基層單位檔案信息化管理創(chuàng)新策略探討

杭書禮

摘 要：檔案管理工作是基層單位管理中的一項(xiàng)重要工作，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，現(xiàn)大部分單位的檔案管理工作正在走向信息化，檔案管理工作方式也由以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔形式轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)體、電子一體化歸檔。檔案管理工作信息化之后，工作質(zhì)效明顯提升。為適應(yīng)新時(shí)代檔案工作的新要求，本文就信息化下檔案工作的優(yōu)勢(shì)、存在風(fēng)險(xiǎn)、創(chuàng)新舉措提出一些想法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;工作質(zhì)效

收集資料、整理資料、存儲(chǔ)資料、查閱資料等都是構(gòu)成檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，我們通常采用紙質(zhì)形式存儲(chǔ)檔案，隨著工作時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案資料數(shù)量也越堆越多，占用空間、浪費(fèi)紙質(zhì)資源、查找困難、存儲(chǔ)條件要求較高等等都是傳統(tǒng)檔案管理模式之下我們能夠看到的問題。而在檔案工作與信息技術(shù)相融合之后，檔案管理變得更加便利高效，上面出現(xiàn)的各種問題也都迎刃而解，在日常工作時(shí)我們不再需要重復(fù)翻閱紙質(zhì)檔案資料，還可以根據(jù)需求快速檢索有針對(duì)性的材料。信息技術(shù)的有效運(yùn)用無疑給檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升帶來的新的契機(jī)。

一、檔案管理工作信息化后的優(yōu)點(diǎn)分析

1.提升檔案質(zhì)量的存儲(chǔ)質(zhì)量

采用傳統(tǒng)的檔案管理形式保存檔案資料，隨著時(shí)間的推移或者其他外界環(huán)境的影響，很有可能導(dǎo)致檔案資料無法長(zhǎng)時(shí)間保存，在以后需要查閱資料的時(shí)候會(huì)遇到一些紙質(zhì)檔案字跡不清晰難以辨認(rèn)、缺少頁碼等問題。但是采用信息技術(shù)保存檔案資料就能有效解決傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式下所面臨的這些問題。數(shù)字化的檔案資料存儲(chǔ)在硬盤、網(wǎng)絡(luò)云端等現(xiàn)代化的存儲(chǔ)設(shè)備中，還有一些重要的檔案資料我們可以進(jìn)行備份保存，這樣就能夠避免檔案資料的丟失或者損壞，能大大提升檔案資料的保存質(zhì)量，為以后檔案資料的查閱和使用管理等工作都提供了有力保障。

2.提升檔案管理的工作效率

檔案管理工作的效率偏低是傳統(tǒng)檔案管理工作中一直都面臨的一個(gè)難題，面對(duì)日常繁雜的檔案管理工作，管理人員工作量大、人手不足、管理方式落后等各種因素都是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的關(guān)鍵。在與信息化相融合之后，檔案管理工作的工作效率能夠得到有效的提升。傳統(tǒng)檔案管理工作中對(duì)檔案的分類歸集、檔案資料的檢索裝訂等工作內(nèi)容都能由電腦來代替，管理人員的工作強(qiáng)度能有效降低，很多重復(fù)性的工作管理人員都無需在操作。如果可以充分利用現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，就可以讓單位的檔案管理工作效率得以大幅度提升。

3.提升檔案資料的利用率

傳統(tǒng)的檔案管理工作更加側(cè)重于對(duì)檔案的收集、歸檔工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作更多的是起到保存重要工作軌跡的作用，而在分析檔案信息、充分利用檔案信息方面所做的工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。而在檔案管理工作信息化之后，檔案資料的利用率可以大大提高。比如，檔案資料管理單位可以借助檔案管理系統(tǒng)對(duì)之前做過的同類型工作的檔案資料內(nèi)容進(jìn)行分析，把之前好的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒，以此來提高工作效率等。檔案信息化之后，檔案管理工作人員不再需要頻繁進(jìn)入檔案室去翻找檔案，從檔案管理系統(tǒng)中簡(jiǎn)單的搜索就可以，這些便利條件讓檔案資料的利用率越來越高。

