加強(qiáng)高校國有資產(chǎn)檔案管理的重要性及常見問題分析

趙雨恒

摘 要：高校國有資產(chǎn)檔案管理是資產(chǎn)管理中的重要一環(huán)，也是國家檔案的重要組成部分。本文將對高校國有資產(chǎn)檔案管理的重要性及目前工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并探究相應(yīng)的解決途徑。

關(guān)鍵詞：高校;國有資產(chǎn);檔案管理

高校國有資產(chǎn) ，指高校占有、使用的，依法確認(rèn)為國家所有，能以貨幣計(jì)量的各種經(jīng)濟(jì)資源的總稱。高校國有資產(chǎn)檔案，是指高校國有資產(chǎn)管理部門在辦理國有資產(chǎn)登記、管理、使用過程中直接形成的一切具有保存價(jià)值的文檔資料，是資產(chǎn)管理過程中非常重要的一環(huán)，也是國家檔案的重要組成部分。因此，切實(shí)加強(qiáng)高校國有資產(chǎn)檔案管理具有十分重要的意義。

一、高校國有資產(chǎn)檔案的重要性

高校國有資產(chǎn)檔案是資產(chǎn)管理部門工作的重要依據(jù)。高校資產(chǎn)數(shù)量大、類別多、使用分散。在通過政府劃撥、采購、捐贈(zèng)等途徑形成固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)過程中，完備的資產(chǎn)檔案就成了資產(chǎn)管理部門在資產(chǎn)購入、配置、使用、處置等方面的重要依據(jù)和真實(shí)記錄。對于全面掌握高校資金使用、優(yōu)化資產(chǎn)配置，進(jìn)行有效的資產(chǎn)管理，防范國有資產(chǎn)流失起著至關(guān)重要的作用。

高校國有資產(chǎn)檔案是高校辦學(xué)的重要指導(dǎo)。國家教委于1996年發(fā)布實(shí)施了《核定普通高等學(xué)校招生規(guī)模辦學(xué)條件標(biāo)準(zhǔn)》和《“紅”“黃”牌高等學(xué)校辦學(xué)條件標(biāo)準(zhǔn)》（教計(jì)[1996]154號），后因我國高等教育的發(fā)展和各項(xiàng)改革的推進(jìn)，于2004年又發(fā)布《普通高等學(xué)校基本辦學(xué)條件指標(biāo)（試行）》，充分說明高校的資產(chǎn)條件一直都是制約高校招生辦學(xué)的最根本因素。建立完備的國有資產(chǎn)檔案，便于高校領(lǐng)導(dǎo)層真實(shí)了解學(xué)校的“家底”，進(jìn)行資產(chǎn)效益分析，而后制定出適合本校各個(gè)階段建設(shè)發(fā)展的計(jì)劃，確保學(xué)校國有資產(chǎn)的保值增值，保障學(xué)校的正常辦學(xué)。

高校國有資產(chǎn)檔案為提高資產(chǎn)管理水平提供參考。資產(chǎn)檔案是對高校資產(chǎn)管理實(shí)踐活動(dòng)的一種客觀描述與記錄，是具體的資產(chǎn)管理實(shí)踐在檔案學(xué)中的映像反應(yīng)，而系統(tǒng)的資產(chǎn)檔案能很好的反應(yīng)高校資產(chǎn)管理水平，而資產(chǎn)管理水平是保障高校國有資產(chǎn)安全度和完整度的關(guān)鍵。通過對資產(chǎn)檔案內(nèi)容的分析、總結(jié)，資產(chǎn)管理部門就能從中獲取及時(shí)而充足的資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)，查漏補(bǔ)缺，進(jìn)而提升學(xué)校的資產(chǎn)管理水平，將國有資產(chǎn)保值增值落到實(shí)處。

