淺談如何更加科學(xué)的管理人事檔案

吳建清

（蓬萊計(jì)劃生育協(xié)會，山東 蓬萊 265600）

一、前言

人事檔案是每一個人在社會上行動軌跡的一個縮影。人事檔案直接反應(yīng)了人員的家庭背景、學(xué)歷、社會工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)資格等等人事內(nèi)容。如何更好地提高事業(yè)單位發(fā)展水平是極為重要得到，因此，在此篇文章當(dāng)中，主要針對事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)行全面的分析，希望為發(fā)展帶來一定的幫助，奠定良好的基礎(chǔ)。

二、人事檔案的特征

（一）立檔單位的統(tǒng)一性

人事檔案材料是干部本人成長、發(fā)展的歷史縮影,它真實(shí)客觀地反映了干部的本來面貌,雖然每個人的成長不盡相同,但是人事檔案材料圍繞他的成長經(jīng)歷所收集的內(nèi)容基本相似，有許多共性的東西,因此,人事檔案的立卷.分類是統(tǒng)一的.一致的,每卷人事檔案實(shí)體部分都分成十大類:履歷類;自傳類;鑒定,考核.考察類;學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、職稱類;政審類;參加黨團(tuán)類;獎勵類;黨內(nèi)外處分類;工資.任免、錄用、出國類;其他(可供組織上參考的)類。

（二）材料的分散性

1.人事檔案材料收集規(guī)定了人事檔案材料的分散性。人事檔案的材料內(nèi)容大部分是由組織人事部門形成的，也有其它各級部門形成的材料,比如獎勵材料,既有本單位的先進(jìn)獎勵材料,也有省級國家的先進(jìn)獎勵材料,人事檔案材料產(chǎn)生面廣而雜,材料形成單位不統(tǒng)一。

2.人事檔案管理體制造成了人事檔案材料形成的分散性。人事檔案是組織人事部門知人善任的重要依據(jù),必須在直接觀察了解一個人現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的同時，查閱人事檔案,系統(tǒng)了解一個人過去的經(jīng)歷和工作情況。只有全面、歷史的了解個人,才能科學(xué)用人，防止出現(xiàn)擅長科研卻要他做管理,擅長管理卻要他做學(xué)問的任所非學(xué)的問題。同時人事檔案也是組織人事部門落實(shí)待遇、澄清問題的重要憑證。

三、科學(xué)的管理人事檔案目的

（一）變被動性服務(wù)為主動型服務(wù)

1.要樹立服務(wù)觀念,增強(qiáng)服務(wù)意識,檔案工作者要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，時刻牢記黨的宗旨,樹立全心全意為人民服務(wù)的思想,做好人事檔案材料的收集、鑒別.整理和人事檔案的管理工作；

2.行動上要主動。不僅要注意收集已產(chǎn)生的材料,還要根據(jù)每個階段的需要,適時補(bǔ)充一些新的材料；

3.方法上要改進(jìn)。要改進(jìn)傳統(tǒng)的材料收集、檔案管理、檔案利用方式,將人事檔案信息庫變?yōu)辄h組織發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)選拔使用干部的人才信息庫。

4.措施要切實(shí)可行。要經(jīng)常了解和掌握形成人事檔案的信息來源,注意溝通信息渠道，建立健全干部人事檔案信息交換聯(lián)系制度,形成干部人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),以提高人事檔案信息資源的利用率。

（二）變“死”檔案為“活”檔案

1.破除傳統(tǒng)觀念的束縛,全面理解人事檔案的價(jià)值；

2.歷史的、全面的、發(fā)展的觀點(diǎn)看干部,不能因一時一事的某些枝節(jié)問題而“一葉障目,不見泰山”；

3.在科學(xué)、審慎、求實(shí)的原則下,多渠道、多形式地向組織人事部廣]提供在社會建設(shè)中具有典型意義的各類人才代表的檔案信息,為使用好干部提供依據(jù)。

