地質(zhì)檔案管理工作存在的問題及解決對策

吳若然

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-3423

摘? 要：地質(zhì)檔案管理的重要性不言而喻，面對各種各樣問題的發(fā)生，管理者應(yīng)予以足夠重視，并結(jié)合地質(zhì)檔案管理工作的主要特點提出相應(yīng)的解決辦法。該文首先從設(shè)施及設(shè)備、檔案管理制度、資料共享這3個方面出發(fā)對當(dāng)前地質(zhì)檔案管理工作存在的主要問題進行了分析，然后明確了地質(zhì)檔案整理關(guān)鍵步驟，最后從信息技術(shù)應(yīng)用的角度提出了相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案管理? ?整理步驟? ?信息化? ?問題及解決對策

中圖分類號：G47? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791（2021）08（a）-0098-03

Problems and Countermeasures in Geological Archives Management

WU Ruoran

（Hainan Geological Economy Development Institute， Haikou， Hainan Province， 570206 China）

Abstract： The importance of geological archives management is self-evident. Facing the occurrence of various problems， administrators should pay enough attention to them， and put forward corresponding solutions based on the main characteristics of geological archives management. This article first analyzes the main problems existing in current geological archive management from three aspects： facilities and equipment， archive management system， and data sharing， and then clarifies the key steps of geological archives collation， and finally puts forward the corresponding countermeasures from the perspective of information technology application.

Key Words： Geological archives management; Sorting steps; Informatization; Problems and countermeasures

地質(zhì)檔案被認為是對地質(zhì)工作活動最真實的記錄，也是地質(zhì)工作具體成果的體現(xiàn)。加強地質(zhì)檔案管理工作有效性，提升質(zhì)量與品質(zhì)，是對地質(zhì)工作活動真實性的一種保護[1]。當(dāng)前地質(zhì)檔案管理工作依然存在不少問題，有些是客觀原因造成的，有些則是主觀為給予足夠重視所造成，如何處理和解決好工作中的種種矛盾，是每一位管理者需要認真思考的問題。

1? 當(dāng)前地質(zhì)檔案管理工作存在的主要問題

1.1 地質(zhì)檔案管理設(shè)施及設(shè)備不完善

在當(dāng)前地質(zhì)檔案管理工作中，因設(shè)施和設(shè)備不完善所導(dǎo)致的管理問題主要包含兩個方面：一是客觀環(huán)境，包括空間大小、溫濕度、房間通風(fēng)性、防火設(shè)施等;二是專業(yè)性工作設(shè)備，如電腦、打印機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以及各種移動電子設(shè)備等。所謂不完善，是指工作環(huán)境與工作內(nèi)容，以及工作必須要需求不匹配，比如：在面積不太大的密閉空間里，即便檔案存放空間足夠，但由于需要其他電子設(shè)備來支持工作完整性，因此必須留有足夠的空間擺放這些電子設(shè)備。再比如：在通風(fēng)性極差的檔案室里，安全設(shè)備準備得不夠齊全，這便增加了安全隱患。

1.2 地質(zhì)檔案管理制度不健全

地質(zhì)檔案資料不僅數(shù)量多，而且種類也十分豐富，任何一類資料都有很重要的作用，因此在歸檔和保存過程中需要占用大量的空間。就當(dāng)前管理而言，各地地質(zhì)職能部門都可以為檔案資料的管理保存設(shè)立專門的辦公室和管理空間，但將更多的重點放在相關(guān)地質(zhì)工程建設(shè)本身方面，并沒有對檔案管理工作設(shè)置合理完善的制度，只是以簡單的方式對管理者提出一定的規(guī)定和要求，無法形成一套集科學(xué)性、規(guī)范性特點于一身的用于指導(dǎo)和約束檔案管理人員的行為。

1.3 資料共享范圍不廣泛

對于地質(zhì)檔案管理而言，資料共享與信息共享在某種程度上具有相同作用，既然是共享，就需要有頻繁的資料傳遞行為發(fā)生。但由于該項工作本身并不需要太多人從事，且工作繁忙程度不高，因此相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)并未對資料共享問題予以足夠重視。事實上，高契合度共享行為對提升檔案管理效率能起到很大的促進作用，但若單方面認為檔案管理不會產(chǎn)生直接性經(jīng)濟效益，或因此而有意縮小資料共享范圍，盡管有相對專業(yè)的管理人員做支撐，工作質(zhì)量也很難得到提升。