二、高校國有資產(chǎn)檔案管理中的常見問題

1.資產(chǎn)檔案制度不健全

由于檔案工作的特殊性，在高校整個(gè)運(yùn)行過程中，相較于校內(nèi)的教務(wù)、財(cái)務(wù)、學(xué)工等主要工作，檔案工作一直屬于默默無聞的狀態(tài)，并逐漸邊緣化。大部分高校的檔案管理部門開展工作的政策依據(jù)僅有《檔案法》《保密法》《檔案法實(shí)施辦法》等基本的法規(guī)政策，以及不完善的校內(nèi)檔案管理制度。高校資產(chǎn)檔案管理工作主要涉及檔案和資產(chǎn)兩個(gè)部門，其中肩負(fù)學(xué)校各類檔案歸口管理工作的檔案部門幾乎沒有特別針對學(xué)校資產(chǎn)檔案的整理和歸檔制定詳細(xì)的存檔標(biāo)準(zhǔn)，沒有對資產(chǎn)管理部門的檔案管理工作起到切實(shí)的指導(dǎo)作用;資產(chǎn)管理部門自身對于檔案的管理認(rèn)識不到位，資產(chǎn)檔案資料的收集也是流于形式，沒有將檔案管理納入整個(gè)資產(chǎn)管理工作中去，沒有與資產(chǎn)的采購、使用、處置等環(huán)節(jié)緊密結(jié)合。不健全的校內(nèi)資產(chǎn)檔案管理制度，使得在實(shí)際的工作中，規(guī)范資產(chǎn)檔案管理成了一句空話。同時(shí)，資產(chǎn)檔案管理的主體工作承擔(dān)者--資產(chǎn)檔案管理員，也因?yàn)閷W(xué)校缺乏相應(yīng)的制度對其工作內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)定和嚴(yán)格約束，進(jìn)而迷失工作目標(biāo)。他們通常都處于獲取資產(chǎn)檔案的被動(dòng)從屬地位，收到什么就歸檔什么，完全缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，資產(chǎn)檔案管理混亂。

2.資產(chǎn)檔案材料不完備

由于高校國有資產(chǎn)檔案制度的不健全，資產(chǎn)檔案中所需的存檔材料沒有既定的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范，資產(chǎn)檔案管理人員的工作水平?jīng)]有相應(yīng)的規(guī)章制度加以約束，導(dǎo)致檔案缺失、不完整的情況頻頻發(fā)生。比如，由于高校擴(kuò)大規(guī)模、加速發(fā)展，資產(chǎn)采購量急劇增大，資產(chǎn)檔案管理任務(wù)重而繁瑣，即使目前檔案管理工作日趨信息化，檔案管理人員工作中仍然非常容易造成原始紙質(zhì)資產(chǎn)檔案遺失，原始電子文件因保存不善而丟失的情況。比如，當(dāng)出現(xiàn)2019年新冠疫情這樣的緊急情況，需要立即實(shí)施資產(chǎn)采購，那么資產(chǎn)管理部門往往會(huì)采取先采購后補(bǔ)采購審批手續(xù)方法，其后，因未能及時(shí)完善前期采購申報(bào)相關(guān)流程遺漏采購申報(bào)材料而造成資產(chǎn)采購檔案不完整，進(jìn)而出現(xiàn)資產(chǎn)漏入資產(chǎn)賬的情況，造成國有資產(chǎn)流失。同時(shí)也使得采購回來的資產(chǎn)因檔案材料不齊全，導(dǎo)致資產(chǎn)出現(xiàn)故障需要維修時(shí)得不到及時(shí)妥善的處理。再如，因校區(qū)搬遷或者資產(chǎn)經(jīng)手人員工作交接而造成的原始資產(chǎn)檔案丟失。對于高校而言，最原始的、也是最重要的資產(chǎn)檔案就是土地檔案。眾所周知，2000年左右國內(nèi)出現(xiàn)了較大范圍的高校合并潮，部分學(xué)校的土地檔案出現(xiàn)了或多或少的遺失，如原始的土地宗地圖，雖然可以在后期通過重新測量得到新的地圖，但是沒有了原始數(shù)據(jù)的支撐，仍然會(huì)給高校的土地資產(chǎn)管理帶來很大的麻煩。另外，在高校重組合并過程中，工作繁雜，很多批復(fù)文件也出現(xiàn)了保存不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，給后期工作帶來了不變。這些都直接或間接造成了學(xué)校國有資產(chǎn)的流失。

