文書工作在檔案管理工作中的重要性分析

文/劉雷（昌樂縣文化市場綜合執(zhí)法大隊(duì)）

在各個單位中，文書檔案管理工作負(fù)責(zé)對企業(yè)各部門重要的文件進(jìn)行管理，其不僅關(guān)系到部門的日常管理，還深刻影響著部門的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，企事業(yè)單位必須不斷對文檔文件相關(guān)工作進(jìn)行加強(qiáng)與完善，通過創(chuàng)新工作理念與工作場所等方式，使所有文書管理工作與各部門達(dá)成良好的溝通與協(xié)調(diào)，對各項(xiàng)工作的順利開展提供幫助與依據(jù)，使公司管理更加科學(xué)合理。新時期下，檔案管理工作要想適應(yīng)時代發(fā)展需求，需要對檔案管理工作效率進(jìn)行創(chuàng)新與改革，并以實(shí)際工作情況為依據(jù)，合理選擇適應(yīng)自身發(fā)展的工作制度和方法，為文書工作的有序開展提供保障，進(jìn)一步提升單位的工作效率[1]。

一、文書工作對檔案管理工作的影響

（一）文書文件的規(guī)范性間接決定了檔案管理工作的效率

文書工作中對文件的整理主要包括編目、編號、排列、分類與裝訂等，文件的整理工作具有一定的規(guī)則與規(guī)范。一般來說，文書文件的規(guī)范性決定了文件材料的質(zhì)量，進(jìn)而對檔案歸檔效率造成影響，規(guī)范的文件管理工作能夠避免出現(xiàn)返工的現(xiàn)象，檔案管理效率必然得到提升。

（二）文件收集的齊全性對檔案完整程度造成影響

當(dāng)前企事業(yè)單位的文書處理工作一般都使用統(tǒng)一的公文系統(tǒng)，導(dǎo)致單位工作人員過于注重公文系統(tǒng)內(nèi)的線上流傳文件，部分系統(tǒng)以外的賬外流傳文件受到了忽視；或者過于注重電子版文件，而忽視了因特殊原因產(chǎn)生的外來紙質(zhì)文件。由于歸檔人員對公文系統(tǒng)過于重視等人為因素，很容易造成有價值的文件流失。文件收集與整理是文書工作中重要的基礎(chǔ)與前提，文件收集齊全才能保證檔案的完整性與多樣性[2]。

（三）文件制成的標(biāo)準(zhǔn)性決定檔案的持久性

文件書寫所用的材料與規(guī)格決定了文件的制成工作成效。具體來說，為保證文件的使用耐久性，書寫材料應(yīng)選擇碳素墨水，確保書寫內(nèi)容清晰可辨識。為保證文書制成的標(biāo)準(zhǔn)性，在選擇用紙規(guī)格方面，應(yīng)盡量避免用紙規(guī)模參差不齊，字跡模糊、紙質(zhì)老化的紙張一概不使用，以保證檔案文件壽命。通過對文件制成標(biāo)準(zhǔn)性進(jìn)行嚴(yán)格控制，對紙張的歷史面貌、材料內(nèi)容、自身特色等進(jìn)行有效保護(hù)，確保檔案文件能夠長期保管與使用。

（四）文件歸檔的價值決定檔案的利用效益

根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，相關(guān)部門要做好歸檔文件的篩選，在大量的文件資料中應(yīng)該選擇憑證價值與利用價值較高的重要文件資料。鑒于此，相關(guān)文件在歸檔之前應(yīng)該首先對其價值進(jìn)行鑒定，深入分析該文件可能給企業(yè)帶來的效益，如果歸檔管理過于寬泛，那么不僅會對管理成本造成影響，還會增加檔案利用人員的時間成本壓力，由于檢索需要浪費(fèi)大量的時間，一定程度上會對查準(zhǔn)率造成影響。

二、文書管理和檔案管理工作的聯(lián)系

文書管理與檔案管理是密不可分的兩個環(huán)節(jié)，在整個管理流程中，這兩項(xiàng)工作是相互銜接的。只有加強(qiáng)二者工作銜接過程的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的有機(jī)集合，才能保證文書管理與檔案管理工作的有序開展。首先，文書管理與檔案管理工作在工作對象和工作任務(wù)方面具有很大差別，其中，文書管理的工作任務(wù)是對文件的保管、整理、督辦、分辦、手法等工作流程進(jìn)行管理，而檔案管理主要是對文件進(jìn)行利用、保管、鑒定與編目等。站在這個層面上，文書管理工作是檔案管理工作的前提，而檔案管理是文書工作的延伸與最終的歸宿。其次，文書管理與檔案管理項(xiàng)目互相促進(jìn)，聯(lián)系密切。沒有齊全的文件，就沒有完整的檔案，文書文件的質(zhì)量直接決定了檔案的質(zhì)量，只有處理好文書工作，才能為檔案管理工作提供基礎(chǔ)與條件[3]。反之，檔案管理提高了對歸檔文件的要求，也能夠促進(jìn)文書工作更加系統(tǒng)化、規(guī)范化。通過對檔案管理中組卷合理性進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，對管理期限進(jìn)行界定，形成對文書工作的全面檢查，對文書工作來說是一種優(yōu)化。

三、文書工作對檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性工作，并且文書管理工作具有較強(qiáng)的保密性與專業(yè)性，在今天市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的背景下，相關(guān)文書檔案管理人員應(yīng)該充分意識到文書工作的重要性。文書工作在單位各部門工作中起到良好的指導(dǎo)作用，可為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供保障，關(guān)系到企業(yè)的長久發(fā)展。因此，對于文書管理工作過人員而言，應(yīng)該對檔案管理重要性形成深刻的認(rèn)識與理解，積極面對檔案工作中存在的問題并及時采取合理的解決措施，切實(shí)提升檔案管理整體水平。對于企事業(yè)單位來說，文書檔案同時兼具歷史憑證于參考的作用，面對社會發(fā)展的新局勢，文書檔案管理迎來了全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，相關(guān)人員應(yīng)該不斷對管理方法和手段進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平，加強(qiáng)文書崗位工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，對于提升檔案管理效率具有深遠(yuǎn)意義。

四、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案收集與整理不符合規(guī)范

一方面，檔案材料的收集不規(guī)范，相關(guān)的文書人員在處理文件、用紙和版記方面的操作不規(guī)范。沒有按照國家頒布相關(guān)公文中的規(guī)定進(jìn)行操作，具體來說，文書檔案收集不規(guī)范主要包括以下幾個方面：文件用印不合理、格式不恰當(dāng)，缺少時間、編號、著名與標(biāo)題等因素、主題用詞不準(zhǔn)確或缺少主題、書寫用紙不規(guī)范、公文紙張裝訂或規(guī)格不符合要求等。

另一方面，歸檔文件的整理不符合規(guī)范，導(dǎo)致檔案材料不完整。我國檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中明確規(guī)定檔案歸檔各項(xiàng)操作流程，但是實(shí)際操作中，文書人員并沒有按照要求進(jìn)行，在整理歸檔材料時，存在較多不規(guī)范操作，例如，歸檔材料字跡沒有使用紙質(zhì)較好的復(fù)印紙，而是使用傳真紙，字跡很容易就會消失；注重檔案正文的收集，而忽視了說明文件與其他附件；只收集紙質(zhì)材料，沒有考慮到其他材料等。上述問題對檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了一定阻礙，嚴(yán)重影響了檔案文件的質(zhì)量與最終使用效果。

（二）文書管理效率低，缺乏各部門的協(xié)作與配合

現(xiàn)實(shí)生活中，很多企事業(yè)單位對文書文件管理工作不夠重視，在文檔的管理過程中，仍然沿用傳統(tǒng)的設(shè)備和方法，導(dǎo)致文書管理工作與現(xiàn)代社會脫節(jié)，難以適應(yīng)時代發(fā)展要求。通常情況下，由于缺少計(jì)算機(jī)設(shè)備，很多單位資金短缺比較嚴(yán)重，一定程度上影響了文書管理的工作效率。例如，很多文書管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)不能有效識別，管理概念無法及時更新，在大量無效工作上浪費(fèi)時間，管理工作效率顯著下降[4]。

除此之外，文書文件廣泛貫穿于單位各個部門與科室，在各部門的積極協(xié)作與配合下，歸檔工作才能有序開展。但是現(xiàn)實(shí)生活中，各部門工作人員配合程度往往不高，很多人員覺得自己留檔比較方便，沒必要將部門文件交付給統(tǒng)一的部門管理。由于各部門工作人員的不配合，文書管理人員的工作積極性受到了較大影響，很多重要文件沒有及時歸檔管理，長此以往，文書管理流失大量重要文件，管理效率偏低。

（三）文書管理人員素質(zhì)水平較低

在大多數(shù)管理者心中，認(rèn)為文書管理工作比較簡單，幾乎每個人都可以勝任。然而，文書管理工作并不像想象的那么簡單，不僅需要一定的員工技能，也需要較高的專業(yè)技能水平。單位行政崗位與文書管理崗位的工作人員往往年齡較大，管理方法比較落后，很難吸引年輕的新時代人才，工作效率普遍較低；大多數(shù)文書崗位員工甚至不懂得使用信息技術(shù)，文書檔案管理工作很難有效開展。

五、文書管理工作的強(qiáng)化對策

（一）加強(qiáng)文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文書文件的管理是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的好壞決定了檔案質(zhì)量的高低，如果沒有高水平高質(zhì)量的文件材料作為基礎(chǔ)，很難提高檔案質(zhì)量。因而，要想保證檔案管理工作成效，首先要做好文書文件的規(guī)范化管理，具體來說，在實(shí)際工作過程中，處理文書文件時，應(yīng)該本著為檔案管理做好基礎(chǔ)與鋪墊的心態(tài)，加強(qiáng)文書工作與檔案工作的一體化發(fā)展。為了更好地推動各項(xiàng)工作開展，文書管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對文件材料質(zhì)量的把控，統(tǒng)一規(guī)范文字的格式標(biāo)準(zhǔn)與紙張的大小標(biāo)準(zhǔn)等。同時，文件材料的起草、批閱、修改等操作不允許使用鉛筆、紅墨水、圓珠筆等。為保證及時準(zhǔn)確地處理文件，應(yīng)該及時做好收發(fā)文件的記錄與登記，文件一旦缺失，可確保及時找出原因[5]。需要注意的是，要做好外出開會記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話記錄等賬外材料的收集與處理工作，以進(jìn)一步保證檔案的完整性。

（二）加強(qiáng)各部門的合作，強(qiáng)化文書收集工作效率

作為文書管理工作人員，應(yīng)該充分了解業(yè)務(wù)部門正在進(jìn)行工作的開展情況，并對即將運(yùn)行的新工作進(jìn)行一定掌握，工作中要時常深入到各個部門中，確保及時獲得業(yè)務(wù)信息。同時，文書工作人員還要主動思考檔案工作的核心，結(jié)合實(shí)際工作開展情況，對文書資料進(jìn)行收集與整理，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案部門與各部門的配合與協(xié)作，確保檔案收集過程順暢。另外，收集資料過程中要理清重點(diǎn)資料與普通資料的區(qū)別，將收集重點(diǎn)放在能體現(xiàn)單位現(xiàn)狀、歷史與發(fā)展方向的資料上

