新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

孫耀文

(吉林省梅河口市老干部活動(dòng)中心，吉林 梅河口 135000)

在新形勢(shì)下，我國(guó)的信息技術(shù)取得飛速發(fā)展，給各行各業(yè)提供先進(jìn)的技術(shù)支持，逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)。事業(yè)單位的檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)，提高檔案管理工作的效率及水平，給事業(yè)單位的全面信息化建設(shè)目標(biāo)提供支持。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工資在長(zhǎng)期管理中存在的問(wèn)題，需要逐一進(jìn)行解決，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、高效化、信息化管理目標(biāo)。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的意義

在信息技術(shù)的支持下，我國(guó)的數(shù)字化建設(shè)腳步也在逐漸加快，事業(yè)單位也將信息技術(shù)運(yùn)用到日常的工作中，數(shù)字化的信息記錄模式也給檔案管理工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)，需要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸納及整理，但是新形勢(shì)下，檔案管理工作的內(nèi)容顯著增加，且檔案的更新速度也在加快，如果沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，勢(shì)必會(huì)拖慢檔案管理工作的質(zhì)量及效率。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作十分重要。

（一）保證事業(yè)單位及職工的整體利益

事業(yè)單位的檔案管理工作包括對(duì)單位內(nèi)部職員的各種信息進(jìn)行詳細(xì)記錄與保存，將職員在事業(yè)單位的各個(gè)發(fā)展階段的各項(xiàng)工作進(jìn)展情況進(jìn)行規(guī)范記錄，對(duì)事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展及工作調(diào)整提供有效支持，給事業(yè)單位的改革、評(píng)價(jià)以及回顧工作過(guò)程具有重要的價(jià)值，與此同時(shí)，檔案也能對(duì)活動(dòng)中心提供的各項(xiàng)社會(huì)服務(wù)所取得的成績(jī)進(jìn)行全面記錄，作為重要的歷史發(fā)展資料，這對(duì)體現(xiàn)活動(dòng)中心在社會(huì)中的價(jià)值以及獲得的評(píng)價(jià)具有重要意義。事業(yè)單位的檔案管理對(duì)職員的各種升遷調(diào)動(dòng)及培訓(xùn)評(píng)優(yōu)等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，不僅對(duì)職員今后的各項(xiàng)評(píng)選及考核提供參考，同時(shí)還能對(duì)一些退休職員的工齡進(jìn)行正確記錄，便于發(fā)放退休職員的各項(xiàng)待遇。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化能讓檔案的使用價(jià)值得到體現(xiàn)，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位及職員的利益提供保障。

（二）保證事業(yè)單位檔案的公共服務(wù)性及保密性

事業(yè)單位檔案管理具有較強(qiáng)的公共服務(wù)型及保密性[1]。事業(yè)單位屬于國(guó)家，并且有些單位主要是服務(wù)于全體公民的，吉林省梅河口市老干部活動(dòng)中心就是為老干部提供開(kāi)展文化活動(dòng)的主要場(chǎng)所，組織老干部開(kāi)展豐富多彩的文娛活動(dòng)，在檔案管理工作實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的背景下，能為老干部提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，給老干部提供各種查閱及打印信息等相關(guān)服務(wù)。同時(shí)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，能顯著提高服務(wù)速度，減少辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間，提高工作效率。另一方面，事業(yè)單位是國(guó)家單位，一些檔案的保密性要求較高，對(duì)檔案進(jìn)行有效管理能避免各種信息泄露的情況發(fā)生。

（三）有利于提升事業(yè)單位服務(wù)質(zhì)量

大部分事業(yè)單位都是依靠政府撥款維持運(yùn)營(yíng)的，主要任務(wù)就是承擔(dān)社會(huì)服務(wù)，其服務(wù)對(duì)象主要就是人民群眾[2]。在推進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)行改革的發(fā)展趨勢(shì)下，需要對(duì)事業(yè)單位的工作成績(jī)進(jìn)行年終考核，考核的主要標(biāo)準(zhǔn)就是單位的服務(wù)水平，所以提高群眾對(duì)事業(yè)單位服務(wù)的滿(mǎn)意度是一項(xiàng)重要的工作目標(biāo)。提高群眾對(duì)事業(yè)單位服務(wù)的滿(mǎn)意度，需要事業(yè)單位的全體職員保持良好的服務(wù)意識(shí)，并且具備規(guī)范化的服務(wù)流程，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作的規(guī)范化能讓事業(yè)單位的服務(wù)形象得到提升，同時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行提升還能提高事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量，提高群眾的滿(mǎn)意度。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不完善

