論如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

石影

（吉林省四平遼河農(nóng)墾管理區(qū)管理委員會(huì)，吉林 四平 136000）

引言：

目前在事業(yè)單位檔案管理中，信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用得到了良好推廣，其可以更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息資源快速增長的形勢，利用信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)及利用，實(shí)現(xiàn)對檔案資源進(jìn)行高效化處理的要求。而以事業(yè)單位檔案管理工作的開展現(xiàn)狀來看，其所需面對的管理要求、管理內(nèi)容、檔案資源不斷增多，在一定程度上為管理工作的執(zhí)行帶來了難度。因此需要分析新形勢下事業(yè)單位檔案管理所發(fā)生的轉(zhuǎn)變，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)信息化建設(shè)來提高檔案管理的質(zhì)量及效率。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

第一，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在快速發(fā)展與普及之前，事業(yè)單位檔案管理工作模式相對單一化，通常會(huì)以紙質(zhì)材料為載體記錄和保存相關(guān)信息數(shù)據(jù)內(nèi)容，但是由于紙質(zhì)材料自身的特性，在保存過程中存在一定的劣勢和不足。紙張容易受到環(huán)境條件的影響，一旦受潮便會(huì)慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這樣便會(huì)增加工作人員的管理難度。

第二，檔案管理工作涉及大量的內(nèi)容，且繁雜多樣化，傳統(tǒng)紙質(zhì)材料保存方式，后期如果經(jīng)常反復(fù)的查看和翻閱，紙質(zhì)檔案查找過程中費(fèi)時(shí)費(fèi)力紙質(zhì)材料相對脆弱，比較容易受到人為因素的破壞和影響，或者丟失。如果受損，修復(fù)難度非常大。而對于珍貴的檔案信息資料，一旦損毀，將會(huì)造成無法估量的損失。所以，檔案信息化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，通過現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段，將檔案信息存儲(chǔ)和備份到計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發(fā)生。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用分析

（一）提高檔案管理效率

在事業(yè)單位發(fā)展的過程中對檔案管理提出了高效化、高質(zhì)化的要求，尤其是在信息時(shí)代的背景下，信息資源的應(yīng)用價(jià)值不斷提高，因此在事業(yè)單位中多數(shù)已經(jīng)建立了信息化檔案管理系統(tǒng)來改進(jìn)管理工作形式。信息化建設(shè)能夠在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的收集，并且管理系統(tǒng)所提供的功能可以對信息資源進(jìn)行自動(dòng)化的分類、歸檔并生成目錄，從而減少檔案管理中人力的投入，在優(yōu)化檔案管理工作流程的同時(shí)進(jìn)一步的提高工作效率。

（二）加強(qiáng)檔案資源利用

在以往事業(yè)單位檔案管理工作中，主要是將紙質(zhì)檔案存放到檔案室中進(jìn)行專門保管，在面對大量的紙質(zhì)檔案時(shí)，其在查閱及使用上都有一定的難度。而在目前在檔案管理中，其信息化建設(shè)進(jìn)程不斷推進(jìn)使紙質(zhì)檔案開始進(jìn)行電子化處理，并且在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中可以對大量的檔案資源進(jìn)行存儲(chǔ)，從而縮減檔案所占空間，且電子化的保存方式使檔案資料不易損壞、丟失，而對于檔案資源的利用，檔案管理系統(tǒng)所提供的檢索、查閱功能優(yōu)化了檔案的使用流程，大幅度提高了檔案查找速度，并在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高速傳遞，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理的水平。

（三）提高檔案收集能力

在信息時(shí)代下信息資源傳播速度更快、共享程度更高，再加上事業(yè)單位在發(fā)展中其檔案資源的快速增長，使得傳統(tǒng)的檔案管理方法在面對大量數(shù)據(jù)資源時(shí)存有的弊端愈發(fā)明顯，因此需要科學(xué)地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。在檔案收集方面，信息化建設(shè)的推進(jìn)能夠借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)在單位內(nèi)部建立起信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，這樣可以高效地進(jìn)行檔案資料的傳遞，并保證檔案收集的時(shí)效，及時(shí)對檔案進(jìn)行更新，減少檔案管理中的疏漏，并且在數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下可以高速對檔案資料進(jìn)行篩選，減少無用檔案的留存，提升檔案管理的智能化水平。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的要求分析