1.4 管理人員水平有待提高

現(xiàn)代地質(zhì)檔案管理人員普遍在工作年限方面不久，而且他們普遍都缺少實踐的工作經(jīng)驗，雖然一部分人員有較長時間的工作經(jīng)驗，但是他們對于地理檔案管理方面的了解并非專業(yè)性的。對于當(dāng)前檔案工作而言，相關(guān)人員不僅需要具有較強的基礎(chǔ)能力，還需要具備一些其他專業(yè)的知識，這樣可以更好地滿足當(dāng)前工作方面的需求，以此提高他們的基礎(chǔ)能力[2]，同時還要不斷地學(xué)習(xí)全新的技術(shù)，這樣有利于更好地面對一些其他的問題出現(xiàn)，以此確保工作的有效展開。

2? 地質(zhì)檔案整理步驟

2.1 收集材料

材料收集是地質(zhì)檔案整理的第一個步驟，也是最為重要的一個步驟，高質(zhì)量和高效的材料收集，會對后面整理步驟產(chǎn)生積極的影響。在材料收集過程中，歸檔范圍、歸檔責(zé)任、歸檔時間、歸檔份數(shù)等，都是需要被細化的，必要時還需要對某些部分內(nèi)容進行量化。較為科學(xué)合理的方法是，根據(jù)全部工作內(nèi)容設(shè)計一整套流程圖，針對每一項工作內(nèi)容提出相應(yīng)的工作標(biāo)準，然后落實到各部門或崗位。流水化作業(yè)是很多人夢寐以求的，從實際效果看，這是一種比較好的作業(yè)形式，但也必須考慮到特殊情況的發(fā)生。

2.2 整理案卷

首先，對于入庫的各個項目，按照順序流水編號法編制案卷號，流水編號法符合唯一性和系統(tǒng)性要求，同時可以反映存檔的先后順序和全宗數(shù)量。其次，對收集到的材料進行整理，保證齊全、完整，簽章手續(xù)完備，去除重復(fù)文件。再次，針對單獨項目進行階段排列，包括設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工、驗收、評估等內(nèi)容，需要結(jié)合項目實際情況和具體流程。最后，遵照地質(zhì)資料原始形成順序和規(guī)律，從特征和屬性角度出發(fā)進行聯(lián)系，并進行分類，每一類別中的小項都需要按照特定規(guī)則進行排列，各類排列需要使用同一規(guī)則。

2.3 立卷歸檔

如果前面兩個步驟做得足夠好，完全依照標(biāo)準制度進行，那么立卷歸檔就會變得非常容易，且很少會出現(xiàn)錯誤。當(dāng)前地質(zhì)檔案管理通常分成紙質(zhì)和電子兩種不同形式的版本，但內(nèi)容卻是完全一致的，當(dāng)然，這也是該管理步驟的一項硬性規(guī)定，避免出現(xiàn)信息遺漏。

3? 解決對策

3.1 普及自動化辦公

自動化辦公在很多行業(yè)領(lǐng)域都得到了很好的應(yīng)用，相比較為復(fù)雜和深奧的智能化技術(shù)，自動化辦公實現(xiàn)起來更加容易，并且管理效果也非常好[3]。單從紙質(zhì)資料管理角度看，自動化辦公支持下檔案管理方式與其他無疑，但地質(zhì)檔案管理工作并不僅僅包括紙質(zhì)檔案管理，還有實物樣本管理，這便給自動化辦公帶來了難度。利用多媒體技術(shù)和計算機技術(shù)可有效解決這一難題，具體操作方式是，將實物樣本信息一一對應(yīng)地錄入進電腦，或采用硬盤記錄形成文件包，或采用光盤記錄收藏在光盤盒里，同時增設(shè)照片檔案管理項目，將紙質(zhì)檔案、照片檔案、實物信息檔案整合在一個文件目錄下，形成一個完整登記項目。這樣在操作和管理方式，很好地解決了實物材料不便被管理的問題。除此之外，在自動化辦公的支持下，數(shù)據(jù)信息檢索也會變得更加容易，多種信息搜索方式可以滿足管理人員的全部工作需求，從而提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3.2 完善地質(zhì)檔案管理制度

