試論婚姻登記檔案管理存在的問題及對(duì)策

陳明玉

（單縣民政局婚姻登記處，山東 菏澤 274300）

一、前言

檔案管理工作貌似是一項(xiàng)非?？菰餆o聊的工作，而且有很多人抱怨檔案管理工作的工作量非常大，并不重視該工作，這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段我國檔案管理工作地發(fā)展相對(duì)來說比較落后，而落后的工作體制對(duì)于我國居民的合法權(quán)益的維護(hù)來說是非常不利的，而且還容易造成居民個(gè)人信息的泄露，或者居民調(diào)取檔案的不變，因此要對(duì)我國檔案管理體制進(jìn)行改革和完善，還去更加科學(xué)有效的管理體制和管理方式是非常有必要的。通過綜合性的分析發(fā)現(xiàn)，信息化以及數(shù)字化的管理方式是我國未來婚姻登記檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

二、婚姻登記檔案管理的具體內(nèi)容以及管理的范圍

婚姻登記檔案主要是涉及到兩個(gè)當(dāng)事人在婚姻關(guān)系上的變更，包括結(jié)婚登記，撤銷婚姻以及離婚登記等幾個(gè)方面，而且在補(bǔ)發(fā)結(jié)婚登記證書的過程中也會(huì)形成相應(yīng)的檔案。你說婚姻登記檔案對(duì)于當(dāng)事人婚姻關(guān)系的發(fā)展和維系來說是非常重要的，如果當(dāng)事人在婚姻關(guān)系維系期間出現(xiàn)了各種問題，那么就需要依靠婚姻登記檔案進(jìn)行相關(guān)的處理和分析，這也是我國民政部門檔案管理的重要內(nèi)容。婚姻登記檔案管理的范圍就包括了范式與婚姻關(guān)系變動(dòng)有關(guān)的各種數(shù)據(jù)和資料，都屬于婚姻登記檔案的管理范圍，一般情況下，可以分為以下四個(gè)方面，結(jié)婚登記，撤銷婚姻，離婚登記，補(bǔ)發(fā)婚姻登記證。而在具體婚姻檔案的管理和歸檔過程中，要根據(jù)不同種類歸屬于不同的方面，比如說如果是人民法院宣告婚姻無效或者撤銷婚姻的判決，應(yīng)當(dāng)歸屬于撤銷婚姻類別的檔案。如果兩個(gè)人之間屬于正常的夫妻，不和而離婚，所產(chǎn)生的資料和信息就要?dú)w屬于離婚登記類。在2000年之后，我國陸續(xù)出臺(tái)了各種婚姻登記檔案的管理方式，我國文書檔案在管理過程中已經(jīng)形成了一套比較科學(xué)完善的管理方式，目前隨著我國科學(xué)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的文書檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)階段的主流管理方式，但民政局檔案管理過程中也已經(jīng)形成了相應(yīng)的個(gè)人平臺(tái)，當(dāng)事人可以通過手機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)來查詢自身的婚姻登記檔案信息，更加便于我國居民對(duì)于各種信息的選取和使用［1］。

三、現(xiàn)階段我國婚姻登記檔案在管理過程中的問題

通過以上的論述，可以發(fā)現(xiàn)，我國在婚姻登記檔案的管理過程中，管理的內(nèi)容相對(duì)來說不是特別多，但是由于我國人口基數(shù)比較大，所以所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量是非常龐大的，因此，在進(jìn)行婚姻登記檔案管理過程中，每位工作人員的工作量是非常龐大的，同時(shí)再加上其他一些主客觀因素的影響，也就導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)各種各樣的問題，如果任由這些問題長期發(fā)展，不進(jìn)行良好的解決，那么會(huì)形成比較惡劣的社會(huì)影響，比如說會(huì)導(dǎo)致居民對(duì)于政府的信任感降低，嚴(yán)重的還會(huì)引發(fā)社會(huì)動(dòng)亂，對(duì)社會(huì)的發(fā)展是非常不利，所以對(duì)于這些問題應(yīng)當(dāng)進(jìn)行深入的分析，然后提出有效的解決措施。具體來說，問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）管理人員不夠重視，缺乏有效的管理體制

