檔案鑒定理論在企業(yè)檔案工作中的運用

魯玉忠

（四川省資陽市樂至縣人力資源和社會保障局 樂至縣人才交流咨詢服務中心，四川 樂至 641500）

前言

檔案鑒定理論屬于在總結經(jīng)驗的基礎上，不斷創(chuàng)新改進的成果，實際應用期間應結合企業(yè)發(fā)展特點與發(fā)展趨勢進行完善，實現(xiàn)企業(yè)檔案理論與實踐的一體化管理，發(fā)揮檔案鑒定理論的價值，為企業(yè)贏得更多的經(jīng)濟效益。

一、檔案鑒定意義與理論概述

（一）檔案鑒定的意義

首先可以提高檔案質(zhì)量與服務水平，便于此后館藏。鑒定檔案價值可以合理確定檔案保管期限，確保檔案價值，優(yōu)化館藏結構。通過檔案鑒定工作可以去粗存精，有利于創(chuàng)建精品檔案，促進企業(yè)的良性發(fā)展，獲得更大的經(jīng)濟與社會效益。同時，通過檔案鑒定也可以及時發(fā)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔等管理過程中存在的不足，分析原因并采用完善的改進措施，由根本上提高檔案管理整體水準。其次可以分級管理檔案，保證安全性，節(jié)省人力、物力、財力資源。如果不采用鑒定管理辦法，則會無差別管理失去保存價值或價值較小的檔案，降低了檔案利用效率，還會增大人力、物力成本。且一旦發(fā)生地震、火災等危險事件時，無法及時轉(zhuǎn)移重要檔案，造成巨大損失。而通過鑒定工作可以分級檔案價值，并根據(jù)價值進行區(qū)別保存，重點保護價值重大的檔案，提供更好的保管方式與環(huán)境，保證檔案的使用壽命與完整性。而失去保存價值的檔案則應及時銷毀，降低人力勞動強度，減少庫房等物力的消耗量。且一旦發(fā)生危險，也可以有效保護更具價值的檔案。最后可以優(yōu)化業(yè)務環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案資料的深層次開發(fā)。檔案鑒定工作涉及收集、整理、檢索、歸檔、數(shù)字化等各個環(huán)節(jié)，通過鑒定可以找出精品檔案，降低數(shù)字化工作量，提高線上利用率的同時，為檔案編研等工作提供更多價值材料。

（二）檔案鑒定理論概述

檔案鑒定理論指的是鑒別檔案，判斷其使用價值。企業(yè)檔案鑒定工作較為繁瑣，工作量大。由于缺乏完善的管理系統(tǒng)，加之各部門存在大量檔案資料，以致檔案庫中存在較多參考價值小或沒有參考價值的檔案。對此，工作人員應依據(jù)鑒定理論系統(tǒng)化整理檔案，分析檔案時間、檔案內(nèi)容等，剔除不存在保留價值的檔案，提高檔案管理效率與參考價值。由此看出，企業(yè)檔案管理過程中，檔案鑒定理論具備十分重要的作用，應具備細致、科學、專業(yè)等特點，并建立鑒定原則、鑒定方法以及鑒定標準等完整的運行體系，以準確識別檔案價值，降低工作量，促進企業(yè)檔案管理工作的高效完成。

二、企業(yè)檔案鑒定工作存在的問題

首先是企業(yè)缺乏正確的檔案鑒定認識，增大了鑒定難度。檔案鑒定工作直接影響著檔案去留，一旦銷毀失誤將會造成巨大損失，工作人員需要承擔較大責任，風險較大，以致部分企業(yè)管理人員與檔案工作人員在鑒定期間持有慎之又慎的態(tài)度，導致較少開展檔案鑒定與銷毀工作。同時，部分企業(yè)以檔案庫存量作為評價檔案管理工作的指標，甚至與人員的薪資待遇掛鉤，這便導致管理人員在檔案庫中存放較多無價值的檔案，忽視了檔案的內(nèi)在價值，增大了鑒定難度與工作量。其次是檔案鑒定實際操作難度大，部分企業(yè)鑒定檔案只是為了應付上級檢查、項目驗收等工作，沒有建立可行的鑒定制度，短時間的鑒定工作會造成較多失誤，無法發(fā)揮鑒定的真正作用。同時，檔案鑒定工作缺乏參考依據(jù)，沒有明確歸檔范圍、保管期限以及鑒定標準等，甚至部分企業(yè)只是照搬其他行政部門的指導方法，判斷標準并不科學合理，沒有聯(lián)系實際情況，實踐操作難度較大。除此之外，還有部分企業(yè)以經(jīng)營價值為標準判斷檔案價值，鑒定主觀性較大，沒有設定嚴格的等級標準，增大了鑒定失誤的發(fā)生幾率。最后是缺乏專業(yè)鑒定工作人員，檔案鑒定工作主要判斷預測檔案未來價值，對工作人員的綜合素質(zhì)要求較高，而當前鑒定人員素質(zhì)良莠不齊，直接影響著鑒定工作的開展成效。除此之外，部分企業(yè)并未設定固定的鑒定小組，僅臨時組建鑒定人員應付突擊檢查，專業(yè)性較差，無法保證檔案鑒定工作的科學持續(xù)開展[1]。

