基于大數(shù)據(jù)的高校人事檔案信息化建設(shè)研究

周荷平

（紹興文理學(xué)院元培學(xué)院，浙江 紹興 312000）

前言

我國當(dāng)前階段的高校人事檔案業(yè)務(wù)管理正在面臨著非常嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，系統(tǒng)中繁雜且數(shù)量龐大的數(shù)據(jù)信息，會讓工作人員變得應(yīng)接不暇。伴隨大數(shù)據(jù)時代的來臨，人們可以憑借信息技術(shù)方面的優(yōu)勢，對高等學(xué)校內(nèi)的信息檔案進(jìn)行收集、錄入、整理和應(yīng)用。所以，憑借大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺，高校人事檔案信息建設(shè)工作能夠取得更為有效的成果，同時這也是各大高校在時下重點關(guān)注的熱點話題內(nèi)容。本文基于此展開研究，希望能為相關(guān)人士提供參考價值。

一、簡述大數(shù)據(jù)時代

（一）定義

將時間回溯到2011 年，麥肯錫公司正式提出“大數(shù)據(jù)”這一時代理念，該技術(shù)主要源自現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展。但是，什么是大數(shù)據(jù)、大數(shù)據(jù)時代的定義是什么，人們一直沒有足夠精確的答案對其進(jìn)行定義。既有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)是利用現(xiàn)代信息基礎(chǔ)優(yōu)勢進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，又有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)屬于一種新時代技術(shù)架構(gòu)形式，利用計算機(jī)高速運(yùn)算的優(yōu)勢對關(guān)鍵信息進(jìn)行捕捉，進(jìn)而找出更多具有實際價值的相關(guān)數(shù)據(jù)[1]。筆者結(jié)合目前國內(nèi)外研究成果，總結(jié)大數(shù)據(jù)時代的基本概念為：“利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來作為目前社會當(dāng)中的主要生產(chǎn)工具，并與科學(xué)相同，同樣成為一個獨立的領(lǐng)域?！?/p>

（二）大數(shù)據(jù)時代發(fā)展特征

無論大數(shù)據(jù)被人們怎樣定義，均會具有屬于自身的獨特屬性，一般會表現(xiàn)為下述四方面的內(nèi)容：

1.數(shù)據(jù)量大，一般是指利用計算機(jī)捕捉到的各方面數(shù)據(jù)信息資源量日益增多，這種情況產(chǎn)生的主要原因是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量不斷增加，網(wǎng)絡(luò)上遺留的個人數(shù)據(jù)也會變得越來越多。傳統(tǒng)計算機(jī)技術(shù)所能夠儲存的數(shù)據(jù)完全無法與大數(shù)據(jù)技術(shù)相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)誕生的初衷就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)對大量數(shù)據(jù)的儲存、加密、共享和傳輸，因此，這也是大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心特征，是分辨大數(shù)據(jù)技術(shù)的最佳方法。

2.信息數(shù)據(jù)形式變多，一般是與傳統(tǒng)信息化技術(shù)相對比，新時期大數(shù)據(jù)時代不僅具備基本的圖文、表格等數(shù)據(jù)表達(dá)形式，同時還可以提供二維碼、音頻、動畫、視頻等更加多元化的數(shù)據(jù)模式，可以為人們提供更多、更自由的使用方式。

3.實際價值密度低，一般是指大數(shù)據(jù)資源信息總量正在變得越來越大，人們在此前階段僅能夠從較為有限信息資源中尋找自己所需資料內(nèi)容，但是現(xiàn)階段的大數(shù)據(jù)模式能夠為人們提供更大的數(shù)據(jù)搜索范圍，與此前進(jìn)行比較，數(shù)據(jù)利用時的實際價值密度也在不斷降低[2]。

4.運(yùn)行處理速度加快，一般是指互聯(lián)網(wǎng)平臺上能夠提供的各類型資源變得越來越多，為有效滿足消費(fèi)者的切身需求，更為完善的處理各類相關(guān)資源和信息，需持續(xù)提升數(shù)據(jù)信息的處理速度，在提升信息處理速度之后，才可以為信息管理領(lǐng)域體現(xiàn)出節(jié)能且高效的信息處理優(yōu)勢。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下，高等學(xué)校人事檔案信息化發(fā)展的必要性

