文件編碼規(guī)則在石化建設工程項目檔案中的應用及探討

何利娜

（中化泉州石化有限公司，福建 泉州 362000）

一、文件編碼的特性與應用

對文件進行科學編碼并進行信息化管理，是提升文檔管理效率的重要途經。文件編碼的特性主要有唯一性、定位性、內涵性、時間性、成套性、層級性、擴展性[1]。文件編碼體系應具有連續(xù)性和完整性。文件編碼是一個或一組易于計算機和人識別與處理的有序字符，有利于文件的分類組織、管理、查詢、檢索、和利用。2021 年1 月1 日實施的新修訂的檔案法明確了國有企業(yè)和非國有企業(yè)的歸檔范圍，要求文件歸檔應做到應歸盡歸，應收盡收[2]。實踐證明，給歸檔文件一個唯一且有定位性的文件編碼，是解決這個“應歸盡歸，應收盡收”的行之有效的主要方法之一，也是檔案數字化的必要條件之一。

大型石化建設工程項目，WBS 繁多，參與建設的設計單位、承包商、監(jiān)理單位、檢測單位、服務單位非常多，形成的文件種類和數量也非常多，文控管理人員非常少，文件管理困難。所以統(tǒng)一、規(guī)范的項目文件編碼可以很好的解決文件管理上的混亂，使電子文件實現有序性，完整成套性。

二、三種典型石化系統(tǒng)編碼體系

國內石化業(yè)務主要集中在中石化、中海油、中石油、中國中化。本文選擇其中三個系統(tǒng)的文件編碼體系進行比較和分析，并結合實踐，總結出一套通用的項目文件編碼規(guī)則。本文并未涉及設計文件編碼。所選擇的三個系統(tǒng)以下簡稱A 系統(tǒng)、B 系統(tǒng)、C 系統(tǒng)。

（一）A 系統(tǒng)項目文件編碼

A 系統(tǒng)項目文件編碼分為二類，分別為建設單位、承包商管理類文件，承包商、監(jiān)理現場交工技術類文件。

1.建設單位、承包商管理類文件。

項目號-編制公司-編制部門-文件類型-流水號

XXXXXX-XX-XXXX-XXX-NNNN

（1）項目號是在項目管理過程中給每個項目指定的唯一編號。（2）編制公司：使用3 到6 位企業(yè)英文名稱縮寫或漢語拼音縮寫。（3）流水號是文件的順序編號，文件編碼中通常采用四位阿拉伯數字組成。例如：0001。若主文件有附件的，該文件附件的編號為四位數字的流水號后加上一位大寫英文字母。例如：0001A。（4）典型管理文件類型例如MOM會議紀要。（5）項目管理文件類型較多，有些文件使用典型的文件編碼形式會造成文件無法有效區(qū)分和文件數量較大，不利于快速查找，比如在文件類型后加一個文件小類，即項目號-主項編號-編制公司-專業(yè)代碼-文件類型+文件小類-流水號。

2.承包商、監(jiān)理現場交工技術類文件。

項目號-單項工程代碼-編制公司-專業(yè)代碼-文件類型-流水號XXXXXX-XXXX-XXX-XX-NN-NNNN

（1）單項工程代碼是指裝置編號或系統(tǒng)編號，用四位阿拉伯數字表示，采用業(yè)主主項號。（2）專業(yè)代碼：工藝管道PE，給排水WS 等指定代碼。（3）文件類型：報驗類型文件代碼例如01 施工組織設計；監(jiān)理文件類型代碼例如01 監(jiān)理規(guī)劃。

（二）B 系統(tǒng)項目文件編碼

B 系統(tǒng)項目文件編碼分為三類，分為部門級管理程序、規(guī)定類文件，業(yè)主、承包商、設計院、供貨商和第三方產生的所有技術類文件，業(yè)主、設計院、承包商和供貨商之間產生的非技術文件。