四、存在的欠缺

（一）人事檔案工作者不重視該項(xiàng)工作

由于單位內(nèi)部人事檔案管理工作當(dāng)中，工作人員對該工作項(xiàng)目的重視程度有很大的欠缺和不足，導(dǎo)致對人事檔案管理造成了很嚴(yán)重的影響，且對單位的發(fā)展都會帶來不好的傾向。由于國家越來越重視對單位內(nèi)部體制的規(guī)劃和建設(shè)，強(qiáng)調(diào)從各個途徑和方向加強(qiáng)對單位的監(jiān)督和管理，因此，通過加強(qiáng)對管理工作人員的培養(yǎng)和教育，從根本上符合國家發(fā)展的潮流和趨勢，滿足國家對單位發(fā)展的計(jì)劃和需求，使得單位在發(fā)展時及時地跟上我國國家的經(jīng)濟(jì)計(jì)劃變化，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，這對于單位內(nèi)部人事檔案的管理科學(xué)性的提高是根本性的。但是在的發(fā)展過程中，很多人都沒有真正地意識到國家重視此方面的原因，沒有從戰(zhàn)略層面深挖加強(qiáng)人事檔案管理的重要性，導(dǎo)致部分單位在發(fā)展時有很多的漏洞和疏忽。除此之外，在管理過程中，很多工作人員對于一些基本的個人信息不重視，導(dǎo)致信息的存在和錄入有著極大的偏差，甚至對于很多關(guān)鍵的信息都有偏差，導(dǎo)致很多工作變得越來越困難，由于這種細(xì)微的疏忽越來越多，逐漸積累就變成了很嚴(yán)重的問題。當(dāng)前背景下人事檔案管理規(guī)章制度不夠完善，缺乏體系化的工作，而規(guī)章制度的不完善將導(dǎo)致工作過程中出現(xiàn)各類問題，不能將按照規(guī)章制度將責(zé)任追究到個人，使得工作人員存在著消極怠工的情緒，不將工作落到實(shí)際，人浮于事，極容易導(dǎo)致各類錯誤出現(xiàn)。一個整體性的工作，任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會對工作的質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響，因此，工作單位要重視方法的健全完善。

（二）單位人事檔案管理制度不健全

制度的缺乏導(dǎo)致工作流程較為混亂，各個環(huán)節(jié)之間的連接性較低，部門之間的溝通不足、信息共享工作不到位等情況會對工作和應(yīng)用過程中存在的動態(tài)變化情況造成重大影響。人事檔案管理工作主要的工作內(nèi)容是整理人員信息，完善信息內(nèi)容，準(zhǔn)確地將信息進(jìn)行錄入，形成科學(xué)規(guī)范的檔案編制，方便后續(xù)查找與修改，并且完好地保存檔案的初始版本。所有的工作內(nèi)容都很繁雜，但工作內(nèi)容缺少技術(shù)性、挑戰(zhàn)性，更加缺少不可替代性。這就直接導(dǎo)致工作成效無法明顯體現(xiàn)。工作成效不能夠明顯體現(xiàn)，管理機(jī)制作用不能完全發(fā)揮，導(dǎo)致很多人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)?，F(xiàn)在檔案冊不是放在柜子里一動不動。單位內(nèi)部日常工作中有很多事項(xiàng)甚至個人的社會活動都需要從檔案中提取資料，同時單位內(nèi)部與外部人才流動也越來越頻繁，檔案在單位內(nèi)部與外部之間的流轉(zhuǎn)也越來越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。檔案資料流轉(zhuǎn)要不就是自主性大，要不就是審批繁復(fù)影響效率，以及檔案資料涉及的多個部門之間不能有機(jī)協(xié)調(diào)。

五、推動相互融合的作用及主要方案

（一）健全對應(yīng)的規(guī)章制度

1.完善檔案管理制度

要想更好的保障單位人事檔案管理有高水平的發(fā)展，必須加強(qiáng)對規(guī)章制度的制定，只有具體詳細(xì)的制度，使得每一項(xiàng)工作科學(xué)合理，在單位內(nèi)部形成一攬子計(jì)劃，配備專業(yè)的技術(shù)人員、記錄設(shè)備，對每一次工作做好計(jì)劃，對工作做好保障，對每一個工作環(huán)節(jié)不斷的嚴(yán)格要求，保障事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，使得工作變得越來越完善和可靠，不會因?yàn)榧?xì)小的錯誤而釀成大錯，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，工作人員要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，保障自身有良好的高尚的道德，為單位的發(fā)展而工作，保障工作流程符合自己的職業(yè)操守。任何人都要對自己的工作負(fù)責(zé)，如果連自己都不保護(hù)自己的工作，將會為自己的工作帶來嚴(yán)重的影響。