（一）降低檔案管理成本

在信息時(shí)代的背景下，其改變了傳統(tǒng)檔案資料的管理形式，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變在極大程度上優(yōu)化了管理工作流程，有效地減少在檔案管理中的工作量，這樣可以節(jié)約檔案管理成本支出。并且現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)推動(dòng)了檔案管理工作的自動(dòng)化、智能化發(fā)展，這在極大程度上提高了其管理效率，再加上檔案數(shù)字化管理模式在應(yīng)用中對人力、設(shè)施、工具等的要求較少，因此人力、物力支出的減少在實(shí)際中可以降低檔案管理所需成本。同時(shí)在檔案管理成本的控制中需要注意避免過度地減少支出，應(yīng)為信息化建設(shè)提供充足的支持，這樣可以使檔案管理信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)效益得到保障。

（二）保證檔案資源的安全

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中紙質(zhì)檔案對存儲(chǔ)環(huán)境及保管條件有著一定的要求，若是檔案資料保管不當(dāng)可能會(huì)出現(xiàn)損壞、破損、丟失等問題。目前在檔案管理中多數(shù)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的方式來開展相關(guān)工作，這樣可以進(jìn)一步的保證檔案資料的完整性。同時(shí)在信息技術(shù)的支持下對檔案數(shù)字化處理能高效地對檔案信息進(jìn)行篩查，從而保留具有價(jià)值的檔案資料，信息技術(shù)在應(yīng)用中可以對多數(shù)類型的檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，如影音、圖片等，使檔案資料不受到外界環(huán)境的影響。對于檔案管理需要做好安全防護(hù)工作來適應(yīng)信息化發(fā)展的形勢，確保檔案資源的安全，使其檔案的真實(shí)性、原始性達(dá)到保證。

四、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施分析

（一）完善檔案管理制度

在檔案數(shù)字化中明確的規(guī)章制度可以為其各項(xiàng)工作的執(zhí)行提供制度保障，在規(guī)范檔案數(shù)字化流程的同時(shí)減少相關(guān)工作中的疏漏問題，使各項(xiàng)工作高效、高質(zhì)地開展，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位信息化建設(shè)的開展。信息時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理所需面對的工作內(nèi)容更為繁雜，因此相關(guān)活動(dòng)的開展需要有完善的制度作為支持，通過對規(guī)章制度進(jìn)行明確能夠使檔案管理工作在執(zhí)行的過程中其各個(gè)環(huán)節(jié)得到有效的規(guī)范及約束，從而進(jìn)而減少在檔案工作中的失誤問題，而在信息時(shí)代的背景下，對于其制度內(nèi)容還需結(jié)合實(shí)際來進(jìn)行調(diào)整及細(xì)化，以檔案信息化管理的特點(diǎn)及要求來確認(rèn)可實(shí)行的檔案管理制度內(nèi)容，確保規(guī)章制度與實(shí)際檔案管理相匹配，這樣可以在事業(yè)單位內(nèi)部建立起更為完善的檔案管理體系。并且在實(shí)際中還應(yīng)確認(rèn)檔案管理各方責(zé)任，將責(zé)任內(nèi)容落到實(shí)處，這樣可以防止在檔案管理工作中出現(xiàn)職責(zé)不清、職責(zé)混淆的情況。

（二）規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案信息化建設(shè)與發(fā)展過程中，事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，通過制定科學(xué)合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案管理工作嚴(yán)格按照規(guī)定要求有序開展。首先，事業(yè)單位方面要針對自身實(shí)際情況，制定科學(xué)完善的檔案收集與管理機(jī)制，優(yōu)化信息化工作流程，保障檔案管理人員能夠嚴(yán)格按照規(guī)定制度流程有序開展相關(guān)工作。其次，對于檔案數(shù)據(jù)庫、格式以及內(nèi)容等應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的規(guī)定，從而最大程度上保障檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性與科學(xué)性。還需要合理設(shè)置訪問權(quán)限，避免出現(xiàn)隨意設(shè)置與訪問的狀況，從而保障檔案資料的安全性與可靠性。

