(jī)，開(kāi)展電子檔案生成、收集、整理、鑒定、歸檔、利用、保管、銷毀的各個(gè)環(huán)節(jié)的研究，明確辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔范圍和電子檔案要素的構(gòu)成要求。加強(qiáng)新技術(shù)研發(fā)應(yīng)用，主動(dòng)學(xué)習(xí)金融、稅務(wù)、市場(chǎng)監(jiān)管等部門(mén)的工作經(jīng)驗(yàn)，積極爭(zhēng)取把自然資源檔案單套制改革列入上級(jí)主管部門(mén)和檔案部門(mén)的工作試點(diǎn)。比如可以選擇文件材料形成較多的不動(dòng)產(chǎn)登記作為自然資源檔案單套制改革的突破點(diǎn)，堅(jiān)持從文件材料形成源頭開(kāi)始，探索建立電子文件從形成到歸檔的全過(guò)程管理機(jī)制，逐步減少紙質(zhì)文件材料的形成環(huán)節(jié)和數(shù)量，確保單套制改革扎實(shí)推進(jìn)。加快各類業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，將各類業(yè)務(wù)檔案資料通過(guò)電子文件歸檔、原文掃描等方式，優(yōu)先把文字信息、遙感圖像信息、規(guī)劃圖信息等重要或常用業(yè)務(wù)檔案導(dǎo)入、整合到自然資源業(yè)務(wù)檔案管理平臺(tái)，提高檔案利用服務(wù)效率。特別要加快推進(jìn)“一次辦好”事項(xiàng)電子文件在線歸檔工作，盡快實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件在線歸檔、安全保存、方便利用。

五、堅(jiān)持多措并舉，建立完善有力的檔案保障體系

自然資源部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自然資源檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和工作考核指標(biāo)，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究、解決檔案工作的重大問(wèn)題。加強(qiáng)檔案工作人員配備、檔案庫(kù)房設(shè)置、設(shè)施設(shè)備采購(gòu)、檔案信息化建設(shè)等重點(diǎn)工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，為檔案部門(mén)提供人力、財(cái)力、技術(shù)等全方位的工作支持。加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，客觀分析機(jī)構(gòu)、人員、檔案資源、技術(shù)力量、業(yè)務(wù)職能等整合后出現(xiàn)的新問(wèn)題，探索建立各項(xiàng)配套制度，制定覆蓋自然資源全領(lǐng)域的檔案工作流程，使檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)閉環(huán)式管理，提高自然資源檔案管理的系統(tǒng)化、專業(yè)化和規(guī)范化水平。加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，把檔案工作人員教育培訓(xùn)列入單位干部教育培訓(xùn)計(jì)劃，選送檔案工作人員參加檔案工作主管部門(mén)、有關(guān)高校檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高做好檔案工作的業(yè)務(wù)素能。加強(qiáng)檔案宣傳工作，利用報(bào)刊、電視、網(wǎng)絡(luò)等新聞媒介，廣泛宣傳自然資源檔案利用典型事例，讓社會(huì)各界充分了解檔案的價(jià)值和作用，提高檔案工作的社會(huì)支持度和美譽(yù)度，為自然資源檔案工作營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍。