數(shù)字化檔案館建設(shè)問題探究

劉玉慧

摘 要：如今的時代，正是從工業(yè)到后工業(yè)時代向信息化時代過渡的時期，在計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)充分普及的情況下，信息才得以被普遍的數(shù)字化，由此帶來了信息突破時間、空間的限制。檔案館具有廣泛的社會功能，其不僅積累和保存了國家和地方歷史發(fā)展的檔案，同時也肩負(fù)著向全社會傳播信息以及宣傳的重任。尤其是綜合性檔案館，在我國社會主義物質(zhì)文明和精神文明的建設(shè)中起著重要的作用。隨著信息化時代的到來，檔案館的信息化建設(shè)已成為一個重要的課題。本文通過我國當(dāng)前檔案館的現(xiàn)狀及存在的問題，以及檔案館數(shù)字化建設(shè)研究進(jìn)行了相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案館;建設(shè)研究

當(dāng)今社會已經(jīng)步入到數(shù)字化時代，數(shù)字化時代是指信息領(lǐng)域的數(shù)字技術(shù)向人類的各個生活領(lǐng)域推進(jìn)的過程。數(shù)字化檔案館是指對一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，使其存儲載體發(fā)生變化，由紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字檔案。而電子文件檔案館則是指這些文件的形成初期就是以電子的形式存在的，沒有紙質(zhì)實(shí)體，其后期利用和歸檔都是以電子形式，直接進(jìn)行數(shù)字化操作。尤其是大眾傳播領(lǐng)域內(nèi)的傳播技術(shù)和傳播手段，以數(shù)字制式全面代替了傳統(tǒng)模擬制式的轉(zhuǎn)變過程。數(shù)字技術(shù)已成為現(xiàn)代各類媒體的核心技術(shù)，并得到了廣泛的應(yīng)用。

檔案館是面向社會、面向廣大群眾，為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)服務(wù)的信息中心和文化中心，肩負(fù)著向社會傳播信息及宣傳的重任，在我國的傳媒領(lǐng)域中占據(jù)著重要的地位。檔案，是歷史的真實(shí)記錄，也是國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、文化、國防建設(shè)以及外交、教育的可靠依據(jù)。我國各級檔案館保存的數(shù)量龐大的各類檔案，是我們中華民族的寶貴財(cái)富。而如此規(guī)模龐大的檔案數(shù)量，需要有效的進(jìn)行管理。因此，科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個檔案館業(yè)績和管理水平的重要尺度。

在進(jìn)入到信息數(shù)字化時代的今天，我國檔案館的檔案管理工作順應(yīng)時代的潮流，與時俱進(jìn)，已進(jìn)入到數(shù)字化管理的階段。我們應(yīng)該清楚的認(rèn)識到，在檔案管理工作和數(shù)字技術(shù)融合的過程中，我國檔案館數(shù)字化建設(shè)取得了相當(dāng)?shù)某煽?，同時也存在著諸如數(shù)字化檔案館建設(shè)還不成熟等許多問題需要解決。

一、我國檔案館當(dāng)前檔案管理狀況及數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.我國檔案館檔案管理現(xiàn)狀

首先，在實(shí)施數(shù)字化檔案館建設(shè)之前，我國傳統(tǒng)檔案館的檔案多以紙質(zhì)材料、老式膠卷、影像等方式存儲，數(shù)量龐大，內(nèi)容眾多繁雜，需要檔案館動用大量人力資源進(jìn)行長時間清理、分檢、排序整理，時間長，工作量大，且極易出現(xiàn)疏漏。甚至因?yàn)闄n案館人員缺乏重視程度，導(dǎo)致一些年代久遠(yuǎn)的檔案，由于是紙質(zhì)文件，在保存或整理過程中，工作人員稍有不慎就會出現(xiàn)不可修補(bǔ)的損壞，帶來不可估量的損失。其次，傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案嚴(yán)重限制了信息的傳播速度和范圍，導(dǎo)致信息流通不暢，甚至信息封閉。最后，傳統(tǒng)檔案館在數(shù)字化時代，需要緊跟時代潮流，利用數(shù)字化技術(shù)加強(qiáng)建設(shè)改造，才能滿足廣大人民群眾的強(qiáng)烈需求。由此可見，檔案館數(shù)字化建設(shè)的緊迫性。

隨著近年來信息數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，我國檔案館緊跟潮流，積極進(jìn)行了數(shù)字化檔案的建設(shè)，在國家相關(guān)管理部門的大力支持和引導(dǎo)下，我國檔案館的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得了一定發(fā)展，相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)也已經(jīng)在檔案管理中進(jìn)行了有效應(yīng)用，已經(jīng)初步具備了數(shù)字檔案館的特征。

2.數(shù)字化檔案館的特征

（1）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息資源存儲

數(shù)字化檔案館是以二進(jìn)制編碼的數(shù)字方式存儲、處理館藏信息，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館。數(shù)字化信息存儲，是建立數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)，也是數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大、最根本的區(qū)別。數(shù)字化檔案館將經(jīng)過數(shù)字化后的檔案信息，采用數(shù)字的方式進(jìn)行處理，并通過互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)傳輸，形成一個數(shù)字檔案信息資源庫，各數(shù)字化檔案館通過互聯(lián)網(wǎng)相連，并通過標(biāo)準(zhǔn)接口來實(shí)現(xiàn)資源共享。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸平臺數(shù)字化

在數(shù)字化檔案館建立前，人們要查閱歷史檔案等信息，需要親自前往檔案館，通過復(fù)印、閱覽、拍照等形式獲取自己所需要的信息。在數(shù)字化檔案館建立之后，檔案資源等信息以數(shù)字化形式存在，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺為檔案信息的快速獲取提供便利條件。數(shù)字化檔案信息在傳遞過程中可同時進(jìn)行多項(xiàng)傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且可通過網(wǎng)絡(luò)方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程協(xié)助，利用者能夠突破時空的界限，能在任何時間任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需的信息。

（3）數(shù)字化檔案館可實(shí)現(xiàn)服務(wù)對象擴(kuò)大化和服務(wù)方式多樣化

檔案館數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以計(jì)算機(jī)存儲檔案信息。數(shù)字化檔案館的建立，將與其他檔案信息機(jī)構(gòu)及廣大用戶之間建立起更加緊密和廣泛的聯(lián)系。在用戶范圍擴(kuò)大化的同時，用戶需求信息類型也將變得更加多樣化、內(nèi)容更加廣泛化。

我國檔案館數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得了較快發(fā)展，具備了數(shù)字化檔案館的特征，管理技術(shù)也接近滿足了數(shù)字化的要求，但同時，在檔案館數(shù)字化建設(shè)中也存在著相應(yīng)的一些問題。

3.我國數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的問題

當(dāng)前，正是我國檔案館由傳統(tǒng)型向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時期，受到諸如個人觀念、原有制度以及技術(shù)掌握等問題的影響，在轉(zhuǎn)變中難免出現(xiàn)各種問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）傳統(tǒng)的檔案館管理方式和手段無法完全滿足數(shù)字化要求

我國的數(shù)字化檔案館建設(shè)尚屬于初始起步階段，缺少相關(guān)的專業(yè)化人才以及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，個別地區(qū)檔案館數(shù)字化建設(shè)還缺乏足夠資金來支持，因而導(dǎo)致在由傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，管理方式和手段相對落后，甚至相當(dāng)一部分檔案館還采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不但無法滿足數(shù)字化建設(shè)的要求，甚至在一定程度上限制了數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（2）數(shù)字化建設(shè)缺乏相應(yīng)硬件設(shè)施

很多檔案館尤其是一些地方上的檔案館，對檔案管理必備的設(shè)備設(shè)施不全，甚至相當(dāng)一部分設(shè)備已經(jīng)老舊、落后。有些檔案館面積小，整理室和檔案室混合在一起，根本無法滿足現(xiàn)代化管理的要求。數(shù)字化檔案館的建立需要大量高科技硬件設(shè)備，而在當(dāng)前我國檔案館中，在建設(shè)的初級階段，由于缺乏資金的投入，仍有大量的檔案館缺乏數(shù)字化建設(shè)的相應(yīng)硬件設(shè)備。因而，進(jìn)行現(xiàn)代數(shù)字化的檔案館建設(shè)也只能停留在初始階段，無法深入的發(fā)展。

（3）對數(shù)字化檔案館建設(shè)內(nèi)涵的理解偏差

檔案館數(shù)字化建設(shè)中，最常見的問題是由于缺乏專業(yè)數(shù)字化人才導(dǎo)致的觀念上的偏差。檔案館作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化交流的中心，其肩負(fù)著信息傳播、推廣的重任。數(shù)字檔案館的建設(shè)，一是為了方便檔案的管理，但最為重要的原因，是為了實(shí)現(xiàn)資源的共享、信息的傳播。開放、兼容、共享，才是數(shù)字化技術(shù)的本質(zhì)。由此可見，數(shù)字化檔案館的建設(shè)應(yīng)該是一個公開的、面向大眾的過程，其建設(shè)目的，是為了更好地滿足社會廣大人群對共享資料的需求，這也就決定了資源的充分公開化。而在如今的數(shù)字化檔案館建設(shè)過程中，許多人忽視了建立數(shù)字化檔案館的真正的原因，認(rèn)為所謂的數(shù)字化檔案館，只是簡單的將原有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料、信息等，轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的存儲，這是缺乏對數(shù)字化技術(shù)深刻理解而產(chǎn)生的觀念偏差，也是對數(shù)字化的一種錯誤理解。該問題的出現(xiàn)，也揭示了在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，思想方面教育的缺失，沒有系統(tǒng)性的對專業(yè)人才進(jìn)行培養(yǎng)，因而導(dǎo)致了無法全面客觀的進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，無法真正理解數(shù)字化檔案館建立后，可以完成資源的最大公開化、信息共享化，可以有效避免人力資源的浪費(fèi)。同時，有效提高檔案館資料的查閱效率，從而能夠更加快捷便利的滿足不同層次用戶的需求。

（4）缺乏系統(tǒng)性專業(yè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

數(shù)字化檔案館的建設(shè)，離不開專業(yè)人才隊(duì)伍?？v觀我國檔案館，數(shù)字化專業(yè)人才嚴(yán)重匱乏，管理人才觀念陳舊，延續(xù)傳統(tǒng)檔案館的管理模式，無法滿足數(shù)字化檔案館的管理要求。缺乏對專業(yè)人才系統(tǒng)性的培養(yǎng)，是現(xiàn)今我國檔案館數(shù)字化建設(shè)中的一大弊端。

（5）缺乏信息網(wǎng)絡(luò)安全意識

在進(jìn)入到信息時代后，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的人已經(jīng)無法離開網(wǎng)絡(luò)，由此引發(fā)的網(wǎng)絡(luò)安全問題越來越嚴(yán)重。網(wǎng)絡(luò)安全是一門涉及計(jì)算機(jī)科學(xué)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、密碼技術(shù)、通信技術(shù)、信息安全技術(shù)、數(shù)論、應(yīng)用數(shù)學(xué)、信息論等多種綜合性的學(xué)科。網(wǎng)絡(luò)安全是指網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件、軟件及其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)受到保護(hù)，不受偶然或惡意的原因而遭到破壞、泄露、更改，系統(tǒng)連續(xù)可靠正常的運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)不中斷。網(wǎng)絡(luò)安全從其本質(zhì)上而言就是網(wǎng)絡(luò)上的信息安全。數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全對于保護(hù)館內(nèi)珍貴資料不外泄，起著重要的作用。但遺憾的是，在數(shù)字化檔案館的建設(shè)過程中，對網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，還沒有完全引起相關(guān)管理人員足夠重視。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)的策略

1.數(shù)字化檔案館建設(shè)前，要全面規(guī)劃制定完善的數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字化檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)重要的工程，需投入大量的人力、物力及財(cái)力。在建設(shè)前，應(yīng)由上級管理部門統(tǒng)一制定發(fā)展規(guī)劃，做到統(tǒng)一部署、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理，從而保證數(shù)字化檔案館的建設(shè)能夠健康有序持續(xù)地發(fā)展。

2.提高上級領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字化檔案館建設(shè)的重視

得到領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好工作必不可少的前提條件，也是工作能夠順利進(jìn)行的有力保證。數(shù)字化檔案館的建設(shè)，離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。我們要提高領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字檔案館建設(shè)重要性的認(rèn)識度，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度直接決定了數(shù)字化檔案館建設(shè)工作能否順利開展。

在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，我們不難看到，一些地方領(lǐng)導(dǎo)對檔案館數(shù)字化建設(shè)并不以為然，在講究經(jīng)濟(jì)效益的當(dāng)下，認(rèn)為對數(shù)字化檔案館的建設(shè)并不能提高地方的經(jīng)濟(jì)效益。因此，冷漠應(yīng)對的領(lǐng)導(dǎo)有之，認(rèn)為數(shù)字化檔案館建設(shè)可有可無的領(lǐng)導(dǎo)有之。這些都嚴(yán)重阻礙了數(shù)字化檔案館建設(shè)的順利進(jìn)行，甚至?xí)蔀檎系K。這就要求我們要在上級領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一部署、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)的過程中，提高領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字化檔案館建設(shè)的重視程度，改變領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度，確保數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.加大力度完善數(shù)字化建設(shè)所需的軟、硬件設(shè)備

