提高檔案管理科學化水平策略分析

王效亮

（黑龍江省疾病預防控制中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案是社會文明發(fā)展的重要載體，是機關、企事業(yè)單位、社會團體以及個人在生活、學習、工作、生產(chǎn)中產(chǎn)生的有價值的信息記錄載體，是通用文書轉(zhuǎn)化而成的檔案資料信息統(tǒng)稱。由于檔案信息、內(nèi)容、形式以及保存上存在一定的共性，使用這一共性內(nèi)容成為檔案管理和研究工作的重點，對檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要的推動和促進意義。在當今社會發(fā)展中，檔案管理工作越來越受到社會各界人士的重視，但是由于檔案管理制度和管理措施還處于起初階段，這使得檔案管理工作不太完善，其中存在一定的問題，如管理水平低、管理方法不成熟、管理標準不符合實際等，給檔案管理工作的發(fā)展帶來很大的影響，同時需要采用科學、先進的手段來優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理水平，進而推動檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

在我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展的背景下，我國城市化建設進程不斷加快，各企事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，同時產(chǎn)生了大量的檔案信息資源，這些檔案信息資源管理方法是否科學、是否有效直接關系相關企業(yè)的發(fā)展，關乎社會經(jīng)濟的繁榮與穩(wěn)定。但就目前檔案管理工作進行分析，其中還存在一定的問題，具體表現(xiàn)在以下方面。

（一）檔案管理制度不完善

目前，我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的同時，科學技術得到很大程度的進步，檔案管理事業(yè)呈現(xiàn)出前所未有的發(fā)展態(tài)勢。這給檔案管理工作帶來發(fā)展契機的同時，也給其管理制度構(gòu)成影響，目前我國現(xiàn)行的檔案管理制度主要針對紙質(zhì)檔案進行管理的，而隨著檔案管理信息化、電子化的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料逐漸被計算機技術、信息技術替代，這使得傳統(tǒng)的檔案管理制度無法完全適應信息化檔案管理要求。另外，不斷增多的電子檔案資料的出現(xiàn)，對現(xiàn)行檔案技術標準和管理帶來很大的影響，這也促使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息需要重新制定和修正。檔案管理的標準化、制度化、規(guī)范化和科學化作為當今檔案事業(yè)順利進行的基礎和保障，由于目前不少單位對于檔案管理工作認識度不夠，導致檔案管理工作存在復雜、繁瑣的現(xiàn)象，造成檔案管理不科學、不合理，進而影響檔案管理工作質(zhì)量。

（二）檔案管理觀念落后

受到傳統(tǒng)工作觀念的影響，不少企事業(yè)單位在工作中對于檔案管理工作不夠重視，沒有設置專門的檔案管理工作崗位和部門，造成大部分檔案工作都是由部門工作人員兼職，這種檔案管理做法不僅影響了檔案管理效率和質(zhì)量，還造成大量檔案信息丟失，給企事業(yè)單位管理工作的開展帶來很大的影響。面對日益發(fā)展的科學技術和不斷更新和優(yōu)化的檔案管理設備，現(xiàn)有的檔案管理觀念和方法已經(jīng)遠遠達不到檔案預計管理標準，造成檔案工作缺陷的出現(xiàn)。由于我國不少企事業(yè)單位缺乏專業(yè)、高素質(zhì)檔案管理人才，在檔案管理現(xiàn)代化工作中存在很大的問題，造成整個檔案管理工作停滯不前不說，還影響了檔案信息化、電子化和綜合化發(fā)展，甚至給企業(yè)發(fā)展帶來很大的困擾和威脅。

（三）檔案管理工作認識度不高

現(xiàn)階段社會發(fā)展中，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都存在檔案管理工作認識度不高的現(xiàn)象。許多單位領導和工作人員都錯誤地認為檔案管理工作可有可無，只要單位或者企業(yè)相關部門工作人員在工作中做好工作記錄，便能得到相應的工作信息，這就導致不少企事業(yè)單位的檔案管理工作由部門工作人員兼職，往往都是各自部門獨自保存自己部門的資料，造成檔案信息丟失和失真。也有不少人員認為檔案信息管理是一個枯燥乏味且極度冷門的工作，其開展不僅不能給企業(yè)創(chuàng)造社會經(jīng)濟效益，而且因檔案人員、區(qū)域的布置造成企業(yè)成本的增加，因此對于檔案管理工作不夠重視，將檔案管理工作放在最邊緣位置。受到傳統(tǒng)思想影響，不少檔案管理工作人員的信息比較低，甚至錯誤地認為檔案管理工作便是養(yǎng)老工作的一種，適合閑散人員去做，這就給很多人構(gòu)成誤解，造成檔案管理工作效率差。