（一）更好的順應(yīng)時代發(fā)展提出的需求

伴隨現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的不斷升級發(fā)展和數(shù)據(jù)運(yùn)行模式的衍變，現(xiàn)代化、高效的檔案信息管理工作需要適當(dāng)?shù)娜谌敫嘈畔⑻幚砑夹g(shù)，增強(qiáng)高等學(xué)校檔案信息體系建設(shè)，能夠進(jìn)一步改變此前階段的手動數(shù)據(jù)錄入方式，在此之后的信息整理和信息歸納等工作模式也會同步發(fā)生改變，這樣的發(fā)展背景更加符合信息化時代發(fā)展對高校人事檔案建設(shè)提出的要求[3]。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)也象征著未來檔案領(lǐng)域的發(fā)展方向，高效率化、高安全性、高穩(wěn)定性，都是未來檔案領(lǐng)域的發(fā)展需求，這是由于傳統(tǒng)意義上的書本檔案已經(jīng)存在著丟失的趨勢，并且，傳統(tǒng)檔案管理的效率相對較低，無法滿足當(dāng)代的需求。

（二）檔案服務(wù)功能拓展

各類型信息化技術(shù)和處理手段的不斷升級與創(chuàng)新，帶動了便捷信息處理軟件領(lǐng)域的發(fā)展，例如：北大之星、軟件之星、易度文檔、智得軟件系統(tǒng)等信息處理軟件應(yīng)運(yùn)而生。這些軟件僅需要獲得對應(yīng)的應(yīng)用戶名和賬號密碼就可以進(jìn)一步實現(xiàn)信息資料的自動化處理。在此期間，高校對各方面人才的信息資源處理途徑也會變得更為集中，如果需要針對特殊型人才進(jìn)行查詢，還可以直接利用搜尋功能直接對相關(guān)資料進(jìn)行搜索[4]。不僅如此，個性化功能的延伸也非常重要，檔案畢竟是一種服務(wù)項目，其成立的宗旨就是為了更好的服務(wù)大眾，而隨著技術(shù)的發(fā)展，用戶對于檔案的需求也在不斷提高，人們希望能夠得到更適合自己喜好的檔案服務(wù)系統(tǒng)，因此，目前各大高校也都在這方面下功夫，希望能夠提升檔案服務(wù)的個性化。

（三）提高信息檔案管理工作效率

處于信息化建設(shè)階段，辦公系統(tǒng)正在變得越發(fā)完善，管理人員可以針對校內(nèi)各方面的人事檔案信息予以明確分工，同時加以合理的技術(shù)合作，在正式經(jīng)過審查人員的核定后，可以由專業(yè)人員利用掃描設(shè)備即將其轉(zhuǎn)化成為電子文檔并予以保存。采用這種一體化數(shù)據(jù)信息處理手段，可以最高標(biāo)準(zhǔn)減少固有人事檔案手動管理存在的弊端，從而大幅度提升高校人事檔案信息管理工作的資料整合效率。從目前的情況來看，我國各大高校人事檔案信息的工作效率有所加快，其原因在于人工的減少以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，大數(shù)據(jù)技術(shù)與人力相比，具備更加穩(wěn)定和高效的特性，更為適合當(dāng)今社會高校人事檔案的信息管理。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下，我國高校人事信息的檔案建設(shè)工作的創(chuàng)新對策

（一）迎合“大數(shù)據(jù)”發(fā)展理念，增強(qiáng)信息檔案建設(shè)意識

就目前科技發(fā)展?fàn)顩r分析，大數(shù)據(jù)時代屬于未來階段的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的必然趨勢，當(dāng)前階段的高校人事信息檔案管理工作，屬于社會上應(yīng)用信息資源比較頻繁的領(lǐng)域，因此需要進(jìn)一步貼合大數(shù)據(jù)時代在當(dāng)下的發(fā)展理念，在根本上提高學(xué)校自身的信息檔案管理意識[5]。不管是校方還是圖書館高層管理人員都應(yīng)當(dāng)充分了解到大數(shù)據(jù)技術(shù)的核心概念、具體表現(xiàn)形式以及相應(yīng)的知識體系，不斷豐富自身的知識面，迎合全新的技術(shù)與概念，更新傳統(tǒng)的信息檔案管理思維，并且，還需要充分提高對于大數(shù)據(jù)檔案建設(shè)的重視程度，不斷加大資金的投入，滿足信息檔案體系更新?lián)Q代的資金需求。

例如，時下各個行業(yè)領(lǐng)域的信息檔案建設(shè)模式均在積極迎合大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求，首先，高等學(xué)校同樣需要緊隨時代發(fā)展腳步，在發(fā)展觀念方面做出變化，革新傳統(tǒng)手工人事信息檔案整理模式，對其他同類學(xué)校的信息化信息檔案管理模式進(jìn)行借鑒，可以進(jìn)一步衍生出適合本校發(fā)展的建設(shè)目標(biāo)，在此之后可以制定出更為明確的建設(shè)任務(wù)和發(fā)展方案。其次，對于掃描儀和計算機(jī)等現(xiàn)代化信息處理設(shè)備，能夠為后續(xù)階段的信息檔案建設(shè)模式奠定良好的發(fā)展基礎(chǔ)；最后，提高校內(nèi)人事信息檔案建設(shè)人才的培訓(xùn)和招募效率，為相關(guān)工作人員定期開展教育培訓(xùn)活動，保證該領(lǐng)域的工作人員能夠及時了解行業(yè)最新發(fā)展動態(tài)，在工作中合理應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，為高等學(xué)校人事信息檔案的建設(shè)工作打開新局面。