4.提高基層單位檔案管理的社會(huì)效益

單位的檔案管理工作是指對(duì)于目前基層單位檔案進(jìn)行整理和優(yōu)化，更加明確單位的相關(guān)信息。但是由于目前的一些基層單位對(duì)于檔案管理工作的不重視，因此使得檔案的管理工作不能得到很好的開展，嚴(yán)重的降低了基層單位檔案管理工作的效率，不利于基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展。為了應(yīng)對(duì)這種情況，事業(yè)單位應(yīng)該積極推進(jìn)檔案管理工作的改革，改良我國單位檔案管理的程序，從而提升基層單位檔案管理的效率。隨著我國目前經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國信息化技術(shù)水平得到了很大的提升，重視事業(yè)單位檔案管理工作，可以有效提高單位的服務(wù)質(zhì)量，提升基層單位的服務(wù)水平。重視基層單位的檔案管理工作改革，可以保證單位檔案管理信息的準(zhǔn)確性和安全性，更加高效的提高檔案管理工作人員的工作能力，基層單位也能獲得更高的社會(huì)效益，從而促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、檔案管理工作信息化所面臨的挑戰(zhàn)分析

1.檔案管理工作信息化建設(shè)較為薄弱

想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作，需要搭建開展信息化檔案管理工作的平臺(tái)，投入人力、物力與財(cái)力購買必須的硬件設(shè)備。但是當(dāng)前很多單位對(duì)檔案管理工作信息化建設(shè)的重視程度并不是很高，沒有為此設(shè)立專項(xiàng)資金來保障其順利運(yùn)行。所以，一些單位的檔案管理信息化建設(shè)工作還停留在表面階段，無論是從硬件條件還是從檔案管理平臺(tái)的搭建上都沒有落實(shí)到位。甚至有些單位只是簡(jiǎn)單認(rèn)為把檔案資料錄入到電腦中進(jìn)行保存就可以了，不需要使用太過專業(yè)化的檔案管理平臺(tái)，這讓檔案管理工作信息化的進(jìn)度比較緩慢。

2.檔案管理人員缺乏復(fù)合型人才

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科技含量極高的工程，但很多檔案管理人員不具備相應(yīng)的技術(shù)，極大阻礙了基層單位檔案管理信息化進(jìn)程，在基層單位檔案信息化建設(shè)的過程中，對(duì)人才的要求越來越高，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)，更要掌握自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，然而現(xiàn)階段，檔案部門缺乏足夠的復(fù)合型人才，普遍現(xiàn)象新手很多都非科班出身，年齡結(jié)構(gòu)不合理等，檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高，很難適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展步伐，因而無法保證信息化檔案管理工作順利開展，不利于發(fā)揮檔案在基層單位建設(shè)與發(fā)展中的作用。

3.信息化檔案資料的安全性有待提升

信息技術(shù)的發(fā)展雖然給檔案管理工作帶來了很多便利，能大大提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但是隨著而來的信息安全問題也凸顯出來。大部分單位所保存的檔案資料都是一些不能被外人知道的秘密性文件資料，這些資料如果發(fā)生泄露有可能為單位造成不可預(yù)估的損失，所以做好檔案資料的保密工作也是檔案管理中的重要部分。在檔案管理信息化的過程中，信息安全問題隨著而來，我們都知道網(wǎng)絡(luò)上的病毒程序和一些不懷好意的黑客會(huì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行攻擊，如果一個(gè)單位的檔案管理系統(tǒng)被病毒和黑客所攻擊就很有可能導(dǎo)致檔案資料的泄露?，F(xiàn)如今很多單位對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題不夠重視，防火墻做的也不夠完善，這樣就容易造成檔案信息被盜。

4.基層單位檔案管理的資料不健全

眾所周知，單位的檔案管理工作一直以來都是一項(xiàng)十分復(fù)雜且系統(tǒng)的工作。基層單位檔案管理接觸部門較多，因此檔案的數(shù)據(jù)處理信息也比較龐大。在單位檔案管理收集的過程中，特別會(huì)容易導(dǎo)致出現(xiàn)差錯(cuò)或者漏洞的情況，一些單位檔案管理人員在借閱檔案的過程中，如果不及時(shí)歸還或者丟棄，也會(huì)影響到單位的檔案管理工作正常開展，對(duì)于檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響。

