加強社會保險業(yè)務檔案管理標準化的分析思考

魯 冰

（淄博市張店區(qū)社會保險事業(yè)中心，山東 淄博 255000）

一、社會保險業(yè)務檔案管理標準化的重要意義

社會保險檔案作為一種專業(yè)檔案，是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷、生育過程中形成的對國家、集體、個人和社會具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的文件材料。這些文件材料既是社會保險事業(yè)發(fā)展的歷史見證，又是社會保險工作的重要依據(jù)，也是參保群體享受待遇的主要憑證。加強社會保險業(yè)務檔案標準化管理，是完善社會保險制度發(fā)展的支撐，也是實現(xiàn)社會保險經(jīng)辦工作又好又快發(fā)展的保證。

（一）社會保險業(yè)務檔案是促進社會保險制度完善的重要支撐。我國社會保險制度經(jīng)歷了從無到有、從弱到強，制度范圍從城市覆蓋到城鄉(xiāng)，參保群體從企業(yè)職工擴大到城鄉(xiāng)各類群體，保障過程更是貫穿了生老病死的生命全周期，社會保險制度不斷改革、發(fā)展和完善，城鄉(xiāng)一體化的社會保險基本制度基本建立，覆蓋全體人民的社會保障的安全之網(wǎng)構(gòu)建起來。能夠最真實、最詳盡反映社會保險制度歷史沿革的，就是在社會保險具體業(yè)務過程中產(chǎn)生的檔案材料。做好社保檔案材料的標準化管理，不僅是對當前制度發(fā)展演變的真實記錄，同時也能為制度的再發(fā)展再完善提供資料支撐。

（二）社會保險業(yè)務檔案是實現(xiàn)社會保險經(jīng)辦工作標準化的重要依據(jù)。城鄉(xiāng)一體化的社會保險制度基本確立，社會保險面向的群體涵蓋了社會各個階層，社保業(yè)務流程也越來越復雜。在具體過程中都會產(chǎn)生相應的社會保險檔案材料，對這些檔案材料的收集、整理、保存，能夠發(fā)現(xiàn)當前業(yè)務工作的問題和不足，規(guī)范和引導社保業(yè)務工作依法依規(guī)、真實有序，全面提升經(jīng)辦能力和管理水平，真正為廣大參保企業(yè)和參保群眾撐起民生的保護傘。

（三）社會保險檔案是保障個人權(quán)益的基本保證。勞動者從出生到參加工作，從參保到退休甚至去世，都要有社保檔案來記錄[1]。參保人從成為社會保險的保障對象后，會享受到醫(yī)療、養(yǎng)老、工傷、失業(yè)等各項保險待遇，這其中要經(jīng)歷參保申報、基數(shù)核定、繳費、關(guān)系轉(zhuǎn)移、待遇核發(fā)等各個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的社會保險檔案就是參保單位和個人參加社會保險的證明，也是信息申報、核算待遇、享受權(quán)益的依據(jù)。推進社會保險檔案管理標準化，是維護參保群眾切身權(quán)益的重要保證。

二、當前社會保險檔案管理標準化存在的問題

（一）檔案標準化管理意識薄弱。社會保險工作繁雜，面對的參保群體廣大，社保檔案數(shù)量逐年激增，數(shù)量大、內(nèi)容雜，管理的難度加大。大部分社會保險經(jīng)辦機構(gòu)把主要的工作精力放在如何服務參保對象、提升窗口服務效能上，更愿意把大部分人力物力財力投入到具體業(yè)務服務中去，對檔案管理的重要性和必要性認識不清、職責不明，對檔案管理的認識還停留在簡單保管、手工翻閱、應付檢查階段，不愿意投入必要的人財物用于庫房建設、設備配備、軟件更新上，導致現(xiàn)有的檔案庫房老舊、設備落后，給檔案完好保存增加了難度。由于對檔案規(guī)范化管理缺乏必要的重視，有些經(jīng)辦機構(gòu)雖已建立檔案管理制度，但制度流于形式，缺乏監(jiān)管，執(zhí)行力差，檔案管理粗放化。再加上專職檔案管理人員缺乏，人員素質(zhì)較低，導致檔案無序存放、隨意保存情況比較嚴重，造成社保檔案查找難、借閱難，甚至丟失損毀。