（三）做好檔案宣傳管理工作，形成資源利用意識

在檔案管理工作中，文書管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案管理部門要堅(jiān)持把文書管理作為一項(xiàng)長期的工作。無論是檔案管理制度與規(guī)章制度，還是管理體系與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，都需在制度和組織的層面上，形成一套系統(tǒng)完善的管理方式方法，以保證檔案管理工作能夠有序開展。很多大型企業(yè)事業(yè)單位，都是由各個基層的小部門組成的，檔案部門的各項(xiàng)文件資料也是在這些部門中收集得到的，文書檔案管理人員在工作中應(yīng)該充分發(fā)揮好各部門之間溝通交流的橋梁與紐帶作用，為文件收集工作提供便利。此外，文書人員要及時向單位管理者匯報工作情況，通過多種方式將相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行傳達(dá)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到文書工作的重要性，并給予一定的支持。在此基礎(chǔ)上，為適應(yīng)信息化建設(shè)要求，文書管理工作應(yīng)利用好高新技術(shù)，不斷對檔案管理工作進(jìn)行改革、創(chuàng)新，以時代發(fā)展新趨勢為依據(jù)，大膽利用各種技術(shù)手段，全面創(chuàng)新檔案管理方法。

新時代背景下，信息化建設(shè)的步伐不斷加快，作為文書檔案管理工作人員，應(yīng)充分利用好各種現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備與手段，努力提升自身的理論知識水平與檔案管理技能水平，確保檔案管理工作能夠滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展要求。總的來說，文書管理工作具有至關(guān)重要的作用與影響，能夠?qū)挝桓黜?xiàng)社會活動產(chǎn)生參考價值，文書管理工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識到文書工作的重要性，不斷提升自身素質(zhì)，進(jìn)而推動單位各項(xiàng)事業(yè)有序開展。

（四）加強(qiáng)文書人員技術(shù)水平

新的發(fā)展時期帶來了新的發(fā)展體制，也對員工素質(zhì)提出了較高的要求。各單位在文書管理人員的招聘工作中，應(yīng)根據(jù)具體需要，篩選出專業(yè)技能較強(qiáng)、文獻(xiàn)素養(yǎng)較高的專業(yè)人員。與此同時，單位要定期開展文書管理人員的培訓(xùn)教育活動，加強(qiáng)文書人員對自身工作的認(rèn)識，切實(shí)提升人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。還可以在內(nèi)部建立考核激勵制度，充分調(diào)動員工工作積極性，鼓勵員工進(jìn)行創(chuàng)新。為進(jìn)一步提升文書人員隊(duì)伍的技術(shù)水平，單位還要在文書人員待遇與權(quán)利方面給予充足競爭空間，加強(qiáng)職業(yè)危機(jī)等的系統(tǒng)教育，鼓勵員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，為文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

（五）強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新

在文書檔案工作的強(qiáng)化過程中，離不開正確的文書檔案管理理念，文書工作應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)方面的創(chuàng)新，以現(xiàn)代化技術(shù)作為支撐，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，解決管理過程中的問題與困難。文件管理網(wǎng)絡(luò)是檔案信息化建設(shè)的主要構(gòu)成部分之一，首先，單位必須加強(qiáng)人員對技術(shù)創(chuàng)新的正確認(rèn)識，克服傳統(tǒng)的管理思想理念，確?？茖W(xué)研究者對文書管理形成正確的認(rèn)識，增強(qiáng)人員的是使命感與責(zé)任感，在鉆研過程中加強(qiáng)新技術(shù)與新方法的使用，確保滿足時代發(fā)展新需求；其次，管理者應(yīng)該將電子文書檔案納入統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將文書管理的技術(shù)創(chuàng)新視為信息化建設(shè)的一部分。將各類檢索、分類、收集的文件進(jìn)行合理利用，形成部門資源在線流通的信息流與資金流，其不僅決定了檔案管理技術(shù)能否取得進(jìn)步，而且關(guān)系到單位信息化建設(shè)能否成功。

六、結(jié)語

綜上所述，新局勢下，各單位文書管理在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，管理人員應(yīng)該積極克服落后的管理方式與理念，不斷對自身行為進(jìn)行創(chuàng)新改善，加強(qiáng)工作方式的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，積極與各部門進(jìn)行配合與協(xié)調(diào)，進(jìn)一步加快現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。通過對文書管理工作進(jìn)行完善創(chuàng)新，推動檔案事業(yè)發(fā)展。