1.部門級管理程序、規(guī)定類文件。

項目代碼-專業(yè)代碼-文件類型代碼-序列號。

XXXXX-XXX-XXX-NNNN

這類編碼主要用于業(yè)主內部部門使用的規(guī)章制度類文件。這類文件無論紙版還是電子版都必須在文件中注明版本號Rev0.0。

2.業(yè)主、承包商、設計院、供貨商和第三方產生的所有技術類文件。

項目代碼-項目進度代碼-文件來源代碼-單項工程代碼-專業(yè)代碼-專業(yè)內目錄流水號-文件類型代碼-序列號

XXXXX-XX-XXXX-NNN-XXX-NNN-XXX-NNNN

（1）項目進度代碼：項目進度代碼由二個字符組成，第一個為數字0～9，代表工程建設各個階段；第二個為英文字母 A～Z，代表新建和改擴建。0A 整個項目階段、1A 工藝包、5A 施工等。（2）專業(yè)內目錄流水號：專業(yè)內目錄流水號由三位數字組成，為專業(yè)內部的分區(qū)或分項代碼。（3）文件來源代碼一般為公司名稱四位字母縮寫。（4）單項工程代碼三位數字，例如000 全廠。（5）專業(yè)代碼由三位字母組成，例如PRO 工藝專業(yè)。（6）B 系統(tǒng)未對報驗類和監(jiān)理類文件類型做要求，由過程中按需求提起審批程序來確定。

3.業(yè)主、設計院、承包商和供貨商之間產生的非技術文件。

項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-文件來源代碼-接收方代碼-文件類型代碼-序列號 。

XXXXX-XX-NNN-XXXX-XXXX-XXX-NNNN

（1）接收方代碼為公司名稱四位字母縮寫。（2）文件類型代碼由三位字母組成，例如MOM 會議紀要。

（三）C 系統(tǒng)項目文件編碼

C 系統(tǒng)項目文件編碼分為三類，分別為業(yè)主、監(jiān)理及承包商管理綜合類文件，承包商材料設備報驗文件，監(jiān)理、承包商項目技術文件。

1.業(yè)主、監(jiān)理及承包商管理綜合類文件。

項目代碼-單項工程代碼-文件來源_去向代碼-文件類型代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XXX_XXX-XXXX-NNNN

（1）對于同一文件類型文件可能涉及多專業(yè)時，在序列代碼前增加專業(yè)代碼以示區(qū)分。專業(yè)代碼為ZJ 樁基、TJ 土建等9 個專業(yè)。（2）單項工程代碼由四位數字組成，例如0000 全廠。涉及兩個或多個單項工程時,代碼標識為“UUUU”；適用于整個項目時，代碼標識為“0000”。（3）回復類文件編號在原文編號后加R 即可。（4）文件來源和去向代碼為大寫字母加3 位數字，數字即為先后進場單位序列號，例如C020 代表承包商十公司。（5）文件類型代碼一般為四位字母，例如HYJY 會議紀要。

2.承包商材料設備報驗文件。

項目代碼-單項工程代碼-細部工程代碼-來源代碼-文件類型代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XX_NXX_NXX-XXX-XXXX-NNNN

（1）細部工程代碼：為單位(子單位)工程、分部（子分部）工程、分項工程組合代碼，分別為2 位數字代碼（子單位，子分部為1 位數字起始，并與單位工程、分部工程之間用“_”相連）如文件無法對應到具體的單位、分部、分項工程中，則以XX 代替。（2）文件類型代碼由四位字母組成，例如TJCY 土建材料。

3.監(jiān)理、承包商項目技術文件。

項目代碼-單項工程代碼-細部工程代碼-來源代碼-序列代碼

XXXX-NNNN-XX_NXX_NXX-XXX-NNNN

對比承包商材料設備報驗文件不體現文件類型代碼，因為此范圍文件均為現場施工報驗類技術文件。

三、編碼規(guī)則

（一）編碼規(guī)則的應用及通用編碼規(guī)則

文件編碼既要適用于全項目有機形成的所有文件，也必須具備唯一性。綜上分析，工程項目文件類別主要分為綜合管理文件類和交工技術文件類。

1.綜合管理文件類。

綜合管理文件類中項目（號）代碼，編制（公司）部門（文件來源代碼），文件類型，序列號是共有的，屬于編碼的必不可少的構成要素。文件小類，專業(yè)代碼、項目進度代碼，單項工程代碼，去向代碼是改進構成要素。A 系統(tǒng)中的專業(yè)代碼并不常用，而文件小類并不是必要的，可以細化文件類型解決，比如會議紀要分為ZHJY 專題會議紀要，ZLJY 周例會紀要等。B 系統(tǒng)引入的項目進度代碼使編碼規(guī)則適配到整個項目全過程，涵蓋從立項到竣工后評估的各個階段。B、C 系統(tǒng)單項工程代碼的引入可以將代碼細化到各單項工程層次下，明確歸屬案卷，易于過程控制管理。去向代碼指向此單項下多責任部門/承包單位的哪個。