在事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中，各項(xiàng)制度都隨著時(shí)代的發(fā)展得到同步改進(jìn)與完善，但檔案管理制度卻沒(méi)有進(jìn)行同步提升，一直沿用過(guò)去的管理制度，與當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)脫節(jié)，難以為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。即便有些事業(yè)單位建立相應(yīng)的檔案管理制度，但制度的靈活度不夠，沒(méi)有針對(duì)各種問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)解決的作用，這樣的制度形同虛設(shè)。檔案管理制度的缺失導(dǎo)致對(duì)檔案信息的收集不全面，在整理檔案過(guò)程中出現(xiàn)檔案不連貫的情況，讓檔案在今后的使用中出現(xiàn)困難。

（二）對(duì)檔案管理的重視度不夠

事業(yè)單位檔案管理工作長(zhǎng)期沒(méi)有得到優(yōu)化的主要原因就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視度不夠[3]。很多領(lǐng)導(dǎo)將事業(yè)單位的工作重點(diǎn)放在對(duì)服務(wù)質(zhì)量及水平的提升方面，忽視檔案管理工作的重要性，沒(méi)有全面認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的支持及指導(dǎo)作用。對(duì)檔案管理工作的忽視就會(huì)導(dǎo)致很多事業(yè)單位并沒(méi)有針對(duì)檔案管理工作設(shè)立專(zhuān)門(mén)的組織機(jī)構(gòu)，在人員緊缺的情況下，會(huì)將檔案管理工作交由辦公室人員進(jìn)行監(jiān)管，但辦公室人員并不具備相關(guān)管理能力，并且因自身崗位工作內(nèi)容較多，沒(méi)有時(shí)間及精力放在檔案管理工作中，這也是檔案管理工作一直得不到提升的重要原因。另一方面，很多存放檔案的房間及檔案柜的管理存在缺失，沒(méi)有結(jié)合檔案的實(shí)際存放需求對(duì)室內(nèi)的溫度及濕度進(jìn)行調(diào)整，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)發(fā)霉或損壞的情況。與此同時(shí)很對(duì)電子檔案的相關(guān)設(shè)備老化嚴(yán)重，難以對(duì)電子檔案進(jìn)行有效保管。

（三）檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不足

針對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視，將檔案管理工作交給其他職員進(jìn)行監(jiān)管，這些職員并不具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能，在管理中經(jīng)常楚先生各種疏忽與錯(cuò)誤，給檔案管理工作的效率帶來(lái)嚴(yán)重影響。部分事業(yè)單位雖然配備了專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，但忽視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使得檔案管理人員對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下先進(jìn)的檔案管理模式并不了解，對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用處在較低水平，不具備利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的能力，檔案管理工作的質(zhì)量長(zhǎng)期得不到改善，難以發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作的交接不全面，檔案管理工作的規(guī)范性得不到保障。

（四）檔案管理信息化水平較低

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案的數(shù)量及檔案的種類(lèi)都在不斷增多，給檔案管理工作帶來(lái)壓力，利用人力對(duì)檔案進(jìn)行管理的模式已經(jīng)滿(mǎn)足不了當(dāng)前的發(fā)展需求，人力管理檔案需要耗費(fèi)大量的時(shí)間及精力，并且管理質(zhì)量難以得到保證。很多事業(yè)單位在發(fā)展中對(duì)內(nèi)部的各項(xiàng)工作都實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)，但在檔案管理工作中卻沒(méi)有推進(jìn)信息化建設(shè)步伐，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為信息化管理就是提供基礎(chǔ)的電腦設(shè)備支持，忽視對(duì)人員信息化管理能力的培養(yǎng)，檔案管理人員雖然能在工作中使用電腦，但并沒(méi)有準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)信息化管理的本質(zhì)。在紙質(zhì)檔案的存放中并沒(méi)有建立相應(yīng)的電子目錄，在尋找檔案過(guò)程中還是需要人工進(jìn)行翻閱查找。同時(shí)沒(méi)有建立信息化查閱平臺(tái)，在尋找檔案過(guò)程中還是需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行借閱，在長(zhǎng)期的借閱中紙質(zhì)檔案的受損情況逐漸加深，嚴(yán)重降低檔案的使用壽命。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的有效策略