3.無形資產(chǎn)檔案管理薄弱

除土地使用權(quán)、信息化軟件類無形資產(chǎn)，高校無形資產(chǎn)還包括專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)、非專利技術(shù)等能為高校帶來巨大收益卻沒有具體實(shí)物形態(tài)的資產(chǎn)。而高校對于這部分無形資產(chǎn)的管理一直處于低效管理狀態(tài)，長期存在管理意識淡薄、管理方法混亂、評估核算缺失等嚴(yán)重問題，使得高校無形資產(chǎn)嚴(yán)重流失。

4.資產(chǎn)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊

隨著高校發(fā)展建設(shè)的日漸加快，高校的資產(chǎn)規(guī)模成幾何倍數(shù)的快速增長，但高校的資產(chǎn)管理部門卻普遍存在人員編制過少的問題。工作任務(wù)重、辦事人員少的情況下，資產(chǎn)檔案的整理、歸檔工作往往就會(huì)被忽視，即使能被注意到，最終也只能安排由部門一般工作人員兼任此項(xiàng)工作，甚至可能安排給即將退休的工作人員。而想要做好高校資產(chǎn)檔案管理工作，具備專業(yè)知識背景的高素質(zhì)資產(chǎn)檔案管理員是先決條件。人手緊缺，檔案管理專業(yè)知識欠缺，再加上思想上對檔案工作的不重視，最終導(dǎo)致資產(chǎn)檔案資料整理分類不規(guī)范、不準(zhǔn)確，存檔資料不完備，為高校國有資產(chǎn)管理工作的順利開展埋下隱患，也無法發(fā)揮資產(chǎn)檔案在高校辦學(xué)發(fā)展中應(yīng)起到的作用。

5.資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)落后

2018年教育部印發(fā)《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》，各高校都在加速信息化建設(shè)，但是唯獨(dú)在檔案管理信息化建設(shè)方面投入甚少。即使按上級要求使用了專門的檔案管理系統(tǒng)，但部分高校的資產(chǎn)檔案工作仍然還是采用傳統(tǒng)的管理模式，信息收集不及時(shí)、錄入不及時(shí)、更新不及時(shí)使得檔案管理信息化工作的優(yōu)勢未能充分體現(xiàn)。尤其是在教育儀器設(shè)備類檔案的信息化管理方面，由于信息化建設(shè)程度不高，設(shè)備使用者基本沒有辦法在第一時(shí)間了解設(shè)備的具體情況，直接影響了設(shè)備的操作效果，進(jìn)而影響到教學(xué)和實(shí)驗(yàn)效果。同時(shí)，資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的落后，使得高校在盤活大型資產(chǎn)時(shí)基礎(chǔ)信息獲取不及時(shí)，盤活過程困難重重，不利于高校國有資產(chǎn)的保值和增值。

三、提高高校國有資產(chǎn)檔案管理的具體措施

1.建立健全高校國有資產(chǎn)檔案管理制度

想要從根本上提高國有資產(chǎn)管理水平，高校領(lǐng)導(dǎo)層需要將國有資產(chǎn)管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，將資產(chǎn)檔案管理納入學(xué)校國有資產(chǎn)管理工作中，切實(shí)提高對資產(chǎn)檔案管理工作重要性的認(rèn)識，按照國家規(guī)定正確劃分國有資產(chǎn)檔案管理的范圍，從自身實(shí)際出發(fā)建立科學(xué)完善的資產(chǎn)檔案管理制度，規(guī)范其收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，為資產(chǎn)檔案工作提供管理依據(jù)，保證國有資產(chǎn)不流失，進(jìn)而探索“精準(zhǔn)管理、高效利用”的長效資產(chǎn)管理機(jī)制。