（二）檔案標準化管理能力不足。一是檔案硬件設備能力不足。有的經(jīng)辦機構(gòu)沒有設立專門的檔案室，沒有按照檔案庫房建設標準設計施工，沒有配備密集架、滅火器、去濕機、溫濕度測試儀等實施，沒有達到“九防”要求，社保業(yè)務檔案極易發(fā)生損毀。二是檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不高。由于受機構(gòu)人員編制等制約，部分單位人手明顯不足，大多數(shù)業(yè)務檔案都是由相關(guān)業(yè)務科室自行整理、分散保管，沒有設置專職專業(yè)的檔案管理人員，大都沒有經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識的學習和相應的檔案工作系統(tǒng)培訓，在檔案材料的收集、整理、入檔等操作不熟練，對各類保險檔案存檔的范圍不清，保存時限不明，且基本停留在人工階段，效率低、出錯率高，難以勝任新時代的檔案工作。三是檔案信息化能力不足。由于沒有現(xiàn)代化的檔案管理軟硬件設施，再加上具備檔案管理能力和計算機技術(shù)的復合型檔案管理人員匱乏，當前社會保險檔案管理還停留在人工階段，存儲形式也以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字影像、電子檔案占比較小，難以適應異地查閱、隨時調(diào)取的要求。隨著社會保險制度的不斷完善，目前的社保業(yè)務檔案工作模式難以滿足需求、適應發(fā)展的需要。

（三）檔案標準化管理規(guī)范不一。社會保險涵蓋了養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷和生育五大險種，由于地方社會保險機構(gòu)設置不同，既有“五險分設”的，也有“多險合一”的和“五險合一”的[2]，社會保險業(yè)務檔案就分別所屬于不同的經(jīng)辦機構(gòu)管理，形成了多部門管理的問題。而每個經(jīng)辦機構(gòu)對檔案的重視程度存在差異，不同險種的檔案管理缺乏一致性標準化的管理制度和管理程序，比如哪些檔案需要歸檔，整理歸檔的標準是什么，哪些檔案不需要歸檔，銷毀的手段有哪些，這些都沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這就造成了不同險種的業(yè)務檔案在歸檔范圍、保存期限、分類標準上存在明顯差異。同時，各個險種的社保檔案相對獨立，大都以紙質(zhì)檔案為主，難以實現(xiàn)檔案信息的實時共享，一個參保人的檔案可能分落到不同的經(jīng)辦機構(gòu)，查閱時需要往返多個機構(gòu)，甚至多個地區(qū)，給群眾造成不便。

三、加快社會保險檔案管理標準化的建議

一是增強社保檔案標準化管理意識。社會保險業(yè)務檔案記錄著參保人的一生，保障著參保人的基本權(quán)益，服務于參保人的生命全周期。社保檔案管理是否標準規(guī)范，關(guān)系到參保群眾參保、轉(zhuǎn)移、退休審批、待遇享受等切身利益。加強社會保險檔案管理，提高標準化管理能力，為加快推進社會保險制度全面覆蓋提供重要支撐，為提升社會保險經(jīng)辦能力和服務水平提供重要依據(jù)，為維護群眾切身利益提供重要保證。建立上下聯(lián)動、齊抓共管的檔案工作組織體制，加強檔案工作組織領(lǐng)導，成立檔案工作專項領(lǐng)導小組，緊密協(xié)作、全力以赴、加快推進檔案管理標準化工作；健全檔案工作重要議事制度，圍繞新問題、新要求，適時召開檔案管理專項會議，認真聽取檔案工作匯報，專題研究檔案工作中存在的重點難點問題，提出解決措施；健全檔案管理目標責任制度，層層壓實目標，落實到人、落實到月，切實加強檔案管理的責任擔當和主動作為，提高檔案標準化管理意識和管理能力。