三、創(chuàng)新檔案管理工作信息化的措施分析

1.提高對(duì)檔案管理工作信息化的重視程度

想要做好檔案管理信息化工作，要對(duì)其充分重視，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化工作對(duì)促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升有切實(shí)意義，單位從領(lǐng)導(dǎo)層一直到普通員工都要對(duì)此項(xiàng)工作有充分認(rèn)識(shí)。為此，從事信息化檔案管理人員可以與單位的領(lǐng)導(dǎo)溝通，在單位內(nèi)部宣傳檔案管理信息化的意義、作用等內(nèi)容，讓全體員工意識(shí)到做好檔案管理的信息化工作不是一兩個(gè)人的事情，而是關(guān)系到整個(gè)單位全體員工的未來發(fā)展，鼓勵(lì)所有員工積極配合檔案管理信息化工作。同時(shí)，單位的領(lǐng)導(dǎo)也要提高自己對(duì)檔案管理信息化工作的認(rèn)識(shí)，把這項(xiàng)工作當(dāng)成是能夠促進(jìn)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的一項(xiàng)日常工作，從管理制度的完善、對(duì)信息化檔案管理的質(zhì)量提出明確要求、培養(yǎng)專業(yè)化的信息化檔案管理隊(duì)伍等多個(gè)角度入手，不斷促進(jìn)單位檔案管理信息化工作的順利開展。

2.積極建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)

信息化檔案管理工作需要的不僅僅是工作理念更需要有技術(shù)支持，積極建設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)正是為做好此項(xiàng)工作提供必要的硬件條件。為了盡快搭建適合單位開展信息化檔案管理工作的平臺(tái)，單位需要投入人力、物力和財(cái)力，最好是為此項(xiàng)工作設(shè)立專項(xiàng)資金，可以找專業(yè)的第三方軟件服務(wù)商為單位研究開發(fā)功能更加完善的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理平臺(tái)需要具備的最基本功能包括電子檔案信息的錄入、紙質(zhì)版檔案資料的掃描、對(duì)檔案資料的關(guān)鍵字進(jìn)行檢索、對(duì)檔案進(jìn)行分類管理和歸檔、對(duì)重要的檔案資料可以進(jìn)行單獨(dú)備份等，除了這些基本功能外，單位還可以根據(jù)對(duì)檔案的利用情況選擇更加智能化的功能模塊。在搭建信息化檔案管理平臺(tái)的同時(shí)，單位也需要培養(yǎng)能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)的工作人員，這樣才能實(shí)現(xiàn)熟練使用和操作管理平臺(tái)的目的。

3.重視信息化檔案資料的安全性

很多單位存儲(chǔ)的檔案資料中有不能被外界隨意查閱的重要資料，這些檔案資料在存儲(chǔ)過程中可能會(huì)有密級(jí)管理要求，對(duì)誰有權(quán)限查看檔案、能否對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)制或者是借閱等都有比較明確的要求。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，檔案的密級(jí)管理同樣十分重要。為此，在檔案管理信息化過程中，單位可以對(duì)數(shù)字檔案資料進(jìn)行分級(jí)管理，對(duì)于普通級(jí)別的檔案資料，查閱權(quán)限可以適當(dāng)放開，而對(duì)于需要保密的檔案資料，一定要提高電子數(shù)據(jù)的保密能力。比如，單位可以對(duì)檔案管理平臺(tái)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置多級(jí)別密鑰來保護(hù)秘密資料。同時(shí)，單位需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻系統(tǒng)，如果發(fā)現(xiàn)有人侵入到檔案管理平臺(tái)要能夠及時(shí)發(fā)出警報(bào)和斷開網(wǎng)絡(luò)鏈接，對(duì)于不合規(guī)定的檔案查閱、下載等行為同樣也能夠發(fā)出警報(bào)和斷開鏈接;在檔案管理系統(tǒng)需要進(jìn)行升級(jí)的時(shí)候，如果升級(jí)后的系統(tǒng)與原來的系統(tǒng)不兼容，需要先對(duì)系統(tǒng)中的檔案資料做好備份等，這樣嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒瘷n案管理方式可以更好的提高信息化檔案資料的安全性。