所以，對于整個項目的綜合管理文件類的通用性編碼規(guī)則為項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-文件來源_文件去向-文件類型-序列號。其中文件去向可缺省。此編碼規(guī)則可滿足B 系統(tǒng)部門級管理程序、規(guī)定類文件編碼需求，所以不必另外編碼規(guī)則。注意建設單位需對綜合管理文件類型進行確定并發(fā)布實施，進而來確定應用此編碼規(guī)則的綜合管理文件類范圍。

2.交工技術文件類。

交工技術文件類分為檢驗批類技術文件、綜合報審類文件和材料設備報審類文件。

檢驗批類技術文件中，項目（號）代碼，單項工程代碼，編制單位（公司）代碼，序列號為共有的。區(qū)別主要在于專業(yè)代碼的呈現上，C 系統(tǒng)利用單位分部分項代碼可以取代專業(yè)代碼和分區(qū)代碼。所以檢驗批類技術文件的通用編碼規(guī)則為項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-單位分部分項代碼-編制單位代碼-序列號。

綜合報審類文件，比如開工報告，人員資質報審，HSE 方案這些文件經過實踐，推薦A 系統(tǒng)中的交工技術文件的文件類型，即項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-單位分部分項代碼-編制單位代碼（_去向代碼）-文件類型（A 系統(tǒng)）-序列號。去向代碼可缺省，圖紙會審、設計交底類文件應將文件去向明確，可以解決斷號、追溯問題，比如一個單項工程同一個監(jiān)理單位不同施工單位的圖紙會審記錄。

材料設備報審類文件與綜合報審類文件類似，同樣適用項目代碼-項目進度代碼-單項工程代碼-單位分部分項代碼-編制單位代碼（_去向代碼）-文件類型（C 系統(tǒng)）-序列號，這里去向代碼省略，文件類型選擇C 系統(tǒng)編碼，按專業(yè)將材料和設備分類。

（二）文件編碼規(guī)則應用亮點

1.材料、設備報驗文件編碼。

材料設備報審類文件編碼的文件類型代碼（TJCY 土建材驗/JSBY 靜設備報驗）區(qū)別了材料和設備報驗。單位分部分項代碼明確材料或設備歸屬工程。當施工單位收到材料和設備的質量證明文件時，需要給其分配一個證件自編號，證件自編號的編碼規(guī)則為單項工程代碼-編制單位代碼-材料類別代碼-專業(yè)代碼-序列號，然后錄入材料或設備質量證明文件一覽表。這里的專業(yè)代碼不可缺省，解決了各專業(yè)同類材料證件自編號重復和斷號問題。

2.文件類型的定義。

將交工技術文件綜合卷歸檔范圍中的文件類型逐個按組卷順序編號，此編號直接作為文件類型代碼帶入文件編碼中，既解決了各承包商綜合卷文件排序問題，也解決了文件缺項審查問題，歸檔完整度得到有效控制。

3.細部代碼。

細部代碼的引入使檢驗批類技術文件與單位工程劃分一一對應，徹底解決文件的缺項問題，使專業(yè)技術文件形成有機的整體，歸檔完整度得到有效控制。

4.石化配套碼頭、道路文件編碼。

經過C 系統(tǒng)的實踐證明，C 系統(tǒng)的編碼規(guī)則可以在配套碼頭、電力、道路工程文件中得到很好的應用，可以依據其對應的規(guī)范表格來擴展文件類型即可解決。則通用編碼同樣適用。

四、總結

本文主要分析了石化行業(yè)主要的三個系統(tǒng)的編碼體系并總結出一套通用石化行業(yè)的項目文件編碼規(guī)則。通用編碼規(guī)則主要從單位工程劃分、立卷歸檔要求為切入點，非常好地解決石化項目建設中產生的各類文件繁雜無序，歸檔難，歸檔不全以及無效編碼問題。在實際應用中既保證了過程中文件的有序整理、收集，數字化、再利用，也簡化了歸檔時的完整度審查。