二是建立健全檔案標準化管理制度。以《檔案法》《保密法》為參照，盡快制定適用不同險種、適合不同參保群體的規(guī)范標準的社會保險業(yè)務檔案管理辦法，改變社會保險檔案管理上的多部門交叉、混亂無序的狀態(tài)，逐步確立集中統(tǒng)一管理、規(guī)范有序、標準統(tǒng)一的社會保險業(yè)務檔案管理體系。建立社會保險業(yè)務檔案收集匯總和定期移交管理制度，本著對工作負責的態(tài)度，具體業(yè)務經(jīng)辦部門主動對社會保險檔案材料進行收集匯總，按時將業(yè)務經(jīng)辦過程中形成的具有保存意義的、已辦結(jié)的業(yè)務材料進行收集整理，并按照歸檔要求和歸檔標準，定期移交到檔案管理部門。建立社會保險業(yè)務檔案收集匯總制度，結(jié)合社會保險業(yè)務經(jīng)辦的性質(zhì)和特性，根據(jù)《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》要求，定時整理社會保險業(yè)務資料，以年份為單位，以險種為類別，實時編纂歸檔目錄。建立社會保險業(yè)務檔案立卷歸檔管理制度，檔案管理機構(gòu)對接收的檔案材料實時核查、分揀歸類、整理排序、入檔保存，并及時編制索引目錄，確保社會保險業(yè)務檔案齊全、準確、規(guī)范并利于長期保存。

三是推動社會保險業(yè)務檔案信息化建設。各級社會保險經(jīng)辦機構(gòu)要克服資金短缺的短板，積極向上爭取資金，加大財力投入力度，加大對檔案室的建設力度，及時配備與檔案管理信息化配套的軟硬件設施，購置高性能高品質(zhì)的檔案集中存儲設備，配備電腦、掃描儀、高拍儀、攝像機、錄音機等現(xiàn)代化裝備，為檔案信息化管理提供可靠的物質(zhì)保障。加快檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)利用，建設社會保險業(yè)務檔案應用平臺，推進社保電子檔案數(shù)據(jù)庫建設，及時將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為電子社保信息并錄入數(shù)據(jù)庫，同時涵蓋工商、稅務、醫(yī)保等與社保息息相關(guān)的各類有價值的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與社保經(jīng)辦系統(tǒng)、政務信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通、交互共享。

四是重點加強人員隊伍建設。社會保險經(jīng)辦機構(gòu)作為社會保險業(yè)務檔案的職能機構(gòu)，要高度重視社會保險業(yè)務檔案專兼職工作人員的引進、選拔和培養(yǎng)，根據(jù)社保業(yè)務檔案工作特點，將業(yè)務能力強、責任心強、工作細致的年輕干部安排到檔案管理崗位，加快檔案人才新老更替，建設充滿活力的年輕化檔案人才隊伍。注重檔案管理人才的培養(yǎng)，堅持“請進來、走出去”，選拔優(yōu)秀人才外出參加各類檔案工作系統(tǒng)培訓，安排前往優(yōu)秀地區(qū)學習先進經(jīng)驗，積極邀請各級檔案專家開設檔案管理專家課堂，系統(tǒng)講授檔案管理專業(yè)知識，了解和熟悉收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，不斷增強檔案管理人員檔案素養(yǎng)和業(yè)務能力。鼓勵檔案管理人員參加在職教育與半脫產(chǎn)學習培訓，擴寬檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，努力提高檔案管理隊伍的標準技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。依托專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育平臺，每年按要求完成網(wǎng)絡學習，修滿學分并考試合格，提高檔案人員專業(yè)技術(shù)能力。積極引進和培育復合型檔案管理人才，除熟悉檔案收集整理編纂等檔案基本知識外，重點引進熟練掌握攝影技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡安全技術(shù)、系統(tǒng)開發(fā)應用技術(shù)的現(xiàn)代化人才，打造一支知識面寬、業(yè)務素質(zhì)強、技術(shù)高精尖的現(xiàn)代化檔案管理人才強隊，為社會保險業(yè)務檔案管理標準化奠定人才支撐。