4.提高檔案管理人員的信息化水平

在信息化背景之下，檔案管理工作人員僅僅有檔案管理相關(guān)知識(shí)是不夠的，還需要有較強(qiáng)的信息化水平，能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，并且能夠知道一些檔案管理信息化過程的原理等知識(shí)。為此，單位需要重視對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，可以通過定期培訓(xùn)、鼓勵(lì)自學(xué)等途徑提高他們的業(yè)務(wù)能力。為了能夠切實(shí)提升管理人員的業(yè)務(wù)水平，單位開展的培訓(xùn)形式最好更多的選擇實(shí)操類型的培訓(xùn)，或者是理論和實(shí)操相結(jié)合的培訓(xùn)形式。比如，單位可以組織開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)開發(fā)人員來對(duì)員工進(jìn)行實(shí)操培訓(xùn)，講解檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)的功能和各個(gè)模塊的使用方法，在講解的過程中安排互動(dòng)環(huán)節(jié)，讓檔案管理工作人員把自己平時(shí)工作中遇到的問題都提出來，在培訓(xùn)過程中及時(shí)解決。除了通過培訓(xùn)途徑來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，單位還可以設(shè)定檔案管理績(jī)效考評(píng)指標(biāo)，對(duì)檔案管理人員的日常工作情況進(jìn)行定期考核，這樣是促進(jìn)他們的工作積極性，促進(jìn)他們自主學(xué)習(xí)和提高。

5.完善基層單位檔案管理的制度

眾所周知，無以規(guī)矩，不能成方圓。因此在基層單位的檔案管理工作中，由于單位的檔案管理缺乏相關(guān)的管理制度，所以導(dǎo)致基層單位檔案管理工作人員對(duì)于檔案的管理程度不重視，基層單位的檔案管理工作質(zhì)量和效率也得不到很好的提高。只有基層單位檔案管理部門制定出相關(guān)的檔案管理制度，嚴(yán)格要求和規(guī)范檔案管理工作人員自身的工作方式和工作行為，從而提升對(duì)基層單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)要求，才能從根本上提高我國基層單位檔案管理的效率。就目前基層單位檔案管理工作水平來看，絕大多數(shù)的基層單位檔案管理制度都不是很完善，檔案的管理規(guī)范性很差，在基層單位檔案管理人員的工作過程中，很容易出現(xiàn)檔案資料的缺失或者損壞，查找信息不準(zhǔn)確等情況，嚴(yán)重影響到了基層單位檔案管理的效率，使得基層單位檔案管理工作受到了壓制。

6.規(guī)范基層單位檔案管理工作的程序

由于基層單位的檔案管理工作是一份復(fù)雜的工作，因此在單位檔案管理部門進(jìn)行檔案整合的過程中，如果沒有一套系統(tǒng)的檔案管理工作程序，就很不利于基層單位檔案管理工作的進(jìn)行，嚴(yán)重降低了基層單位檔案管理工作部門的積極性，也影響了檔案管理的效率。面對(duì)這種情況，基層單位就可以在檔案管理工作部門，依據(jù)劃分工作小組的形式，將基層單位檔案管理工作進(jìn)行有效的劃分，將一個(gè)比較龐大的檔案管理信息細(xì)分為細(xì)小的板塊，從而加強(qiáng)對(duì)于基層單位檔案管理的規(guī)范化處理操作。例如，在基層單位的檔案管理工作中，可以依據(jù)檔案的部門、年份、內(nèi)容進(jìn)行有效的拆分，將分好的檔案安置到不同的小組，在小組內(nèi)部進(jìn)行檔案的整理工作，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。在基層單位檔案整理完成之后，單位檔案管理有關(guān)部門可以依據(jù)檔案管理小組的表現(xiàn)進(jìn)行打分，對(duì)于其中表現(xiàn)優(yōu)異的小組進(jìn)行相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。通過這種方式，可以有效地提高基層單位檔案管理工作部門的工作效率，簡(jiǎn)化基層單位檔案管理工作，從而促進(jìn)基層單位檔案管理工作的順利開展。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案信息化是大勢(shì)所趨，檔案部門要跟上時(shí)代的步伐，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會(huì)，造福人民的事業(yè)，檔案工作者使命光榮，責(zé)任重大要以更加開闊的胸懷，開放的心態(tài)，更具創(chuàng)新的理念，積極推進(jìn)檔案信息化不斷深化和發(fā)展。

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（作者單位：常州市第一人民醫(yī)院）