2.建立高校國有資產(chǎn)檔案管理工作考核機(jī)制

從事資產(chǎn)檔案管理的工作人員是否能按照相關(guān)制度、規(guī)定將資產(chǎn)檔案資料規(guī)范、正確進(jìn)行分類、整理、歸檔，將資產(chǎn)檔案管理工作落到實(shí)處，這需要高校建立相應(yīng)的考核機(jī)制，通過合理運(yùn)用評估考核活動(dòng)，明確評估考核指標(biāo)，激發(fā)全體資產(chǎn)檔案管理人員的管理熱情。在此過程中，學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門也要發(fā)揮出監(jiān)督作用，加強(qiáng)對評估考核的過程監(jiān)控工作。學(xué)校各部門安排專職資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部日常資產(chǎn)登記及使用情況記錄;資產(chǎn)管理部門設(shè)專職人員負(fù)責(zé)各部門資產(chǎn)檔案分類匯總整理工作，檔案管理部門配備專人負(fù)責(zé)學(xué)校國有資產(chǎn)檔案資料的歸檔工作，切實(shí)落實(shí)資產(chǎn)檔案管理責(zé)任，落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制，以評促建。

3.加強(qiáng)與重點(diǎn)國有資產(chǎn)檔案相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)

高校國有資產(chǎn)檔案中，流動(dòng)資產(chǎn)、房屋構(gòu)筑物、教學(xué)儀器設(shè)備、以及無形資產(chǎn)等重點(diǎn)資產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)歸口部門一般為高校計(jì)財(cái)處、基建處、教務(wù)處、信息化處和科研處，國有資產(chǎn)管理部門在進(jìn)行資產(chǎn)檔案管理工作時(shí)，一定要加強(qiáng)與相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)，明確歸檔范圍，確保資料歸檔及時(shí)，歸檔資料真實(shí)有效。

4.加強(qiáng)高校無形資產(chǎn)檔案的管理

目前高校國有資產(chǎn)管理中，注重有形資產(chǎn)，對無形資產(chǎn)的管理很不到位，無形資產(chǎn)檔案的管理更是一句無法落實(shí)的空話。由于相關(guān)的檔案管理法規(guī)中對于“無形資產(chǎn)檔案”這一概念，也沒有很明確詳細(xì)的管理?xiàng)l款說明。高校應(yīng)該探索無形資產(chǎn)檔案的管理途徑，從無形資產(chǎn)的創(chuàng)造、使用、轉(zhuǎn)讓、投資與權(quán)益分配，無形資產(chǎn)的申請、審查、鑒定、評估等方面加強(qiáng)無形資產(chǎn)管理，強(qiáng)化無形資產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)，落實(shí)無形資產(chǎn)的評估工作，進(jìn)而建立科學(xué)且合理的無形資產(chǎn)核算方法，將無形資產(chǎn)的價(jià)值量化，并形成系統(tǒng)的高校無形資產(chǎn)檔案的管理體系。確保高校無形資產(chǎn)的安全，保障高校的國有資產(chǎn)不流失。

5.加強(qiáng)歸檔資料的安全工作

作為資產(chǎn)檔案的歸檔材料，原件是最基本的要求之一。如果大量使用復(fù)印件或者打印件進(jìn)行歸檔，那么檔案作為原始憑證的性質(zhì)就會(huì)大打折扣，對于原件的保存顯得尤為重要，但是部分檔案原件由于年份過早，且用紙作為載體，時(shí)間一長，容易出現(xiàn)破損或者字跡模糊，導(dǎo)致信息丟失，無法確保檔案資料的安全性，這就要求檔案管理員要重視對紙質(zhì)檔案的保存方法。同時(shí)，隨著高校檔案管理方式的日趨信息化，電子檔案量成倍增長，電子檔案的使用使得各類信息的共享性和融合性大大提高，但是由于電子檔案在生成、傳送和存儲(chǔ)過程中易混、易損、易被修改的特殊性，資產(chǎn)檔案管理員在工作中一定要確保電子檔案的安全及真實(shí)性。另外，由于電子檔案在存儲(chǔ)方式上有別于傳統(tǒng)檔案，資產(chǎn)管理部門應(yīng)該設(shè)定專用的存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)終端，信息化管理部門也應(yīng)協(xié)助完善對資產(chǎn)電子檔案信息化設(shè)備的防護(hù)措施，切實(shí)將確保資產(chǎn)電子檔案的真實(shí)、安全、可靠工作落到實(shí)處。