三、檔案鑒定理論在企業(yè)檔案管理中的應用

（一）檔案鑒定步驟

我國企業(yè)檔案鑒定工作一般分為三個步驟，目前大多企業(yè)檔案采用按件整理方式，由業(yè)務部門或文書部門統(tǒng)一管理。按件整理的目的在于根據(jù)檔案時間、內(nèi)容等層級，歸納不同檔案資料，提高管理效率。且按件整理還可以節(jié)省人力、物力以及財力資源，由此第一層次的檔案鑒定工作在于剔除企業(yè)全部檔案中失去參考價值的檔案材料，提高檔案利用率。同時，為了提高檔案的更新速度，還應根據(jù)檔案材料不同的保存價值確定保存期限，根據(jù)保存期限進行按件整理，高效完成檔案更新、保存以及管理等工作。第二層鑒定工作在檔案室進行，工作人員審查檔案的保存期限。企業(yè)每年具備較多檔案，工作人員應反復檢查檔案的保存期限，保證管理效率。第三層次的鑒定工作在檔案館中進行，通過定期審查及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯誤，保證科學準確使用檔案。當前企業(yè)檔案鑒定工作主要集中于第一層次與第二層次，在經(jīng)過上述兩個層次的鑒定后，應及時核對銷毀保存期限不妥或漏查缺查的文件。由此看出，檔案鑒定工作量較大，持續(xù)周期較長，屬于內(nèi)容復雜的工作項目。

（二）行政官員決定論的運用

由行政官員決定論可知，企業(yè)管理階層決定企業(yè)檔案管理周期，且理論明確指出企業(yè)應由技術部門、主管部門中挑選優(yōu)秀人才，組建專門的行政鑒定小組，參加人員包括行政管理人員、領導人員、各部門主管人員以及專業(yè)技術人員等，主要鑒定管理檔案的保存期限。通過行政官員決定論，可以有效結合領導階層與職能部門，保證檔案鑒別的準確性與科學性。在應用行政官員決定論時，工作人員應嚴格遵循國家相關的檔案管理條例，避免出現(xiàn)惡意主觀判斷行為。且還應明確檔案管理原則，制定科學的歸檔范圍、歸檔標準以及管理流程，避免各部門間出現(xiàn)重復歸檔行為，降低資源消耗量。

（三）雙重價值論的運用

檔案的價值主要體現(xiàn)于對國家、社會以及企業(yè)的作用，雙重價值論主要確定檔案的所有價值，企業(yè)在檔案管理工作中應用雙重價值論，不但可以體現(xiàn)檔案管理的歷史價值，還可以提升檔案管理的憑證與考查價值。檔案的內(nèi)容與使用者的滿意程度直接決定著檔案的具體價值，因此雙重價值論的使用應以實踐為基礎，在保證檔案完整性與系統(tǒng)性的基礎上，詳細分析檔案價值。實際工作中，使用頻率與檔案價值并不成正比關系，使用頻率低的檔案并不意味使用價值也低，且超過保存周期的檔案也并不意味失去保存價值，通過在檔案鑒定管理工作中應用雙重價值理論，可以避免盲目鑒定[2]。

（四）以我為主原則的運用

以我為主的原則指的是主要存檔對象為本企業(yè)的文件資料，當前大多企業(yè)普遍重視“紅頭文件”，忽視了內(nèi)部資料的管理與運用。而企業(yè)內(nèi)部資料可以完整反映企業(yè)的經(jīng)營情況，屬于重要的原始憑證資料，直接影響著未來的發(fā)展方向。對此在檔案鑒定過程中應堅持以我為主原則，盡量不剔除企業(yè)內(nèi)部資料。檔案紙質(zhì)材料往往只存在原稿，一旦剔除很難被恢復，因此檔案鑒定期間應主要保存企業(yè)內(nèi)部文件資料，輔助保存“紅頭文件”，適當保存企業(yè)相關聯(lián)的文件，保證鑒定工作的周密性。