（二）組建“大數(shù)據(jù)”信息平臺，進(jìn)一步實現(xiàn)信息檔案資源可視化管理

大數(shù)據(jù)信息平臺是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)所構(gòu)建的信息載體平臺，該信息平臺的實現(xiàn)象征著高校對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的掌握程度以及利用程度，同時還能夠從根本上為人事信息檔案管理改革提供機(jī)會和環(huán)境，因此，該信息平臺的搭建勢在必行，是每個高校都應(yīng)當(dāng)著手去做的一件事。高等學(xué)校人事信息檔案管理部門掌管著全體在校師生的信息資源數(shù)據(jù)，會記錄大批量在職教工的政治面貌、自然狀況、教學(xué)成績、職務(wù)分工等。處于“大數(shù)據(jù)”時代背景下，針對數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)性和開放性建設(shè)工作是一項根本性任務(wù)，對于不同高校、學(xué)院內(nèi)的人事信息檔案管理工作而言，這些領(lǐng)域中均會存在一定的差異性。所以，在信息檔案建設(shè)工作中，需要構(gòu)建更為完善的“大數(shù)據(jù)”信息處理平臺，用以更好的保證每一個教職工的個人信息都能夠?qū)崿F(xiàn)可視化發(fā)展[6]。

例如：“大數(shù)據(jù)”平臺中，可以將不同高校內(nèi)的專業(yè)講師、教授等人力資源進(jìn)行匯總，然后在開放性較強(qiáng)的平臺上針對某一類型的專業(yè)問題展開講題活動，對整合出的各方面相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行集中處理，然后總結(jié)出講題活動中效果最為顯著的方案和對應(yīng)的活動人選。此外，在該平臺上，還可以針對高校內(nèi)部人力資源的信息進(jìn)行圖形化、文字化、視頻化的處理，方便用戶在使用該平臺時能夠直觀了解到信息內(nèi)容，通過圖形和視頻來識別教職員工的身份，這樣能夠加強(qiáng)平臺的實用性。

（三）憑借“大數(shù)據(jù)”信息技術(shù)，實現(xiàn)信息檔案資源再次利用

高等學(xué)校人力資源系統(tǒng)承載著學(xué)校在未來階段的發(fā)展使命，在學(xué)校未來的信息化建設(shè)中具有重要作用，同時也能夠為學(xué)校的科研、教學(xué)、社會服務(wù)職能提供更為重要的信息技術(shù)支持，在這樣的情況下，高校教師資源配置的合理性和高校人力資源的合理布局也能夠為高校信息檔案的建設(shè)提供更為有效的保證。

在高校中正式建立起人事信息檔案資源處理系統(tǒng)之后，能夠通過信息化處理平臺對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合性優(yōu)勢對比處理，進(jìn)而針對高校現(xiàn)有人事信息檔案資源做出更為詳細(xì)的分析和應(yīng)用，對現(xiàn)有教師工的人員分配、教學(xué)經(jīng)驗、學(xué)歷等級、年齡結(jié)構(gòu)等相關(guān)信息做出有效處理，在第一時間總結(jié)出本校人事資源的運(yùn)行現(xiàn)狀，更加直觀的展現(xiàn)出存在問題的運(yùn)行環(huán)節(jié)，對于某環(huán)節(jié)人力資源、某環(huán)節(jié)人力資源不足等相關(guān)情況進(jìn)行及時處理。與此同時，進(jìn)一步優(yōu)化并調(diào)整現(xiàn)有教職工群體結(jié)構(gòu)，為提升學(xué)科項目教學(xué)水準(zhǔn)提供發(fā)展原動力。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)是以信息為主的信息處理時代，伴隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，社會上的各個行業(yè)領(lǐng)域均因此取得了一定程度的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)也因此得到了有力的證明，同時，各個行業(yè)也在面臨著前所未有的發(fā)展壓力，所以，高等學(xué)校在構(gòu)建屬于自己的人事檔案管理系統(tǒng)期間，需要主動迎合時代發(fā)展方向，保持向前發(fā)展的勢頭，這樣才可以在未來階段的建設(shè)中取得更為矚目的建設(shè)成績。