二、提高檔案管理科學化水平的意義

提升檔案管理科學化水平是當今檔案管理工作中至關重要的內(nèi)容之一，是提高企事業(yè)單位檔案部門工作效率的重要手段。在當今社會發(fā)展中，提高檔案管理科學化水平已成為我國檔案管理和企事業(yè)單位管理工作的重要基礎，其應用能在很大程度上提高檔案管理工作水平和部門經(jīng)營能力。在當今社會時代背景下，由于不少工作人員對檔案管理工作不重視，檔案管理技術相對落后，為此如何才能在此環(huán)境下更好地提高檔案管理科學化水平成為檔案工作的核心重點。就檔案管理科學化水平提高的具體作用和意義分析，主要表現(xiàn)在以下方面。

（一）是構(gòu)建現(xiàn)代化社會發(fā)展的重要基礎

檔案信息管理是文化管理工作的重要內(nèi)容，是社會文化的重要體現(xiàn)。提高檔案管理科學化水平是體現(xiàn)我國傳統(tǒng)優(yōu)秀文化、對發(fā)揚我國傳統(tǒng)文化有著至關重要的意義。就當今社會發(fā)展分析，我國主要社會任務是構(gòu)建和諧社會主義社會，這對科研、企業(yè)都提出了更高的和要求。在這種社會背景下，人們對檔案管理工作的認識度越來越高，科學合理的檔案管理措施能夠讓人們更加及時、科學的了解最新國內(nèi)外信息，讓工作人員對業(yè)界現(xiàn)狀有一個深入地了解，讓管理人員對單位實際有更加全面地認識?？梢哉f，科學化的檔案管理方法是當今社會發(fā)展的重要基礎，是構(gòu)建社會主義和諧社會的重要依據(jù)。

（二）滿足檔案管理需要

經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步都促使檔案管理任務的迅速增加，都大大提高了檔案信息資源數(shù)量，這些檔案信息中心既有企事業(yè)單位工作常規(guī)檔案，也有先進科技檔案，因此在檔案管理工作中需要分門別類地進行整理和歸攏，這就給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在實際工作中，檔案管理工作人員要準確無誤、科學有效、及時迅速地將每個檔案信息提供給需要的人或者機構(gòu)，這也是當前檔案管理工作中需要克服的重點內(nèi)容之一。

（三）滿足生活需要

提升檔案管理科學化水平不僅能促進國家經(jīng)濟發(fā)展和社會精神文明建設，同時隨著信息時代的到來對人們?nèi)粘Ｉ钜灿兄艽蟮挠绊?。檔案是時代、社會以及企事業(yè)單位發(fā)展信息的科學記錄，是人類漫長發(fā)展歷程中形成的客觀記錄體系，其在不同社會背景和歷史條件下發(fā)揮著一定的差異性，但是仍然代表著當時最客觀、最真實的社會記錄。在人們生活和工作中，科學合理的檔案信息資源，能夠有效地提高學習和自身能力，為今后工作的開展奠定了科學的基礎。

三、提高檔案管理科學化水平的策略

（一）加強對檔案的管理和評估

在日常工作中定期檢查檔案信息，對于變動部分及時更改，同時還要規(guī)范工作人員的工作行為，做到準確、有效、及時地完成任務。還要注重對工作人員進行考核，確保整個的檔案管理工作有序地進行。這就要求要有很強的創(chuàng)新意識，做好整個的編輯、分析工作，加大可利用性，發(fā)掘出更多的潛力。堅持對于管理人才的培養(yǎng)，努力構(gòu)建創(chuàng)新型的人才隊伍。此外，利用高科技技術、好的管理模式促進檔案管理的不斷進步，將傳統(tǒng)的檔案管理與新時代的技術水平有機結(jié)合起來，加強科學化建設，對檔案信息隨時進行開發(fā)，努力提升到更高層次。