（一）建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

合理的檔案管理制度是事業(yè)單位開(kāi)展檔案工作的充分必要條件。所以事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)要制定一套科學(xué)、健全、操作性強(qiáng)的制度，并且保證制度能在實(shí)際的檔案管理中得到落實(shí)。第一，要針對(duì)檔案管理工作的各個(gè)流程進(jìn)行詳細(xì)的制度規(guī)定，如檔案的歸檔、存放、使用、借閱、查閱以及銷(xiāo)毀等。第二，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，建立信息化檔案管理制度，確保電子檔案的安全性。第三，要將檔案管理制度宣傳到單位內(nèi)的各個(gè)崗位，組織學(xué)習(xí)檔案管理制度活動(dòng)，并且對(duì)學(xué)習(xí)成果進(jìn)行考核，特別是對(duì)檔案管理人員，只有將管理制度進(jìn)行全面掌握才能在實(shí)際的管理工作中做到通匯貫通。

（二）提高對(duì)檔案管理工作的重視

對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，最重要的就是提升單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度。首先要讓單位領(lǐng)導(dǎo)從思想上重視檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的投入，給檔案管理工作的優(yōu)化提供資源支持。所以，領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭作用，將檔案管理工作納入到年度工作計(jì)劃中，將檔案管理工作融入日常工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高各個(gè)部門(mén)與檔案管理工作的緊密度，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的時(shí)效性及完成性。其次，要重視對(duì)檔案管理工作的宣傳，組織召開(kāi)有關(guān)檔案管理的相關(guān)學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓單位內(nèi)的所有職員都能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，從而提升整個(gè)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視。

（三）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作的提升離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人員的支持，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足的情況，首先需要聘請(qǐng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)及信息化管理能力的人員，從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)量。為確保檔案管理人員的穩(wěn)定性，需要提高檔案管理人員的待遇，讓管理人員對(duì)事業(yè)單位產(chǎn)生依存感，保證檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)步優(yōu)化的建設(shè)目標(biāo)。其次要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)與交流活動(dòng)，與其他單位或企業(yè)的優(yōu)秀檔案管理人員展開(kāi)交流學(xué)習(xí)，掌握當(dāng)前檔案管理工作的最新發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理模式，借鑒豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且結(jié)合單位的實(shí)際管理情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，不斷提高檔案管理工作的水平。

（四）加快檔案管理信息化建設(shè)步伐

加強(qiáng)檔案的信息化管理不僅可以增加檔案資料的使用時(shí)長(zhǎng)，還可以提高管理效率和資源利用率。檔案管理信息化建設(shè)主要就是建立完善的信息化管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的規(guī)范、高效管理目標(biāo)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要增加對(duì)檔案管理信息化的資金投入，給檔案管理人員提供有效資金支持。首先，在建設(shè)信息化管理平臺(tái)前，要對(duì)平臺(tái)的安全性及保密性進(jìn)行全面考慮，確保檔案信息能在安全的環(huán)境中得到有效保管與使用。其次，要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將數(shù)字化檔案信息在平臺(tái)中進(jìn)行呈現(xiàn)，便于查閱，減少紙質(zhì)檔案的使用頻率，延長(zhǎng)其使用壽命，并且能減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率。最后，要實(shí)現(xiàn)資源的整合，將檔案管理與事業(yè)單位的管理平臺(tái)進(jìn)行融合，不僅能提升檔案管理的效率，還能讓檔案管理的價(jià)值在事業(yè)單位的發(fā)展中得到全面體現(xiàn)。檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，對(duì)事業(yè)單位的整體信息化建設(shè)具有重要的推動(dòng)作用，提升事業(yè)單位整體信息化服務(wù)水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

縱觀(guān)全文，事業(yè)單位檔案管理工作中存在管理制度不完善、對(duì)檔案管理工作缺乏重視、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不足以及檔案管理信息化建設(shè)不全面等問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率及質(zhì)量。因此，要建立健全事業(yè)單位檔案管理制度、提高對(duì)檔案管理工作的重視、提高對(duì)檔案管理工作的重視以及加快檔案管理信息化建設(shè)步伐等方式提升檔案管理工作的水平，發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的重要價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在新形勢(shì)下穩(wěn)步發(fā)展的目標(biāo)。