（三）完善檔案信息資源

完善的檔案信息資源是檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，在信息時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的形式也由紙質(zhì)向著電子化、數(shù)據(jù)化的方向轉(zhuǎn)變，檔案信息資源的利用價(jià)值也在不斷提升，尤其是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息分析及利用成為檔案管理信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，因此需要對檔案信息資源進(jìn)行補(bǔ)充及完善，以此來建立完整的數(shù)據(jù)庫。目前在檔案信息資源的收集及處理上，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持能夠高效地對檔案資料進(jìn)行處理，達(dá)到對檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理的目的，并針對檔案管理內(nèi)容來制定管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的要求對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度對檔案進(jìn)行歸檔，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面化、規(guī)范化。

（四）加強(qiáng)管理技術(shù)創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理中，通過技術(shù)創(chuàng)新的方式能夠加強(qiáng)對現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，其也有利于加強(qiáng)信息化建設(shè)，從而更為高效地對檔案資源進(jìn)行收集及處理，使檔案管理可以達(dá)到快速化、高效化的執(zhí)行目標(biāo)。為此在技術(shù)創(chuàng)新中需要根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，及事業(yè)單位的發(fā)展情況，對不同技術(shù)進(jìn)行合理利用，使檔案管理能夠得到進(jìn)一步的完優(yōu)化。例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等可以實(shí)現(xiàn)對信息資源的高效收集、分析、存儲(chǔ)、處理和利用，并且能夠利用數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的智能化檢索，并且云計(jì)算技術(shù)的運(yùn)用還可以利用云端平臺(tái)來完成檔案管理的各項(xiàng)流程，并對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行云存儲(chǔ)，這種依托于云環(huán)境的檔案管理技術(shù)能夠降低檔案管理工作對硬件設(shè)備的要求，并在一定程度上提高管理工作的執(zhí)行效率。

（五）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存有的漏洞會(huì)對檔案資料的安全產(chǎn)生影響，因此在事業(yè)單位中，需要考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特征來對安全防護(hù)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，尤其是在檔案信息化建設(shè)中，為了避免出現(xiàn)信息泄露、丟失等問題需要做好安全防護(hù)工作，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下更要及時(shí)地對安全防護(hù)技術(shù)進(jìn)行更新及優(yōu)化，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的抵御。在實(shí)際的檔案工作中可以運(yùn)用認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)、密碼密鑰等來避免檔案數(shù)據(jù)庫被入侵，針對電子檔案應(yīng)利用防火墻技術(shù)來抵御非法入侵及計(jì)算機(jī)病毒，為檔案工作的順利開展提供保障，其也有利于事業(yè)單位信息化建設(shè)水平的提升。

（六）加大人員培養(yǎng)力度

首先，不管是現(xiàn)有工作人員還是新員工，都應(yīng)當(dāng)注重其信息技術(shù)能力的培養(yǎng)，可結(jié)合實(shí)際情況，定期開展培訓(xùn)，培訓(xùn)要保障靈活，不僅要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，還應(yīng)當(dāng)注重技巧的提升。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在為人們帶來便捷的同時(shí)，但其并非萬能。工作人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識這一點(diǎn)，要讓其意識到網(wǎng)絡(luò)并非絕對安全，信息存儲(chǔ)也可能會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)加大安全管控力度，尤其是涉密信息數(shù)據(jù)，一定要切實(shí)做好保密管理工作。其次，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對每個(gè)員工的綜合考量，明確工作細(xì)則，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，一旦出現(xiàn)問題，也能夠及時(shí)有效處理，從而保障檔案信息化管理工作穩(wěn)步有序開展。

五、結(jié)語

目前在事業(yè)單位檔案管理中，其信息化建設(shè)水平的提升在極大程度上提高了檔案管理的質(zhì)量及效率，在此情況下應(yīng)分析事業(yè)單位的發(fā)展形勢及對檔案工作所提出的要求，結(jié)合信息技術(shù)的運(yùn)用來不斷優(yōu)化檔案管理體系。對于上文所提出的加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施，可以針對事業(yè)單位的實(shí)情及需求來進(jìn)行選用及調(diào)整，同時(shí)還可以加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等來對檔案資源進(jìn)行管理及利用，從而對檔案所具備的價(jià)值進(jìn)行合理的開發(fā)，進(jìn)一步地推動(dòng)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。