通過對(duì)我國多所民政局的暗訪中發(fā)現(xiàn)，在上班時(shí)間仍然有很多民政局工作人員出現(xiàn)玩手機(jī)，上班不專心的現(xiàn)象。這種行為是非常惡劣的，已經(jīng)嚴(yán)重影響了當(dāng)事人的合法權(quán)益，造成這種現(xiàn)象的主要原因是相應(yīng)的部門沒有引起足夠的重視?；橐龅怯洐n案管理工作是一項(xiàng)非常重要的民生工作，是直接關(guān)系到每個(gè)公民的基本合法權(quán)益的，因此必須要加強(qiáng)有關(guān)部門的重視。通過對(duì)一些婚姻登記檔案管理機(jī)構(gòu)的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，這些機(jī)構(gòu)之所以缺乏良好的效益，主要是因?yàn)樗麄儧]有一個(gè)合理的管理體制，比如說缺乏正確的監(jiān)督和管理，在工作過程中，由于民政局屬于事業(yè)單位，很多員工在這里就抱著混日子的想法，缺乏工作熱情和工作積極性，另外也沒有將員工的個(gè)人升職體系與每個(gè)員工的績效掛鉤，這就導(dǎo)致了問題的加劇。其次，在婚姻檔案管理過程中，經(jīng)常容易出現(xiàn)檔案移交的情況，而由于缺乏相應(yīng)的管理體制和移交手續(xù)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案的移交過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失或移交不完全的情況，這對(duì)于社會(huì)資源來說是一種浪費(fèi)，而且還很容易造成當(dāng)事人個(gè)人信息的泄露。最后在個(gè)人信息檔案移交之后，原有的檔案儲(chǔ)存地也沒有相應(yīng)的備份，而新移交的民政部門又出現(xiàn)無法容納檔案的情況，這就很容易導(dǎo)致檔案管理的空缺。

（二）保存形式單一

現(xiàn)階段在我國很多婚姻登記檔案管理部門仍然采取著紙質(zhì)版的檔案管理方式，這種管理方式在一定程度上浪費(fèi)了社會(huì)資源，而且不易保存，紙質(zhì)版檔案也在管理過程中經(jīng)常容易受潮，字跡不清等現(xiàn)象，這對(duì)于保證檔案的完整性來說是非常不利的。其次，一些書面文字的檔案的保存相對(duì)來說還比較容易，但是檔案的形式是多種多樣的，比如說視頻，音頻等，而這些檔案在管理過程中所占的空間相對(duì)來說是比較大的，而我國很多檔案管理機(jī)構(gòu)的占地面積并不大，如果不采取有效的檔案管理方式，那么隨著時(shí)間的流逝，檔案管理的數(shù)量只會(huì)越來越多，會(huì)加重當(dāng)?shù)貦n案管理的難度和工作量。

（三）檔案管理的信息化水平比較低

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，高新技術(shù)已經(jīng)融入到各行各業(yè)的發(fā)展過程中，特別是大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，已經(jīng)為我國各行各業(yè)帶來了比較大的，但是在我國婚姻登記檔案管理過程中，仍然采取的是比較傳統(tǒng)的人力管理的方法，該方法管理效率低，而且經(jīng)常容易出現(xiàn)失誤或者遺漏的現(xiàn)象，不利于我國婚姻登記檔案管理工作的順利開展。而且有些機(jī)構(gòu)的婚姻登記檔案管理仍然采用的是紙質(zhì)版的檔案，相對(duì)來說，紙質(zhì)版的檔案管理難度更大，而且借閱的手續(xù)和難度也比較大。這些都是婚姻登記檔案管理信息化水平比較低的表現(xiàn)，為了提高機(jī)構(gòu)婚姻登記檔案管理的效率，機(jī)構(gòu)的婚姻登記檔案管理工作要不斷地進(jìn)行改革和完善。

（四）婚姻登記檔案的利用率比較低

婚姻登記檔案記錄了當(dāng)事人在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)的所有婚姻活動(dòng)。通過對(duì)婚姻檔案所包含的內(nèi)容來看，在實(shí)際的生活中，婚姻檔案所發(fā)揮的作用是非常大的，但是通過相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于各方體制的原因，婚姻檔案在利用過程中的利用率是非常低的，主要是由于婚姻檔案的借調(diào)工作相對(duì)來說比較困難，而且各種手續(xù)的辦理工作比較繁瑣，即使作為當(dāng)事人在進(jìn)行婚姻檔案的借閱過程中，仍然要遵循各種各樣的條件。甚至也會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人根本無法借調(diào)自身檔案的情況，而這些因素的存在，就導(dǎo)致了婚姻登記檔案的利用率比較低，如果檔案在儲(chǔ)存過程中沒有相應(yīng)的利用率，那么這些檔案就只是一堆廢紙，發(fā)揮不了它的根本作用［2-5］。