（二）信息化技術在檔案管理工作中的應用

隨著科學技術的不斷發(fā)展以及信息化的不斷普及，要充分將信息技術等先進技術應用于文書檔案管理方面，以提高管理質(zhì)量。信息化管理手段的應用，可以將電子版的檔案資料儲存在電腦中，電腦儲存空間大，也不存在資料保存過程中受潮、受損等危害的可能。對于電子版本的文書檔案資料，在查閱以及調(diào)取方面更加便捷。計算機軟件系統(tǒng)存在搜索功能，只要將所要查詢的檔案編號或是其他相關信息輸入到計算機中，在很短時間內(nèi)該檔案就會被調(diào)出，如需紙質(zhì)版，也可立刻進行打印，方法簡單，易于操作。因此，新技術的應用可以很大程度上提高檔案管理的科學化水平。另外，在檔案管理工作中科學利用現(xiàn)代化技術水平，如光學理論和相關核心技術，不斷縮小檔案存儲范圍和大小，這樣能大大提高檔案管理效率和存儲安全性，確保檔案工作的穩(wěn)定性和可靠性。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新的形勢下，檔案管理的工作具有內(nèi)容更加豐富、技術更加先進、分工也更加專業(yè)等特點，所以對于檔案管理人員也相應地提出了更高的要求，也帶來了更多的挑戰(zhàn)。新形勢下的檔案管理人員不僅需要具備檔案管理方面豐富的理論和實踐知識，同時還必須要掌握先進的、科學的管理手段以及管理技術。因此，在檔案管理人員的培訓方面不僅僅要注重基本的業(yè)務知識以及專業(yè)技能的學習，更加重要的是不斷地提升檔案管理人員的自我管理能力以及自我學習能力，一步步將檔案管理工作人員的隊伍建設成為一支學習型的隊伍[2]。然而，檔案管理隊伍的建設是一個長期的、系統(tǒng)的工程，想要把檔案管理人員培養(yǎng)成為既能夠熟練掌握計算機網(wǎng)絡技術，又能夠充分了解檔案信息管理知識同時還具備敬業(yè)精神的高科技、復合型人才，就要加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育，開展多層次、復合型的教育培訓，逐步優(yōu)化檔案管理人員的知識體系結(jié)構(gòu)，從而促進檔案管理事業(yè)的迅速發(fā)展以及科學化水平的提高。

（四）提升工作人員對檔案科學化管理的認識度

為了切實有效的提高檔案管理科學化水平，需要不斷強化檔案管理部門對檔案管理工作的認識度，這也是強化檔案管理效率、提高檔案工作質(zhì)量的重要基礎。檔案管理部門領導人員要充分認識到檔案工作的重要性，并將檔案管理作為工作重點來抓，而不是將檔案管理工作放置在邊緣位置。尤其是對于檔案管理人員而言，要充分認識到檔案相關法律法規(guī)，在工作自覺遵守檔案行業(yè)的規(guī)章和制度，企事業(yè)單位管理決策工作的開展提供科學有效的理論依據(jù)。如在檔案管理工作中要強化基礎設施構(gòu)建力度，確保檔案部門能夠及時更換基礎設施，為檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定開展打下堅實的理論基礎。在推進檔案管理科學化的過程中，領導層發(fā)揮著重要的作用。領導層對這項工作的重視度，將會直接影響到這項工作的推進。加強對檔案部門工作人員的關懷，定時定期考察檔案管理室，親切地與檔案管理工作人員交談，了解他們的近期工作情況，以及工作心得，采納可行性較高的意見。

四、結(jié)束語

利用科學的理論來指導整個檔案新的管理工作，利用更先進的科學技術水平不斷推動檔案管理的水平是提高檔案管理科學化水平的核心思想。利用科學的管理制度確保檔案管理的合理有效進行，進一步促進檔案管理的信息化、合理化、制度化發(fā)展，能夠最大化的提升檔案管理的效率以及質(zhì)量。伴隨著社會的不斷進步，檔案管理工作越來越凸顯其作用以及地位，已經(jīng)逐漸滲透到了社會的各個環(huán)節(jié)中，充分融入到日常生活的各個細節(jié)，成為諸多部門以及機構(gòu)在生產(chǎn)實踐中不可或缺的核心內(nèi)容之一。