若想使地質(zhì)檔案管理變得更加科學(xué)化、合理化、標(biāo)準化、規(guī)范化，就必須有具體的管理制度做約束和支持[4]。但與其他工作制度不同，地質(zhì)檔案管理制度需要完全依照地質(zhì)資料形成的規(guī)律和特點來進行設(shè)計，要具有很強的客觀性。檔案管理的對象是一件件實實在在的檔案文件，文件所記錄的是真實性的人力行為與事件內(nèi)容，人工管理必須嚴格按照管理流程與標(biāo)準進行管理，以提升管理行為的有效性。結(jié)合前面論述，無論是紙質(zhì)資料管理，還是實物資料管理，都需要提前按特征做好管理分類，并明確每一項內(nèi)容的管理細則，這就是地質(zhì)檔案管理制度制定的過程。考慮到當(dāng)前檔案管理融入了更多數(shù)字化元素，因此如何做好人機互通，以及如何制定相應(yīng)內(nèi)容的規(guī)則，也是需要認真思考的。

3.3 建立地質(zhì)檔案管理數(shù)據(jù)庫

建立地質(zhì)檔案管理數(shù)據(jù)庫，主要是針對內(nèi)容豐富、種類眾多、工作量大的檔案管理。信息化技術(shù)的發(fā)展所帶來的最大好處就是方便了人們辦公，從技術(shù)角度講，數(shù)據(jù)庫本身并不是信息化時代下的產(chǎn)物，在計算機技術(shù)發(fā)展初期它就已經(jīng)存在了。當(dāng)前人們對數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用會更多聯(lián)系上數(shù)字化與智能化，但其核心功能和作用是沒有被改變的。應(yīng)用相應(yīng)技術(shù)建立地質(zhì)檔案管理數(shù)據(jù)庫，可幫助管理者突破管理失控限制，借助權(quán)威網(wǎng)絡(luò)平臺便能隨時隨地查閱和調(diào)取自己需要的資料，這在很大程度上提高了地質(zhì)檔案資料的利用效率。

3.4 提高地質(zhì)檔案管理人員的專業(yè)水平

地質(zhì)檔案管理自身的專業(yè)性比較強，對管理人員的要求也相對比較高，相關(guān)人員需要具備較好的職業(yè)能力，同時還要對于檔案的資料有所了解，這樣可以更好地做好相關(guān)工作，同時還要結(jié)合實際情況做好相關(guān)資料的考察與分析[5]。在實際開展相關(guān)工作的過程中，需要做好檔案的基礎(chǔ)考察，并合理地做好各項工作，這樣有利于更好地提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。一份合格的檔案資料往往需要檔案人員做好考察工作，同時還要做好資料內(nèi)容的整理，并與他人進行合作。為此，應(yīng)該做好對于相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，通過技術(shù)配合和操作培訓(xùn)等方面提高其自身的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力，并制定相應(yīng)的考核制度，這樣有利于更好地做好檔案資料的把關(guān)，提高相關(guān)工作的整體效果[6]。

4? 結(jié)語

從當(dāng)前地質(zhì)管理工作內(nèi)容和實效性看，需要解決的問題還有很多，雖然這些問題并不會引發(fā)致命性錯誤發(fā)生，但若不予以充分重視，將極大影響工作質(zhì)量和效率。該文所列舉的三點問題具有較強代表性，也是當(dāng)前急需解決的，所提出的解決對策則帶有較強信息化特征，若按這個思路發(fā)展下去，會有更多可靠的對策和管理方法被提出，從而距離最終的管理目標(biāo)更進一步。希望能給相關(guān)從業(yè)人員提供參考。

參考文獻

[1] 張巖.檔案管理工作中存在的突出問題與解決對策[J].蘭臺世界，2020（S2）：39.

[2] 武立文.基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策簡析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（20）：18-19.

[3] 付思.做好地質(zhì)檔案的全面管理工作經(jīng)驗談[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（12）：206，210.

[4] 蔡璐.湖南省核工業(yè)地質(zhì)局檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].長沙：湖南大學(xué)，2017.

[5] 歐陽薇.基于GIS的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].長沙：湖南大學(xué)，2017.

[6] 韓卓泉.基層單位檔案管理辦法探析[J].檔案管理，2020（3）：76-77.