加大力度，盡快完善數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館離不開網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息通訊系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等一系列基礎(chǔ)設(shè)施。其中，網(wǎng)絡(luò)是建設(shè)數(shù)字化檔案館的首要條件，數(shù)字化檔案館建設(shè)依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，加快數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是數(shù)字化檔案館建設(shè)最關(guān)鍵的問題。

數(shù)字化檔案館建設(shè)在依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的同時，也要加強(qiáng)裝備與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相配套的硬件設(shè)備。沒有基本的硬件設(shè)備保障，是無法完成檔案的數(shù)字化管理建設(shè)。首先，對于數(shù)字化檔案館建設(shè)的硬件設(shè)備，要做到盡量大范圍的覆蓋，滿足最基本的硬件設(shè)備要求;其次，還要關(guān)注應(yīng)用系統(tǒng)，在兼具開放、包容、擴(kuò)展數(shù)字化特性的同時，擁有穩(wěn)定的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境，可以在最大程度上避免因系統(tǒng)內(nèi)部沖突、紊亂而造成檔案數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象;最后，要組建具有一定實(shí)力的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，切實(shí)有效的保障數(shù)字化檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全，有力保證檔案館中珍貴檔案資料的安全。

4.全力提高檔案工作人員的能力與素質(zhì)

數(shù)字化檔案館的建設(shè)及管理，需要大量的專業(yè)人才，尤其是綜合性高素質(zhì)人才。除了要具備傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識外，還要具備信息化、數(shù)字化知識，要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理知識。數(shù)字化檔案館管理人員還要具有一定的信息處理、分析和利用的能力，這樣才能成為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的管理員。因此，加強(qiáng)工作人員的技術(shù)培養(yǎng)，組建一支高素質(zhì)綜合人才隊(duì)伍，對數(shù)字化檔案館的建立至關(guān)重要，也是數(shù)字化建設(shè)過程中的必要環(huán)節(jié)。

5.合理資源轉(zhuǎn)換，提高檔案數(shù)字化效率，推進(jìn)館藏資源數(shù)字化進(jìn)程

檔案館的館藏資源數(shù)量巨大，如果要完全紙質(zhì)資料數(shù)字化，需要付出大量的人力、物力、財(cái)力和時間，有著巨大的工程量。要完成檔案館的數(shù)字化建設(shè)，并非要將所有的館藏資料全部進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，應(yīng)根據(jù)主次，采取分批分期的辦法，對于個別用戶量大、利用率高，有特色的檔案進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化。同時，還應(yīng)加強(qiáng)加快對檔案的數(shù)字化篩選、價值鑒定、上網(wǎng)利用，避免對無保存價值的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以節(jié)省大量的人力、財(cái)力和時間，加快數(shù)字化檔案館建設(shè)的步伐。

三、結(jié)束語

在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時代下，人們對信息的需求日益增加，同時也更加看重信息獲取的渠道以及快捷與否。數(shù)字化時代的到來，使得檔案館中保存的海量信息讓廣大人民得以分享，讓人們在知識海洋暢游的同時，充分體會到數(shù)字化檔案館所提供的便利、快捷的服務(wù)，而檔案館也真正起到了信息傳播、推廣的作用。因此，數(shù)字化檔案館建設(shè)是檔案館發(fā)展的必由之路，是未來的發(fā)展方向。盡管我們在數(shù)字化檔案館的建設(shè)過程中依舊存在著諸多的問題，但相信經(jīng)過不斷的改進(jìn)，數(shù)字化檔案館建設(shè)必將取得圓滿成功。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙 銳.數(shù)字化檔案館建設(shè)問題研究[J].蘭臺世界，2019

[2]陳扣英.數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的問題及其對策[J].城建檔案，2019

[3]楊 杰.推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)打造一體化服務(wù)平臺——新時代數(shù)字化檔案館建設(shè)的建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[4]陳正萍.數(shù)字化檔案館建設(shè)發(fā)展思路[J].江蘇科技信息，2019

[5]王 瑞.淺談數(shù)字化檔案館實(shí)施前的準(zhǔn)備工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013

[6]陳莉莉.數(shù)字檔案信息安全管理模式的具體實(shí)施[J].知識經(jīng)濟(jì)，2011

[7]中國科技信息研究所北京大學(xué)信息管理系北京圖書館[M].北京：北京圖書館出版社，1999

[8]烏家培.談信息經(jīng)濟(jì)與知識經(jīng)濟(jì)[J].情報(bào)資料工作，1998

[9]邱均平，段宇鋒，岳 亞.論知識管理與信息管理[J].中國圖書館學(xué)報(bào)，1999

（作者單位：聊城市房地產(chǎn)管理檔案館）