6.提高高校國有資產(chǎn)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

高校國有資產(chǎn)檔案管理的水平一定程度上取決與工作人員的專業(yè)素質(zhì)。所以，高校需要加強(qiáng)對工作人員的崗前培訓(xùn)及日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)以資產(chǎn)檔案管理的政策、規(guī)范、細(xì)則和資產(chǎn)檔案管理相關(guān)軟件的使用為主要內(nèi)容的培訓(xùn)，不斷增強(qiáng)他們的理論水平、提高專業(yè)水平，強(qiáng)化自主工作意識，端正工作態(tài)度，提升整體工作素質(zhì)。有這些作為基礎(chǔ)，他們對工作的投入度就會(huì)顯著提高，工作效率和工作質(zhì)量也就能明顯改善，也就更愿意主動(dòng)結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新工作方法，使國有資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)入良性運(yùn)作的軌道。

同時(shí)，資產(chǎn)檔案管理人員也應(yīng)該保持相對的穩(wěn)定，不要平凡更換，若的確需要進(jìn)行工作變動(dòng)，應(yīng)該做到接替人員先到崗，提前熟悉資產(chǎn)檔案管理工作，并與原檔案管理員做好相關(guān)資產(chǎn)檔案的交接，核對無誤后，原檔案管理員才可以離崗。

7.提高高校國有資產(chǎn)檔案利用率

當(dāng)前高校的國有資產(chǎn)檔案工作處于“你有我就收，你查我才找”的被動(dòng)局面，資產(chǎn)檔案管理存在的問題都是在因具體任務(wù)需要調(diào)閱檔案的過程中發(fā)現(xiàn)的，更多的時(shí)候，一旦資料被歸檔，檔案資料就基本處于“沉默”的狀態(tài)。提高高校國有資產(chǎn)檔案的利用率，加強(qiáng)檔案信息分析，每年年末進(jìn)行一次資產(chǎn)清查盤點(diǎn)，核實(shí)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，凸顯資產(chǎn)檔案效能管理的作用。通過分析當(dāng)年及往年的資產(chǎn)檔案，查漏補(bǔ)缺，總結(jié)資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作方法，提高工作水平，最重要的是通過系統(tǒng)的檔案信息分析，尋找學(xué)校辦學(xué)決策依據(jù)，提高辦學(xué)決策的科學(xué)性，凸顯資產(chǎn)檔案的價(jià)值，使資產(chǎn)檔案管理工作從幕后走向前臺，從封閉走向開放，進(jìn)入廣大師生的視野，更好為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展而服務(wù)。

8.進(jìn)一步推進(jìn)高校資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)

高校需要進(jìn)一步推進(jìn)資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，搭建資產(chǎn)檔案信息管理平臺，并在平臺上進(jìn)行相關(guān)資產(chǎn)信息的針對性共享。如土地、房屋類資產(chǎn)檔案在學(xué)?；ㄌ?、法規(guī)處、計(jì)財(cái)處等部門間的共享，教學(xué)儀器設(shè)備類資產(chǎn)檔案在各院系間的共享等等。借助信息化平臺，發(fā)揮并擴(kuò)大資產(chǎn)檔案的作用。

9.加強(qiáng)國有資產(chǎn)檔案管理的宣傳工作

高校要不斷加強(qiáng)國有資產(chǎn)檔案管理的宣傳，可以將學(xué)校建設(shè)發(fā)展過程中因資產(chǎn)檔案管理不到位而導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失的實(shí)例收集、篩選、裝訂成冊，下發(fā)給各部門學(xué)習(xí)，不僅能夠使領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識到資產(chǎn)檔案管理的重要性，使資產(chǎn)檔案管理人員加深對自己工作的認(rèn)同感和責(zé)任感，也讓廣大師生建立對于資產(chǎn)檔案管理工作基本的認(rèn)識，各個(gè)環(huán)節(jié)一起努力，才能使國有資產(chǎn)檔案管理工作變得更加科學(xué)，保障高校國有資產(chǎn)的安全性和完整性，為高校的建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

綜上所述，加強(qiáng)高校資產(chǎn)檔案管理，切實(shí)落實(shí)管理責(zé)任，按照新時(shí)期高校發(fā)展的特點(diǎn)和具體要求，提高高校資產(chǎn)的綜合管理水平，是高校資產(chǎn)管理工作者需要積極探索的目標(biāo)。

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（作者單位：陜西省安康學(xué)院）