四、提升企業(yè)檔案鑒定效率的措施

（一）增強對檔案鑒定工作的正確認識

企業(yè)檔案鑒定工作內(nèi)容繁瑣復雜，技術性較強，屬于系統(tǒng)性工作，領導人員應正確看待檔案鑒定工作，并認識到檔案鑒定對促進企業(yè)發(fā)展的作用，明確館藏數(shù)量與質(zhì)量的關系，在資金、物力、人力以及技術培訓等方面給予更多支持，保證檔案鑒定工作的順利開展。

（二）成立專門的檔案鑒定小組

為了保證檔案鑒定工作的常態(tài)化執(zhí)行，企業(yè)主管領導應牽頭組織專門的檔案鑒定小組，各部門業(yè)務負責人、專業(yè)檔案鑒定人員等參與。鑒定小組應根據(jù)企業(yè)實際情況，在遵循國家行政部門頒布的檔案鑒定法規(guī)條例的基礎上，細化檔案鑒定的流程、內(nèi)容，確定統(tǒng)一的鑒定標準，保證檔案鑒定工作的實用性與高效性，保證可操作性。為了強化鑒定效果，必要時還應將檔案鑒定制度納入企業(yè)行政管理制度條例，實現(xiàn)常規(guī)化管理。除此之外，還應根據(jù)企業(yè)實際情況，制定年度鑒定加護方案，并嚴格監(jiān)督檢查，在檔案實踐工作總結經(jīng)驗教訓，針對問題不斷改進，全面提高檔案鑒定水準。

（三）強化檔案鑒定各環(huán)節(jié)控制力度

檔案鑒定工作在檔案管理工作中占據(jù)十分重要的位置，且貫穿始終，由檔案整理立卷環(huán)節(jié)便開始鑒定工作，既獨立運行，又與其他檔案管理環(huán)節(jié)存在密切關系。為了保證檔案鑒定工作的深入開展，提高鑒定效率與質(zhì)量，應在檔案管理各個環(huán)節(jié)不同程度的開展鑒定工作，強化控制力度。首先，收集檔案文件資料時，便應統(tǒng)一公文寫作標準，制定技術文件的寫作模板，強化業(yè)務指導力度。且企業(yè)還應根據(jù)業(yè)務特點制定文件編輯器，根據(jù)文件編制要求將各研制階段的文件輸入至編輯器中，在最大程度保證文件材料完整性與規(guī)范性的前提下，提高文件編制質(zhì)量。其次，立卷歸檔文件材料時，立卷人、歸檔審核人以及歸檔接收人應協(xié)同合作，遵循文件歸檔范圍與保管期限表，鑒定檔案資料的價值，確定合理的保管期限。且及時剔除簽署不完整、標識不明確等不合常規(guī)的材料，保證文件材料的準確性與科學性。同時，檔案管理人員與項目負責人員應嚴格根據(jù)質(zhì)量管理體系以及合同等實際要求，梳理各個項目研制階段的輸出文件資料，保證完整有效歸檔文件材料。鑒定檔案資料時，有條件的企業(yè)還可以建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)字化加工館藏檔案，保存更多的電子檔案。直接鑒定與間接鑒定均屬于檔案的鑒定方法，企業(yè)應盡量采用直接鑒定方法，逐頁識別鑒定檔案，不但需要鑒定目錄與題目，還應審核每份檔案內(nèi)容，鑒定工作應在固定時間內(nèi)進行，集中辦公，一旦發(fā)現(xiàn)疑問可以互相溝通，及時解決，加深鑒定人員對鑒定標準的理解。最后，應針對檔案鑒定工作制定可行的監(jiān)督計劃，根據(jù)部門質(zhì)量體系以及項目監(jiān)控檢查標準，抽查檔案質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題后，鑒定小組及時出具指導意見，通過層層把關保證檔案的鑒定質(zhì)量[3]。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案鑒定人員

首先應選擇合適的檔案鑒定人員，熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展與長遠規(guī)劃，了解鑒定文件的背景、性質(zhì)等內(nèi)容，對本行業(yè)的發(fā)展具備一定的前瞻性。其次，企業(yè)應組織多種形式的培訓活動，保證鑒定人員掌握更多專業(yè)的檔案鑒定知識，熟悉鑒定標準，并在培訓活動中互相交流學習，提高鑒定能力。再次應建立可行的激勵機制，激發(fā)鑒定人員工作積極性。最后應開展專家指導活動，在專家指導下實踐操作，掌握更多的鑒定技能。

結束語

當前檔案鑒定理論在企業(yè)檔案管理運用過程中依然存在較多問題，存在局限性與主觀性，無法發(fā)揮檔案鑒定理論的作用。對此，企業(yè)應有效結合檔案鑒定理論與實踐管理方法，保證檔案管理的科學性與準確性，全面提升管理質(zhì)量，為創(chuàng)建精品檔案打下堅實的基礎。