四、加強(qiáng)婚姻登記檔案管理工作的措施

上文中已經(jīng)分析了在新形勢(shì)下我國婚姻登記檔案管理工作所面臨的難題和阻礙，因?yàn)檫@些問題的存在，對(duì)我國婚姻登記檔案管理的工作造成了嚴(yán)重的阻礙，對(duì)于機(jī)構(gòu)的發(fā)展是非常不利的，因此，機(jī)構(gòu)的相關(guān)負(fù)責(zé)人以及婚姻登記檔案管理部門應(yīng)該積極的采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，以下就是針對(duì)上述各種問題所提出的具體措施

（一）盡快制定各類婚姻登記檔案管理法規(guī)

在婚姻登記檔案管理過程中，需要有比較完善的婚姻登記檔案管理法規(guī)，讓相關(guān)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行婚姻登記檔案管理過程中嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定來進(jìn)行婚姻登記檔案管理工作，讓各項(xiàng)婚姻登記檔案管理工作都有法可依，依法落實(shí)。這就需要我們國家盡快完善相應(yīng)的立法工作，在立法過程中，充分的對(duì)我國機(jī)構(gòu)在婚姻登記檔案管理過程中所產(chǎn)生的問題和遇到的阻礙進(jìn)行充分的調(diào)研，還有傾聽各個(gè)機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見，制定一套相對(duì)來說比較完善的婚姻登記檔案管理法規(guī)，而該法規(guī)也需要隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷變革進(jìn)行不斷的完善。只有這樣才能確保婚姻登記檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性，才能為機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供更加有力和可靠的數(shù)據(jù)支持

（二）完善監(jiān)督體系

在婚姻登記檔案管理過程中，由于其中所牽扯到的利益關(guān)系相對(duì)來說比較復(fù)雜，經(jīng)常出現(xiàn)收受賄賂，以權(quán)謀私的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了婚姻檔案保管的私密性和安全性，所以一定要制定一套比較完善的婚姻登記監(jiān)督體系，可以通過設(shè)立第三方監(jiān)察小組，對(duì)每個(gè)地區(qū)的婚姻登記檔案管理部門進(jìn)行相應(yīng)的突擊檢查，對(duì)他們檔案管理的具體內(nèi)容進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)，嚴(yán)厲的指出，其中的一些問題，并且勒令他們及時(shí)整改。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的婚姻登記檔案管理人員

良好的婚姻登記檔案管理工作必須由掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)和管理技能的人員來進(jìn)行，所以各機(jī)構(gòu)在發(fā)展的過程中，要注重對(duì)與檔案管理人員的培訓(xùn)工作，每年定期組織相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，并且將培訓(xùn)的結(jié)果納入到工資獎(jiǎng)金體系中，可以有效地提高培訓(xùn)人員的培訓(xùn)熱情。其次，在我國的一些高等院校中，也可以設(shè)立專門的檔案管理專業(yè)，作為研究生的二級(jí)學(xué)科進(jìn)行廣泛招生，這還需要充分發(fā)揮政府的扶持作用，共同致力于專業(yè)的婚姻登記檔案管理人員的培養(yǎng)工作。

（四）提高信息化的水平

目前我國科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，各種高新技術(shù)的應(yīng)用范圍非常廣泛，在婚姻登記檔案管理過程中，也要加入高新科技，比如說大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以通過該技術(shù)建立相應(yīng)的平臺(tái)，可以有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)婚姻登記檔案的收集和整理工作，而且在很大程度上也方便了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工對(duì)于婚姻登記檔案的提取和查閱。但是在加強(qiáng)信息化水平的過程中，要特別注意對(duì)婚姻登記檔案的保護(hù)工作。

（五）提高婚姻登記檔案的利用率

首先要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，對(duì)所需要查閱婚姻登記檔案的人員開放相應(yīng)的權(quán)限，讓他們可以進(jìn)行及時(shí)有效的提取相關(guān)的婚姻登記檔案，如此一來，可以在很大程度上提高他們查閱婚姻登記檔案的便利性［5-8］。

五、結(jié)束語

綜上所述，在我國婚姻登記檔案的管理過程中仍然存在著很多的問題，而這些問題對(duì)于居民的個(gè)人生活來說已經(jīng)造成了非常嚴(yán)重的影響，因此，針對(duì)婚姻檔案管理工作，本文也提出了一些具體的解決措施，希望可以為管理部門的工作提供一點(diǎn)借鑒和參考，而相應(yīng)的管理部門也應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的主流形式，對(duì)管理的方式和管理的體制進(jìn)行充分的完善，爭(zhēng)取采取更加高效科學(xué)的管理方式，為居民提供一個(gè)更加安全的檔案管理環(huán)境，保障公民的合法權(quán)益，提高人民的滿意度。