2.健全質(zhì)量監(jiān)管規(guī)章制度，加大監(jiān)管力度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家對于工作方式的管理管理規(guī)章制度，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的基本情況進(jìn)行整改，創(chuàng)設(shè)出更加符合工作管理規(guī)章制度，培養(yǎng)專業(yè)的方式人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，嚴(yán)格把控人事檔案管理質(zhì)量。另外，也應(yīng)當(dāng)對檔案信息的錄入質(zhì)量的情況有著實(shí)時動態(tài)的監(jiān)督，及時讓各管理部門及時讓的質(zhì)量管理部門對該進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)的各類問題都要及時采取措施及對其解決，有效的保障的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)建設(shè)的規(guī)范性。單位也要建立健全工作的規(guī)章制度，形成更加體系化的監(jiān)管工作。在進(jìn)行規(guī)章制度建立過程中，一方面，結(jié)合具體工作中單位自身工作開展情況，創(chuàng)造出更加符合具體工作中單位自身的規(guī)章制度，為功利開展提供制度保障。另外，也要加大問責(zé)力度，對考核結(jié)果較差的新人，采取一定的處罰措施，對成績較為優(yōu)秀的，給予獎勵，不斷激發(fā)新認(rèn)真參與工作的積極性。對在工作中存在違法違規(guī)現(xiàn)象的工作人員給予嚴(yán)厲懲治，警示其他工作人員。針對人事檔案管理工作過程中存在的各類問題及時分析，將問題妥善解決，總結(jié)工作中存在的不足之處，為下一步工作的順利開展內(nèi)容做好保障，使得單位獲得更加優(yōu)質(zhì)的發(fā)展。

（二）做好人員培訓(xùn)工作

在今后的人才培養(yǎng)過程中，各建設(shè)中團(tuán)隊(duì)一方面可以加強(qiáng)對工作人員理論知識培訓(xùn)和技術(shù)培訓(xùn)，使得工作人員對人事檔案工作的工作流程以及工作過程中的注意事項(xiàng)，有一個更加全面的認(rèn)知，避免在工作過程中出現(xiàn)一些低級的質(zhì)量問題。而且加強(qiáng)對工作人員的技能培訓(xùn)可使得工作人員的理論知識與工作進(jìn)程有更加密切的結(jié)合符合人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，而且對團(tuán)隊(duì)合理應(yīng)對工作中的突發(fā)狀況也有一定的幫助作用。在發(fā)展過程當(dāng)中，人事檔案科學(xué)管理之間的關(guān)系有著密切的聯(lián)系，相互作用，相輔相成，對單位的發(fā)展有著極其重要的作用。通過這樣的方式減少事業(yè)單位在發(fā)展過程當(dāng)中可能存在一些問題，對單位發(fā)展來說十分重要。對此，重視對有關(guān)專業(yè)人員的引進(jìn)，通過多種方式提升人事檔案人員的素質(zhì)，提高具體的工作效率，對信息技術(shù)有效應(yīng)用，為人事檔案科學(xué)管理質(zhì)量提升數(shù)據(jù)支持。單位都應(yīng)當(dāng)注重人事檔案管理工作，培養(yǎng)培訓(xùn)工作人員，不斷提高工作人員業(yè)務(wù)水平，才能讓人事檔案管理工作水平得以提高。例如，檔案材料的收集、歸檔、鑒別需要規(guī)范化，只有規(guī)范工作流程，才能提高工作內(nèi)容的質(zhì)量，否則檔案信息根本無法準(zhǔn)確地表達(dá)人事信息，或者檔案內(nèi)容過于繁雜，并不能精練的表達(dá)人事信息，這些信息的表達(dá)要通過提高工作人員業(yè)務(wù)水平，才能得到新的提升。

（三）更新迭代管理設(shè)施

人事檔案需要常年存放，這需要人事檔案管理的設(shè)備不斷的更新。主要從以下幾個方面考慮：

人事檔案管理設(shè)備需要做到防火、防潮、防蟲，避免人事檔案信息受到不必要的損塞；

人事檔案管理設(shè)備需要做到防塵，保證人事檔案信息的完好性;再者，人事檔案管理設(shè)備需要多空間進(jìn)行組合，檔案室、閱覽室、辦公室要有所區(qū)隔，最好是相對獨(dú)立的空間，保障人事檔案信息不會遭到人為破壞，最大程度的保障人事檔案管理信息的完整性；

人事檔案管理信息需要多個維度信息錄入，不僅是電腦打字的錄入，也需要照片、掃描等方式進(jìn)行信息的錄入，這樣才能完善信息的全面性與準(zhǔn)確性，此時，就需要人事檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，建立現(xiàn)代化辦公體系，全力保障人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

六、結(jié)束語

根據(jù)文章當(dāng)中所分析的，事業(yè)單位在發(fā)展過程當(dāng)中主要的特點(diǎn)以及發(fā)展的問題，可以很明顯地看出，盡管當(dāng)中仍然有一些問題，但是在之后的發(fā)展過程當(dāng)中，并不是難以解決的，提出解決方案，還是極大的促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的能力，所以在發(fā)展過程當(dāng)中，還需要進(jìn)行不斷的改進(jìn)，保障事業(yè)單位發(fā)展有著新的動力，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，獲得更加良好的前景。